13 saveta kako izgraditi kulturu rada na daljinu | Project Management Srbija

13 saveta kako izgraditi kulturu rada na daljinu

13 saveta kako izgraditi kulturu rada na daljinu

13 saveta kako izgraditi kulturu rada na daljinu


Organizaciona kultura kompanije može uticati na sreću i produktivnost zaposlenih. Kada imate jaku i dobru organizacionu kulturu, to dovodi do srećnog i vrlo produktivnog osoblja, a samim tim i do uspešnijeg poslovanja.

Kultura kompanije oblikuje se stavovima i odlukama menadžmenta, ali i zaposlenih koji rastu zajedno sa razvojem poslovanja.

Mnoge stvari se dešavaju prirodno i spontano ali to svakako ne znači da nemate kontrolu nad njima. Organizacionu kulturu možete oblikovati negujući ponašanja i stavove koje cenite kao kompanija.

Ne postoji tačna formula za stvaranje sjajne organizacione kulture, ali postoji nekoliko faktora koji na nju bitno utiču.

Mnoga preduzeća su otkrila da nagli prelazak na rad na daljinu usled trenutne globalne situacije šteti organizacionoj kulturi. To naravno ne mora i ne treba da bude tako. Jedan od ključnih ciljeva svakog poslodavca, tokom ovog neizvesnog vremenskog perioda, kada veliki broj zaposlenih radi od kuće, treba biti upravo to – održavanje postojeće korporativne kuluture.

Rad od kuće postaje nova norma za mnoge od nas u ovom trenutku. Dok se još uvek navikavamo na nove rutine, sa druge strane kompanije pokušavaju da se usredsrede na produktivnost i povezanost a da pritom ne zaborave i na dobrobit svojih zaposlenih.

Ako tim nema iskustva u radu van kancelarije, a menadžeri nisu iygradili odgovarajuće menadžerske veštine i ne znaju kako da kontrolišu zaposlene, to će stvoriti nepoverenje i nesigurnost među njima. Menadžer je odgovoran za poštovanje rokova i postizanje ciljeva. Bez fizičkog prisustva izazov je upravljati projektima, pratiti zadatke, pa čak i održati efikasnu komunikaciju između članova tima.

Šta je korporativna kultura?

Iako se svi slažu da korporativna kultura postoji, ljudi se razlikuju u davanju tačne definicije organizacione kulture. Neki misle da je to uočljiv obrazac ponašanja. To bi mogle biti vrednosti koje organizacija ima i rituali koje izvode. Drugi veruju da je to više zajedničko uverenje i stavovi zaposlenih.

Jednostavno rečeno, korporativna kultura je jedinstveni identitet vaše kompanije. Na ovu kulturu utiču uverenja i stavovi zaposlenih u kompaniji.

I dok ste u predhodnom periodu naporno radili na izgradnji kulture na radnom mestu koja podržava najbolje napore vaših zaposlenih da doprinesu ukupnom poslovanju, ostanu produktivni i pronađu sreću i zadovoljstvo u svom poslu, danas to treba i održati. Rad od kuće ne mora da promeni ovu posebnu kulturu koja se godinama stvarala i negovala. Samo treba razumeti faktore kojima je potreban naglasak i održavanje dok zaposleni rade van kancelarije.

Održavanje kulture vaše kompanije više je od organizovanja aktivnosti za izgradnju uspešnog tima ili sponzorisanja kompanijskih događaja, izleta i proslava iako oni mogu pomoći, pa čak i virtuelno. Da bi održali kulturu i tokom rada na daljinu, poslodavci moraju da uspostave virtuelno okruženje u kojem se članovi tima i dalje osećaju povezano i zaštićeno. Zaposlenima je potrebno da osete da čitav njihov tim vredno radi zajedno, ostaje produktivan i da su njihova mišljenja bitna. Da bi to postigli, moraju imati redovan kontakt sa svojim menadžerom i ostalim kolegama.

Zašto je kultura toliko važna?

