Strukturni dijagrami u projektnom menadžmentu | Project Management Srbija

Strukturni dijagrami u projektnom menadžmentu

Strukturni dijagrami u projektnom menadžmentu

Strukturni dijagrami u projektnom menadžmentu

Strukturni dijagrami u upravljanju projektima

Upravljanje projektima je zahtevan i kompleksan posao koji može postati i veoma težak ako nemate prave informacije na raspolaganju.

Samo 71% projekata uspeva da ispuni dogovoreni obim.

Samo 28% projekata uspeva da ispuni budžetske zahteve.

Sa ovakvom statistikom nije ni čudo što kompanije naglašavaju zapošljavanje iskusnih menadžera projekata.

Iskusni menadžeri projekata znaju da se uspeh bilo kog projekta oslanja na to da dobijete prave informacije u pravo vreme. A dobri alati za vizuelizaciju pomažu nam da brzo dođemo do potrebnih informacija i omogućavaju nam da te informacije prenesete svom timu i zainteresovanim stranama.

U daljem tekstu ćemo govoriti o nekim dijagramima koji nam mogu pomoći da vizualizujemo informacije potrebne za projekat.


Strukturni dijagrami u upravljanju projektima

U okviru standardizovanih tehnika u upravljanju projektima može se napraviti sledeća podela:

  • Strukturni dijagrami (WBS – Work Breakdown Structure, PBS – Product Breakdown Structure, OBS – Organization Breakdown Structure)
  • Mrežno planiraje (Mrežni dijagrami – PDM i ADM metode, PERT metoda, CPM metoda, analiza strukture, anliza vremena i analiza troškova)
  • Ostale metode (Milestone metoda, Gantogram, Ishikawa dijagram)

Strukturni dijagrami definisani su kao pomoćne tehnike za upravljanje projektima. Pored WBS, PBS i OBS dijagrama koristi se i matrica odgovornosti odnosno RACI matrica (Responsibility, Accountability, Communication, Information).

Sve pomenute tehnike se koriste u funkciji poboljšanja planiranja, praćenja i kontrole projekta.

WBS (Work Breakdown Structure)

WBS Work Breakdown Structure čini osnovu projektnog plana. Predstavlja rasčlanjivanje projekta na više manjih međusobo povezanih celina. WBS je zapravo dekompozicija posla koju projektni tim treba da obavi kako bi projekat bio realizovan na vreme i u okvirima planiranog budžeta, a ciljevi projekta ostvareni. Pomoću WBS–a projekat se deli na manje i upravljive delove – radne pakete (work packages). Ovo detaljno radimo na obuci za MS Project, gde MS Project označava WBS kao:

  • faze,
  • podfaze
  • a najniži nivo strukture kao aktivnosti.

Nivoi detalja zavise od složenosti samog projekta.

Kako kreirati WBS dijagram?

U strukturi raščlanjivaja rada (WBS), sve aktivosti projekta su ilustrovane tako da odražavaju njihove međusobne odnose i relacije u odnosu na projekat uopšte. WBS dijagram može pomoći menadžeru projekta da predvidi rezultate na osnovu informacija navedenih u dijagramu. Na logičan način pokriva sve procedure i faze projekta.

Evo i nekoliko saveta kako napraviti odličan WBS dijagram za upravljanje projektima.

Identifikacija glavnih rezultata projekta je polazna osnova za izvođenje strukture rasčlanjivanja rada – WBS-a.

Ovaj važan korak obično rade menadžeri projekata sa svojim projektim timom. Raščlanjivanje projekta – odnosno raščlanjivanje faza projekta visokog nivoa na manje delove ili poslove je korak koji sledi nakon identifikacije glavnih rezultata projekta.

U procesu raščlanjivanja projekta na faze, a kasnije i faza na podfaze i aktivnosti moguće je projekat podeliti na različite nivoe detalja. Nivo podele je pitanje vrste projekta i stila upravljanja koji sledi za konkretan projekat.

Uopšteno, postoji nekoliko predloga koja se koriste za određivanje trajanja najnižeg nivoa projekta odnosno aktivnosti projekta. Pravilo 8/80 je dobar predlog koje se koristi pri kreiranju WBS-a. Ovo pravilo podrazumeva da nijedna aktivnost ne sme trajati kraće od 8 sati rada i ne sme biti duža od 80 sati rada, jer se ove vrednosti smatraju optimalnim kada je u pitanju procena trajanja same aktivnosti, potrebnih resursa, kao i lako praćenje i kontrola projekta.

