Upravljanje projektima
Ako te interesuju projekti, onda sigurno treba da pročitaš ovaj prvi i osnovni tekst o upravljanju projektima koji predstavlja svojevrsnu Bibliju vođenja projekata. Ovaj tekst je najbitniji na celom sajtu.
Ovaj vodič za projektni menadžment je toliko bitan da je pročitan više od 25.000 puta. Više od 25.000 ljudi koje interesuje projektni menadžment, je pročitalo ovaj vodič za upravljanje projektima.
Ako treba da ti preporučim neki članak koji će te najbrže uvesti u svet projekt menadžmenta, onda bi to bio baš ovaj. To je definitivno jedan od najbitnijih članaka na našem sajtu i OSNOVA ZA SVE.
U njemu ćeš saznati kroz koje korake prolazi projekat. Tačnije, kroz koje projektne procese i oblasti znanja treba da prodje projekat od svog početka pa do samog završetka. Dakle, sve od iniciranja preko planiranja, realizacije, monitoringa i kontrole pa samog završetka. Tekst će stalno biti dopunjavan novim sadržajem i uvek će biti polazna osnova za upravljanje projektima. Bilo da si početnik ili iskusni projekt menadžer, ovo uputstvo će ti uvek biti korisno. Na jednostavan način ćeš videti i saznati osnove projektnog menadžmenta.
Ovladaćaš dokazano najboljom metodologijom za upravljanje projektima. Shvatićeš “šemu” projekta.
Lako je kad imaš “šemu” projekta. S obzirom da posao projekt mendžera postaje sve popularniji širom sveta i sve traženiji u našoj regiji, onda je vreme da se pozabaviš time. Ako ne znaš kako i odakle da kreneš sa proučavanjem projektne metodologije, onda je ovo najbrži put.
Kome je namenjen tekst?
Svima vama koji:
- upravljate projektima kao projektni menadžer
- učestvujete kao sponzor projekta
- deo ste projektnog tima
- nemate dovoljno iskustva u vođenju projekata
- želite da započnete novu karijeru i oprobate se u projektnom menadžmentu
- želite da proširite i unapredite svoje veštine upravljanja projektima
- želite da razumete metodičan i sistematičan način vođenja projekata
Upravljanje projektima ne ide uvek baš glatko!
Sa druge strane, bez obzira što učestvuješ u projektima, jasno ti je da tvoje upravljanje projektima ne ide baš glatko.
Često ti projekti kasne, a ne znaš zašto, zar ne?
Probijaš rokove, klijent nije zadovoljan kvalitetom, troškovi projekta su mnogo veći nego što je planirano?
Ništa neobično, čak se može reći da je to standardna situacija. I ako ti je za utehu, velikoj većini se to dešava. Svetska statistika kaže da se 2/3 projekata neuspešno završi.
Čak 67% projekata su neuspešni!
(Istraživanje objavljeno u HBR magazinu, a sprovedeno od strane Gartnera, jedne od najvećih istraživačka kompanija na svetu)
Samo 2,5% kompanija uspešno završi sve projekte!
I to nije sve, evo šta još kaže statistika:
- Samo 58% organizacija razume vrednost upravljanja projektima
- 55% projekt menadžera smatra da je prekoračenje budžeta razlog neuspeha projekta
- Nedostatak jasnih ciljeva je razlog za 37% neuspešnih projekata
- 44% projekata propada zbog nedostatka usklađenosti između poslovnih i projektnih ciljeva
- 75% projekata propada jer se više rukovodstvo ne uključuje
- 57% projekata propada zbog loše komunikacije na projektu
POSAO PROJEKT MENADŽERA JE SVE TRAŽENIJI!
Razlog tako loše statistike je nedostatak edukovanih projekt menadžera, odnosno nedovoljno poznavanje metodologije upravljanja projektima. A opet, posao project managera je tražen i dosta plaćen. Postoji evidentan trend rasta potražnje za projekt menadžerima i otvaranja novih radnih mesta.
Tako da ne treba da te iznenađuje činjenica o izuzetnom značaju edukovanih projekt menadžera za jednu organizaciju. Prema Project Management Talent Gap Reportu u periodu od 2010. do 2020.godine otvoreno je 15,7 miliona novih radnih mesta za projektne menadžere.
I SVE PLAĆENIJI!
Kao što vidiš, posao projekt menadžera biće sve traženiji i traženiji.
I što je još bitnije, sve plaćeniji!
Pa naravno kada samo 33% projekata bude uspešno realizovano. Nije ni čudo da su ti mađioničari, ti izuzetni projekt menadžeri vrlo cenjeni i odlično plaćeni. Broj kompanija koje su projektno orijentisane ili imaju posebna odeljenja za upravljanje projektima raste iz godine u godinu. Kako u svetu, tako i na našim prostorima.
Prosečna plata projekt menadžera je 1417 EUR (170.000 RSD)
Ovo govorimo iz prve ruke jer smo svedoci ovih dešavanja na našim prostorima. Prosečna plata projekt menadžera u Srbiji je 170.000 dinara mesečno. (istraživanje Helloworda)
Ako je tvoja plata veća od prosečne onda ti zaista dobro ide. Ali ako je tvoja plata niža od prosečne onda ima dosta prostora za napredak. Počni na vreme i napravi ozbiljan iskorak u svojoj karijeri.
Statistika jasno govori o uticaju iskustva na visinu zarade.
Iskusni PM u proseku zarađuju 1.885 EUR (222.500 RSD)
Na primer, projektni menadžeri sa radnim iskustvom od 5 do 10 godina u proseku zarađuju 154.000 dinara, dok sa iskustvom od 10 do 15 godina čak 22% više odnosno oko 188.000 dinara.
Menadžeri projekata čiji radni staž se kreće u rasponu od 15 do 20 godina imaju mesečnu zaradu 199.000 dinara što je 6% više od menadžera sa iskustvom od 10 do 15 godina.
Menadžeri projekata sa iskustvom preko 20 godina zarađuju u proseku mesečno 222.500 dinara.
PRAVA METODOLOGIJA ZA VOĐENJE PROJEKATA
Vođenje projekta bez dobrog upravljanja i primene prave metodologije doneće više štete nego koristi. Da ne pričamo o velikim finansijskim gubicima, propuštenim prilikama i izgubljenim klijentima. Zato ti ovi statistički podaci o upravljanju projektima mogu pomoći da dobiješ jasniju sliku o značaju same metodologije, da razumeš zašto projekti propadaju i, naravno, koji su faktori ključni za njihov uspeh.
Znači pravo je vreme da uskočiš u taj voz, zar ne? Dozvoli sebi da budeš deo toga, a ne da te zaobiđe voz promena. Da li želiš da dobijete dodatna znanja iz oblasti:
- upravljanja projektima,
- realizacije strateških cilljeva kompanije
- unapređenja kvaliteta ili
- želiš da postaneš dobro plaćeni profesionalci u svojim oblastima, baš kao gore pomenuti mađioničari projektnog menadžmenta,
Ako je tvoj odgovor DA na bilo koje gornje pitanje, onda si na pravom mestu.
PRAKTIČNO OBJAŠNJENJE
Možemo ti ponuditi praktično objašnjenje upravljanja projektima kroz ovaj specijalizovani, ultimativni vodič, kao i kroz različite kurseva iz oblasti projektnog menadžmenta. Sigurno ćeš unapredite svoja znanja i kompetencije i postati bolji rukovodilac projekta, odnosno bolji projektni menadžer. Sigurno ćeš biti u prednosti u odnosu na one koji nisu naučili formalnu metodologiju za upravljanje projektima. Zato krenimo redom od same definicije.
Projekat je privremeni napor preduzet da se kreira nešto jedinstveno: proizvod, usluga ili rezultat.
Druga definicija kaže:
Upravljanje projektima je primena znanja, veština, alata i tehnika na projektne aktivnosti sa ciljem ispunjenja zahteva zainteresovanih strana i očekivanja od projekta.
Šta je upravljanje projektima?
Koju god definiciju da iskoristimo za projektni menadžment, bitno je reći da projekat ima sledeće osobine:
- privremeni karakter,
- definisani početak i kraj,
- ciljeve koje treba realizovati,
- budžet
POTREBE BIZNISA
Naravno iza projekta uvek treba da postoji potreba firme, odnosno biznisa (business case) i to je, zapravo razlog zašto pokrećemo projekat. Stani! Pročitaj ponovo prethodnu rečenicu.
Projekte ne počinjemo zbog želje project leadera, već zbog određene potrebe firme. Dakle, projekat treba da ostvari određeni benefit za samu kompaniju.
RAZLOZI POKRETANJA PROJEKTA
Najčešći razlozi pokretanja projekta se mogu svrstati u neku od ovih kategorija:
- Zahtevi tržišta: promene koje su neophodne kako bi se opstalo ili napredovalo na tržištu
- Organizacione potrebe same kompanije: interni (razvojni projekti), razvijanje novih proizvoda ili usluga, unapređenje procesa rada, izrada sistematizacije…
- Zahtev klijenta: projekti prema investitoru, projektovanje, građevinski projekti, IT projekti, izvođački radovi
- Tehnološki napredak: pojava novih tehnologija, novih programskih jezika, novih, boljih materijala…
- Pravni zahtevi – zakonska regulative: usklađivanje sa novim iznosom PDV-a, sa zakonom o radu…
- Uticaj na životnu sredinu: smanjenja efekta zagađenja vazduha, zemljišta, vode
- Socijalne potrebe
Upravljanje projektima [project management] se sastoji iz nekoliko celina, koje su, radi lakšeg praćenja, prikazane kroz projektne procese i oblasti znanja.
Projekat
Ovde su pokrivene osnovne stvari o samoj definiciji projekta:
- šta je projekat,
- koje su uloge pojedinih članova projektnog tima,
- koje osobine treba da ima project manager,
- koje su procesne grupe na projektu,
- koje su oblasti znanja (faze projekta) i naravno
- terminologija upravljanja projektima, odnosno project management termini
PMI metodologija
Naravno, sve to treba propratiti odgovarajućom projektnom dokumentacijom jer sa aspekta PMI metodologije samo ono što je dokumentovano se zaista i desilo na projektu.
Prema PMI metodologiji najčešćoj metodologiji za vođenje projekata koju primenjuje preko tri miliona ljudi širom sveta, projekat je podeljen na procesne grupe i oblasti znanja. Dakle, sam projekat ima pet procesnih grupa i deset oblasti znanja.
10 OBLASTI ZNANJA
- Upravljanje integracijom
- Upravljanje obimom projekta
- Upravljanje vremenom
- Upravljanje troškovima
- Upravljanje kvalitetom
- Upravljanje resursima
- Upravljanje komunikacijom
- Upravljanje rizicima
- Upravljanje nabavkama
- Upravljanje zainteresovanim stranama
5 PROCESNIH GRUPA
- Iniciranje,
- Planiranje,
- Realizacija,
- Monitoring i kontrola, i
- Zatvaranje projekta.
INICIRANJE PROJEKTA
Kreće se sa iniciranjem projekta, gde formalno pokrećemo projekat. Pre svega toga je neka business case analiza, odnosno benefiti koje će kompanija ostvariti realizacijom projekta.
Ovaj deo predvodi sponzor koji definiše svoje zahteve i daje projektni zadatak rukovodiocu projekta. U projektnom zadatku se definiše: inicijalni projektni tim, jasni i merljivi ciljevi projekta, izlazi projekta, rokovi i budžet projekta.
Projekte ne počinjemo zbog želje projekt leadera, već zbog određene potrebe firme, odnosno svaki projekat treba da ostvari određeni benefit za samu kompaniju.
PLANIRANJE PROJEKTA
Na osnovu toga, projekt menadžer dobija formalna ovlašćenja da krene u planiranje projekta i da, sa svojim timom, definiše planove za svaku pojedinačnu oblast projekta. Oblasti će biti detaljnije objašnjene u nastavku.
Sada ima autoritet da angažuje ljude i da troši novac kompanije. Nakon definisanja svih planova ide odobrenje planova od strane sponzora. Ako planovi nisu odobreni, projekt menadžer se vraća na ponovno planiranje projekta.
U tome mu pomaže tim i zajednički usklađuju projekat dok ne dobiju verziju kojom je zadovoljan sponzor.
REALIZACIJA PROJEKTA
Kada se planovi odobre od strane sponzora, kreće se u sledeću fazu. A to je realizaciju projekta ili sprovođenje konkretnih, planiranih projektnih aktivnosti.
Suština realizacije je izvršiti sve dogovorene aktivnosti i dobiti sve tražene izlaze koje je zahtevao sponzor. Dakle, ostvariti sve ciljeve projekta u dogovorenom roku i budžetu. Cilj je da na kraju projekta imaš zadovoljnog klijenta/sponzora.
MONITORING I KONTROLA PROJEKTA
Kako otpočne realizacija, ubrzo potom ide i monitoring i kontrola projekta kako bi se videlo da li ima nekih devijacija, tj. odstupanja od plana.
U slučaju da ima takvih izazova, projekt menadžer preduzima korektivne i preventivne akcije kojima vraća projekat na zacrtani put. Odmah i bez oklevanja reaguje i drži projekat pod kontrolom.
Istraživanja potvrđuju da su menadžeri projekata koji su kontrole smatrali „kritičnim“ imali dvostruko veće šanse da dostignu postavljene ciljeve projekta.
Sa druge strane oni koji kontrolu projekta nisu smatrali važnom imali su tri puta veću verovatnoću da će im projekat propasti.
Kada svi pojedinačni izlazi projekta budu usvojeni od strane sponzora/klijenta kreće se sa formalnim zatvaranjem projekta. S obzirom da smo formalno pokrenuli projekat preko projektnog zadatka, isto tako formalno treba zatvoriti projekat. Dakle, prvo su projekt menadžer i sponzor potpisali dogovor i utanačili šta treba uraditi na projektu. Sada treba da potpišu da je realizacija projekta uradjena u skladu sa tim dogovorom.
Svi ciljevi su ostvareni, klijent je zadovoljan i potpisao je zatvaranje projekta.
Ovako hronološki izgleda proces upravljanja projektima prema PMI metodologiji.
OBLASTI ZNANJA
Sa druge strane, projekat ima deset oblasti znanja koje su detaljno objašnjene u nastavku.
1. Upravljanje integracijom
Faza upravljanja integracijom je ključna faza upravljanja projektima. Uključuje procese i aktivnosti potrebne da se identifikuje, definiše, kombinuje, unificira i koordinira različitim segmentima upravljanja projektom. Ovi procesi i aktivnosti su ključne za uspešan završetak projekta, za uspešne sastanke sa klijentima i ispunjenje očekivanja i zahteva klijenata.
