Upravljanje projektima, vremenom, timom, rizicima, nabavkom | Project Management Srbija

Upravljanje projektima

Upravljanje projektima

Upravljanje projektima

Upravljanje projektima

 

Pročitajte prvi i osnovni tekst o upravljanju projektima da bi saznali kroz koje projektne procese i oblasti znanja treba da prodje projekat od svog početka ili iniciranja, pa preko planiranja, realizacije, monitoringa i kontrole pa sve do završetka. Ovo je članak koji treba sigurno pročitati jer ćete saznati osnovne stvari o projektnom menadžmentu. Ako ne znate odakle da krenete sa proučavanjem projektne metodologije koja postaje sve popularnija širom sveta i sve traženija u našoj zemlji, onda je ovaj članak pravi i prvi izbor za vas. Dakle, krenimo redom.

Jedna od definicija upravljanja projektima kaže:

Upravljanje projektima je primena znanja, veština, alata i tehnika na projektne aktivnosti sa ciljem ispunjenja zahteva zainteresovanih strana i očekivanja od projekta.

 

Druga definicija kaže

Projekt je privremeni napor preduzet da se kreira jedinstveni proizvod, usluga ili rezultat.

 

Koju god definiciju da iskoristimo za projektni menadžment, bitno je reći da projekat ima sledeće osobine:

  • privremeni karakter,
  • definisani početak i kraj,
  • ciljeve koje treba realizovati.
  • budžet

Naravno iza projekta postoji neka potreba naše firme, odnosno biznisa (business case) i to je, zapravo razlog zašto pokrećemo projekat. Najčešći razlozi pokretanja projekta se mogu svrstati u neku od ovih kategorija:

  • Zahtevi tržišta: promene koje su neophodne kako bi se opstalo ili napredovalo na tržištu
  • Organizacione potrebe: interni, razvojni projekti
  • Zahtev klijenta: projekti prema investitoru, projektovanje, građevinski, IT, izvođački radovi
  • Tehnološki napredak: pojava novih tehnologija, novih programskih jezika, novih, boljih materijala…
  • Pravni zahtevi – zakonska regulative: usklađivanje sa novim iznosom PDV-a, sa zakonom o radu…
  • Uticaj na životnu sredinu: smanjenja efekta zagađenja vazduha, zemljišta, vode
  • Socijalne potrebe

Upravljanje projektima [project management] se sastoji iz nekoliko celina, koje su, radi lakšeg praćenja, prikazane u vidu sledećeg sadržaja:

1. Projekat

[project]

Upravljanje projektima

Ovde su pokrivene osnovne stvari o samoj definiciji projekta, o tome koje su uloge pojedinih članova projektnog tima, koje osobine treba da ima project manager, koje su procesne grupe na projektu, a koje su oblasti znanja (faze projekta) i naravno  terminologija upravljanja projektima, odnosno project management termini  i njihovo kraće objašnjenje.

Bitni tekstovi u ovoj oblasti su:

1.1 Šta je projekat?

1.2 Project manager definicija

1.3 Faze projekta

1.4 Projektni procesi

1.5 Projektna dokumentacija

1.6 Project management termini

2. Upravljanje integracijom

[integration management]

Upravljanje integracijom

Faza upravljanja integracijom je ključna faza upravljanja projektima. Uključuje procese i aktivnosti potrebne da se identifikuje, definiše, kombinuje, unificira i koordinira različitim segmentima upravljanja projektom koje su ključne za uspešan završetak projekta, za uspešne sastanke sa klijentima i zadovoljenje očekivanja i zahteva klijenata. To je svakodnevno donošenje odluka gde koncentrisati resurse i napore, predvideti potencijalne probleme i preventivne reakcije. Faktički ova oblast se bavi integracijom svih ostalih oblasti projektnog menadžmenta i spaja sve delove projekta u jednu logičku celinu.

 

3. Upravljanje obimom

[project scope management]

Upravljanje obimom projekta

Upravljanje obimom projekta uključuje procese potrebne da se utvrdi da projekat uključuje sav potreban rad, i samo taj traženi rad kako bi se uspešno realizovao. Project scope management se primarno odnosi na definisanje i kontrolisanje onoga što jeste, odnosno što nije uključeno u projekat. Projekat je uspešan samo kada se ostvari ono što je traženo, ništa manje, ali i ništa više.

Ovaj deo projektnog menadžmenta se bavi ciljevima projekta i predstavlja pretvaranje tih ciljeva (tehničke specifikacije, ugovornih obaveza)  u konkrektne aktivnosti pomoću kojih će se realizovati. Tehnika koja se koristi je dekompozicija posla koja projekat deli na sitnije delove, a njih na još i tako do onog nivoa na kojem možemo sa sigurnošću da procenimo šta tačno treba uraditi, koliko će taj radni paket (aktivnost) trajati, koji resursi su nam potrebni i koliko će koštati realizacija te aktivnosti.

 

4.Upravljanje vremenom

[time management]

Upravljanje vremenom

Upravljanje vremenom uključuje procese neophodne da se projekat završi na vreme, tj. u zadatom roku. Cilj ovog dela upravljanja projektima je da definišemo početak i kraj svake pojedinačne aktivnosti, faze, i projekta u celosti. Kada smo definisali međuzavisnosti između aktivnosti, odnosno njihov vremenski raspored, ostaje da ih sekvencionišemo, tačnije da odredimo kojim redosledom će se aktivnosti realizovati i da odredimo način na koji ćemo pratiti i kontrolisati njihovu realizaciju. Uvek treba pratiti i porediti početni plan sa realizacijom projekta, odnosno sa početkom i krajem aktivnosti.

5. Upravljanje troškovima

[cost management]

Upravljanje troskovima

Upravljanje troškovima uključuje procese vezane za planiranje, predvidjanje, budžetiranje i kontrolisanje troškova tako da projekat može biti realizovan u okviru dozvoljenog budžeta. Koristićemo razne tehnike kako bi poboljšali procenu troškova svake pojedinačne aktivnosti. Troškovi aktivnosti se odnose na troškove angažovanja ljudskih i materijalnih resursa za njenu realizaciju, razne fiksne troškove, kao i troškove za otkrivene i neotkrivene rizike. Naravno, ovde ćemo definisati i načine kontrola budžeta i praćenje odstupanja od našeg inicijalnog budžeta.

Upravljanje obimom, vremenom i troškovima predstavljaju zlatni trougao projektnog menadžmenta i to su tri najvažnija segmenta upravljanja projektima.

6. Upravljanje kvalitetom

[quality management]

Upravljanje kvalitetom projekta

Upravljanje kvalitetom uključuje sve aktivnosti organizacije koje određuju polise kvaliteta, ciljeve i odgovornosti tako da projekat zadovolji potrebe zbog kojih je pokrenut. Project quality management implementira sistem kvaliteta kroz polise, procedure i procese planiranja kvaliteta, osiguranja kvaliteta i kontrole kvaliteta sa kontinualnim aktivnostima na unapređenju procesa. Ovo je jedna od često zanemarivanih oblasti upravljanja projektima, a sa druge strane veoma bitna jer obezbeđuje prekopotrebni kvalitet izlaza projekta.

Posebno obrađene teme u ovoj oblasti su:

6.1 Alati za upravljanje kvalitetom – Ishikawa dijagram

6.2 Pareto metoda

 

7. Upravljanje ljudskim resursima

[human resource management]

Upravljanje ljudskim resursima

Upravljanje ljudskim resursima uključuje procese koji organizuju i upravljaju projektnim timom. Projektni tim se sastoji od ljudi kojima su dodeljene različite uloge i odgovornosti u timu. Human resource management kaže da članovi tima treba da budu maksimalno  uključeni u planiranje projekta i donošenje odluka. Ova oblast znanja se sastoji od planiranja načina na koji će se upravljati ljudskim resursima, prikupljanja najboljih članova projektnog tima, formiranja tima i na kraju upravljanje timom. Vrlo bitan segment projektnog menadžmenta, jer je tim taj koji sprovodi, odnosno realizuje projekat.

 

8. Upravljanje komunikacijom

[project communication management]

Upravljanje komunikacijom na projektu

Upravljanje komunikacijom uključuje procese neophodne za osiguranje pravovremene i odgovarajuće komunikacije: generisanje, prikupljanje, distribucija, skladištenje i preuzimanje projektnih informacija. Project communication management pravi kritičnu vezu između ljudi i informacija neophodnih za uspešnu komunikaciju. Project manager može provesti neverovatno mnogo vremena komunicirajući sa projektnim timom, stakeholderima, klijentima i sponzorima. Procenjuje se da čak 90% svog vremena provede komunicirajući sa različitim zainteresovanim stranama te je jasno zašto ovaj deo upravljanja projektima treba da bude adekvatno sagledan. Sastoji se iz tri dela: planiranje, upravljanje i kontrola komunikacije.

 

9. Upravljanje rizicima

[risk management]

Upravljanje rizikom

Upravljanje rizicima na projekta uključuje procese koji se bave planiranjem rizika, identifikacijom rizika, analizom, planiranom reakcijom na rizike, praćenjem i kontrolom rizika. Risk management ciljevi su povećati verovatnoću i uticaj pozitivnih događaja, a smanjiti verovatnoću i uticaj nepovoljnih događaja za projekat kako bi se projkti završili na vreme. Počinje fazom planiranja, pa se nastavlja na identifikovanje svih mogućih rizika,  nakon čega sledi kvalitativna i kvantitativna analiza. Izlaz svega toga je registar rizika gde su rizici sortirani po finansijskom uticaju na projekat, a na osnovu matematičkih analiza.

Projekt menadžment ima za cilj, ne samo da identifikuje najveće rizike, već i da smisli strategije reagovanja na pojave tih rizika tako da u svakom slučaju znamo šta treba raditi kada se javi neki rizičan događaj. Pri tome, uvek treba razmotriti dva aspekta strategije, prvi kako smanjiti mogućnost pojave rizika, i drugi kako smanjiti uticaj kada se rizik pojavi. Neke od strategija rizika koje koristimo prilikom upravljanja projektima su: izbegavanje, prihvatanje, transfer, istraživanje ili redukacija rizika.

 

10. Upravljanje nabavkom

[procurement management]

upravljanjem nabavkom

Upravljanje nabavkom uključuje procese kupovine odnosno nabavke proizvoda ili usluga potrebnih za realizaciju projekta. Sadrži definisanje potrebnih proizvoda i/ili usluga, predložene dobavljače, način i kriterijume na osnovu kojih će se odrediti najpovoljniji dobavljači, različite tipove ugovora koji mogu biti potpisani sa izabranim dobavljačima, kao i prednosti i mane istih ugovora. Naravno, način kontrole nabavki i ugovorenih obaveza.

11. Upravljanje zainteresovanih stranama

[stakeholder management]


Prilikom pokretanja projekta, uvek treba pažljivo odrediti zainteresovane strane. To su učesnici projekta, odnosno pojedinci i organizacije koje su aktivno uključene u projekat, ili čiji interesi mogu biti zahvaćeni projekt menadžment aktivnostima. Potrebno je identifikovati njihove interese i zahteve i upravljati njima u toku projekta. Osnovni stakeholderi su: sponzor ili vlasnik projekta, vođa projekta, projektni tim, top menadžment, klijent, korisnici izlaza projekta, izvođači radova, dobavljači…

Samo upravljanje zainteresovanim stranama se sastoji od: identifikovanja stakeholdera, planiranja upravljanja stakeholderima, upravljanja njihovim očekivanjima i kontrole njihovog angažovanja.

 

Naš kurs za upravljanje projektima je rađen prema PMI metodologiji, tj. metodologiji Project Management Instituta i predstavlja dobru praksu upravljanja projektima. Osnovu ove metodologije čini knjiga – biblija projekt menadžmenta, poznata pod imenom PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

Ova metodologija upravljanja projektima se neprestano usavršava, iz meseca u mesec, iz godine u godinu. Na taj način izlaze nove edicije PMBOK-a. Trenutno je aktuelna peta verzija. U nastavku sledi razlika između verzija i kako se metodologija upravljanja projektima menjala u toku vremena. U prvoj ediciji je bilo 37 projektnih procesa, a poslednja verzija ima deset projektnih procesa više, tj. 47.

 

Takođe najnovija verzija ima još jednu oblast znanja, a to je upravljanje stakeholderima (zainteresovanim stranama). To je dobro rešenje jer se značaj stakeholdera povećava na ovaj način. Upravljanje zainteresovanim stranama je ključ uspešnog projekta, a ovako se dodatno akcentuje ova oblast jer je predstavljena kao potpuno nova celina.

U slučaju da želite da dopunite svoje znanje upravljanja projektima, iskoristite priliku i odmah se prijavite za našu obuku

PRIJAVA

Ime i prezime (neophodno)

E-mail (neophodno)

Telefon

Firma

Prijavljujem se za kurs

Vaša poruka

5 komentara na “Upravljanje projektima

  1. Pingback: Project management Conference | Project Management