Onda kada je WBS završen projektni tim vođen projekt menadžerom dobija potvrdu i sigurnost da su aktivnosti potrebne za postizanje svih rezultata projekta shvaćene na pravi način i da je redosled tih aktivnosti ispravan. Efikasnost strukture rada može odrediti uspeh projekta.

WBS pruža osnovu za sve poslove na upravljanju projektima, uključujući planiranje, procenu troškova i obima rada, angažovaje i opterećenost resursa. WBS ne pokazuje vreme trajanja aktivnosti na projektu, ali se ovaj nedostatak jednostavno i uspešno rešava kombinovanjem WBS metode sa Gant dijagramom

Zbog toga bi trebalo posmatrati WBS kao kritični korak u procesu upravljanja projektima.

 

Zašto je dobro koristiti WBS?

Dobro izrađena struktura raščlanjivanja rada može doneti koristi ne samo određenom projektu već i vašoj ukupnoj organizaciji. Konkretnije, upotreba strukture raščlanjivanja rada može vam pomoći da:

  • Procenite ključne detalje vašeg projekta, kao što su obim projekta, trošak projekta i potencijalni rizik na projektu
  • Izradite termin plan projekta
  • Procenite i kontrolišete troškove
  • Smanjite rizik da previdite pojedine bitne aktivnosti na projektu
  • Izradite listu aktivosti (poslova) koje treba obaviti na projektu
  • Olakšate komunikaciju tima kako biste bili sigurni da je svaki član tima dobro razumeo aktivnosti projekta, kao i da se svi u timu nalaze na istoj strani tokom životnog ciklusa projekta
  • Lako pratite napredak aktivosti projekta, čak i za više projekata istovremeno
  • Ako vaš projekat zaostaje za prvobitnim rokom, pomoću WBS-a možete proveriti i uočiti nekvalitetni radni paket odnosno aktivnost na projektu
  • WBS pomaže da brzo vizuelno uspostavite zavisnosti vašeg projekta
  • Efikasno dodelite aktivnosti resursima vašeg projekta
  • Dodelite odgovornosti i pojasnite uloge svih učesnika na projektu

Sve ove prednosti u osnovi potiču iz rada sa delovima projekta koje možete precizno vizuelizovati, a ne pokušavajući da razumete i protumačite projekat kao celinu jednim potezom.

Drugim rečima, osnovna svrha WBS dijagrama jeste da se u potpunosti razmotri ranije definisan obim projekta i pruži adekvatnu osnovu za planiranje vremena, troškova, resursa i kvaliteta na projektu. Sa WBS-om lakše pratite i kontrolišete projekat.

 
 

PBS (Product Breakdown Structure)

 

Struktura raščlanjivanja proizvoda – PBS je efikasna tehika koja detaljno opisuje fizičke komponente određenog proizvoda koji se razmatra. Najčešće se koristi u proizvodnoj delatnosti za izradu liste sastavih delova proizvoda. Međutim ima i veliki značaj u upravljanju projektima jer se uspešno koristi za razlaganje određenog poduhvata ili projekta. U upravljanju projektima PBS dijagram se koristi kako bi se projektni zadatak prikazao preko svojih sastavih delova.

Dijagram PBS dolazi u obliku hijerarhije. Počinje sa konačnim proizvodom na vrhu hijerarhije, nakon čega slede osnovne komponente, podkomponente do nivoa elemenata proizvoda. Kroz ovu hijerarhiju, meadžer projekta i projektni tim mogu videti jasan odnos između različitih nivoa sistema koji se razmatra.

Slično strukturi raščlanjivanja rada, PBS dijagram pruža detaljnu hijerarhijsku strukturu komponenti koje čine proizvod. Ove komponente mogu biti fizički, funkcionalni ili konceptualni delovi projekta. Za PBS je neophodno da obuhvati sve delove projekta kako bi osigurao da su svi aspekti uzeti u obzir.