Kultura kompanije je važna jer utiče na to kako vas zaposleni i klijenti doživljavaju, a to u velikoj meri određuje uspešnost vašeg poslovanja. Kada je u pitanju rad od kuće, kako su timovi fizički distancirani, izgradnja kulture je veći izazov, ali i veća potreba za  sve zaposlene pa i samu kompaniju.

Prioritet je pomoći zaposlenima da ostanu povezani sa celokupnom vizijom i ciljevima kompanije promovišući osećaj da su i dalje deo nečeg važnog.

Vrlo često zaposlenima u ovakvim uslovima rada nedostaju:

  • Razgovori i interakcija sa kolegama
  • Lična saradnja sa timom ali i
  • Razdvajanje posla i kuće
 

Kako održati kulturu kompanije tokom rada na daljinu?

Vaši zaposleni, menadžeri i organizacija posla u celini igraju presudnu ulogu u održavanju ali i jačanju korporativne kulture za vreme rada na daljinu. Tri najvažnije komponente stvaranja jake kulture u ovakvim uslovima rada su:

  • Stvaranje mogućnosti za nastavak učenja i usavršavanje zaposlenih preko različitih radionica i online obuka
  • Nedeljni sastanci svih zaposlenih, kao i individualni sastanci sa menadžerima koji se organizuju kao video konferencije
  • Fleksibilnost rasporeda
 

Evo 13 važnih saveta koji će vam pomoći da održite ali i ojačate kuluru rada na daljinu:

 

1.     Jasno saopštite misiju i ciljeve

Mnogo je lakše održati kulturu kompanije sa visokim performansama ako svi u timu razumeju viziju kompanije. Odlučite se za jasan i koncizan način opisivanja te misije, prenesite je svojim timovima i nastavite da je ojačavate. Ovo podseća zaposlene na važnost onog što zajedno postižu.

2.     Dajte prioritet značajnim aktivnostima

Kada zaposleni rade od svojih kuća, odnosno na daljinu, mogu lako da osete da treba odmah da odgovore na zahteve kako bi pokazali da su stalno prisutni i aktivno angažovani. Međutim, važno je složiti se da svako ima prostora da izdvoji vreme za smislen posao koji zahteva neprekidnu pažnju. Važno je stvoriti granice unutar udaljenih timova. Možete se zajedno dogovoriti kako to učiniti: napraviti zajednički raspored sastanaka u kalendaru ili organizovanje sastanaka određenim danima ili u određenom vremenskom periodu u toku dana. A o čemu će vaši zaposleni biti na vreme i unašpred obavešteni.

3.     Verujte svojim zaposlenima

Zaposleni prema kojima se postupa sa poverenjem i poštovanjem verovatno će dati veliki doprinost kompaniji bez obzira što rade od kuće. Umesto da preterano nadgledate rad zaposlenih, što može otežati njihovu motivaciju i produktivnost, pronađite alternative za svoje timove.

 

4. Održavajte komunikaciju

Jedna od najvećih prepreka rada na daljinu je komunikacija. Budući da svi rade sa različitih lokacija, stvari lako mogu da izmaknu kontroli. Važno je uspostaviti komunikacione norme kako bi osigurali i obezbedili jasnoću i razumevanje svih članova tima. Postavljanje komunikacionih standarda smanjiće prekide u radu i olakšaće komunikaciju.

Isprobajte ove strategije za poboljšanje komunikacije koja će vam pomoći da izgradite i održite kulturu svoje kompanije radeći na daljinu:

  • Možete da razvijete bilten za celu kompaniju gde ćete deliti dešavanja, ciljeve i dostignuća različitih odeljenja kako bi na taj način okupili celu organizaciju
  • Pošaljite anketu radi povratnih informacija – dajte zaposlenima priliku da podele ono što rade, ono što im smeta u ​​vezi sa trenutnom organizacijom posla u kompaniji kao i načine odnosno predloge za njeno poboljšanje

5. Obezbedite pravu tehnologiju

Opremite zaposlene odgovarajućim hardverom, softverom za upravljanje projektima i aplikacijama kako bi komunikacija među svim članovima u timu bila ravnopravna i laka

Prelazak na ovakav vid rada možda neće biti jednostavan za one koji nisu ranije koristili različite tehnoliogije ili za one radnike koji se tradicionalno oslanjaju na interakcije licem u lice. Brzo usvajanje veština i tehnologija potrebnih za vođenje efikasnih sastanaka, interakcija sa klijentima, pa čak i događaja kao i upotreba interneta omogućavaju kompanijama da nastave isto tako dobro da posluju kao pre prelaska na rad na daljinu.

Prvo i najvažnije, pružite zaposlenima alate potrebne za obavljanje svakodnevnih zadataka i održavanje veze. Kako interno, tako i sa spoljnim klijentima ili partnerima. Alati za daljinski rad mogu pomoći radnicima da efikasno komuniciraju i sarađuju iz udobnosti svojih domova. Naki od njih su:

Odabrana tehnologija treba da vam pruži vitalnu vidljivost i uvide koji su vam potrebni za efikasnu komunikaciju i nesmetano obavljanje radnih aktivnosti. Takođe, od velikog je značaja da ne očekujete samo da radnici sami pronađu rešenja, već timovi rukovodstva i menadžmenta treba da pronađu i odaberu softver koji će pomoći i olakšati rad zaposlenih u kompaniji.

6. Vodite strateške sastanke preko video konferensinga

Sastanci koji se organizuju u kompanijama su neizbežni za njeno uspešno poslovanje, pa ih treba praktikovati čak i ako je to preko ekrana. Videti i čuti druge omogućava vam da primetite suptilne znakove poput fleksije glasa, mimike i govora tela, a sve to pomaže da prepoznate probleme i povežete se sa zaposlenima. Organizovanjem video konferencije uspostavljate poverenje i pomažete ljudima da se osećaju kao deo tima.

Treba organizovati:

  • Individualne sastanke između zaposlenih i menadžera – odrediti vreme za menadžere da se pojedinačno sastaju sa zaposlenima putem videa kako bi uspostavili poverenje, izgradili veze i proslavili pojedinačna dostignuća
  • Sastanke timova – gde se promovišite timski rad i jačaju vrednosti onda kada vidite svoje kolege licem u lice.

7. Pružite punu pažnju svom sagovorniku

U kancelarijskom okruženju možda ste navikli da razgovarate sa kolegom o poslu, odgovarate na pitanja vezana za posao dok istovremeno obavljate i neke druge obaveze radite na računaru ili popunjavate neke obrasce. Međutim, kada komunicirate telefonom ili video pozivom, to ne funkcioniše na isti način.

Značajan deo komunikacije među ljudima je neverbalna komunikacija, govor tela, ton, izraz lica a ako neko nije u prilici da to vidi ili oseti nije prijatno ako posumnja da osoba sa kojom razgovara nije u potpunosti angažovana. Zato u ovim posebnim prilikama, dok razgovarate sa članovima tima telefonom ili video pozivom posvetite im punu pažnju. Nemojte proveravati svoje poruke, e-poštu i isključite programe koje trenutno ne koristite i aktivno se posvetite tih 15 min svom sagovorniku.

8. Tematska druženja – organizujte posebna virtuelna okupljanja kako bi se tim družio

Zaposlenima često nedostaju socijalni kontakti kada rade od kuće. Važno je da lideri prepoznaju ovu potrebu i socijalni element učine važnim delom svakodnevnog poslovanja. Potrebno je ponekad i usredsrediti se na timsko povezivanje i vrednosti kompanije bez pritiska posla. Dajte svakom ovakvom druženju temu ili pitanje dizajnirano da nastavi praksu razmene stručnosti i učenja jednih od drugih.

9. Organizujte mesečne provere zadovoljstva vaših saradnika kroz ankete

Jedna je od osnovnih vrednosti koju treba da pokažete je briga za vaše zaposlene.

Na površini sve može izgledati u redu, ali možda postoje problemi koji ih opterećuju. Da biste dobili povratne informacije od tima, možete sprovesti mesečne provere pulsa zaposlenih kako biste saznali kako se osećaju i kakvo je njihovo iskustvo u radu na daljinu. Ova provera može biti u vidu katke ankete, sa nekoliko brzih pitanja koja će vam omogućiti uvid u opšte stanje među zaposlenima što je neprocenjivo važno za vašu kompaniju.

10. Organizujte obuke i dozvolite timu da raste i razvija se

Jedan od najvažnijih aspekata izgradnje poverenja i osećaja pripadnosti timu je pomaganje ljudima da rastu i usavršavaju se u oblasti kojom se bave. Organizujte adekvatne obuke i kurseve koje će pomoći svakom pojedinačno, kao i samom timu da se razvija. Razgovarajte o pojedinačnim i zajedničkim ciljevima i potrebama za usavršavanjem.

 

 11. Prihvatite transparentnost u interakciji svih zaposlenih

Transparentna komunikacija je presudna za održavanje vaše kulture dok zaposleni rade van kancelarije. Zaposleni moraju da vam veruju, posebno tokom neizvesnog perioda kada je sigurnost posla verovatno jedna od njihovih glavnih briga. Njima je potrebno da čuju od izvršnih direktora, rukovodstva i svojih menadžera kako na kompaniju utiču trenutni događaji i šta se radi po pitanju zaštite uključujući i njihov položaj. Dajte im povratne informacije – otvoreno komunicirajte o tekućim, budućim aktivnostima i trenutnoj situaciji.

 

12. Poboljšajte ravnotežu i fleksibilnost posla i privatnog života

U novonastalim uslovima rada, pažnja koju posvećeujete ravnoteži između posla i privatnog života zaposlenih u kompaniji može ojačati vašu organizacionu kulturu.

Na primer, pružanje podrške angažovanju oko dece za zaposlene roditelje, fleksibilnije politike odsustva kako bi se svi prilagodili novonastaloj situaciji i pružanje virtuelnih društvenih aktivnosti ojačaće ravnotežu zaposlenih.

Na taj način pokazujete razumevanje i priznavanje izazova sa kojim se suočavaju svi oni koji rade od svojih kuća. Takođe, zakazivanjem sastanaka i vremena interakcije tokom osnovnog radnog vremena, pokazuje da poštujete porodično i slobodno vreme vaših zaposlenih.

13. Brinite o mentalnom zdravlju, dobrom raspoloženju i eventualnim problemima koje mogu imati vaši saradnici

Pored obraćanja pažnje na pitanje ravnoteže između posla i privatnog života zaposlenih, takođe je važno i osigurati pozitivno razmišljanje svojih saradnika i psihičku stabilnost i ravnotežu. Održati mentalno zdravlje u neizvesnim i novim situacijama je od presudnog značaja. Zaposleni mogu osećati usamljenost, tugovanje za prošlim radnim mestom, nedostatak svakodnevne interakcije sa kolegama i brigu za svoj posao i ekonomsku budućnost.

Poslodavci mogu pomoći u suzbijanju ovakvih i sličnih problema tako što će pokazati brigu, empatiju, obzirnost i zahvalnost. Oni moraju da podstaknu svoje radnike i ukažu im podršku i značaj, da često proveravaju kako se snalaze i funkcionišu u novim uslovima rada i da im dozvole da uzmu dane za odmor i opuštanje kada osete da im treba vremena da se prilagode i prihvate nove izazove.

Rad na daljinu definitivno tera na razmišljanje van okvira i pronalaženje novih načina za povezivanje i izgradnju poverenja. Održavanje veza i odnosa ne treba da nestane, potrebno je samo malo prilagodljivosti. Ukoliko pokažete malo kreativnosti i dobre volje možete i da produbite i ojačate veze u svom timu.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *