Univerzalni i sveobuhvatni vodič za donošenje odluka | Project Management Srbija

Univerzalni i sveobuhvatni vodič za donošenje odluka

Univerzalni i sveobuhvatni vodič za donošenje odluka

Univerzalni i sveobuhvatni vodič za donošenje odluka

Donošenje odluka

Odluka je izbor koji se donosi između različitih dostupnih alternativa. Menadžeri i poslovni lideri svakodnevno donose brojne odluke, od kojih mnoge utiču na uspeh poslovanja u celini. Zbog toga je jedna od najcenjenijih veština menadžera sposobnost donošenja efikasnih i pravovremenih poslovnih odluka.

Zato smo za vas na jednom mestu okupili sve tehnike za donošenje odluka. Zao smo napravili ovaj najopsežniji i najobuhvatniji, univerzalni vodič za donošenje odluka.

Donošenje odluka
Donošenje odluka

Tipičan postupak donošenja odluka uključuje:

  • Definisanje problema,
  • Prikupljanje informacija,
  • Identifikovanje alternativa,
  • Izbor među alternativama i
  • Pregled odnosno praćenje rezultata.

Postoji mnogo različitih tehnika koje menadžeri koriste kako bi im pomogle da izaberu među alternativama i donesu odluku. U nekim slučajevima to može biti i kombinacija nekoliko različitih strategija koje dovode do postizanja najboljih rezultata.

Proces donošenja odluka

Prilično je teško identifikovati univerzalne korake u procesu donošenja odluka. Razlozi tome uglavnom potiču od toga što se odluke kreću od veoma velikih, suštinski važnih do veoma sitnih odluka koje se donose na dnevnom nivou. Takođe, odluke se donose u svim funkcionalnim, a samim tim i različitim, oblastima upravljanja gde učestvuju menadžeri različitih nivoa menadžmenta. Menadžeri na različitim nivoima hijerarhijske strukture imaju i različita ovlašćenja i odgovornosti. Međutim bez obzira na sve pomenute različitosti, ipak možemo definisati neke od uobičajnih koraka u procesu donošenja menadžerskih odluka, a to su:

I – Svest o problemu

U ovoj fazi procesa odlučivanja donosilac odluke, najčešće je to menadžer, postaje svestan problema koji treba rešiti.

II – Prepoznavanje problema

Prepoznavanje problema je faza kada je potrebno razumeti i analizirati problem. U ovoj fazi važno je opisati problem i ciljeve koji se žele postići rešenjem.

III – Razvijanje alternative

Nakon faze prepoznavanja problema potrebno je prikupiti podatke u vezi sa problemom i formulisati različite alternativne tokove delovanja koje treba slediti za rešavanje problema.

IV – Procena alternative

Na osnovnu izvodljivosti određenih akcija, proceni tržišta i poslovne situacije, resursa organizacije i vremenskog perioda pristupa se proceni različitih alternativa.

V – Izbor najbolje alternative

Nakon analize i procene mogućih ishoda svakog pravca delovanja bira se najprikladnija, izvodljiva i profitabilna opcija.

VI – Sprovođenje i verifikacija odluke

Ovaj korak uključuje sprovođenje odluke i osiguravanje da izabrani tok akcije ispunjava očekivane ishode.

VII – Povratna informacija

Donošenje odluka je kontinuirani proces stoga se uzimaju povratne informacije od svih strana uključenih u sprovođenje odluke. Povratne informacije mogu otkriti nov problem koji može nastati usled primene ili ometanja efikasne primene, što zahteva novu odluku. Da bismo što bolje razumeli tehnike donošenja odluka kao i kada treba koristiti koju od tehnika, važno je da pored pomenutih koraka u procesu odlučivanja definišemo i vrste poslovnih odluka.

Poslovne odluke

Donošenje poslovnih odluka proizilazi iz potrebe za rešavanjem problema ili potrebe za potencijalnom poslovnom prilikom. Prikupljanje pravih informacija i podataka ključnih učesnika je od suštinske važnosti za donošenje informisanih odluka. Poslovno odlučivanje je način da se ostvare namere ili ciljevi koji su formulisani u procesu planiranja.

Vrste poslovnih odluka

Postoji više mogućih podela kada se radi o poslovnim odlukama. Neke od njih su:

  • programirane i neprogramirane
  • operativne i strateške
  • individualne i grupne

Osnovna podela poslovnih odluka je na programirane i neprogramirane.