To je svakodnevno donošenje odluka gde koncentrisati resurse i napore, predvideti potencijalne probleme i preventivne reakcije. Faktički ova oblast se bavi integracijom svih ostalih oblasti projektnog menadžmenta i spaja sve delove projekta u jednu logičku celinu.
Ovde se ti, kao dobar projektni menadžer, izdvajaš od prosečnog jer kao mađioničar upravljaš svim segmentima projekta. Bitni delovi ove oblasti su:
- Izrada projektnog zadatka,
- Definisanje planova projekta,
- Realizacija konkretnih projektnih aktivnosti,
- Praćenje i kontrola projektnih aktivnosti,
- Kontrola promena
- Zatvaranje projekta
Izrada projektnog zadatka
Ovaj dokument određuje projektnog menadžera i time formalno započinje projekat. Tu se takođe definišu ciljevi projekta, inicijalni rokovi i budžet. Ovo će ti biti mapa puta koja će te voditi kroz ceo projekat
Definisanje planova projekta
Ovde definišeš glavni plan projekta koji će utvrditi šta ti je potrebno za dostizanje ciljeva projekta. To će ti pružiti polaznu osnovu za praćenje obima, trajanja projekta, kao i troškova projekta.
Realizacija konkretnih projektnih aktivnosti
Kao što samo ime kaže, ovde sledi realizacija konkretnih projektnih aktivnosti.
Praćenje i kontrola projektnih aktivnosti
Iako je prethodni korak usredsređen na izvršenje projekta, u ovoj fazi se radi o kontroli svih segmenata projekta: kontrola obima, kvaliteta, rasporeda i angažovanja zainteresovanih strana na projektu...
Ako sve ove elemente držiš usklađene sa projektnim zadatkom, održavaćeš projekat na dobrom putu.
Kontrola izmena projekta (change management)
Nema projekta koji nije doživo makar jednu malu promenu tokom svoje realizacije. Vrlo često ima i mnogo, mnogo više promena. Zato dobro upravljanje projektima, omogućava projekt menadžer da promene stavi pod svoju kontrolu.
Kako?
Tako što će uvesti change management, tj. formalni metod za donošenje odluke koji zahtev za promenom će biti usvojen, a koji odbijen.
Naravno, vođa projekta treba jasno da prikaže posledice usvajanja zahteva i da obrazloži klijentu kako taj zahtev utiče na obim projekta, trajanje, troškove, kvalitet... Naravo, na osnovu toga treba da izvrši korekcije svih planova na koje je zahtev uticao. Ta informacija mora da se iskomunicira sa svim bitnim stakeholderima kako bi svi bili na istoj talasnoj dužini i znali koja verzija projekta je u toku.
Zatvaranje projekta
Ili, u slučaju velikih projekata, zatvaranje pojedine faze projekta. Projekat je formalno započet kroz projektni zadatak. Tu je jasno definisan dogovor dve strane: sponzora koji obezbeđuje novac i želi da se neki ciljevi realizuju tokom projekta, i projektnog menadžera koji se obavezuje da će to uraditi sa svojim timom u zadatkom roku.
Zatvaranje projekta je izuzetno bitno u procesu upravljanja projektima jer ti služi da dokažeš da je dogovor ispoštovan. Služi da potvrdiš klijentu da je sve urađeno u skladu sa projektnim zadatkom. Znači, kada su sve faze projekta gotove, onda se ide i na zatvaranje samog projekta.
Po završetku projekta, obavezan deo projektnog menadžmenta je analiza celog projekta. Ovo će ti pokazati gde je projekat uspeo, gde je bilo izazova, kako su rešeni i koje su lekcije naučene.
To ćeš iskoristiti za poboljšanje budućih projekata.
2. Upravljanje obimom projekta
Upravljanje obimom projekta uključuje procese potrebne da se utvrdi da projekat uključuje sav potreban rad, i samo taj traženi rad kako bi se uspešno realizovao. Project scope management se primarno odnosi na definisanje i kontrolisanje onoga što jeste, odnosno što nije uključeno u projekat. Projekat je uspešan samo kada se ostvari ono što je traženo, ništa manje, ali i ništa više.
Ovaj deo projektnog menadžmenta se bavi ciljevima projekta i predstavlja pretvaranje tih ciljeva (tehničke specifikacije, ugovornih obaveza) u konkrektne aktivnosti pomoću kojih će se realizovati traženi ciljevi. Tehnika koja se koristi je dekompozicija posla koja projekat deli na sitnije delove, a njih na još sitnije i tako do onog nivoa na kojem možemo sa sigurnošću da procenimo šta tačno treba uraditi na projektu. I koliko će taj radni paket (aktivnost) trajati, koji resursi su nam potrebni i koliko će koštati realizacija te aktivnosti. Bitne stvari u ovom delu su:
- SOW (Statement of Work) – izjava o obimu projekta koja detaljno opisuje tražene zahteve
- WBS (Work Breakdown Strucuture) – dekompozicija posla koja je prikazana u vidu dijagrama
- Validacija pojedinalnih izlaza projekta (deliverables) od strane sponzora/klijenta
WBS (Work Breakdown Strucuture)
WBS je najbolji alat za dekompoziciju posla, odnosno raščlanjavanje projekta na sastavne delove. On će nam pomoći da nešto tako veliko i kompleksno kao što je projekat, podelimo na faze, podfaze i na kraju konkretne zadatke (aktivnosti). A sve sa ciljem da za svaku aktivnost možemo tačno proceniti:
- koji resursi su potrebni za njenu realizaciju,
- koliko će trajati aktivnost
- i na kraju, koliko će koštati
Dobar WBS je osnova za dobro upravljanje projektima. Od njega zavisi tačnost svih estimacija trajanja i troška projekta. Pojednostavljuje planiranje, nadgledanje i kontrolu pojedinačnih projektnih aktivnosti.
3. Upravljanje vremenom
Upravljanje vremenom uključuje procese neophodne da se projekat završi na vreme, tj. u zadatom roku. Cilj ovog dela upravljanja projektima je da identifikujemo sve potrebne aktivnosti iz WBS-a. Onda za svaku od njih definišemo početak i kraj i njihove međusobne veze.
Znači, ovde definišemo rokove za sve aktivnosti, faze, pa i projekat u celosti. Kada smo definisali međuzavisnosti između aktivnosti, odnosno njihov vremenski raspored, ostaje da ih sekvencionišemo, tačnije da odredimo kojim redosledom će se aktivnosti realizovati. Dakle, koja će ići prva, koja druga, da li mogu ići u isto vreme, ili jedna može da krene tek kada prethodna bude gotova.
Zatim treba da odredimo način na koji ćemo pratiti taskove i kontrolisati njihovu realizaciju.
Da bismo znali kako napredujemo, treba pratiti i porediti početni plan sa aktuelnom realizacijom projekta. U slučaju upravljanja vremenom, to znači da treba porediti kada je bio planirani početak i završetak svake aktivnosti, a kada je ona stvarno počela i kada se stvarno završila. Na taj način ćemo uvideti odstupanja od plana i moći da predvidimo završetak projekta. Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Gant dijagram
- Kritični put
- Vremenska rezerva aktivnosti
- Rokovi
- Odgovorne osobe za realizaciju
- Procena datuma završetka projekta
4. Upravljanje troškovima
Upravljanje troškovima uključuje procese vezane za planiranje, predvidjanje, budžetiranje i kontrolisanje troškova tako da projekat može biti realizovan u okviru dozvoljenog budžeta. Koristićemo razne tehnike kako bi poboljšali procenu troškova svake pojedinačne aktivnosti. Naravno, ovde ćemo definisati i načine kontrola budžeta i praćenje odstupanja od našeg inicijalnog budžeta.
Troškovi aktivnosti se odnose na indirektne (zakup kancelarije, struja, voda, komunalije, internet…) i direktne troškove koje dalje možemo podeliti na:
- troškove angažovanja ljudskih resursa
- troškove angažovanja materijalnih resursa
- troškove podizvođača
- razne fiksne troškove (takse, dozvole i slično) kao i
- troškove za otkrivene i neotkrivene rizike.
Upravljanje obimom, vremenom i troškovima predstavljaju zlatni trougao projektnog menadžmenta i to su tri najvažnija segmenta upravljanja projektima. Takoreći, sveto trojstvo upravljanja projektima.
Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Budžet
- Vrste troškova
- Cost baseline
- Cash flow
- Izvori finansiranja
- Projekcija troškova na kraju projekta, a na osnovu trenutnog stanja
5. Upravljanje kvalitetom
Upravljanje kvalitetom uključuje sve aktivnosti organizacije koje određuju procedure, polise kvaliteta, ciljeve i odgovornosti tako da projekat zadovolji potrebe zbog kojih je pokrenut.
Project quality management implementira sistem kvaliteta kroz polise, procedure i procese planiranja kvaliteta, osiguranja kvaliteta i kontrole kvaliteta sa kontinualnim aktivnostima na unapređenju procesa. Ovo je jedna od često zanemarivanih oblasti upravljanja projektima, a sa druge strane veoma bitna jer obezbeđuje prekopotrebni kvalitet izlaza projekta. Sastoji se iz sledećih aktivnosti:
- Planiranje upravljanja kvalitetom
- Osiguranje kvaliteta
- Kontrola kvaliteta
Suštinski, ovde vršimo proveru, merenja i testiranja kako bismo potvrdili da smo uspešno realizovali projektne ciljeve i dobili baš one izlaze projekta koje je tražio sponzor, odnosno zbog kojih smo pokrenuli projekat. Posebno obrađene teme u ovoj oblasti su:
- Plan kvaliteta
- Testiranja i merenja kvaliteta
- Check liste
- Verifikacija izlaza projekta od strane tima
- Procesi, procedure, uputstva koja ćemo koristiti na projektu
- Auditi
6. Upravljanje ljudskim resursima
Upravljanje ljudskim resursima uključuje procese koji organizuju i upravljaju projektnim timom. Projektni tim se sastoji od ljudi kojima su dodeljene različite uloge i odgovornosti u timu.
Human resource management kaže da članovi tima treba da budu maksimalno uključeni u planiranje projekta i donošenje odluka. Ova oblast znanja se sastoji od planiranja načina na koji će se upravljati ljudskim resursima, prikupljanja najboljih članova projektnog tima, dobijanja potvrde od njihovih menadžera da se mogu angažovati na našem projektu.
Kada izaberemo članove tima i formiramo isti, kreće upravljanje projektom i naravno upravljanje timom. Vrlo bitan segment projektnog menadžmenta, jer je tim taj koji sprovodi, odnosno realizuje projekat. Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Plan angažovanja resursa
- Uloge i odgovornosti članova tima
- Matrica odgovornosti (RAM, RACI ili RASIC matrica)
- Formiranje tima
7. Upravljanje komunikacijom
Upravljanje komunikacijom uključuje procese neophodne za osiguranje pravovremene i odgovarajuće komunikacije: generisanje, prikupljanje, distribucija, skladištenje i preuzimanje projektnih informacija. Project communication management pravi kritičnu vezu između ljudi i informacija neophodnih za uspešnu komunikaciju.
Project manager može provesti neverovatno mnogo vremena komunicirajući sa projektnim timom, stakeholderima, klijentima i sponzorima. Procenjuje se da čak 90% svog vremena provede komunicirajući sa različitim zainteresovanim stranama te je jasno zašto ovaj deo upravljanja projektima treba da bude adekvatno sagledan. Sastoji se iz tri dela: planiranje, upravljanje i kontrola komunikacije. Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Plan komunikacije, odnosno komunikacijski plan projekta
- Izveštaji
- Sastanci
8. Upravljanje rizicima
Upravljanje rizicima na projektu uključuje procese koji se bave planiranjem rizika, identifikacijom rizika, kvalitativnom i kvantitativnom analizom, planiranjem reakcije na rizike, praćenjem i kontrolom rizika. Ciljevi risk managementa su povećati verovatnoću i uticaj pozitivnih događaja, a smanjiti verovatnoću i uticaj nepovoljnih događaja za projekat kako bi se projekat završio na vreme.
Počinje fazom planiranja, pa se nastavlja na identifikovanje svih mogućih rizika, nakon čega sledi kvalitativna i kvantitativna analiza. Izlaz svega toga je registar rizika gde su rizici sortirani po finansijskom uticaju na projekat, a na osnovu matematičkih analiza.
Projekt menadžment ima za cilj, ne samo da identifikuje najveće rizike, već i da osmisli strategije reagovanja na pojave tih rizika tako da u svakom slučaju znamo šta treba raditi kada se javi neki rizičan događaj. Pri tome, uvek treba razmotriti dva aspekta strategije, prvi kako smanjiti mogućnost pojave rizika, i drugi kako smanjiti uticaj kada se rizik pojavi. Neke od strategija rizika koje koristimo prilikom upravljanja projektima su:
- Podizanje na viši nivo
- Izbegavanje,
- Prihvatanje,
- Transfer,
- Redukcija rizika.
U slučaju da postojeći odgovor na pojavu rizika ne deluje, treba imati rezervni, takozvani contingency plan. Ovo je definitivno jedna od najvažnijih i najkritičnijih oblasti upravljanja projektima. Detaljnim i sistematičnim pristupom rizicima, možemo drastično povećati šansu da projekat bude uspešno realizovan. I smanjiti sve potencijalne poteškoće prilikom njegove realizacije.
Direktna posledica upravljanja rizicima je dodavanje novih aktivnosti, resursa, izmena ugovora… Zato je ovo iterativan proces jer utiče na promenu svih ostalih planova, odnosno ostalih oblasti znanja. Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Registar rizika
- Rezidulani rizik
- Vlasnik rizika
- Matrica rizika
- Tolerancija na rizike
- Plan rizika
- Odgovor na pojavu rizika
- Iterativno planiranje ostalih oblasti
9. Upravljanje nabavkom
Upravljanje nabavkama može imati koristi za projekat na mnogo načina. Neki značajni benefiti su:
- Pomaže u identifikovanju dobara i usluga koje su potrebne za uspešan završetak projekta
- Pruža kompletnu listu narudžbenica i spisak svih dobavljača
- Daje dogovorene rokove i načine isporuke
- Pomaže u pregledu i nabavci dobara i usluga od dobavljača
- Potvrđuje prekretnice ugovora i odobrava njihovo plaćanje
- Deluje kao referenca koja pomaže u preispitivanju učinka dobavljača u odnosu na ugovor
- Pomaže u identifikovanju i rešavanju problema sa performansama dobavljača
Upravljanje nabavkom uključuje procese kupovine odnosno nabavke proizvoda ili usluga potrebnih za realizaciju projekta. Sadrži definisanje potrebnih proizvoda i/ili usluga, predložene dobavljače, način i kriterijume na osnovu kojih će se odrediti najpovoljniji dobavljači, različite tipove ugovora koji mogu biti potpisani sa izabranim dobavljačima, kao i prednosti i mane istih ugovora.
Naravno, pored toga sadrži način kontrole i monitoringa samih nabavki, u smislu provere isporučenih količina, kvaliteta robe/usluge, cena, rokova, kao i poštovanje samih odredbi iz ugovora. Usko je povezan sa planiranjem troškova, odnosno budžetom jer nabavke čine najveći deo budžeta kod većine projekata.
Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Plan nabavki
- Spisak dobavljača
- Tehničke specifikacije
- Ugovori
- Kontrola nabavki i ugovora
10. Upravljanje zainteresovanih stranama
Prilikom pokretanja projekta, uvek treba pažljivo identifikovati zainteresovane strane. To su učesnici projekta, odnosno pojedinci i organizacije koje su aktivno uključene u projekat, ili čiji interesi mogu biti zahvaćeni projekt menadžment aktivnostima. Potrebno je identifikovati njihove interese i zahteve i upravljati njima u toku projekta. Od njih zavisi vaš projekat. Zato vidite ko su, saznajte njihove potrebe i očekivanja i smislite kako da ih zeinteresujete za projekat. Osnovni stakeholderi su:
- Sponzor ili vlasnik projekta,
- Vođa projekta,
- Projektni tim,
- Top menadžment,
- Program menadžeri
- Portfolio menadžeri
- Klijenti ili korisnici izlaza projekta,
- Direktori sektora
- Eksterni saradnici – konsultanti
- Dobavljači
- Protivnici projekta
Samo upravljanje zainteresovanim stranama se sastoji od: identifikovanja stakeholdera, planiranja upravljanja stakeholderima, upravljanja njihovim očekivanjima i kontrole njihovog angažovanja. Bitne stvari u ovoj oblasti:
- Registar stakeholdera
- Plan za upravljanje zainteresovanim stranama
- Motivacija stakeholdera i
- Tehnike motivacije tima
REZIME
Nepostojanje procesa upravljanja projektima može rezultirati izgubljenim vremenom, probijanjem rokova, rasipanjem novca, nedoslednostima i lošim učinkom.
Iako je upravljanja projektima veoma kompleksno i traži različite menadžerske i tehničke veštine, ipak je neophodno uspostaviti proces upravljanja projektima u kome ćeš jasno podeliti uloge i odgovornosti. Jasno će se znati ko, šta, kako i kada radi.
U tome ti uvek može pomoći "šema", PMI metodologija, tj. metodologija Project Management Instituta koja predstavlja najbolju praksu upravljanja projektima. PMI je nevladina organizacije sastavljene od projekt menadžera širom sveta koji se bave uspostavljanjem i stalnim usavršavanjem ove metodologije.
I mi radimo po toj metodologiji i prenosimo ti baš tu, opšte prihvaćenu, dokazano najbolju praksu projektnog menadžmenta.
Odakle da počnem?
Primena ove metodologije je garancija da će tvoji projekti biti uspešniji.
Sada znaš da se projekat sastoji iz pet projektnih procesa:
- Iniciranje (pokretanje) projekta
- Planiranje
- Izvršenje
- Monitoring i kontrola
- Zatvaranje projekta
Pored toga sastoji se i iz deset oblasti znanja:
- Upravljanje integracijom,
- Obimom projekta,
- Vremenom,
- Troškovima,
- Kvalitetom,
- Resursima,
- Komunikacijom,
- Rizicima,
- Nabavkom,
- Stakeholderima
Kao što vidiš u našem sveobuhvatnom i jedinstvenom vodiču za upravljanje projektima, upravljanje projektima je kompleksna i zahtevna disciplina. Traži različita znanja i poznavanje više stvari:
- najbolje metodologije za vođenje projekata,
- veštine vođenja tima.
- tehničke veštine, tj. poznavanje industrije u kojoj se odvija projekat.
Sve je prilagođeni tebi i tvojim potrebama!
Baš zato što znamo kako je ovo kompleksna disciplina, sve naše treninge za upravljanje projektima, smo dodatno prilagodili tebi i tvojim potrebama.
Bilo da si početnik u upravljanju projektima i želiš da otpočneš karijeru kao projekt menadžer, bilo da si iskusni profesionalac u ovome, sigurno ćeš da nađeš obuku kojom ćeš dodatno usavršiti svoje veštine. I obezbediti sebi bolje radno mesto i veću platu.
Sve obuke su podeljene na osnovne i napredne, teorijske i softverske. Kada nađeš ono što te zanima, onda imaš priliku da se detaljno usavršiš baš u tom segmentu koji te najviše interesuje ili ti najviše škripi.
Obuke iz projektnog menadžmenta
- Obuka za upravljanje projektima
- Soft skills projektnog menadžera
- Upravljanje rizicima na projektu
- Portfolio menadžment
- Napredne menadžerske veštine
- Konsalting – uvođenje sistema za upravljanje projektima
SCRUM OBUKE
- Scrum Master
- Product Owner
- Jira (na proleće)
- Akademija Scruma (na proleće)
POGODNO ZA SVE JER SAMO 2,5% KOMPANIJA USPEŠNO ZAVRŠI SVE PROJEKTE
S obzirom da su naši kursevi različiti i da ti odgovaraju bilo da si početnik, bilo da imaš dosta znanja o upravljanju projektima, skicirali smo logičan put kojim preporučujemo da ideš.
Sve sa ciljem da najbrže i najlakše usvojiš znanje upravljanja projektima.
I KORAK – TEORIJA
Neki logičan početni korak je sticanje teorijskog znanja o projektnom menadžmentu. Znači prvo obuka za upravljanje projektima, pa tek onda rad sa konkretnim softverom (MS Project ili Oracle Primavera).
Softerski alati će ti drastično olakšati i ubrzati vođenje projekata, ali te neće naučiti kako uspešno voditi projekte. Zato je naša deviza – prvo teorija, pa tek onda odgovarajući softver.
Kurs upravljanje projektima
Zašto upravljanje projektima?
Za firme: zato jer je to najlakši i najbolji način da unapredite preduzeće i ostvarite viziju i strateške ciljeve preduzeća.
Za pojedince: zato jer je to najbrži način da postaneš bolji menadžer jer ćeš efikasnije planirati aktivnosti i kontrolisati njihovo izvršenje.
Šta ćeš naučiti na kursu?
Naučićeš kako se efikasno upravlja projektima, kako se upravlja obimom projekta (ciljevima), vremenom, troškovima, kvalitetom, ljudskim resursima, komunikacijom na projektu, rizicima, nabavkom, zainteresovanim stranama.
Pored toga, naučićeš kako preduzeti preventivne i korektivne akcije i vratiti projekat na pravi put. Jednom reči, naučićeš kako da ostvariš ciljeve projekta u dogovorenom vremenu i za dogovoreni budžet.
II KORAK – SOFTVER
Kada znaš pravu metodologiju upravljanja projektima, onda je vreme za naredni korak. Vreme je da počneš da koristiš namenske softverske alate i pređeš na viši nivo.
Vreme je da pošalješ Excel u penziju i da projekte vodiš na brži i efikasniji način. Moderniji način, uz pomoć pravog softvera.
Kurs za MS Project
Zašto Microsoft Project?
Zato što je to jedan od svetskih najčešće korišćenih alata za upravljanje projektima. Pokriva skoro 25% tržišta softvera za projektni menadžment. Definitivno je najkorišćeniji program u našoj regiji i naš NAJTRAŽENIJI KURS.
Šta je MS Project?
MS Project je program namenjen planiranju, praćenju i kontroli realizacije projekata. To je pravi alat za tebe kao projekt menadžera. Alat koji ti nudi lakši i intuitivniji rad, bolju kontrolu i praćenje projekta. U realnom vremenu ćeš imati prognozu kada će se projekat završiti i koliko će te koštati na kraju.
Šta ćeš naučiti na kursu?
Naučićeš kako da napraviš projekat, dodaš aktivnosti, ljude, materijale, troškove, podizvođače, kako da pratiš realizaciju projekta, kako da reaguješ kada ustanoviš da je došlo do odstupanja od dogovorenog plana. Jednom reči, kako sve da završiš po planu.
I+II KORAK – AKADEMIJA PROJEKTNOG MENADŽMENTA
I to nije sve, ova dva koraka možeš spojiti u jedan. To je prava prečica do uspešnih projekata i ono za šta se tvoje kolege najčešće opredeljuje. Ako želiš jedno sveobuhvatno rešenje za tvoje usavršavanje koje će te najbrže uvesti u svet projektnog menadžmenta, onda je ovo pravo rešenje za tebe. Odavde treba da počneš.
Ovde smo spojili sve što ti treba: i teorijsku i softversku obuku i menadžerske veštine projekt menadžera i rad na konkretnim, realnim projektima. Bilo da si totalni početnik ili iskusni projektni menadžer, Akademija projektnog menadžmenta će ti drastično unaprediti način rada. Kroz jedan sistematičan i metodičan način naučićeš dobru praksu upravljanja projektima.
Akademija projektnog menadžmenta
Zašto Akademija projektnog menadžmenta?
Zato što pokriva apsolutno sve segmente projektnog menadžmenata. Znači, sve što ti treba u vezi projektnog menadžmenta je pokriveno ovom obukom.
Aposlutno SVE.
Definitivno ovo je naša najbolja obuka jer sadrži:
- I obuku za teoriju upravljanja projektima (Obuka za upravljanje projektima)
- I obuku za rad u softveru (Obuka za MS Project)
- I detaljnu analizu rizika na projektu (Obuka za upravljanje rizicima na projektu)
- I veštine koje projekt menadžer treba da poseduje (delegiranje, komunikacija, motivacija tima)
- I rad na konkretnim, realnim projektu
NAPOMENA
U dogovoru sa HR menadžerom, možemo da napravimo izveštaj sa treninga koji bi sadržao ocene svih polaznika, kao i oblasti za njihovo dalje unapredjenje.
