Gantov dijagram – moćan alat za upravljanje projektima | Project Management Srbija

Gantov dijagram – moćan alat za upravljanje projektima

Gantov dijagram – moćan alat za upravljanje projektima

Gantov dijagram – moćan alat za upravljanje projektima

Gantov dijagram

 

Gant čart (Gantt chart), Gantov dijagram ili Gantogram su različiti nazivi za jednu te istu stvar, odnosno za najčešće korišćeni prikaz projekta. Samim tim Gantogram aktivnosti je najčešči prikaz aktivnosti u MS Project-u Zašto?

 

Zašto je Gantt Chart moćan alat za upravljanje projektima?

 

Zato što je jednostavan, pregledan i daje najbolji grafički prikaz potrebnog vremena i resursa za realizaciju projekta.

Ako je zaista toliko korišćen i toliko bitan, onda je vreme da mu posvetimo malo pažnje i opišemo kako raditi sa Gantogramom.

Glavni problem sa kojim se susrećemo na projektima je robustni, detaljni plan aktivnosti projekta (project schedule). Naravno da je ovaj raspored aktivnosti neophodan jer prikazuje koliko vremena će projekat trajati (duration u MS Project-u), koliko rada je potrebno utošiti na njemu (work u MS Project-u) i koje resurse upotrebiti. Naravno da je sve to potrebno i neophodno. Ali ako nemamo grafički sistem ili neki grafički alat da sve to vizuelno predstavimo, možemo biti zatrpani informacijama, iz kojih ne možemo isplivati i koje nam ne pomažu da lakše upravljamo vremenom na projektu.

Gantov dijagram

Gantt chart

Nama je cilj da ovo pojednostavimo pomoću nekog alata. Na taj način dobijemo lakše i efikasnije praćenje i kontrolu projekta.

Kako nam Gantt grafikon može pomoći da efikasnije uravljamo projektom? 

Kada kreiramo Gantt grafikon, prethodno moramo da razmislimo o svim aktivnostima uključenim u naš projekat. Kao deo ovog procesa, utvrdićemo ko će biti odgovoran za svaku od aktivnosti na projektu, koliko će vremena trajati i na koje probleme može naići projektni tim.

Ovo detaljno razmišljanje pomaže nam da osiguramo:

  • da je raspored izvodljiv,
  • da su pravi resursi dodeljeni svakoj aktivnosti i
  • da imamo rešenja za potencijalne probleme pre nego što započnemo sa radom.

Takođe nam pomaže i da razradimo praktične aspekte projekta, kao što je:

  • minimalno vreme potrebno za njegovu realizaciju i
  • koje aktivnosti treba završiti pre nego što druge mogu da započnu.

Pored toga, značajno je što Gant dijagram možemo koristiti za identifikovanje kritičnog puta – niza aktivnosti koje se pojedinačno moraju izvršiti na vreme da bi se ceo projekat realizovao u planiranom vremenskom periodu.

Na kraju, Gantt grafikon koristimo i za informisanje tima i sponzora o napretku projekta. Jednostavno ažuriranjem projekta, menja se i grafički prikaz podataka što nam omogućava da lakše prikažemo promene rasporeda. Kao što možemo primetiti značaj upotrebe Gantt grafikona je veliki jer na taj način postižemo lakše i efikasnije praćenje i kontrolu projekta.

Sada je jasno koliko je ovaj krajnje jednostavan alat – Gantov dijagrama bitan za projekte. Zato će u nastavku biti prikazano pet koraka kako jednostavno i uspešno koristiti Gantogram aktivnosti pri upravljanju projektima.

 

Kako raditi sa Ganttovim dijagramom?

 

Korak 1. Napravite listu taskova (aktivnosti)

Nakon kreiranja WBS-a, dobićete listu aktivnosti koje treba realizovati da bi projekat bio uspešno završen. Ceo projektni tim treba da učestvuje u kreiranju liste aktivnosti. Definisanje aktivnosti možete raditi direktno u MS Project-u, ili u Excel-u pa da uvezete u MS Project. Naša preporuka je direktan unos u MS Project jer je  upravljanje projektima lakše uz MS Project, ali sve ovo možete raditi bez bilo kog softvera.

 

Korak 2. Povežite (linkujte) aktivnosti

Kada imate sve neophodne aktivnosti koje treba realizovati, treba uočiti neku vezu između njih, odnosno vremensku zavisnost. Dakle, odrediti im redne brojeve, koja aktivnost će biti prva, a koja zadnja i veze koje postoje između aktivnosti. Kao što sigurno znate, postoji četiri tipa veza:

Gant dijagram - veze izmedju aktivnosti

Gant dijagram – veze izmedju aktivnosti

 

Finish to start – kada se prva aktivnost završi, kreće se sa izvršenjem druge aktivnosti. Poglavlje knjige mora biti napisano da bi moglo da se pregleda i isprave greške.

Start to start – obe aktivnosti počinju u isto vreme (štampanje knjige i pravljenje sajta na kome će biti predstavljena knjiga).

Finish to finish – kraj prve aktivnosti određuje kraj druge aktivnosti. Korišćenje zakupljene opreme mora da se završi kada i period zakupa te iste opreme.

Start to finish – start prethodne aktivnosti određuje završetak naredne aktivnosti. Ovo se vrlo retko koristi, skoro nikada.

 

Kada smo odredili redosled i veze između aktivnosti, prelazimo na sledeći korak definisanja plana aktivnosti projekta

 

Korak 3. Odrediti početak i kraj aktivnosti

Povezivanje aktivnosti je korak ka pravljenju vremenske linije (timeline) našeg projekta. Cilj nam je da sve aktivnosti prikažemo u vremenu i da sve imaju definisan početak i kraj. Ako je potrebno možemo ručno uneti početak i kraj.

Ako radimo u MS Project-u i sve aktivnosti su u Automatic modu, onda će ceo posao odraditi MS Project tako što će prvoj aktivnosti staviti tekući dan za početak. U zavisnosti od njenog trajanja odrediće planirani kraj aktivnosti. Slična situacija je za sve ostale aktivnosti. U zavisnosti od veza koje postoje među aktivnostima i njihovog trajanja, odrediće im datume početka i kraja i dobićemo konačnu verziju plana aktivnosti projekta.

Svaka aktivnost na Gantovom dijagramu je predstavljena jednom linijom (barom) koja menja svoju dužinu u zavisnosti od trajanja same aktivnosti.

 

Korak 4. Dodati kontrolne tačke (milestone)

U okviru kontrole projekta da bi lakše pratili projekat, potrebno je dodati kontrolne tačke. Kontrolna tačka ili milestone je aktivnost čije trajanje je nula i koja predstavlja mesto provere. Ova tačka je standardno prikazana na Ganttovom dijagramu u obliku dijamanta. Moguće je linkovati aktivnost sa kontrolnom tačkom.

Najčešće milestone predstavlja kraj jedne faze, završetak nekog velikog taska, serije taskova ili početak nečeg novog. To je mesto merenja, odnosno provere da li je projekat na dobrom putu i da li treba preduzeti neke preventivne/korektivne akcije.

Gant chart - kontrolne tačke i resursi

Gant chart – kontrolne tačke i resursi

 

Korak 5. Dodati resurse

Poslednji peti korak je dodati resurse. Znači, napravili smo listu aktivnosti koje treba realizovati, međusobno smo ih povezali, odredili im početak i kraj, postavili kontrolne tačke za praćenje projekta i ostalo nam je da dodelimo resurse tim aktivnostima. Dobra stvar kod Gant chart-a je da će imena resursa stajati pored aktivnosti tako da ćemo imati vizuelni prikaz dodeljenih resursa. To će nam omogućiti da vidimo da li smo pravilno rasporedili resurse, tj. da nismo neki od njih preopteretili.

Radni dan ima osam sati pa isti resurs ne može da radi paralelno na dve aktivnosti koje su predviđene za isti dan i za koje je potreban rad od 8h u toku dana. Dakle, ovaj resurs je preopterećen pa ga treba zameniti nekim drugim, ili pomeriti početak aktivnosti kako bi isti resurs mogao da radi na jednoj aktivnosti, a po njenom završetku i na drugoj aktivnosti.

 

Dodatne pogodnosti Gant charta

Određeni programi za upravljanje projektima (MS Project, Primavera i ostali), obično sadrže funkcije koje olakšavaju upotrebu Gantt grafikona. Opisaćemo neke od funkcija koje nam mogu poboljšati Gantt dijagram, a koje su nam dostupne u ovim softverima, a naročito u MS Projectu.

 

Dodavanje objašnjenja/napomene samoj aktivnost

Ovo je posebno korisno za aktivnosti koje imaju ograničenja. Ograničenja imaju prioritet nad postavljenim vezama između aktivnosti i mogu dovesti do nelogičnosti ili pojave koflikta prilikom planiranja vremena, pa je potrebno posebno obratiti pažnju na ovakve situacije.

 

Isticanje kritičnog puta

Isticanje kritičnog puta je privilegija Gantt grafikona jer omogućava da u trenutku vidimo aktivnosti koje direktno utiču na datum završetka projekta. U projektnom planu kritični put odgovara aktivnostima ili lancu povezanih aktivnosti koji se ne mogu odložiti bez odlaganja završetka celokupnog projekta. Aktivnost je na kritičnom putu ako promena datuma početka aktivnosti ili njenog trajanja utiče na datum završetka projekta. Stoga je pažljivo praćenje statusa kritičnih aktivnosti u bilo kom trenutku ključno za dobro upravljanje projektima. Ako je celokupno trajanje projekta predugo, najbrži način da se skrati projekat je skraćivanje kritičnog puta.

 

Označavanje deadline-a

Deadline ne utiče ni na jedan Ganttov proračun, ali postavlja marker koji se  jasno vidi na Gantu. Program će vas upozoriti kada aktivnost probije ovaj krajnji rok (deadline).

 

Dodavanje procenta realizacije aktivnosti

Gantogram daje mogućnost prikazivanja procenta realizacije bilo koje projektne aktivnosti. Procenat realizacije može biti vidljiv na traci koja predstavlja konkretnu aktivnost.

Kao što vidite, ovo su samo neke od brojnih pogodnosti ovog grafikona koje dodatno olakšavaju rad na projektu.

 

Nivo detalja Gant dijagrama

I sam Gant dijagram može da prikaže onaj nivo detalja koji nam je potreban radi lakšeg praćenja projekta. Postoje tri nivoa detalja koje nam može pokazati Gantogram:

  • Gant dijagram do nivoa aktivnosti
  • Gant na nivou faza (grupa sličnih aktivnosti)
  • Milestone chart – prikaz kritičnih tačaka

 

Detaljni Gantogram

 

Gant dijagram na nivou faza (summary tasks)

 

Milestone Chart

 

Bez obzira na nivo detalja koji će nam prikazati Gant dijagram, jasno je da ovaj grafik najbolje predstavlja vremensku dimenziju projekta i da je idealno rešenje za praćenje trajnja projekta. Kao što smo se uverili, Gantov dijagram je  veoma jednostavan, a sa druge strane, veoma moćan alat za upravljanje projektima.

Dobro je redovno proveravati svoj projektni plan kako bismo locirali odstupanja u odnosu na početni plan. Na osnovu informacija koje tom prilikom dobijamo možemo da napravite odgovarajuće promene da bismo uklonili eventualne izazove i vratili projekat na pravi put. 

 

Pregled projekta pomoću Gantt Charta

Evo nekoliko pitanja na koja možemo dobiti odgovor jednostavnim pogledom na Gantt:

 

  • Da li je neka aktivnost prekoračila svoj planirani rok?

Ako je to slučaj, moraćemo da preduzmemo mere: produžimo rok, skratimo aktivnost, obezbedimo više vremena za realizaciju takve aktivnosti ili angažujemo veći broj ljudskih resursa.

 

  • Da li su sve postavljene veze između aktivnosti neophodne?

Prekidanjem veze sa aktivnostima koje zapravo ne zavise jedne od drugih, iskoristićemo dobijeno vreme skraćujući raspored i maksimizirajući njegovu fleksibilnost.

 

  • Da li bi se neke aktivnosti mogle preklapati da bi se smanjilo celokupno trajanje projekta?

Ako je to slučaj, možemo razmisliti o redefinisanju nekih postojećih veza pa da vezu „Finish to Start“ prebacimo u  „Start to Start“. Naravno, ako to dozvoljava logika našeg rasporeda.

 

  • Postoje li neočekivana preklapanja ili praznine između povezanih aktivnosti?

To je često uzrokovano krutim ograničenjem neke od aktivnosti. Međutim, treba imati na umu da preklapanja i praznine takođe mogu biti uzrokovane namernim vremenima preklapanja ili odlaganja.

 

8 pogodnosti koje Gantt dijagram nudi

U suštini, glavni benefiti korišćenja ovog dijagrama su:

1.Uvek znamo šta se dešava sa našim projektom

Najveća prednost korišćenja Gantograma pri upravljanju projektima je u tome što sve što se tiče projekta možemo videti na jednom mestu. Deluje kao odličan alat za vizualizaciju i određivanje prioriteta jer pruža ukupan pregled projekta. Govori nam o kritičnim informacijama kao što su resursi koji su uključeni aktivnosti projekta, redosled aktivnosti, trajanje, datum početka i završetka, veze između aktivnosti i napredak koji je postignut na projektu. Iz tog razloga je ovaj alat  koristan za menadžera projekta jer ga snadbeva informacijama koje treba da prati tokom upravljanja projektom.

 

2. Poboljšavamo komunikaciju u timu

Komunikacija je sastavni deo projekta i kao takva može uništiti ili unaprediti sam projekat. U stvari, preko 80% zaposlenih smatra da nedostatak komunikacije predstavlja najveći razlog neuspeha. S druge strane, poznato je da Gantt čart pruža kristalno jasnu komunikaciju. Menadžeri projekata mogu koristiti grafikon kako bi znali ko radi i na kojoj aktivnosti, definisali uloge i prosledili relevantne informacije. To dovodi do bolje komunikacije sa članovima tima i poboljšava njihov timski odnos. Što je najvažnije, eliminiše potrebu za postojanjem posebnog alata za praćenje i komunikaciju.

 

3. Sprečavamo pojavu preopterećenih resursa

Previše problema nastaje kada se resursi rasporede na više aktivnosti u isto vreme. Ovaj alat nam omogućava da efikasno koristimo resurse dok posmatramo vremensku liniju projekta gde lako možemo uočiti kako i gde se resursi koriste. Unutar Gant čarta možemo delegirati aktivnosti i poravnati resurse, a da ih ne opterećujemo previše. Na ovaj način efikasno upravljamo resursima a kada se resursima pravilno upravlja, veća je verovatnoća da će projekti biti završeni u okviru budžeta i rokova.

 

4. Pratimo napredak projekata

Ove informacije su vrlo korisne za utvrđivanje ide li projekat u pravom smeru ili ne.

 

5. Imamo jasan pogled na sve projektne aktivnosti i njihove veze

Često ne možemo započeti određenu aktivnost dok se ne završi prethodna. Takve zavisnosti mogu otežati upravljanje, posebno u slučaju složenih projekata koji imaju veliki broj aktivnosti. Pregled projekata na Gantu nam omogućava da lako uočimo koje aktivnosti zavise jedna od druge i na koji način.

 

6. Bolje planiranje

Mnogi menadžeri projekata postavljaju planiranje kao jednu od najvećih blagedati Gantt grafikona u upravljanju projektima. Kako vreme igra važnu ulogu u životu projekta, tako Gantt dijagram pomaže članovima projektnog tima da shvate ozbiljnost vremenskih odlaganja tokom upravljanja projektima. Lako je izgubiti osećaj o vremenu i raditi na projektnim aktivnostima, ali kada imamo jedinstveni pogled na ukupan napredak, lako možemo dodeliti vreme svakoj aktivnosti i učiniti ono što je zaista potrebno da bi se projekat realizovao u planiranom roku.

 

7. Stvaramo osećaj odgovornosti

Korišćenje dijagrama tokom upravljanja projektima omogućava i menadžerima projekata i timovima da prate napredak. Ova funkcionalnost pomaže u stvaranju osećaja odgovornosti na radnom mestu. Daje i menadžerima i članovima tima priliku da iskoriste ovo rešenje kako bi naglasili koliko često premašuju očekivanja i dobijaju priznanje na radnom mestu.

 

8. Promovisanje transparentnosti

Transparentnost na radnom mestu promoviše poverenje i timski rad projektnog tima. Svest o međusobnim odgovornostima na projektu važan je deo tog procesa. Gant čart je svakako koristan u ovom slučaju. Na jednom mestu prikazuje detalje aktivnosti i prekretnica svakog člana tima, tako da su svi svesni međusobnog opterećenja i pomažu onima koji se bore da ispune svoj posao. Ova vrsta transparentnosti u procesu rada dodatno pojačava timski rad i podstiče iskrenost u timu.

 

Jednostavnost i lakoća pristupa svim relevantnim informacijama čine da Gant dijagram bude idealan izbor za timove koji će ga koristiti za organizovanje svog rasporeda. Zahvaljujući tome, našao je veoma široku upotrebu u projektnom menadžmentu.

 

Srodne teme:

Šta je Project baseline

Kako napraviti WBS?

 


Da li koristite Gant dijagram u vašim projektima i kakvo vam je iskustvo sa njim?