Upravljanje projektima
Upravljanje projektima nije teorija — to je veština koja se uči i primenjuje. Ako želiš da naučiš projektnu metodologiju od nule ili da uvedeš red u postojeće projekte, ispod ćeš pronaći objašnjenje kako projekti funkcionišu u praksi i kako se ta znanja dalje primenjuju kroz obuke i Akademiju.
Projektna metodologija i primena u praksi
Ovaj vodič o metodologiji upravljanja projektima pripremio je tim Project Management Srbija, specijalizovan za edukaciju projektnih menadžera i unapređenje načina na koji se projekti planiraju i realizuju u praksi. Sadržaj je zasnovan na radu sa više od 4000 polaznika obuka, in-house projektima u kompanijama različitih industrija i konkretnim izazovima sa kojima se projektni menadžeri svakodnevno susreću – rokovima, budžetima, timovima i stakeholderima.
Ako te interesuju projekti, ovo je osnovni vodič za upravljanje projektima koji ti daje kompletnu sliku upravljanja projektima, od
iniciranja do zatvaranja. Namenjen je i početnicima i iskusnim projektnim menadžerima kao referenca kojoj se vraćaš.
Pročitan je više od 40.000 puta i najčešća je polazna tačka za ljude koji žele da razumeju upravljanje projektima u praksi. U njemu ćeš saznati kroz koje korake prolazi projekat. Tačnije, kroz koje projektne procese i oblasti znanja treba da prodje projekat od svog početka pa do samog završetka. Dakle, sve od iniciranja preko planiranja, realizacije, monitoringa i kontrole pa do samog završetka.
Bilo da si početnik ili iskusni projekt menadžer, ovo uputstvo će ti uvek biti korisno. Na jednostavan način ćeš videti i saznati osnove projektnog menadžmenta. Razumećeš dokazano najbolju metodologiju za upravljanje projektima.
Zato u nastavku dobijaš praktičnu “mapu projekta” kroz PMI logiku: 5 procesnih grupa i 10 oblasti znanja.
Šta ćeš dobiti iz ovog vodiča?
- Dobićeš jasnu “šemu” projekta: ko, šta, kada i zašto
- Razumećeš PMI logiku: 5 procesnih grupa + 10 oblasti znanja
- Znaćeš koja dokumentacija treba da postoji da projekat ne zavisi od jedne osobe
- Naučićeš kako da razmišljaš o kontroli, promenama i rizicima — pre nego što te sustignu
Sadržaj (brza navigacija)
Kome je namenjena metodologija za upravljanje projektima?
- budućim projektnim menadžerima koji žele da razumeju kako se projekti vode sistemski, a ne improvizacijom
- projektnim menadžerima koji već vode projekte, ali se suočavaju sa kašnjenjima, probijanjem budžeta i problemima u komunikaciji
- ljudima koji nisu formalno projektni menadžeri, ali vode inicijative/projekte (tim lideri, koordinatori, menadžeri)
- tim liderima i menadžerima koji žele da imaju pregled nad projektima i da smanje svakodnevno „gašenje požara“
- organizacijama koje žele standardizovan pristup projektima, bez obzira na veličinu ili industriju
Realnost upravljanja projektima (brojevi koje ne možeš da ignorišeš)
Ako imaš osećaj da projekti često kasne, probijaju budžet ili se završavaju „nekako“ – nije do tebe. Globalna statistika je neumoljiva, jasno pokazuje da je neuspeh projekata pravilo, a ne izuzetak. U nastavku su najvažniji podaci koji objašnjavaju zašto je metodologija upravljanja projektima neophodna.
Izvori: PMI (Pulse of the Profession), PMI (Talent Gap Report), relevantne industrijske analize o stopama uspeha projekata.
Čak 67% projekata se ne završi uspešno, odnosno ne ispuni ciljeve u pogledu roka, budžeta ili kvaliteta (Istraživanje objavljeno u Harvard Business Review, sprovedeno od strane Gartnera).
Drugim rečima:
- samo 1 od 3 projekta se smatra uspešnim
- neuspeh projekata je sistemski problem, ne individualna greška
- bez jasne metodologije, projekti vrlo lako izmaknu kontroli
- Samo 2,5% kompanija uspešno završi sve projekte!
Najčešći uzroci neuspeha projekata nisu tehničke prirode, već organizacione:
- 55% projekata propada zbog probijanja budžeta
- 37% zbog nejasno definisanih ciljeva
- 44% zbog neusaglašenosti projektnih i poslovnih ciljeva
- 75% jer se top menadžment ne uključuje dovoljno
- 57% zbog loše komunikacije na projektu
Ovi razlozi direktno ukazuju na potrebu za sistematičnim upravljanjem projektima, a ne ad-hoc pristupom.
