Zašto je Gantov dijagram (Gantogram) moćan alat za upravljanje projektima? | Project Management Srbija

Gantov dijagram – moćan alat za upravljanje projektima

Gantov dijagram – moćan alat za upravljanje projektima

Gantov dijagram – moćan alat za upravljanje projektima

Gantov dijagram

 

Gant čart (Gantt chart), Gantov dijagram ili Gantogram su različiti nazivi za jednu te istu stvar, odnosno za najčešće korišćeni prikaz projekta. Samim tim Gantogram aktivnosti je najčešči prikaz aktivnosti u MS Project-u Zašto?

 

Zašto je Gantt Chart moćan alat za upravljanje projektima?

 

Zato što je jednostavan, pregledan i daje najbolji grafički prikaz potrebnog vremena i resursa za realizaciju projekta.

Ako je zaista toliko korišćen i toliko bitan, onda je vreme da mu posvetimo malo pažnje i opišemo kako raditi sa Gantogramom.

Glavni problem sa kojim se susrećemo na projektima je robustni, detaljni projektni raspored (project schedule). Naravno da je ovaj raspored aktivnosti neophodan jer prikazuje koliko vremena će projekat trajati (duration u MS Project-u), koliko rada je potrebno utošiti na njemu (work u MS Project-u) i koje resurse upotrebiti. Naravno da je sve to potrebno i neophodno. Ali ako nemamo grafički sistem ili neki grafički alat da sve to vizuelno predstavimo, možemo biti zatrpani informacijama, iz kojih ne možemo isplivati i koje nam ne pomažu da lakše upravljamo projektom.

Gantov dijagram

Gantt chart

Nama je cilj da ovo pojednostavimo pomoću nekog alata. Na taj način dobijemo lakše i efikasnije praćenje i kontrolu projekta. Tada do izražaja dolazi jedan krajnje jednostavan alat – Gantov dijagrama ili Gantt chart i u nastavku će biti prikazano pet koraka kako jednostavno i uspešno koristiti Gantogram aktivnosti pri upravljanju projektima.

 

Kako raditi sa Ganttovim dijagramom?

 

Korak 1. Napravite listu taskova (aktivnosti)

Nakon kreiranja WBS-a, dobićete listu aktivnosti koje treba realizovati da bi projekat bio uspešno završen. Ceo projektni tim treba da učestvuje u kreiranju liste aktivnosti. Definisanje aktivnosti možete raditi direktno u MS Project-u, ili u Excel-u pa da uvezete u MS Project. Naša preporuka je direktan unos u MS Project jer je  upravljanje projektima lakše uz MS Project, ali sve ovo možete raditi bez bilo kog softvera.

 

Korak 2. Povežite (linkujte) aktivnosti

Kada imate sve neophodne aktivnosti koje treba realizovati, treba uočiti neku vezu između njih, odnosno vremensku zavisnost. Dakle, odrediti im redne brojeve, koja aktivnost će biti prva, a koja zadnja i veze koje postoje između aktivnosti. Kao što sigurno znate, postoji četiri tipa veza:

Gant dijagram - veze izmedju aktivnosti

Gant dijagram – veze izmedju aktivnosti

 

Finish to start – kada se prva aktivnost završi, kreće se sa izvršenjem druge aktivnosti. Poglavlje knjige mora biti napisano da bi moglo da se pregleda i isprave greške.

Start to start – obe aktivnosti počinju u isto vreme (štampanje knjige i pravljenje sajta na kome će biti predstavljena knjiga).

Finish to finish – kraj prve aktivnosti određuje kraj druge aktivnosti. Korišćenje zakupljene opreme mora da se završi kada i period zakupa te iste opreme.

Start to finish – start prethodne aktivnosti određuje završetak naredne aktivnosti. Ovo se vrlo retko koristi, skoro nikada.

 

Kada smo odredili redosled i veze između aktivnosti, prelazimo na sledeći korak.

 

Korak 3. Odrediti početak i kraj aktivnosti

Povezivanje aktivnosti je korak ka pravljenju vremenske linije (timeline) našeg projekta. Cilj nam je da sve aktivnosti prikažemo u vremenu i da sve imaju definisan početak i kraj. Ako je potrebno možemo ručno uneti početak i kraj.

Ako radimo u MS Project-u i sve aktivnosti su u Automatic modu, onda će ceo posao odraditi MS Project. Prvoj aktivnosti će staviti današnji dan za početak, a u zavisnosti od njenog trajanja odrediće planirani kraj aktivnosti. Slična situacija je za sve ostale aktivnosti. U zavisnosti od veza koje postoje među aktivnostima i njihovog trajanja, odrediće im datume početka i kraja.

Svaka aktivnost na Gantovom dijagramu je predstavljena jednom linijom (barom) koja menja svoju dužinu u zavisnosti od trajanja same aktivnosti.

 

Korak 4. Dodati kontrolne tačke (milestone)

Da bi lakše pratili projekat, potrebno je dodati kontrolne tačke. Kontrolna tačka ili milestone je aktivnost čije trajanje je nula i koja predstavlja mesto provere. Ova tačka je standardno prikazana na Ganttovom dijagramu u obliku dijamanta. Moguće je linkovati aktivnost sa kontrolnom tačkom.

Najčešće milestone predstavlja kraj jedne faze, završetak nekog velikog taska, serije taskova ili početak nečeg novog. To je mesto merenja, odnosno provere da li je projekat na dobrom putu i da li treba preduzeti neke preventivne/korektivne akcije.

Gant chart - kontrolne tačke i resursi

Gant chart – kontrolne tačke i resursi

 

Korak 5. Dodati resurse

Poslednji peti korak je dodati resurse. Znači, napravili smo listu aktivnosti koje treba realizovati, međusobno smo ih povezali, odredili im početak i kraj, postavili kontrolne tačke za praćenje projekta i ostalo nam je da dodelimo resurse tim aktivnostima. Dobra stvar kod Gant chart-a je da će imena resursa stajati pored aktivnosti tako da ćemo imati vizuelni prikaz dodeljenih resursa. To će nam omogućiti da vidimo da li smo pravilno rasporedili resurse, tj. da nismo neki od njih preopteretili.

Radni dan ima osam sati pa isti resurs ne može da radi paralelno na dve aktivnosti koje su predviđene za isti dan i za koje je potreban rad od 8h u toku dana. Dakle, ovaj resurs je preopterećen pa ga treba zameniti nekim drugim, ili pomeriti početak aktivnosti kako bi isti resurs mogao da radi na jednoj aktivnosti, a po njenom završetku i na drugoj aktivnosti.

 

Nivo detalja Gant dijagrama

I sam Gant dijagram može da prikaže onaj nivo detalja koji nam je potreban radi lakšeg praćenja projekta. Postoje tri nivoa detalja koje nam može pokazati Gantogram:

  • Gant dijagram do nivoa aktivnosti
  • Gant na nivou faza (grupa sličnih aktivnosti)
  • Milestone chart – prikaz kritičnih tačaka

 

Detaljni Gantogram

 

Gant dijagram na nivou faza (summary tasks)

 

Milestone Chart

 

Bez obzira na nivo detalja koji će nam prikazati Gant dijagram, jasno je da ovaj grafik najbolje predstavlja vremensku dimenziju projekta i da je idealno rešenje za praćenje trajnja projekta. Kao što smo se uverili, Gantov dijagram je  veoma jednostavan, a sa druge strane, veoma moćan alat za upravljanje projektima.

 

Srodne teme:

Šta je Project baseline

Kako napraviti WBS?

 


Da li koristite Gant dijagram u vašim projektima i kakvo vam je iskustvo sa njim?