Standardi i standardizacija | Project Management Srbija

Standardi i standardizacija

Standardi i standardizacija

Standardi i standardizacija

Poslovanje Vaše kompanije sastoji se od zadataka koji se moraju obavljati na dnevnom, nedeljnom, mesečnom ili godišnjem nivou kako bi se osiguralo nesmetano odvijanje.

Ali ako ti procesi nisu standardizovani, postoji verovatnoća da ćete se naći usred operativnog haosa.

Svaki zadatak, bez obzira koliko često ga obavljate, zahteva pravila koja definišu opseg, kvalitet i metode koje treba slediti. Ako ne standardizujete ova pravila, ne možete imati sigurnost da li obezbeđujete kvalitet i smanjujete mogućnost pojave ljudskih grešaka.

Da bismo razumeli sam proces standardizacije, potrebno je razumeti odgovore na sledeća pitanja.

  • Šta je standard?
  • Šta je standardizacija procesa?
  • Koje su prednosti od standardizacije?
  • Koje su nedoumice i zabrinutost oko standardizacije?

Šta je standard?

Standard je ponovljivi, usaglašeni, dogovoreni i dokumentovani način na koji je potrebno nešto raditi. Standardi sadrže tehničke specifikacije ili druge precizne kriterijume dizajnirane da se dosledno koriste kao pravilo, smernica ili definicija. Pomažu u pojednostavljivanju života i povećanju pouzdanosti i efikasnosti mnogih dobara i usluga koje koristimo.





Šta je standardizacija?

U osnovi, standardizacija procesa opisuje uspostavljanje skupa pravila koja regulišu način na koji ljudi u kompaniji treba da ispune određeni zadatak ili niz zadataka.  Najpoznatiji vid standardizacije su ISO standardi.

Standardizacija je okvir sporazuma koga se moraju pridržavati sve strane u kompaniji kako bi osigurale da se svi procesi koji su povezani sa stvaranjem proizvoda ili učinkom usluge odvijaju u skladu sa postavljenim smernicama.

Standardizacija se može primeniti na bilo koji proces, bilo koji zadatak ili postupak koji je važan za poslovanje Vaše kompanije.

Prednosti koje donosi standardizacija

I – Standardizacija smanjuje mogućnosti nagađanja i pojavu nejasnoća

Jedna od veoma važnih prednosti standardizacije procesa je da smanjuje mogućnost nejasnoće i nagađanja.

Bilo koji složeni zadatak vrlo često može da predstavlja problem koji sa sobom povlači i vreme utrošeno na nagađanje. Sa jasnim setom uputstava za rad kako da realizuju određeni zadatak, zaposleni će potrošiti manje vremena pokušavajući da to shvate i više vremena zapravo radeći na samom zadatku.

Tu se ističe značaj standardizacije i identifikacije procesa.

Efikasna standardizacija postupaka znači da postoji jedan ispravan način za realizaciju određenog zadatka, koji je definisan u smislu jasnog i merljivog krajnjeg rezultata.

II – Standardizacija obezbeđuje kvalitet

Nedostatak standardizacije znači više nejasnoća, a neizbežna posledica toga biće manja pouzdanost i manje dosledan kvalitet.

To je zato što nisu svi pristupi bilo kojem zadatku ili postupku stvoreni jednaki. Postoje bolji i lošiji načini za obavljanje poslova ili preuzimanje važnih informacija.

Jedan od najvažnijih načina na koji standardizacija može da pomogne da bi se obezbedio i garantovao kvalitet jeste minimiziranje šansi da će presudni detalji biti zanemareni. Na primer, ako imate obrazac za dokumente o pravilima i procedurama, možete ga koristiti da smanjite šansu da neko propusti ključne informacije.

Standardiziranjem procesa od kojih Vaša kompanija zavisi i sprovođenjem tih standarda garantujete kvalitet završnog rezultata.

III – Standardizacija poboljšava produktivnost

Standardizacija promoviše produktivnost eliminišući neefikasnost. To je rezultat otklanjanja nejasnoća i pružanja kontrole kvaliteta. Dok se zadaci  izvršavaju na efikasniji način, manje je problema sa kontrolom kvaliteta.

Druga prednost uklanjanja alternativnih procedura je smanjenje nezdrave konkurencije i sukoba.

U kompaniji mogu postojati različite grupe ljudi, kao i različiti sistemi rada gde su sukobi gotovo neminovni.

Čak i ako su svi sistemi rada jednako dobri i jednako produktivni, ako pokušate da njima koordinirate verovatno će to dovesti do konkurencije i sukoba između različitih frakcija.

Ali ako svi nauče isti način postupanja i drže se toga, timovima će biti lakše da rade zajedno. Timski rad će biti bolji. To znači veću produktivnost zahvaljujući sinergiji i manje izgubljenog vremena pokušavajući da se komunicira preko praznina u razumevanju i praksi.

Ono što je sigurno, malo je verovatno da će različiti sistemi za praćenje tokova rada ili obavljanje bilo kojeg drugog važnog zadatka biti podjednako efikasni. Čak i da jesu, i dalje standardizacija ima smisla jer će smanjiti sukob.

IV – Standardizacija podiže moral zaposlenih

Ključna stvar koju treba imati na umu kada je reč o standardizaciji i moralu zaposlenih jeste da će standardizacija pomoći zaposlenima da se osete vrednim i ponosnim.

Svi žele da znaju da li rade dobro posao ili ne, takođe žele da znaju kako da postignu tu razliku. Neznanje da li neko radi dobro svoj posao može biti veoma streso, takođe i potreba za pravdanjem i izvinjenjem zbog neadekvatnog ili nekorektnog rada može biti ponižavajuća i stresna situacija. Ako za početak niste razumeli standarde performansi, to takođe može biti izuzetno frustrirajuće.

Ako su procesi regulisani standardima koji nauče zaposlene da rade efikasan, kvalitetan posao, veća je verovatnoća da će zaposleni imati osećaj pripadnosti i biti ponosni na posao koji obavljaju. Umesto neizvesnosti i neefikasnosti, zaposleni će imati propisani način kako da obavljaju dodeljene zadatke. Rezultat će verovatno biti veći moral zaposlenih.

To znači da je veza između standarda i morala zaposlenih u osnovi o tome da se zaposleni mogu ponositi dostignućima. Ako je standardizovani proces efikasan, izbegava nepotrebne frustracije i vodi zaposlene u pravcu da postignu nešto smisleno i vredno, što će im dati sve razloge da se ponose radom koji obavljaju. To je jedan od temelja standarda kvaliteta poznatom kao ISO 9001:2015.

V – Standardizacija obezbeđuje i bolju uslugu kupcima

Bolja usluga korisnicima je rezultat tima sa manje nejasnoća, većim kvalitetom proizvodnje, boljom produktivnošću i povećanim moralom.

Ako je Vaša kompanija produktivnija i efikasnija, rezultat će biti bolji ishodi za Vaše kupce.

Pored navedenih benefita koje nam standardizacija sa sobom donosi, javljaju se i mnoge nedoumice koje izazivaju zabrinutost.

Dileme i zablude koje postoje oko standardizacije

Najčešća zabluda oko standardizacije je da sa standardizacijom razvijamo monotoniju a gubimo kreativnost.

Iako postoji mnogo prednosti standardizacije, ideja da se procesi i postupci podvrgnu jednom ispravnom načinu vršenja stvari može biti uzbuna za ljude koji na to nisu navikli. Uobičajna zabrinutost oko standardizacije uglavnom se vrti oko ideje da standardizacija znači monotoniju i gubitak kreativnosti pojedinca.

Da li je to tačno? Da li standardizacija znači monotoniju?

Ključna stvar koju treba shvatiti je da uklanjanjem nejasnoća i uspostavljanjem standarda prema kojem će se ocenjivati performanse, standardizovani procesi mogu pomoći zaposlenima da osete i vide i svoj doprinos na poslu. Mnogo je verovatnije da će Vaši zaposleni pre imati osećaj dostignuća i koristi nego dosade, ako im pružite standardne procese koji im pomažu da postignu ono što se od njih na poslu očekuje.

Dakle, standardizacija ne znači monotoniju, standardizacija znači 100% uspešno završen zadatak što je jednako zadovoljstvu.

Da li sa standardizacijom uništavamo kreativnost?

Ovde je važno da se standardizacija ne povezuje sa nedostatkom inovacija. Standardizacija je eliminacija alternativa koje su neefikasne i vode konfliktu. Eliminisanjem neefikasnosti i bespotrebnih sukoba u Vašoj kompaniji možete pomoći svima da se oslobode nepotrebnog gubitka vremena i energije kako bi se usredsredili na inovacije u oblastima u kojima je to zaista važno.

Ironija je u tome što je u stvari standardizacija dobra za inovacije. Standardizacijom procesa, pojednostavljuju se procesi na način koji pomaže svima da lakše uče, primenjuju naučeno  i budu efikasniji članovi tima.

I naravno, ako neko iz kompanije otkrije način da poboljša standardizovani proces, kompanija može to da istraži. Ako ima smisla, predlog za poboljšanje procesa se usvaja. Nema razloga da se standardizovani proces s vremenom ne može menjati ako okolnosti, iskustvo i inovacija ukazuju na to da je zaista vreme za promenu. 

To je najbolji način da firma malo po malo poboljšava sve svoje procese i poboljšava svoje poslovanje. Dakle, standardizacija je jedan od najbržih i najlakših načina da poboljšate svoje poslovanje i ujedno i sastavni deo naše Akademije preduzetništva (obuke za preduzetnike).