Temeljna PBS metoda takođe pruža jasno razumevanje šta projekat treba da realizuje. Za razliku od strukture raščlanjivanja rada (WBS), struktura rastavljanja proizvoda uključuje samo fizičku strukturu proizvoda. WBS, sa druge strane, uključuje fizičku strukturu rada na projektu pored podataka i servisnih elemenata koji su potrebni u projektu.

Dakle, PBS ne pokazuje poslove koje treba obaviti na projektu kao ni izvšioce aktivnosti na projektu, već smer u kome se treba kretati da bi se projekat uspešno realizovao.

PBS dijagram se često koristi kao osnova za WBS. Čitavi projekti mogu odstupiti kada menadžeri projekata zanemare i malu komponentu koja je trebalo da bude uključena u PBS. Ova tačka predstavlja značaj detalja proizvoda, odnosno detaljne strukture proizvoda.

Kako napraviti PBS?

U svim, osim najjednostavnijim projektima, ne postoji osoba koja će moći da identifikuje sve proizvode, odnosno sve komponente proizvoda. Najbolji način za identifikaciju proizvoda je održavanje sastanka sa relevantnim zainteresovanim stranama (stakeholders) iz celog projekta – ne samo da će ovo pomoći u raščlanjivanju proizvoda, već će i izgraditi zajedničko razumevanje šta projekat treba da isporuči i zajedničko vlasništvo nad tim.

Koraci za prepoznavanje proizvoda

Da bi bili što uspešniji u kreiranju PBS dijagrama dobro je organizovati sastanak o razvoju proizvoda koji treba da sadrži sledeće korake:

  • Članovi tima razmišljaju o proizvodima projekta i prave listu proizvoda
  • Objedinite sve proizvode sa lista
  • Pregledajte objedinjenu listu i uklonite duplikate
  • Pregledajte preostale proizvode na listi i razvrstaje ih u povezane grupe
  • Napravite dijagram strukture proizvoda
  • Ponavljajte korake prema potrebi dok svi proizvodi ne budu identifikovani i definisani
 

Zašto je dobro kreirati PBS dijagram?

Prednosti koje ćete dobiti kreiranjem PBS dijagrama uključuju:

  • Generisanje liste delova koji predstavljaju zaokružene celine
  • PBS dijagram pokazuje kanale komunikacije između celina
  • Minimiziranje rizika od grešaka i propusta
  • Strukturni sistem omogućava numeričko obeležavanje
  • Svakom članu tima moguće je dodeliti odgovornost za određenu komponentu proizvoda

Struktura raščlanjivanja proizvoda pomaže nam da razbijemo proizvod koji želimo na sve njegove sastavne komponente. Takođe nam pomaže da osiguramo da smo definisali sve proizvode i podproizvode koje treba definisati, kao i sjajan način da komuniciramo šta je proizvod koji će projekat ili program proizvesti.

Na kraju, PBS daje sigurnost da projektni tim jasno razume šta treba stvoriti i da je definisan odnos proizvoda i njegovih sastavnih delova.

Iz PBS-a se može proizvesti dijagram toka proizvoda koji predstavlja redosled u kojem se podproizvodi ugrađuju u glavni proizvod projekta. Ovo pomaže da se definiše logika plana isporuke.

Razlika između PBS i WBS dijagrama

Glavna razlika između PBS-a i WBS-a je u tome što struktura raščlanjivanja proizvoda PBS je fokusirana na definisanju svih potrebnih proizvoda (rezultata) koji moraju biti dostavljeni da bi projekat postigao svoj cilj. Dok WBS – struktura raščlanjivanja rada identifikuje zadatke koji moraju biti izvršeni da bi proizvodi bili isporučeni.

Jednostavnije rečeno, PBS se fokusira na proizvod dok se WBS fokusira na posao koji treba obaviti u toku realizacije projekta.

Prilikom upravljanja projektom, savet je prvo kreirati PBS dijagram, pa tek onda WBS dijagram.

Ove dve metode upravljanja projektima smanjuje rizik od problema prouzrokovanih pogrešnim pretpostavkama o tome šta treba učiniti i kako to učiniti.

Šta je OBS (Organization Breakdown Structure)?

Organizaciona struktura raščlanjivanja ili OBS je hijerarhijski model koji opisuje uspostavljeni organizacioni okvir za planiranje projekata, upravljanje resursima, praćenje vremena i troškova, alokaciju troškova, izveštavanje o prihodu odnosno dobiti i upravljanje radom.

