Vodjenje sastanaka - kako unaprediti sastanak tima? | Project Management Srbija

Upravljanje timom: Kako unaprediti sastanak tima?

Upravljanje timom: Kako unaprediti sastanak tima?

Upravljanje timom: Kako unaprediti sastanak tima?

KAKO UNAPREDITI SASTANAK TIMA

 

Uspeh svakog projekta proizilazi iz timskog rada.

Uspeh svake kompanije proizilazi iz timskog rada. Timski rad je najbitniji začin u svakoj firmi, njime unapređujete svoj biznis ali i dajete priznanje vašim saradnicima. Kako bi jedna kompanija rasla i razvijala se veoma je bitno da ima zadovoljne zaposlene i dobar biznis plan.

Sastanak tima

Sastanak tima

Upravljanje projektima sadrži posebnu oblast koja se zove upravljanje komunikacijom koja je posvećena komunikaciji na projektu. Za pravilno upravljanje komunikacijom potrebno je imati veštine efikasnog vođenja sastanaka jer projektni tim na sastancima donosi važne odluke i ističe ideje za rast i razvoj preduzeća.

Pored redovnih sastanaka projektnog tima, neophodna je i dobra organizacija samih sastanaka. Zato se postavlja pitanje:

– Šta je bitno za vođenje sastanaka i kako unaprediti sastanak projektnog tima i učiniti ga efikasnijim?

 

1. Pripremite i pridržavajte se unapred pripremljenog plana

Za svaki sastanak jednog uspešnog tima neophodno je da se zna kada i ukoliko sati počinje i koliko će trajati. Odgovornost je samo vaša ako sastanak izmakne kontroli i oduži se van predviđenog termina. Da bi ste to sprečili, potrebno je da vođa sastanka unapred pripremi dnevni red i da ga podeli svim prisutnim saradnicima. Na taj način su svi članovi projektnog tima upoznati sa tačkama dnevnog reda, a takođe to je i vama pomoć kako ne biste nešto izostavili.

 

2. Unapred ugovorite sastanke

Vaši saradnici su sigurno baš kao i vi jako zauzeti obavljanjem svakodnevnih aktivnost koje su u opisu njihovog angažmana. Složićete se da je jako neprofesionalno zakazivati sastanak tima par sati pre njegovog početka. Najbolje je da imate tačno određeni dan u mesecu ili u nedelji sa rezervisanim terminom za sastanak.  Na taj način članovi tima znaju i planiraju sastanak, i takođe ništa manje važno je i to, što im na taj način omogućavate da vas obaveste ukoliko nisu u stanju da prisustvuju sastanku i pružate im mogućnost da obezbede osobu koje bi ih eventualno menjala na istom.

 

3. Budite u stalnom kontaktu

Prisustvo saradnika projektnog tima je jako važno. Ali, nekada su saradnici locirani na različitim adresama tako da je fizičko prisustvo nemoguće. Danas postoje brojni alati koji vam omogućavaju stalni kontakt. Koristite ih! Alatke za saradnju omogućiće vam da podelite poruke sa kolegama, stalnu komunikaciju i audio i video razmenu materijala potrebnog za zajednički projekat.

 

4. Uključite svakog člana tima u sastanak

Uspeh kompanije, kao što smo već napomenuli, proizilazi iz timskog rada.  Timski rad podrazumeva formiran tim i učešće svih prisutnih na sastanku. Potrebno je da sastanak organizujete tako da svi učesnici imaju podjednako vreme da iznesu svoj stav i mišljenje na zadatu temu.  Odredite vreme koje će imati svako ponaosob za svoje izlaganje.

 

5. Vođenje zapisnika

Svrha sastanaka projektnog tima je naravno unapređenje poslovanja. Da bi ste imali uvid i vi i vaši saradnici da li je urađeno ono što je isplanirano na prethodnom sastanku obavezno je da vodite zapisnik sa svakog sastanka.  Pored vođenja zapisnika neophodno je i da vam prva tačka dnevnog red na svakom sastanku bude kratak rezime sa prethodnog okupljanja i šta je urađeno od predviđenog. Na taj način svoje saradnike stimulišete na rad i podsećate ih na važnost kontinuiranog rada. Ne ostavljajte ništa od planiranog posla za neki drugi put. Obavite isplanirano u zadatom roku.

Kontakt i komunikacija članova projektnog tima je baza uspešnog poslovanja.  Podstaknite, stimulišite i uvažite sve vaše saradnike i uspeh će biti zagarantovan.

 

Srodne teme:

Takmanov model formiranja tima

Vođenje sastanaka

Kako motivisati tim