Iako su projekti ključni za razvoj kompanija, samo:
- 58% organizacija zaista razume vrednost upravljanja projektima
To znači da se u velikom broju firmi projekti i dalje vode:
- bez standardizovanih procesa
- bez jasne metodologije
- uz oslanjanje na iskustvo pojedinaca, umesto na sistem
Posledice toga – nepredvidivi ishodi i stalno „gašenje požara“.
Zbog velike stope neuspeha projekata, potražnja za edukovanim projektnim menadžerima konstantno raste.
Prema Project Management Talent Gap Report-u:
- u periodu 2010–2020 otvoreno je 15,7 miliona novih radnih mesta za projektne menadžere
Kompanijama su potrebni ljudi koji znaju:
- kako da primene metodologiju
- kako da povežu ciljeve, planove i realizaciju
- kako da drže projekte pod kontrolom
Statistika iz 2024.godine pokazuje da znanje i iskustvo u upravljanju projektima direktno utiču na zaradu.
- prosečna plata projektnog menadžera u Srbiji: 170.000 RSD
- PM sa 5–10 godina iskustva: oko 154.000 RSD
- PM sa 10–15 godina iskustva: oko 188.000 RSD
- PM sa 15–20 godina iskustva: oko 199.000 RSD
- PM sa preko 20 godina iskustva: oko 222.500 RSD
Razlika u zaradi dolazi iz razlike u sposobnosti vođenja kompleksnih projekata – što je direktno povezano sa poznavanjem metodologije.
Statistika je jasna.
Sada je pravo pitanje: šta tačno treba da radiš na projektu da bi bio u onih 33% uspešnih?
Odgovor leži u jasno definisanoj metodologiji upravljanja projektima, procesima i oblastima znanja koje objašnjavamo u nastavku.
Šta je upravljanje projektima?
Koju god definiciju da iskoristimo za projektni menadžment, bitno je reći da projekat ima sledeće osobine:
- privremeni karakter,
- definisani početak i kraj,
- ciljeve koje treba realizovati,
- budžet
Projekat je privremeni napor preduzet da se kreira nešto jedinstveno: proizvod, usluga ili rezultat.
Druga definicija kaže:
Upravljanje projektima je primena znanja, veština, alata i tehnika na projektne aktivnosti sa ciljem ispunjenja zahteva zainteresovanih strana i očekivanja od projekta.
Prava metodologija za vođenje projekata
Vođenje projekta bez dobrog upravljanja i primene prave metodologije doneće više štete nego koristi. Da ne pričamo o velikim finansijskim gubicima, propuštenim prilikama i izgubljenim klijentima.
Zašto pokrećemo projekat
Business case (razlog postojanja projekta)
Projekte ne pokrećemo “jer je neko rekao”, već zato što postoji potreba biznisa i očekivani benefit.
Najčešći razlozi pokretanja projekta:
- Zahtevi tržišta: promene koje su neophodne kako bi se opstalo ili napredovalo na tržištu
- Organizacione potrebe same kompanije: interni (razvojni projekti), razvijanje novih proizvoda ili usluga, unapređenje procesa rada, izrada sistematizacije…
- Zahtev klijenta: projekti prema investitoru, projektovanje, građevinski projekti, IT projekti, izvođački radovi
- Tehnološki napredak: pojava novih tehnologija, novih programskih jezika, novih, boljih materijala…
- Pravni zahtevi – zakonska regulative: usklađivanje sa novim iznosom PDV-a, sa zakonom o radu…
- Uticaj na životnu sredinu: smanjenja efekta zagađenja vazduha, zemljišta, vode
- Socijalne potrebe
Zašto projekti kasne
Ako ti projekti kasne, probijaju budžet ili kvalitet ne bude odgovarajući — to nije retkost.
U praksi, najčešći uzroci nisu “loši ljudi”, nego:
- nejasni ciljevi i kriterijumi uspeha,
- nepostojanje jedinstvene metodologije u timu,
- slaba kontrola promena (scope creep),
- loša komunikacija i neusklađenost stakeholdera,
- rizici koji se ne planiraju nego se “dešavaju”.
Poenta metodologije nije da projekat učini “savršeno predvidivim”, već da ga učini upravljivim.
Upravljanje projektima (project management) se sastoji iz nekoliko celina, koje su, radi lakšeg praćenja, prikazane kroz projektne procese i oblasti znanja.
Projekat
Ovde su pokrivene osnovne stvari o samoj definiciji projekta:
- šta je projekat,
- koje su uloge pojedinih članova projektnog tima,
- koje osobine treba da ima project manager,
- koje su procesne grupe na projektu,
- koje su oblasti znanja (faze projekta) i naravno
- terminologija upravljanja projektima, odnosno project management termini
PMI metodologija
Naravno, sve to treba propratiti odgovarajućom projektnom dokumentacijom jer sa aspekta PMI metodologije samo ono što je dokumentovano se zaista i desilo na projektu.
Prema PMI metodologiji, najčešćoj metodologiji za vođenje projekata koju primenjuje preko tri miliona ljudi širom sveta, projekat je podeljen na procesne grupe i oblasti znanja.
Dakle, sam projekat ima pet procesnih grupa i deset oblasti znanja.
U nastavku prvo prolazimo kroz procesne grupe (tok kroz vreme), a zatim kroz oblasti znanja (šta sve moraš da pokriješ). Ovako hronološki izgleda proces upravljanja projektima prema PMI metodologiji.
Procesne grupe
PMI logika deli projekat na procesne grupe (tok rada kroz vreme).
Procesne grupe su:
- Iniciranje,
- Planiranje,
- Realizacija,
- Monitoring i kontrola, i
- Zatvaranje projekta.
INICIRANJE PROJEKTA
Kreće se sa iniciranjem projekta, gde formalno pokrećemo projekat. Pre svega toga je neka business case analiza, odnosno benefiti koje će kompanija ostvariti realizacijom projekta.
Ovaj deo predvodi sponzor koji definiše svoje zahteve i daje projektni zadatak rukovodiocu projekta. U projektnom zadatku se definiše: inicijalni projektni tim, jasni i merljivi ciljevi projekta, izlazi projekta, rokovi i budžet projekta.
Projekte ne počinjemo zbog želje projekt leadera, već zbog određene potrebe firme, odnosno svaki projekat treba da ostvari određeni benefit za samu kompaniju.
PLANIRANJE PROJEKTA
Na osnovu toga, projekt menadžer dobija formalna ovlašćenja da krene u planiranje projekta i da, sa svojim timom, definiše planove za svaku pojedinačnu oblast projekta. Oblasti će biti detaljnije objašnjene u nastavku.
Sada ima autoritet da angažuje ljude i da troši novac kompanije. Nakon definisanja svih planova ide odobrenje planova od strane sponzora. Ako planovi nisu odobreni, projekt menadžer se vraća na ponovno planiranje projekta.
U tome mu pomaže tim i zajednički usklađuju projekat dok ne dobiju verziju kojom je zadovoljan sponzor.
REALIZACIJA PROJEKTA
Kada se planovi odobre od strane sponzora, kreće se u sledeću fazu. A to je realizaciju projekta ili sprovođenje konkretnih, planiranih projektnih aktivnosti.
Suština realizacije je izvršiti sve dogovorene aktivnosti i dobiti sve tražene izlaze koje je zahtevao sponzor. Dakle, ostvariti sve ciljeve projekta u dogovorenom roku i budžetu. Cilj je da na kraju projekta imaš zadovoljnog klijenta/sponzora.
MONITORING I KONTROLA PROJEKTA
Kako otpočne realizacija, ubrzo potom ide i monitoring i kontrola projekta kako bi se videlo da li ima nekih devijacija, tj. odstupanja od plana.
U slučaju da ima takvih izazova, projekt menadžer preduzima korektivne i preventivne akcije kojima vraća projekat na zacrtani put. Odmah i bez oklevanja reaguje i drži projekat pod kontrolom.
Istraživanja potvrđuju da su menadžeri projekata koji su kontrole smatrali „kritičnim“ imali dvostruko veće šanse da dostignu postavljene ciljeve projekta. Sa druge strane oni koji kontrolu projekta nisu smatrali važnom imali su tri puta veću verovatnoću da će im projekat propasti.
ZATVARANJE PROJEKTA
Kada svi pojedinačni izlazi projekta budu usvojeni od strane sponzora/klijenta kreće se sa formalnim zatvaranjem projekta. S obzirom da smo formalno pokrenuli projekat preko projektnog zadatka, isto tako formalno treba zatvoriti projekat. Dakle, prvo su projekt menadžer i sponzor potpisali dogovor i utanačili šta treba uraditi na projektu. Sada treba da potpišu da je realizacija projekta uradjena u skladu sa tim dogovorom.
Svi ciljevi su ostvareni, klijent je zadovoljan i potpisao je zatvaranje projekta.
Oblasti znanja
Pored toka kroz vreme, PMI razlaže upravljanje projektom na oblasti znanja (šta sve moraš pokriti).
Deset oblasti znanja su:
- Upravljanje integracijom
- Upravljanje obimom projekta
- Upravljanje vremenom
- Upravljanje troškovima
- Upravljanje kvalitetom
- Upravljanje resursima
- Upravljanje komunikacijom
- Upravljanje rizicima
- Upravljanje nabavkama
- Upravljanje zainteresovanim stranama
1. Upravljanje integracijom
Faza upravljanja integracijom je ključna faza upravljanja projektima. Uključuje procese i aktivnosti potrebne da se identifikuje, definiše, kombinuje, unificira i koordinira različitim segmentima upravljanja projektom. Ovi procesi i aktivnosti su ključne za uspešan završetak projekta, za uspešne sastanke sa klijentima i ispunjenje očekivanja i zahteva klijenata.
To je svakodnevno donošenje odluka gde koncentrisati resurse i napore, predvideti potencijalne probleme i preventivne reakcije. Faktički ova oblast se bavi integracijom svih ostalih oblasti projektnog menadžmenta i spaja sve delove projekta u jednu logičku celinu.
Ovde se ti, kao dobar projektni menadžer, izdvajaš od prosečnog jer kao mađioničar upravljaš svim segmentima projekta. Bitni delovi ove oblasti su:
- Izrada projektnog zadatka,
- Definisanje planova projekta,
- Realizacija konkretnih projektnih aktivnosti,
- Praćenje i kontrola projektnih aktivnosti,
- Kontrola promena
- Zatvaranje projekta
Izrada projektnog zadatka
Ovaj dokument određuje projektnog menadžera i time formalno započinje projekat. Tu se takođe definišu ciljevi projekta, inicijalni rokovi i budžet. Ovo će ti biti mapa puta koja će te voditi kroz ceo projekat
Definisanje planova projekta
Ovde definišeš glavni plan projekta koji će utvrditi šta ti je potrebno za dostizanje ciljeva projekta. To će ti pružiti polaznu osnovu za praćenje obima, trajanja projekta, kao i troškova projekta.
Realizacija konkretnih projektnih aktivnosti
Kao što samo ime kaže, ovde sledi realizacija konkretnih projektnih aktivnosti.
Praćenje i kontrola projektnih aktivnosti
Iako je prethodni korak usredsređen na izvršenje projekta, u ovoj fazi se radi o kontroli svih segmenata projekta: kontrola obima, kvaliteta, rasporeda i angažovanja zainteresovanih strana na projektu... Ako sve ove elemente držiš usklađene sa projektnim zadatkom, održavaćeš projekat na dobrom putu.
Kontrola izmena projekta (change management)
Nema projekta koji nije doživo makar jednu malu promenu tokom svoje realizacije. Vrlo često ima i mnogo, mnogo više promena. Zato dobro upravljanje projektima, omogućava projekt menadžer da promene stavi pod svoju kontrolu.
Kako?
Tako što će uvesti change management, tj. formalni metod za donošenje odluke koji zahtev za promenom će biti usvojen, a koji odbijen.
Naravno, vođa projekta treba jasno da prikaže posledice usvajanja zahteva i da obrazloži klijentu kako taj zahtev utiče na obim projekta, trajanje, troškove, kvalitet... Naravo, na osnovu toga treba da izvrši korekcije svih planova na koje je zahtev uticao. Ta informacija mora da se iskomunicira sa svim bitnim stakeholderima kako bi svi bili na istoj talasnoj dužini i znali koja verzija projekta je u toku.
Zatvaranje projekta
Ili, u slučaju velikih projekata, zatvaranje pojedine faze projekta. Projekat je formalno započet kroz projektni zadatak. Tu je jasno definisan dogovor dve strane: sponzora koji obezbeđuje novac i želi da se neki ciljevi realizuju tokom projekta, i projektnog menadžera koji se obavezuje da će to uraditi sa svojim timom u zadatkom roku.
Zatvaranje projekta je izuzetno bitno u procesu upravljanja projektima jer ti služi da dokažeš da je dogovor ispoštovan. Služi da potvrdiš klijentu da je sve urađeno u skladu sa projektnim zadatkom. Znači, kada su sve faze projekta gotove, onda se ide i na zatvaranje samog projekta.
Po završetku projekta, obavezan deo projektnog menadžmenta je analiza celog projekta. Ovo će ti pokazati gde je projekat uspeo, gde je bilo izazova, kako su rešeni i koje su lekcije naučene.
To ćeš iskoristiti za poboljšanje budućih projekata.
2. Upravljanje obimom projekta
Upravljanje obimom projekta uključuje procese potrebne da se utvrdi da projekat uključuje sav potreban rad, i samo taj traženi rad kako bi se uspešno realizovao. Project scope management se primarno odnosi na definisanje i kontrolisanje onoga što jeste, odnosno što nije uključeno u projekat. Projekat je uspešan samo kada se ostvari ono što je traženo, ništa manje, ali i ništa više.
Ovaj deo projektnog menadžmenta se bavi ciljevima projekta i predstavlja pretvaranje tih ciljeva (tehničke specifikacije, ugovornih obaveza) u konkrektne aktivnosti pomoću kojih će se realizovati traženi ciljevi. Tehnika koja se koristi je dekompozicija posla koja projekat deli na sitnije delove, a njih na još sitnije i tako do onog nivoa na kojem možemo sa sigurnošću da procenimo šta tačno treba uraditi na projektu. I koliko će taj radni paket (aktivnost) trajati, koji resursi su nam potrebni i koliko će koštati realizacija te aktivnosti. Bitne stvari u ovom delu su:
- SOW (Statement of Work) – izjava o obimu projekta koja detaljno opisuje tražene zahteve
- WBS (Work Breakdown Strucuture) – dekompozicija posla koja je prikazana u vidu dijagrama
- Validacija pojedinalnih izlaza projekta (deliverables) od strane sponzora/klijenta
WBS (Work Breakdown Strucuture)
WBS je najbolji alat za dekompoziciju posla, odnosno raščlanjavanje projekta na sastavne delove. On će nam pomoći da nešto tako veliko i kompleksno kao što je projekat, podelimo na faze, podfaze i na kraju konkretne zadatke (aktivnosti). A sve sa ciljem da za svaku aktivnost možemo tačno proceniti:
- koji resursi su potrebni za njenu realizaciju,
- koliko će trajati aktivnost
- i na kraju, koliko će koštati
Dobar WBS je osnova za dobro upravljanje projektima. Od njega zavisi tačnost svih estimacija trajanja i troška projekta. Pojednostavljuje planiranje, nadgledanje i kontrolu pojedinačnih projektnih aktivnosti.
3. Upravljanje vremenom
Upravljanje vremenom uključuje procese neophodne da se projekat završi na vreme, tj. u zadatom roku. Cilj ovog dela upravljanja projektima je da identifikujemo sve potrebne aktivnosti iz WBS-a. Onda za svaku od njih definišemo početak i kraj i njihove međusobne veze.
Znači, ovde definišemo rokove za sve aktivnosti, faze, pa i projekat u celosti. Kada smo definisali međuzavisnosti između aktivnosti, odnosno njihov vremenski raspored, ostaje da ih sekvencionišemo, tačnije da odredimo kojim redosledom će se aktivnosti realizovati. Dakle, koja će ići prva, koja druga, da li mogu ići u isto vreme, ili jedna može da krene tek kada prethodna bude gotova.
Zatim treba da odredimo način na koji ćemo pratiti taskove i kontrolisati njihovu realizaciju.
Da bismo znali kako napredujemo, treba pratiti i porediti početni plan sa aktuelnom realizacijom projekta. U slučaju upravljanja vremenom, to znači da treba porediti kada je bio planirani početak i završetak svake aktivnosti, a kada je ona stvarno počela i kada se stvarno završila. Na taj način ćemo uvideti odstupanja od plana i moći da predvidimo završetak projekta. Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Gant dijagram
- Kritični put
- Vremenska rezerva aktivnosti
- Rokovi
- Odgovorne osobe za realizaciju
- Procena datuma završetka projekta
4. Upravljanje troškovima
Upravljanje troškovima uključuje procese vezane za planiranje, predvidjanje, budžetiranje i kontrolisanje troškova tako da projekat može biti realizovan u okviru dozvoljenog budžeta. Koristićemo razne tehnike kako bi poboljšali procenu troškova svake pojedinačne aktivnosti. Naravno, ovde ćemo definisati i načine kontrola budžeta i praćenje odstupanja od našeg inicijalnog budžeta.
Troškovi aktivnosti se odnose na indirektne (zakup kancelarije, struja, voda, komunalije, internet…) i direktne troškove koje dalje možemo podeliti na:
- troškove angažovanja ljudskih resursa
- troškove angažovanja materijalnih resursa
- troškove podizvođača
- razne fiksne troškove (takse, dozvole i slično) kao i
- troškove za otkrivene i neotkrivene rizike.
Upravljanje obimom, vremenom i troškovima predstavljaju zlatni trougao projektnog menadžmenta i to su tri najvažnija segmenta upravljanja projektima. Takoreći, sveto trojstvo upravljanja projektima.
Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Budžet
- Vrste troškova
- Cost baseline
- Cash flow
- Izvori finansiranja
- Projekcija troškova na kraju projekta, a na osnovu trenutnog stanja
5. Upravljanje kvalitetom
Upravljanje kvalitetom uključuje sve aktivnosti organizacije koje određuju procedure, polise kvaliteta, ciljeve i odgovornosti tako da projekat zadovolji potrebe zbog kojih je pokrenut.
Project quality management implementira sistem kvaliteta kroz polise, procedure i procese planiranja kvaliteta, osiguranja kvaliteta i kontrole kvaliteta sa kontinualnim aktivnostima na unapređenju procesa. Ovo je jedna od često zanemarivanih oblasti upravljanja projektima, a sa druge strane veoma bitna jer obezbeđuje prekopotrebni kvalitet izlaza projekta. Sastoji se iz sledećih aktivnosti:
- Planiranje upravljanja kvalitetom
- Osiguranje kvaliteta
- Kontrola kvaliteta
Suštinski, ovde vršimo proveru, merenja i testiranja kako bismo potvrdili da smo uspešno realizovali projektne ciljeve i dobili baš one izlaze projekta koje je tražio sponzor, odnosno zbog kojih smo pokrenuli projekat. Posebno obrađene teme u ovoj oblasti su:
- Plan kvaliteta
- Testiranja i merenja kvaliteta
- Check liste
- Verifikacija izlaza projekta od strane tima
- Procesi, procedure, uputstva koja ćemo koristiti na projektu
- Auditi
6. Upravljanje ljudskim resursima
Upravljanje ljudskim resursima uključuje procese koji organizuju i upravljaju projektnim timom. Projektni tim se sastoji od ljudi kojima su dodeljene različite uloge i odgovornosti u timu.
Human resource management kaže da članovi tima treba da budu maksimalno uključeni u planiranje projekta i donošenje odluka. Ova oblast znanja se sastoji od planiranja načina na koji će se upravljati ljudskim resursima, prikupljanja najboljih članova projektnog tima, dobijanja potvrde od njihovih menadžera da se mogu angažovati na našem projektu.
Kada izaberemo članove tima i formiramo isti, kreće upravljanje projektom i naravno upravljanje timom. Vrlo bitan segment projektnog menadžmenta, jer je tim taj koji sprovodi, odnosno realizuje projekat. Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Plan angažovanja resursa
- Uloge i odgovornosti članova tima
- Matrica odgovornosti (RAM, RACI ili RASIC matrica)
- Formiranje tima
7. Upravljanje komunikacijom
Upravljanje komunikacijom uključuje procese neophodne za osiguranje pravovremene i odgovarajuće komunikacije: generisanje, prikupljanje, distribucija, skladištenje i preuzimanje projektnih informacija. Project communication management pravi kritičnu vezu između ljudi i informacija neophodnih za uspešnu komunikaciju.
Project manager može provesti neverovatno mnogo vremena komunicirajući sa projektnim timom, stakeholderima, klijentima i sponzorima. Procenjuje se da čak 90% svog vremena provede komunicirajući sa različitim zainteresovanim stranama te je jasno zašto ovaj deo upravljanja projektima treba da bude adekvatno sagledan. Sastoji se iz tri dela: planiranje, upravljanje i kontrola komunikacije. Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Plan komunikacije, odnosno komunikacijski plan projekta
- Izveštaji
- Sastanci
8. Upravljanje rizicima
Upravljanje rizicima na projektu uključuje procese koji se bave planiranjem rizika, identifikacijom rizika, kvalitativnom i kvantitativnom analizom, planiranjem reakcije na rizike, praćenjem i kontrolom rizika. Ciljevi risk managementa su povećati verovatnoću i uticaj pozitivnih događaja, a smanjiti verovatnoću i uticaj nepovoljnih događaja za projekat kako bi se projekat završio na vreme.
Počinje fazom planiranja, pa se nastavlja na identifikovanje svih mogućih rizika, nakon čega sledi kvalitativna i kvantitativna analiza. Izlaz svega toga je registar rizika gde su rizici sortirani po finansijskom uticaju na projekat, a na osnovu matematičkih analiza.
Projekt menadžment ima za cilj, ne samo da identifikuje najveće rizike, već i da osmisli strategije reagovanja na pojave tih rizika tako da u svakom slučaju znamo šta treba raditi kada se javi neki rizičan događaj. Pri tome, uvek treba razmotriti dva aspekta strategije, prvi kako smanjiti mogućnost pojave rizika, i drugi kako smanjiti uticaj kada se rizik pojavi. Neke od strategija rizika koje koristimo prilikom upravljanja projektima su:
- Podizanje na viši nivo
- Izbegavanje,
- Prihvatanje,
- Transfer,
- Redukcija rizika.
U slučaju da postojeći odgovor na pojavu rizika ne deluje, treba imati rezervni, takozvani contingency plan. Ovo je definitivno jedna od najvažnijih i najkritičnijih oblasti upravljanja projektima. Detaljnim i sistematičnim pristupom rizicima, možemo drastično povećati šansu da projekat bude uspešno realizovan. I smanjiti sve potencijalne poteškoće prilikom njegove realizacije.
Direktna posledica upravljanja rizicima je dodavanje novih aktivnosti, resursa, izmena ugovora… Zato je ovo iterativan proces jer utiče na promenu svih ostalih planova, odnosno ostalih oblasti znanja. Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Registar rizika
- Rezidulani rizik
- Vlasnik rizika
- Matrica rizika
- Tolerancija na rizike
- Plan rizika
- Odgovor na pojavu rizika
- Iterativno planiranje ostalih oblasti
9. Upravljanje nabavkom
Upravljanje nabavkama može imati koristi za projekat na mnogo načina. Neki značajni benefiti su:
- Pomaže u identifikovanju dobara i usluga koje su potrebne za uspešan završetak projekta
- Pruža kompletnu listu narudžbenica i spisak svih dobavljača
- Daje dogovorene rokove i načine isporuke
- Pomaže u pregledu i nabavci dobara i usluga od dobavljača
- Potvrđuje prekretnice ugovora i odobrava njihovo plaćanje
- Deluje kao referenca koja pomaže u preispitivanju učinka dobavljača u odnosu na ugovor
- Pomaže u identifikovanju i rešavanju problema sa performansama dobavljača
Upravljanje nabavkom uključuje procese kupovine odnosno nabavke proizvoda ili usluga potrebnih za realizaciju projekta. Sadrži definisanje potrebnih proizvoda i/ili usluga, predložene dobavljače, način i kriterijume na osnovu kojih će se odrediti najpovoljniji dobavljači, različite tipove ugovora koji mogu biti potpisani sa izabranim dobavljačima, kao i prednosti i mane istih ugovora.
Naravno, pored toga sadrži način kontrole i monitoringa samih nabavki, u smislu provere isporučenih količina, kvaliteta robe/usluge, cena, rokova, kao i poštovanje samih odredbi iz ugovora. Usko je povezan sa planiranjem troškova, odnosno budžetom jer nabavke čine najveći deo budžeta kod većine projekata.
Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Plan nabavki
- Spisak dobavljača
- Tehničke specifikacije
- Ugovori
- Kontrola nabavki i ugovora
10. Upravljanje zainteresovanih stranama
Prilikom pokretanja projekta, uvek treba pažljivo identifikovati zainteresovane strane. To su učesnici projekta, odnosno pojedinci i organizacije koje su aktivno uključene u projekat, ili čiji interesi mogu biti zahvaćeni projekt menadžment aktivnostima. Potrebno je identifikovati njihove interese i zahteve i upravljati njima u toku projekta. Od njih zavisi vaš projekat. Zato vidite ko su, saznajte njihove potrebe i očekivanja i smislite kako da ih zeinteresujete za projekat. Osnovni stakeholderi su:
- Sponzor ili vlasnik projekta,
- Vođa projekta,
- Projektni tim,
- Top menadžment,
- Program menadžeri
- Portfolio menadžeri
- Klijenti ili korisnici izlaza projekta,
- Direktori sektora
- Eksterni saradnici – konsultanti
- Dobavljači
- Protivnici projekta
Samo upravljanje zainteresovanim stranama se sastoji od: identifikovanja stakeholdera, planiranja upravljanja stakeholderima, upravljanja njihovim očekivanjima i kontrole njihovog angažovanja. Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Registar stakeholdera
- Plan za upravljanje zainteresovanim stranama
- Motivacija stakeholdera i
- Tehnike motivacije tima
REZIME: ŠTA DA URADIŠ VEĆ NA SLEDEĆEM PROJEKTU
Ako uvedeš metodologiju, smanjuješ:
- probijanje rokova,
- “curenje obima”,
- izgubljeno vreme i novac,
- konfuziju u odgovornostima,
- zavisnost od jedne osobe.
Upravljanje projektima je kompleksno, ali postaje mnogo lakše kada imaš:
- jasne uloge,
- dokumentaciju,
- kontrolu promena,
- kontrolu rizika,
- standardizovan način praćenja.
Primena ove metodologije značajno povećava šanse da će tvoji projekti biti uspešniji.
Sada znaš da se projekat sastoji iz pet projektnih procesa:
- Iniciranje (pokretanje) projekta
- Planiranje
- Izvršenje
- Monitoring i kontrola
- Zatvaranje projekta
Pored toga sastoji se i iz deset oblasti znanja:
- Upravljanje integracijom,
- Obimom projekta,
- Vremenom,
- Troškovima,
- Kvalitetom,
- Resursima,
- Komunikacijom,
- Rizicima,
- Nabavkom,
- Stakeholderima
KLJUČNIM POKRETAČI USPEHA PROJEKTA
Izveštaj PMI-a, Pulse of the Profession 2023 pokazuje da su ključni pokretači uspeha projekta sledeće stvari:
- Visoka zrelost upravljanja benefitima projekta,
- Nizak nivo curenja obima,
- Česta upotreba standardizovanih praksi upravljanja rizikom,
- Česta upotreba standardizovanih praksi angažovanja zainteresovanih strana,
- Visoka organizaciona agilnost,
- Visok učinak kancelarije za upravljanje projektima (PMO),
- Visoka zrelost procesa upravljanja projektima,
- Korišćena metrika uspeha upravljanja projektom: kvalitet rada i
- Korišćena metrika uspeha upravljanja projektom: pridržavanje rasporeda
- Soft skills projektnog menadžera (veštine vođenja ljudi)
4 stuba razvoja izvanrednog projektnog menadžera
Kao što vidiš u našem vodiču za upravljanje projektima, upravljanje projektima je kompleksna i zahtevna disciplina. Traži različita znanja i poznavanje više stvari pa izvanredan projektni menadžer poseduje sledeće veštine:
- Veština projektnog menadžmenta – poznavanje odgovarajuće metodologije za vođenje projekata
- Menadžerske / liderske veštine – sposobnost motivisanja i upravljanja timom i izvlačenja maksimuma iz njega
- Digitalne veštine – korišćenje softverskih alata, specijalizovanih za vođenje projekata.
- Strateške veštine – poznavanje same organizacije, znanje i ekspertiza industrije u kojoj se odvija projekat
Česta pitanja o metodologiji upravljanja projektima
Da li je metodologija korisna i ako nisam formalno projektni menadžer?
Da. Metodologija pomaže svima koji vode inicijative i koordiniraju ljude, rokove i budžete — tim liderima, koordinatorima i menadžerima u projektnom okruženju.
Da li je metodologija upravljanja projektima teorijska ili praktična?
Metodologija je osmišljena tako da se primenjuje u svakodnevnom radu. Fokus je na realnim situacijama, donošenju odluka, radu sa timovima i rešavanju konkretnih problema na projektima.
Da li je metodologija primenljiva samo u IT projektima?
Ne. Metodologija upravljanja projektima primenljiva je uvek i svuda, u IT industriji, građevini, proizvodnji, marketingu, organizaciji događaja i svim oblastima gde se rad odvija kroz projekte.
Koja je razlika između metodologije i alata poput MS Projecta ili sličnih softvera?
Metodologija definiše kako se projekti planiraju i vode, dok alati služe da se ta metodologija tehnički sprovede. Bez metodologije, alati sami po sebi ne rešavaju probleme.
Da li metodologija može da se prilagodi različitim tipovima organizacija?
Da. Dobra metodologija nije kruta šema, već okvir koji se prilagođava veličini tima, kompleksnosti projekta i načinu rada organizacije.
Kada metodologija ne daje rezultate u praksi?
Najčešće onda kada se primenjuje formalno, bez razumevanja suštine, ili kada se koristi kao „checklista“, a ne kao alat za donošenje odluka.
U praksi se često dešava da ljudi razumeju osnovne principe upravljanja projektima, ali se iz projekta u projekat suočavaju sa istim problemima – kašnjenjima, preopterećenim timom, nejasnim prioritetima i lošom komunikacijom. U takvim situacijama metodologija predstavlja okvir, ali ključnu razliku pravi način na koji se ona primenjuje na konkretan projekat i konkretan tim.
Odakle da počnem
Ako si početnik:
- pročitaj ovaj vodič do kraja,
- na sledećem projektu primeni minimum: ciljevi + WBS + termin plan + budžet + rizici,
- uvedi jednostavnu kontrolu promena (ništa “usput”).
Ako si iskusan:
- Proveri gde ti “puca sistem”. Najčešće su to scope creep, rizici i stakeholderi, a ne Gant.
Šta je sledeći korak za tebe
Ako si ovde na kraju teksta, verovatno ozbiljno razmišljaš o projektnom menadžmentu. Teorijsko razumevanje projektnog menadžmenta je važno, ali u praksi se najčešće pokazuje da je potrebno povezati metodologiju, alate i primenu na realnim projektima.
U zavisnosti od potreba, iskustva i cilja koji imaš postoje različiti nivoi edukacije i podrške, a najčešći sledeći koraci su:
AKADEMIJA PROJEKTNOG MENADŽMENTA
(ulazak u projektni menadžment ili sistemsko unapređenje načina rada)
Ovde smo spojili sve što ti treba: metodologiju upravljanja projektima, rad u alatima i upravljanje rizicima, tako da dobiješ celovit pristup projektima i njihovoj primeni u realnim uslovima.
Bilo da si totalni početnik ili iskusni projektni menadžer, Akademija će ti sigurno unaprediti način rada.
Obuka za upravljanje projektima
(kada je potreban kraći uvod u metodologiju)
Obuka za upravljanje projektima namenjena je pojedincima i timovima koji žele da razumeju osnovne principe, procese i uloge u projektnom menadžmentu.
Odnosno koji su koraci na jednom projektu i šta raditi u svakom od njih.
Za sve dodatne informacije možete nas kontaktirati na 063 104 27 15
Upravljanje projektima u kompanijama
Za kompanije koje žele da unaprede način rada na projektima, upravljanje projektima se ne svodi samo na pojedinačne obuke, već na uspostavljanje sistema i dugoročnu primenu u praksi.