Organizacioni dijagram

OBS – Organizaciono struktuiranje projekta je metod kojim se formira organizaciona šema, odnosno globalna hijerarhija koja predstavlja odgovorne menadžere projekta i delove projekta. Organizaciona struktura raščlanjivanja može se definisati kao model koji je strukturiran tako da pomogne u prepoznavanju koji će zaposleni biti odgovorni za određene delove projekta. Na taj način utvrđuje se pozicija svih učesnika u realizaciji projekta, dodeljuju im se aktivosti, ovlašćenja i pojedinačne odgovorosti.

Priprema OBS dijagrama koristi postupak sličan postupku formiranja WBS-a, ali za organizacionu strukturu umesto strukturu rada. Menadžer projekta raščlanjuje projektni tim na organizacione jedinice koje će preuzeti određene odgovornosti. Ključno je imati organizacionu jedinicu spremnu da izvrši svaki zadatak WBS-a.

Dok WBS dijagram pokazuje poslove koje treba obaviti u okviru jednog projekta, OBS dijagram pokazuje ko je kompetentan da te poslove obavi.

Zašto je dobro koristiti organizacionu šemu projekta?

Kada krenete u ozbiljan, složen projekat, neminovno ćete naići na niz prepreka. Dobro je imati pri ruci organizacionu šemu projekta da biste prevazišli te izazove. Organizaciona šema projekta može pomoći zaposlenima da razumeju svoju ulogu u projektu, kome treba da prijave probleme i sa kim bi trebalo da komuniciraju ako su im potrebni posebni alati ili resursi.

Koga treba da uključite u organizacionu šemu projekata?

U organizacionu šemu projekta trebalo bi da uključite sve članove tima koji rade na projektu, a to su:

  • Menadžer projekta
  • Sponzor projekta
  • Svako ko izvršava aktivnost u sklopu projekta
  • Sve aktere koji su stalni (ne povremeni) deo projekta

Kako napraviti organizacionu šemu projekta?

  • Identifikujte zaposlene – u zavisnosti koju vrstu projekta pokrećete potrebno je da identifikujete zaposlene iz odgovarajućih sektora koji će biti uključeni u realizaciju projektnog plana
  • Sastavite viši menadžerski tim – ove zainteresovane strane trebalo bi da su zainteresirane za ishod projekta. Potrebno je uputiti ih napore koje je potrebno uložiti za postizanje očekivanih rezultata kao i u ishod samog projekta. Konkretno, trebalo bi da imate za cilj da uključite sponzora, koji je vlasnik projekta, klijenta koji osigurava da je projekat usklađen sa poslovnim potrebama i stručnjake koji daju savete.
  • Dodelite koordinatore projekata – koordinatori će sinhronizovati i integrisati timske aktivnosti. Oni su odgovorni za osiguranje da su svi na zadatku i rade na ostvarenju cilja projekta
  • Razvite organizacionu šemu – pregledajte sve uloge i odgovornosti za sve koji su uključeni u projekat. Bilo bi korisno napraviti spisak. Zatim možete prevesti listu u vizuelni prikaz načina na koji će ovi zaposleni sarađivati. Obavezno identifikujte primarne donosioce odluka i njihov autoritet, veze između uloga i glavnih interesnih grupa.

Potreba za vrlo detaljnim planiranjem je ono što razdvaja upravljanje projektima od opšteg menadžmenta. Strukturne dijagrame koristimo kako bi stvorili uslove, olakšali i poboljšali proces planiranja, praćenja i kontrole projekta. Strukturni dijagrami je prvi korak u kreiranju visokokvalitetnog plana projekata i postavljanju vas i vašeg tima na put ka usphu.

Poboljšajte svoje šanse za uspeh tako što ćete se ozbiljno baviti planiranjem projekta i tako što ćete uvek napraviti WBS, PBS ili OBS za svoje projekte.


Srodne teme:

Ako želite da naučite izradu i korišenje gore pomenutih dijagrama ili želite da vam upravljanje projektima bude brže i lakše ili želite da naučite kako da efikasnije planirate, voditi i kontrolišete projekta, onda proverite ovu obuku: