PORTFOLIO MENADŽMENT

Koja je korist od trčanja, ako si na pogrešnoj stazi? – nemačka izreka

Najviši nivo upravljanja projektima je svakako upravljanje portfeljom projekata ili portfolio menadžment.

Portfolio je grupa programa, projekata i drugih povezanih operativnih poslova kojima su određeni prioriteti i koji su implementirani sa ciljem da se realizuju strateški ciljevi kompanije. Na ovaj način se optimizuje korišćenje resursa, smanjuju rizici, uvećavaju benefiti i performanse organizacije.

Kako realizovati strateške ciljeve?

Ako se setimo one nemačke izreke koja kaže “koja je korist od trčanja, ako si na pogrešnoj stazi”, onda bi upravljanje projektima bilo jednako učestvovanju u trci, a upravljanje portfolijom trčanje pravom stazom.

Dakle, portfolio management bi bio realizacija strateških ciljeva kompanije kroz realizaciju najboljih projekata. Portfolio menadžment nije isto što i multiprojektno upravljanje, već mnogo više od toga. To je uskladjenost sa strateškim ciljevima kompanije.

Zašto portfolio menadžment?

Kada imate firmu u kojoj imate više projekata koji se odvijaju u isto vreme, potrebna vam je centralizovana kontrola projekata i centralizovano upravljanje ljudskim, materijalnim i finansijskim resursima. Ako toga nema, onda dobijate nekoliko projekt menadžera koji vode nezavisne projekte koji nisu uskladjeni sa ciljevima kompanije. Pri tome projekt menadžeri ne znaju jedni za druge i za ostale projekte, ne znaju o opterećnosti resursa na ostalim projektima. Resursi se prebacuju sa jednog projekta na drugi, pri čemu mnogi od tih projekata ne bi ni trebalo da se realizuju jer su rizični i ne doprinose strateškim ciljevima firme. Neki od tih projekata su pravi strateški projekti, sa velikim benefitima za kompaniju, a neki od njih su samo “slatki snovi” njihovih projekt menadžera i ni na koji način ne doprinose kompaniji. Vrlo često ne budu realizovani do kraja.

Jednom reči, imate multiprojektno upravljanje koje je svrha samo sebi, a ne doprinosi kompaniji jer nemate realizovane strateške ciljeve.

Odnos projekata, programa i portfolija

Imate slučajno izabrane projekte, bez nekog matematičkog, odnosno finansijskog modela njihove selekcije. Imate puno projekata, ali, suštinski, vrlo malo kontrole nad njima jer svaki rukovodilac projekta radi za sebe i svoj projekat, a ne za firmu. Ne razumeju ostale projekte i razloge njihovih pokretanja.

A što je još gore, prilike su propuštene!!!

Nema benefita za kompaniju.

Novac je uzalud potrošen.

A SVRHA PORTFOLIO MENADŽMENTA JE BAŠ BENEFIT, KONTROLA, BALANSIRANO KORIŠĆENJE RESURSA, CENTRALNO UPRAVLJANJE SVIM PROJEKTIMA

Razlog toga je što mnogi rukovodioci projekta ne razumeju potrebe zbok kojih je projekat pokrenut jer nisu bili blagovremeno uključeni u iniciranje projekta i ne znaju koje strateške ciljeve treba realizovati ovim projektim. I to je vrlo čest slučaj.

Kako bi trebalo da bude?

Evo kako bi trebalo da izgleda u savršenoj kompaniji. Sve bi se uradilo u pet koraka

Strateški ciljevi
Predlozi projekata
Izbor najboljih predloga projekata – kreiranje portfolija
Realizacija portfolija
Monitoring i kontrola portfolija

STRATEŠKI CILJEVI

Kompanija ima jasno definisane strateške ciljeve i svi projekti treba da potpomognu realizaciju tih ciljeva. Ciljevi su jasno istaknuti i svi zaposleni znaju ciljeve kompanije i svoji odeljenja

PREDLOZI PROJEKATA

Na osnovu definisanih godišnjih ciljeva, krajem godine se pravi se plan realizacije ciljeva za narednu godinu. Svi zaposleni daju predloge projekata imajući na umu realizaciju tih ciljeva. Javiće se više različitih rešenja, potencijalnih projekata kojima se mogu dostići ti ciljevi. Naravno, broj projekata je mnogo veći, nego što su kapaciteti firme, kako ljudski, tako i novčani koji bi ispratili pokretanje i završetak svih projekata.

SELEKCIJA NAJBOLJIH KANDIDATA ZA PORTFOLIO

Zato se radi portfolio analiza, odnosno vrši odabir najboljih kandidata koji će se pokrenuti u narednoj godini i čijom uspšnom realizacijom će se realizovati i strateški ciljevi. Nakon detaljne analize portfolija, a na osnovu unapred utvrđenih kriterijuma, dobićemo najbolje kandidate. Iz mora ideja, izabraćemo one koji sa najmanje troškova, vremena, resursa i rizika ostvaruju ciljeve kompanije.

Takvi projekti će se rangirati, autorizovati i formalno inicirati u toku naredne godine. A za njihovu realizaciju biće odgovoran portfolio menadžer.

REALIZACIJA PORTFOLIJA

Sve projekte treba, radi lakšeg praćenja, uneti u neki softverski alat. Naša preporuka je MS Project jer ima jednostavan intefejs, vrlo je intuitivan i lak za korišćenje.

MONITORING I KONTROLA PORTFOLIJA

Kada sve to sinhronizujete i pratite kroz neki softverski alat znaćete kako stojite sa celim portfoliom projekata, znaćete kako napredujete što se tiče vremena, troškova i korišćenja resursa. Znaćete da li postoje odstupanja od inicijalnog plana portfolija ili ne, i kako da ceo sistem vratite na pravi put.

Portfolio je šira slika

Naravno, projekt portfolio menadžment daje organizaciji i menadžerima mogućnost da vide širu sliku, što bi rekli big picture. Zato je portfolio šira slika kompanije gde sve grupe dobiju kvalitetne i potrebne informacije.

Izvršni direktori – znaju šta projektni menadžeri treba da dostignu.
Projekt menadžeri – imaju lak pristup članovima projektnog tima.
Članovi tima – imaju poboljšanu komunikaciju sa liderima i ostalim kolegama.
Stakeholderi – imaju stalno dostupne relevantne informacije o projektu i portfoliju

Da je upotreba portfolija vrlo zastupljena u svetu, govori i činjenica da su portfolio menadžeri jako cenjeni i da je prema opsežnom istraživanju PM instituta, koje je urađeno na reprezentativnom uzorku od 26.000 projekt menadžer profesionalaca u 34 zemlje, zaključeno da je plata portfolio menadžera porasla za 5% u poslednjih 12 meseci.

Šta ćete naučiti na obuci?

Kao što ste već videli i pročitali, naš cilj je da preslikamo profil te idealne kompanije i da vam pokažemo kako od vaših strateškilj ciljeva doći do portfolija i njegove realizacije. Sama obuka za upravljanjem portfoliom se sastoji od teorijskih i praktičnih primera. Naučićete:

Šta je portfolio?
Koja je razlika izmedju projekta, programa i portfolija?
Kako da planirate portfolio?
Kako da izvršite odabir najboljih kandidata za portfolio (projekata koji su najviše uskladjeni sa strateškim ciljevima kompanije)?
Kako da kontrolišete i pratite realizaciju portfolija?
Kako da upravljate performansama?
Benefiti portfolija
Upravljanje komunikacijom
Upravljanje rizicima na portfoliju

Slika sa Project Portfolio Management obuke

Naravno, za sve ovo ćemo imati konkretne matematičke modele: finansijske i oni koji to nisu, tzv. multi-atributski modeli. U startu ćemo odbaciti najgore kandidate, ostale propustiti kroz ove matematičke modele i dobiti rang listu najboljih kandidata za portfolio. U zavisnosti od ljudskih i finansijskih resursa odabraćemo određeni broj projekata koje ćemo realizovati kroz portfeljo. Za sve ovo ćemo koristiti unapred pripremljene Excel šablone koji će vam pomoći da budete uspešan portfolio menadžer.

Kada dobijemo najbolje projekte, unećemo ih u softver MS Project, napraviti portfolio i pratiti realizaciju kroz ovaj softverski alat. Dakle, znaćemo šta je portfolio, imaćemo centralnu tačku upravljanja i njegove kontrole, pratićemo trajanje svih pojedinačnih komponenti portfolija, kao i portfolija u celini. Pratićemo troškove na nivou portfolija, rasporedjivati ljudske i materijalne resursa u okviru njega, izveštavati top menadžment…

U suštini, proćićemo realnu simulaciju planiranja portfolija, izbora najboljih projekata iz mora ponudjenih projekata, i praktičnu simulaciju realizacije portfolija korišćenjem softerskog alata MS Project.

Bukvalno, sve od početka do kraja.

Tako da ćete nakon obuke biti u stanju da analizirate i napravite gotov portfolio, i da ga samostalno vodite pomoću MS Project programa.

Ako se još uvek pitati da li je obuka za upravljanje portfolijom prava obuka za Vas ili ne, onda pročitajte kome je namenjena.

Da li je ova obuka za Vas?

Ovaj kurs je za Vas:

Ako želite da brže i lakše realizujete strateške ciljeve
Ako ste generalni direktor, izvršni direktor ili deo top menadžmenta
Ako ste program ili portfolio menadžer
Ako vodite više projekata u isto vreme
Ako želite da unapredite kompaniju i
Ako ste business developer
Ako ste resource manager

Opšte informacije o in-house kursu

Trajanje kursa: 2 dana

Vreme: 09-16h

Potrebno predznanje: Osnove MS Project-a (ovo je obavezan deo jer se praćenje portfolija radi u ovom sofveru)

Minimalan broj polaznika: 3

Tip obuke: In-house

Cena: 34.990 + PDV

TERMIN ONLINE OBUKE ZA UPRAVLJANJE PORTFOLIJOM PROJEKATA:

Datum početka: 19.oktobar

Trajanje: mesec dana

Dinamika: ponedeljkom i sredom po dva časa

Broj časova: 18 časova

Vreme: 18.00-19.30h

Investicija: 34.990 RSD (241 EUR) + PDV

Fizička lica: 34.990 RSD

Rane uplate do 1.oktobra: 29.990 RSD

Ušteda: 5.000 RSD