  • Programirane (rutinske, automatske odluke koje podrazumevaju unapred definisana pravila odlučivanja)

Programirane odluke se još nazivaju rutinske odluke ili struktuirane odluke. Ova vrsta odluka se često donosi i po prirodi se ponavlja. Programirane odluke se bave jednostavnim, uobičajenim problemima koji se češće javljaju i imaju uspostavljene procedure. Ove odluke se donose na osnovu postojeće politike, pravila ili postupaka kompanije. Obično menadžment nižeg nivoa u kompaniji donosi programiranu odluku koja ima kratkoročni uticaj. Menadžer koji je odgovoran za donošenje ove vrste odluka ne treba da traži odobrenje od višeg menadžmenta, već postoji jasna procedura koju treba ispoštovati kada se radi o ovakvoj vrsti odluke. Neki od primera programiranih odluka su: izdavanje naloga za kupovinu, nabavka sirovina, raspodela posla među zaposlenima, sankcinisanje različitih vrsta odsustva…

  • Neprogramirane odluke

Odluke koje se donose radi prihvatanja novih mogućnosti i rešavanja novih problema na koje postojeći sistem ne može odgovoriti su neprogramirane odluke. Obično ove odluke predstavljaju jednokratno rešenje, a donosi ih viši menadžment u kompaniji. Neki od primera neprogramiranih odluka su: odluke o investiranju, pokretanju nove proizvodne linije, uticaj konkurencije…

Još jedna kategorija u podeli poslovnih odluka je na operativne i strateške.

  • Operativne

Operativne (taktičke) odluke se odnose na tekuća pitanja ili probleme. Obično ih donose menadžeri nižeg nivoa menadžmenta. Glavna svrha je postizanje visokog stepena efikasnosti. U ovu kategoriju spadaju odluke koje se bave: boljim uslovima rada, efikasnim nadzorom, boljim održavanjem opreme, optimalnim korišćenjem resursa…

  • Strateške

Strateške odluke donose menadžeri najvišeg nivoa, a obično su to odluke koje se odnose na širenje obima poslovanja, ulazak na nova tržišta, promena proizvodne linije…

Poslovne odluke se mogu podeliti i na individualne i grupne.

  • Individualne

Individualne odluke se donose tamo gde je problem rutinske prirode.

  • Grupne

Važne i strateške odluke koje imaju veze sa mnogim aspektima organizacije obično donosi grupa. Danas se daje prednost grupnom donošenju odluka jer to doprinosi boljoj koordinaciji među svim akterima koji se bave sprovođenjem odluka.

Značaj donošenja poslovnih odluka

Pravovremeno i kvalitetno donošenje odluka predstavlja najteži i najodgovorniji deo procesa upravljanja kompanijom. Stepen uspešnosti u donošenju poslovnih odluka odrediće i eventualne posledice koje će se odraziti na samo poslovanje kompanije kao i njen položaj na tržištu. Značaj kvalitetnih odluka je u sledećem:

  • Optimalno i efikasno korišćenje resursa
  • Rešavanje problema i suočavanje sa poslovnim izazovima
  • Pomaže u poslovnom rastu i postizanju ciljeva
  • Omogućava efikasno upravljanje i inovacije
  • Motiviše zaposlene i poboljšava ukupne poslovne performanse

Sada kada smo videli kako izgleda proces donošenja odluka, koje vrste odluka postoje i zašto je bitno kvalitetno donošenje odluka, vreme je da vidimo koje tehnike možemo iskoristiti za donošenje odluka.

13 tehnika za donošenje odluke

Postoji širok spektar tehnika za pravovremeno i efikasno donošenja odluka, a mi ćemo ovde opisati trinaest najkorišćenijih tehnika donošenja odluka.

  1. Intuicija
  2. Iskustvo
  3. Činjenice
  4. Standardni planovi ili procedure
  5. Razmatranje mišljenja
  6. Brainstorming tehnika
  7. Delfi tehnika
  8. Tehnika nominalne grupe
  9. Marginalna analiza
  10. SWOT dijagram
  11. Matrica odlučivanja
  12. Pareto princip
  13. Stablo odlučivanja

Intuicija

Intuicija je sposobnost da se nešto spozna koristeći se osećanjima, a ne uzimajući u obzir činjenice. Neki menadžeri su po prirodi veoma intuitivni pa donose zaključke i odlučuju oštrije i brže od onih koji se oslanjaju na razrađene formalnosti i procedure odlučivanja. Donošenje odluka na intuitivan način je preduzetnički stil ili tehnika odlučivanja. Izuzetno je koristan u vandrednim situacijama koje zahtevaju hitnu odluku i brzu reakciju. Na donošenje odluka ove vrste utiču psihologija, uverenja i stavovi. Ova tehnika donošenja odluka nije skupa, ali u mnogim slučajevima može dovesti do obmanjujućih, netačnih i pogrešnih odluka jer nije zasnovana na naučnom rasuđivanju i podacima.

Komplikovanije odluke obično zahtevaju formalniji, strukturni pristup koji uključuje i rasuđivanje.

Iskustvo

Iskustvo kao tehnika donošenja odluka podrazumeva da iskusni menadžeri koriste informacije iz svojih ranijih iskustava u proceni ispravnosti sadašnjih odluka. U ovoj tehnici, menadžer može takođe iskorititi iskustva drugih ukoliko su se suočavali sa sličnim situacijama. Posmatrano sa jedne strane iskustvo je dragoceno i ne postoji zamena za iskustvo kao tehniku donošenja odluka, ali se mora koristiti sa oprezom uzimajući u obzir promenjive uslove okoline. U mnogim slučajevima iskustvo kao tehnika donošenja odluka je krajnje nenaučna i može dovesti do netačnih odluka posebno ako je onaj ko odlučuje obmanut sopstvenim iskustvom.

Činjenice

Za pravilno donošenje odluka potrebne su činjenice ili podaci, kao osnovna informacija za razvoj i analizu alternativa. Činjenice, međutim nisu same po sebi nezavisna tehnika odlučivanja, već treba da se koriste kao osnova za donošenje odluka od strane menadžera.

Standardni planovi ili procedure

Standardni planovi i procedure organizacije su tehnika donošenja odluka, usvojena u situacijama kada je uključeno rutinsko ili manje odlučivanje. Menadžeri, posebno na nižim  nivoima u kompaniji, koji moraju da donesu veliki broj rutinskih odluka tokom regularnog toka obavljanja svojih organizacionih dužnosti obično koriste ovu tehniku odlučivanja. Na prmer, odluke koje se odnose na upotrebu sirovina ili raspodelu dužnosti zaposlenima su efikasno donete ako se koriste standardni planovi i procedure organizacije koji pokrivaju ova pitanja.

Razmatranje mišljenja (međusobne konsultacije)

Razmatranje mišljenja kao tehnika donošenja odluka uključuje:

  • Međusobne konsultacije između grupe menadžera na sastancima
  • Formiranje tima za rešavanje kritičnih pitanja
  • Traženje mišljenja, sugestija i ideja podređenih, kako bi se razumela njihova gledišta o problemu
  • Uključivanje stručnjaka/eksperata kako bi se iskoristilo njihovo specijalizovano znanje o tehničkim pitanjima

Prednost ove tehnike odlučivanja je u tome što pomaže u generisanju različitih i kreativnih ideja određenog broja ljudi, što olakšava proces zdravog odlučivanja.

Brainstorming tehnika – „Oluja ideja“

Brainstorming metoda odlučivanja temelji se na intenzivnoj diskusiji, među prisutnim članovima, odnosno zaposlenima u kompaniji. Organizuje se sastanak sa ciljem da svako od prisutnih iznese po jednu ideju, pri čemu se sve ideje podjednako vrednuju. Ideje svih prisutnih članova se ispituju, a korisne ideje se dalje obrađuju radi donošenja što bolje odluke.

Ova tehnika ima primenu i pri rešavanju problema jer se na ovaj način često dobijaju jedinstvena rešenja za komplikovane probleme. Iz tog razloga se tehnika brainstorming naziva i kreativnom tehnikom rešavanja problema.

Navešćemo neka pravila brainstorminga:

  • što više ideja generisati, to je više mogućnosti da se problem uspešno reši
  • ideje se ne kritikuju, naprotiv treba podsticati iznošenje i neobičnih ideja, vrlo često naizgled nerealna ideja kada se finalizuje, upravo dovodi do najboljeg rešenja
  • povezivati ideje jer se spojem može podstaći stvaranje novih

Delfi tehnika

Delfi tehnika za donošenje odluke uključuje učešće stručnjaka određenog problematičnog područja. Idealno je da članovima (stručnjacima) nije poznato ko je sve uključen u rad. Ova tehnika se primenjuje kada se želi izbeći domnantan uticaj jedne osobe.

Koraci u Delfi tehnici:

  • Predočavanje problema kroz upitnik
  • Popunjavanje upitnika
  • Prikupljanje i distribucija rezultata
  • Popunjavanje narednih upitnika (postoji više krugova)
  • Konsenzus (opšta saglasnost)

Delfi tehnika se sprovodi pisanim putem, odnosno prepiskom stručnjaka, a u poslednje vreme često se sprovodi i elektronskim putem.

Upitnik je pažljivo dizajniran, šalje se svakom stručnjaku radi dobijanja njegovog odgovora na pitanja sadržana u upitniku. Na osnovu dobijenih odgovora pristupa se izračunavanju prosečnog odgovora (prognoze) koji predstavlja srednju vrednost pojedinačnih odgovora, a takođe se izračunava i variranje odgovora od srednje vrednosti što predstavlja meru preciznosti odgovora.

Novi upitnik koji sadrži izračunati prosečni odgovor, meru preciznosti odgovora kao i ektremne odgovore sa svojim razlozima, ponovo se šalje stručnjacima na dalju obradu. Od stručnjaka se u ovom krugu očekuje da preispitaju svoje prvobitne odgovore, eventualno ih koriguju i daju svoje mišljenje uz obrazloženje o ekstremnim odgovorima. Obično postoji veći broj ovakvih koraka, a prosečna vrednost odgovora iz zadnje serije upitnika se uzima kao konačna odluka.

Tehnika nominalne grupe

Napredna verzije brainstorming tehnike za donošenje odluka je nominal group technique. Vođa grupe najpre opisuje problem koji treba rešiti. Svaki član grupe iznosi ideje koje se zapisuju i o kojima se raspravlja (brainstorming). Zatim se pristupa glasanju o iznetim idejama i raspravi o revidiranoj listi ideja. Na kraju se jedna ideja i usvaja.

Koraci u tehnici nominalne grupe su:

  • Prezentacija problema
  • Razvijanje ideje
  • Izjašnjavanje o idejama, beleženje ideja
  • Razjašnjavanje ideja
  • Preliminarni izbor
  • Rasprava o revidiranom popisu
  • Konačno rangiranje

Razmatranje mišljenja (međusobne konsultacije), Brainstorming tehnika, Delfi tehnika i Tehnika nominalne grupe su karakteristični primeri grupnog odlučivanja.

Tehnike grupnog donošenja odluka mogu imati i prednosti ali i svoje nedostatke. Navešćemo prednosti i mane ovakvog načina donošenja odlika.

Prednosti grupnog odlučivanja su:

  • Veći legitimitet odluke
  • Veći kvalitet odluke
  • Bolja informisnost
  • Veća mogućnost razvoja ideja
  • Veći moral i zadovoljstvo članova koji učestvuju u odlučivanju

Mane grupnog odlučivanja mogu biti:

  • Grupno odlučivanje zahteva više vremena
  • Moguća je pojava pritiska na članove grupe da se prilagode
  • Uticaj dominantnog tipa ličnosti na proces odlučivanja
  • Pokušaj uticaja na druge

Marginalna analiza

Marginalna analiza je važan alat za donošenje odluka u poslovnom svetu. Omogućava menadžmentu kompanije da meri dodatne koristi jedne aktivnosti naspram njenih troškova. Ova analiza pomaže u prepoznavanju profitabilnosti neke aktivnosti i olakšava donošenje odluke na osnovu tih informacija.

SWOT analiza

Kada planirate da napravite značajne promene u svom poslu onda vam SWOT analiza može pomoći da lakše donesete odluku i raščlanite datu situaciju na 4 različta kvadranta.

Strengths (Prednost) – Razmislite o prednostima vaše kompanije u odnosu na konkurenciju. Razmislite i o unutrašnjim i o spoljnim snagama koje posedujete. Suštinsko pitanje je: Šta vaša kompanija radi bolje od ostalih?

Weaknesses (Slabosti) – Sagledajte nedostatke vaše kompanije. Pokušajte da zauzmete neutralan pristup i razmotrite koji faktori mogu naštetiti vašem poslu. Gde se vaša kompanija može poboljšati?

Opportunities (Mogućnosti) – Pogledajte svoje snage i razmislite kako ih možete iskoristiti da stvorite nove prilike za vaše poslovanje. Takođe razmotrite kako uklanjanje određenih slabosti može da vam otvori novu priliku.

Threats (Pretnje) – Utvrdite koji izazovi stoje na putu postizanja vaših ciljeva. Utvrdite primarne pretnje vašoj kompaniji.

SWOT analiza vam može pomoći da identifikujete snage koje utiču na strategiju, akciju ili inicijativu. Ove informacije se zatim mogu koristiti za vođenje u pravom smeru i podršku za donošenje prave odluke. Da biste dobili potpunu sliku, neophodno je uzeti u obzir i mišljenja ostalih, a time i sagledati situaciju sa više različitih stanovišta. Kada zatražite pomoć drugih članova tima i zainteresovanih strana, lakše je uočiti trendove, obrasce i veze između kvadranata. Pristup saradnji može takođe pružiti dublji uvid u potencijalne mogućnosti i pretnje koje možda niste uspeli sami da prepoznate.

Matrica odlučivanja

 Kada se bavite višestrukim izborima, matrica odluka može uneti jasnoću u postojeći nered. Matrica odluka slična je listi za i protiv, ali vam omogućava da svakom faktoru date nivo važnosti. Na taj način možete tačnije izmeriti različite opcije i uporediti jednu sa drugom. Matricu odlučivanja dobro je koristiti kada imate više dobrih alternativa i mnogo različitih faktora koje morate uzeti u obzir.

Ovih par koraka će vam pomoći da napravite matricu odluka.

  • Navedite alternativne odluke kao redove u tabeli
  • Navedite relevantne faktore kao kolone u tabeli
  • Uspostavite konzistentnu skalu za procenu vrednosti svake kombinacije alternativa i faktora (od 0 do 5)
  • Utvrdite koliko je svaki faktor važan za donošenje vaše konačne odluke i dodelite težine u skladu s tim
  • Pomnožite svoje originalne ocene sa ponderisanim rang-listama
  • Saberite faktore za svaku alternativu odluke
  • Opcija koja postigne najveći total je opcija koja pobeđuje

Pareto princip 

Pareto princip pomaže u identifikovanju promena koje će biti najefikasnije za vaše poslovanje. Princip je dobio ime po ekonomisti Vilfredu Paretu, koji je otkrio da 20% faktora često doprinosi 80% rasta organizacije. Odnosno, ovaj princip sugeriše da 20% vaših aktivnosti čini 80% vaših rezultata. Primer ovog principa koji se primenjuje na poslovno upravljanje bio bi da 80% prodaje dolazi od 20% vaših kupaca.

Preduzeće može iskoristiti Pareto princip identifikovanjem karakteristika prvih 20% svojih kupaca i pronalaženjem više kupaca poput njih. Kada budete mogli da prepoznate koje će male promene imati najveći uticaj, moći ćete da date prioritet odlukama koje imaju najveći nivo uticaja. Ovo omogućava menadžerima da posvete svoju energiju i resurse onome što će zapravo pokrenuti njihovo poslovanje.

Stablo odlučivanja

Jedna od tehnika koju možete koristiti prilikom donošenja odluka je stablo odlučivanja. Stablo odlučivanja je grafikon ili dijagram koji pomaže u istraživanju svih alternativa donošenja odluka i njihovih mogućih ishoda. Svaka „grana“ stabla predstavlja jednu od mogućih opcija dostupnih prilikom donošenja odluke. Podružnice se mogu produžiti kada jedan alternativni ishod dovede do druge odluke koja se mora doneti.

Svakoj grani dodaju se troškovi povezani sa svakim izborom i verovatnoća da će se svaki od njih dogoditi. Pomoću ovih brojeva menadžeri mogu izračunati vrednost svakog seta grana kako bi odredili najbolji izbor. Stablo odlučivanja u procesu donošenja odluka predstavlja mapu mogućih rešenja u različitim fazama koje su na raspolaganju menadžeru.

Tehnike donošenja odluka
Tehnike donošenja odluka

Svaka od tehnika donošenja odluka o kojoj smo govorili ima potencijal da vaše poslovanje vodi u pravom smeru. Naravno, moraćete da znate kada je pravo vreme za koju od ovih tehnika, a kada uopšte nije prikladno koristiti je. Na primer, verovatno vam nije potrebna komplikovana tehnika za odluku koju donosite nekoliko puta dnevno – to bi bilo sasvim nepotrebno. Umesto toga, takvu vrstu tehnike treba sačuvati za one izbore koji će imati značajan i dugotrajan uticaj na vaše poslovanje. Svakako iskusan menadžer pored objektivnih sredstava u procesu donošenja odluka oslanja se i na subjektivni osećaj koji proizilazi iz stečenog dugogodišnjeg iskustvu u praksi.

U svakom slučaju, sada imate alate za donošenje odluka jer na jednom mestu imate 13 različitih tehnika. Sigurno je da ćete među njima naći one koje će delovati u vašem konkretnom slučaju. Sigurno će vam neke od njih olakšati donošenje odluke i omogućiti lagodniji dan na poslu.