Integrisani sistem projektnog menadžmenta

  Učestvujete u projektima, bilo kao vođa projekta, bilo kao član projektnog tima? Ali nije sve tako savršeno. I pored dobre volje i velikih napora, vaši projekti kasne, zar ne? Stalno vam, u toku projekta, ubacuju dodatne ciljeve i dodatne aktivnosti koje treba realizovati? A vi samo želite da sve to stane i da se konačno probudite u zemlji gde će projekti početi na vreme i završiti se na vreme, gde će svi ciljevi biti uspešno i kvalitetno realizovani i gde ćete imati zadovoljnog klijenta. I dobro je što to želite jer ćemo vam prikazati rešenje, našu uslugu, konsalting iz projektnog menadžmenta, pod nazivom integrisani sistem upravljanja projektima (ISUP) koji će Vam pomoći da:

• standardizujete proces upravljanja projektima
• da unapredite veštine i znanja zaposlenih u oblasti projektnog menadžmenta kroz zajedničko planiranje projekta
• podignete razvojni kapacitet firme kroz formiranje odeljenja za projektovanje i/ili kontinualni razvoj

Ali, pre nego što krenemo sa konsaltingom iz upravljanja projektima, odnosno integrisanim sistemom projektnog menadžmenta, idemo na priču o dva projekt menadžera koji su radili u različitim firmama.  

Priča o Miroslavu i Vladimiru

Miroslav je radio u privatnoj firmi srednje veličine koja je želela da unapredi svoje poslovanje korišćenjem projekata. Rešili su da je dobra ideja da imaju projekt menadžere koji će voditi projekte. Medjutim, firma nije želela da investira novac u svoje ljude i njihovu obuku, već je pošla od pretpostavke da je upravljanje projektima običan niz aktivnosti koje se lako prate i kontrolišu. Pa znate kada koja počinje i kada se završava. Gde su tu poteškoće? Pošli su od toga da je cilj menadžmenta što veća ušteda. Zato su smanjene obuke pa i za upravljanje projektima jer nema šta da se radi na projektu. Jednostavno se ljudima kaže da nešto urade i oni to urade, a projekt menadžer sve to proverava. Jednostavno.  

Tako je naš Miroslav dobio prvi projektni zadatak. U par rečenica mu je rečeno šta treba uraditi, dobio je par slobodnih ljudi i krenuo je sa projektom. Miroslav je izdvojio par sati i napisao koje aktivnosti treba uraditi, rasporedio je ljude koji su mu dati. Odredio je vremenski raspored aktivnosti. Članove projektnog tima je pozvao jednog po jednog i svakom objasnio šta treba činiti.   Krenuli su sa projektom. Posle dvadeset dana od početka projekta, Miroslav je dobio usmeno obaveštenje od direktora Tehničkog sektora kako treba ubaciti još neke aktivnosti. Miroslav je morao da prepravi svoj prvobitni plan i krenuo dalje sa projektom. Zatim ga je srela direktorka Ljudskih resursa i rekla da jedan od ključnih ciljeva treba potpuno izbaciti jer se ne poklapa sa njenim potrebama i dala mu je novi zadatak, odnosno nove aktivnosti koje treba ubaciti u projekat. Naravno da je sve to ubacio u projekat.   Onda je shvatio da će projekat trajati ne 60, već 80 dana i da će koštati 25% više nego što je planirano. To ga je zabrinulo, setio se početka projekta i prvih informacija koje je dobio o projektu i ciljevima projekta. Shvatio je da te prve, inicijalne informacije i ove nove informacije, koje je dobijao u toku projektu, ne liče jedne na druge. Skoro da se uopšte ne poklapaju, tačnije kao da vodi neki potpuno drugi projekat.   Vladimir Sa druge strane Vladimir je radio u firmi koja je brinula o svojim zaposlenima jer je znala da su ljudi najveći resurs firme. Firma je želela da unapredi svoje poslovanje korišćenjem projekata, ali je znala da je potrebno imati edukovane projekt menadžere i zato je investitala u obuku svojih kadrova.   Vladimirova firma je shvatila da nije dovoljno samo voditi projekte, već je poželjno imati potpuni sistem za vodjenje projekata, sistem gde će biti evidentirani svi projekti, gde će biti zabeleženi najsitiniji detalji svakog projekta i gde će postojati baza znanja u vidu naučenih lekcija iz svih prethodnih projekata. Jednostavno sistem koji će se stalno usavršavati i gde će se znanja svih prethodnih projekata koristiti za unapredjenje budućih projekata.  

  Jedan od tih srećnika koji su bili potencijal firme i predvidjeni za projekt menadzere je bio i naš Vladimir. On je uspešno savladao obuku za upravljanje projektima, kao i obuku za korišćenje integrisanog sistema projeknog menadžmenta. Posle obuke, dobio je prvi projektni zadatak. Upoznat je sa projektom i dodeljen mu je zadatak da napravi inicijalnu procenu projekta, da definiše rokove, troškove, tim, da pažljivo analizira potencijalne rizike na projektu i preventivno deluje na njih još pre početka projekta…   Vladimir je posebnu pažnju posvetio direktorima Tehničkog sektora i sektora Ljudskih resursa jer se projekat, prvenstveno, odnosio na njih. Na osnovu intervjua sa njima, saznao je koji su im zahtevi i sve njihove zahteve uvrstio u projekat. Okupio je tim i zajedno sa timom napravio plan za koji su svi verovali da je realan i da ga je moguće ostvariti za dato vreme i u okviru datog budžeta. Svako je tačno znao svoju ulogu i odgovornost na projektu. Sve je pažljivo isplanirano uključujući kako će se pratiti i kontrolisati projekat. Taj plan je potpisan od strane generalnog direktora i svih ključnih ljudi na projektu.   Projekat je krenuo i posle dvadeset dana sreo se sa direktorima Tehničkog sektora i Ljudskih resursa i zahvalili su mu se na tome kako se odvija projekat koji će rešiti njihove velike probleme. Posebno im se svidjalo što im, prema dogovoru, šalje izveštaje o samom projektu.  

  Rezultat – uspešno realizovan projekat i žurka povodom toga.  

ZAŠTO INTEGRISANI SISTEM UPRAVLJANJA PROJEKTIMA?

  Jasno je da obuka i tačno utvrđen sistem dovode do rezultata. Svrha konsultantskih aktivnosti za uvođenje integrisanog sistema upravljanja projektima (ISUP) je da obezbedi kompaniji:

• najbolju praksu za vodjenje projekata,
• standardizovane i precizne procedure i šablone za upravljanje projektima,
• povećane kompetencije zaposlenih
• učenje po principu learning by doing uz mentorski rad
• zajednička kontrola projekata

Šabloni koji su sastavni deo procedure za vođenje projekata su univerzalni i mogu se primeniti na bilo kom projeku, nezavisno od tipa industrije, tipa projekta, odeljenja koje ga je iniciralo… Ovi šabloni, odnosno ovaj sistem se može koristiti UVEK I SVUDA.   Dakle, razlog zašto je sistem upravljanja projektima pravo rešenje za kompaniju koja hoće projeknim modelom do dodatnih benefita je da je to najbolji sistem, odnosno alat koji pomaže projekt menadžerima da vode projekat od početka do kraja. I da pri tome demonstriraju efikasnost, uštedu novca, planiranje i timski rad. To nije samo sistem u kome vodje projekta upravljaju projektima, to je, zapravo, sistem koji omogućava koordinirano upravljaje projektima i resursima. To je integrisani sistem koji projekni menadžment podiže na jedan viši nivo, integriše ga sa poslovanjem kompanije i dovodi do realizacije strateških ciljeva.   Prednosti ovog sistema su ogromne, a mi ćemo nabrojati samo one najveće  

REALIZACIJA STRATEŠKIH CILJEVA

Vrlo često organizacije pokreću projekte jer misle da je dobra ideja imati novi sistem, novu infrastrukturu i slično bez razmatranja kako će se taj novi projekat uklopiti u strateške ciljeve preduzeća i bez analize potencijalnih rizika. Naš sistem projeknog menadžmenta uvek razmatra biznis strategiju i bira one projekte koji se uklapaju u strategiju, odnosno koji služe realizaciji iste.

Znači, prvo treba videti šta želite da dostignete u godinama koje dolaze i odrediti šta treba promeniti ili uraditi da bi se dostigli ovi ciljevi. Jasno definišite ciljeve i odredite kojim projektima ćete ih realizovati.

 

STICANJE NOVIH ZNANJA

Kada se projekat završi, pregledaćete sve faze kroz koje je prošao projekat i koliko je bio uspešan. Svi elementi projekta su pregledani i analizirani sa ciljem da se identifikuju oblasti projekta kojima je potrebno unapređenje. Implementacija tih poboljšanja će unaprediti sve projekte u budućnosti. Zato se sve naučene lekcije, bilo da su pozitivne ili negativne dokumentuju za unapređenje svih budućih projekata.  

POVEĆANO ZADOVOLJSTVO KLIJENTA

Ovaj PM sistem vam omogućava da projekat završite u roku i dogovorenom budžetu. A klijent voli kada rokovi budu ispoštovani i kada bude potrošeno onoliko para koliko je spreman da plati, zar ne? Na taj način, uz ove konsalting radionice, dobijate srećnog i zadovoljnog klijenta koji je spreman da ponovo sarađuje sa vama. Na taj način upravljanje projektima postaje vaš alat kojim uspostavljate produžetak saradnje sa klijentom, a da ne pričamo o tome da je poseban deo sistema upravljanje kvalitetom koji obezbeđuje da sve što bude urađeno na projektu, bude urađeno sa traženim kvalitetom.  

SMANJEN RIZIK

Sam projekat odiše nesigurnostima koje dovode do pomeranja aktivnosti, rokova, premašenja budžeta i sl. Medjutim naš ISUP pridaje poseban značaj rizicima. Svi veliki rizici su identifikovani kroz različite alate i tehnike, onda su detaljno analizirani, određen im je prioritet i napravljena je strategija u slučaju njihove pojave u toku izvršenja projekta. Za veliki deo njih je smanjena verovatnoća da će se uopšte desiti ubacivanjem dodatnih aktivnosti i resursa, promenama ugovora, drugačijim rasporedom aktivnosti. I sve to pre nego što je počela egzekucija projekta. Na taj način rizici se drže pod kontrolom i raste verovatnoća da će projekat biti gotov prema planu. Sve to se radi prema već utvrđenom sistemu za upravljanje projektnim rizicima.  

BOLJE PLANIRANJE

Na početku projekta imate samo pretpostavke šta ćete raditi i koja su ograničenja projekta  vezana za rokove i budžet. Izvanredan projekt menadžer, kakav ćete postati, napravi opsežno planiranje i istraživanje. Takav vodja projekta ispita potrebe i očekivanja klijenta i ostalih zainteresovanih strana na projektu. Ispita i potencijalne ograničavajuće faktore projekta.  Na osnovu toga dobije jasnu sliku o tome šta treba raditi na projektu.

   

ODLIČNA KOMUNIKACIJA

Komunikacija je ključ uspešnog projekta, ono na čemu padaju loši projekt menadžeri. Upravljanje komunikacijom dovodi do kontrolisanja projekta i zainteresovanih strana omogućavajući da svi budu na istoj strani i da svi budu svesni mogućih rizika i izazova koje nosi projekat. Dobri rukovodioci projekta shvataju značaj komunikacije tako da je ovaj sistem projeknog menadžmenta baziran na posebnim šablonima za komunikaciju sa projektnim timom i sponzorima projekta olakšavajući vođenje projekta. Pomoću ovih šablona ćete lako i jednostavno upravljati zainteresovanim stranama na projektu, informišući ih na način koji im odgovara i dinamikom koja im odgovara. Biće sa vama i uz vas tokom celog projekta.  

DEFINISANJE KRITIČNOG PUTA

Svaki projekat se sastoji od niza aktivnosti koje sa sobom nose izazove i rizike. Nisu sve aktivnosti iste. Neke mogu da kasne nekoliko dana i neće ugroziti projekat. A druge, ako zakasne samo jedan dan, dovode do kašnjenja projekta.  Te druge aktivnosti se nalaze na kritičnom putu. Dakle, kritični put predstavlja najduži niz aktivnosti na projektu, niz koji određuje trajanje projekta. Projekat traje onoliko koliko traju aktivnosti na tom kritičnom putu. Zato su ti taskovi od esencijalnog značaja za uspešnu realizaciju projekta. Njihovo kašnjenje odmah dovodi do kašnjenja projekta. Ako ne znamo koje su kritične aktivnosti, kako onda možemo kontrolisati projekat i znati da smo na pravom putu. Nikako, zar ne? Zato je jedan od imperativa upravljanja projekta, tačno i precizno definisanje kritičnog puta i dodatno praćenje aktivnosti na njemu.  

USPEH

Svrha projekt menadžera je da se fokusira na trajanje i budžet projekta i da osigura uspešan rezultat. To je glavna poenta njegovog postojanja i razlog njegove neophodnoti na projektu. On brine o integraciji svih delova projekta, brine da sastavni delovi projekta, kao što su: obim projekta, trajanje projekta, troškovi, kvalitet, rad sa resursima, komunikacija, rizici, nabavka i zainteresovane strane čine jednu jedinstvenu celinu. Planira, prati, kontroliše, nadzire, komunicira, gradi tim, motiviše, upravlja, rešava konflikte, jednom reči bori se za projekat i njegovu uspešnu realizaciju.  

UPRAVLJANJE PROMENAMA

Samo ona osoba koja zna šta jeste, a šta nije deo projekta, može upravljati promenama na projektu. Takva osoba ne dozvoljava promene koje nisu sastavni deo obima projekta. Takva osoba je svesna da male promene obima projekta mogu da dovedu do promene trajanja projketa, potrebnih resursa, novih troškova i novih rizika. Zato vrlo pažljivo pristupa promenama. Naš PM sistem ima posebnu procedure i šablone za upravljanje promenama, olakšavajući posao projektnom menadžeru i omogućavajući mu da projekat uspešno privede kraju.    

ŠTA JE INTEGRISANI SISTEM UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Upravljanje projektima je samo početak unapredjenja poslovanja jedne firme. To je osnova, temelj piramide napretka na čijem vrhu se nalazi integrisani sistem projektnog menadžmenta (ISUP). Znači, potebno je imati projekte i sistem za upravljanje svim tim projektima, proceduru po kojoj se upravlja projektima, sve potrebne šablone za sve delove projekta. ISUP obezbedjuje:

• jedinstveni registar svih projekata u kompaniji
• dokumentovanje,
• lako i efikasno vodjenje projekata,
• kontrolu projekata,
• povećanje baze znanja i naučenih lekcija koje će se koristiti pri sledećim projektima
• evidenciju svega što se desilo u bilo kom projektu u firmi, a sve sa ciljem da se unapredi sistem i da se realizuju strateški ciljevi kompanije.

Sistem projeknog menadžmenta obezbedjuju uspešnu realizaciju misije i vizije preduzeća.  

KAKO FUNCKIONIŠE ISUP?

Vizija se razloži na strateške ciljeve preduzeća, a svaki od tih strateških ciljeva na jedan ili više projekata. Svi projekti se evidentiraju u centralnoj bazi projekata. Prolazi se kroz formalnu proceduru iniciranja, planiranja, realizacije, kontrole i praćenja projekta i na kraju zatvaranja projekta. Kroz tu proceduru su opisani koraci kroz koje treba da prodje projekat i prikazani prateći šabloni koje treba koristiti u svakoj od ovih faza projekta.   Kako izgleda uvodjenje sistema projektnog menadžmenta – slika sa radionice  

ŠTA DOBIJETE

+ Obuku za upravljanje projektima + Standardizovanu proceduru za upravljanje projektima usklađenu sa Vašim ISO standardima + Prateće formulare (šablone za upravljanje projektima) + Obuku za korišćenje procedure + Izradu konkretnog projekta pomoću definisanih šablona + Kontrolne provere + Unapređeno znanje i veštine zaposlenih

 

Kako izgleda uvodjenje sistema projektnog menadžmenta?

 

1. Prikupljanje zahteva od strane klijenta
2. Obuka zaposlenih za upravljanje projektima kroz zajedničko planiranje projekta. Ovu obuku treba da prodje top menadžment, budući i/ili sadašnji rukovodioci projekta i članovi projektnih timova. To je nekih desetak ljudi koji će raditi na planiranju konkretnog projekta gde će kroz nekih 10-15 radionica doći do finalnog plana projekta i gde će steći konkretna  znanja o upravljanju projektima. Najbolji način učenja je definitivno kroz praksu i realno iskustvo planiranja projekta gde će svi polaznici spoznati prednosti ovog načina rada. 
3. Izrada procedure za upravljanje projektima  na osnovu zahteva klijenta, odnosno zajedničkih radionica prilikom planiranja projekta . Procedura sadrži potrebne šablone za sve delove sistema (registar projekata, projektni zadatak, projektni tim, praćenje projekta, budžet, registar rizika i slično)
4. Obuka zaposlenih za korišćenje sistema projeknog menadžmenta (procedura, šablona) na primeru konkretnog projekta 
5. Kontrolna provera nakon 3 meseca
6. Kontrolna provera nakon 6 meseci i unapredjenje sistema

 

 

MODELI SARADNJE

Modeli konsaltinga iz domena projektnog menadžmenta, ili modeli uvodjenja ISUP-a se svode na najmanje tri načina saradnje koji su prikazani u nastavku:   I STANDARDIZACIJA PROCESA VOĐENJA PROJEKATA (gore objašnjeno: obuka, procedura, kontrolne provere)   II DETALJNO PLANIRANJE VAŠIH PROJEKATA Detaljno se planiraju svi segmenti projekta kroz određeni broj radionica, a u saradnji sa projektnim timom. Broj radionica prvenstveno zavisi od veličine i trajanja projekta, ali se kreće u opsegu od 10-15 radionica. Na njima se prezentuje metodologija vođenja projekta i daju odgovori na pitanja KAKO i ZAŠTO nešto radimo na projektu.  Svaka radionica se završava brainstorming sesijom da se ta teorija pretoči u praksu i isplanira određena oblast projekta.  Ciljevi svih sesija su da na kraju svega imamo:

• Detaljan plan(ove) projekta
• Osposobljen tim za dalje planiranje i vođenje projekata
• Start egzekucije isplaniranog projekta 

  III MENTORSKI RAD ILI OBUKA PROJEKT MENADŽERA PO PRINCIPU “LEARNING BY DOING” Ovo je rad 1 na 1 sa odgovarajućim projekt/portfolio menadžerom. Dakle, zajednički rad na projektu, odnosno zajedničko planiranje i kontrola realizacije projekta i osnaživanje projekt menadžera. Takođe, uključuje stalni nadzor rada rukovodioca projekta i tima i predloge za unapređenje njegovog načina vođenje projekata kroz namenski kreirane edukativne sesije.  

OPŠTA PRIMENA

Upravljanje projektima je privremeni napor preduzet da se dobije jedintven proizvod, uluga ili rezultat, odnosno niz tehnika, veština i alata pomoću kojih se realizuju ciljevi projekta u zadatim vremenskim okvirima, sa zadatim budžetom i odgovarajućim kvalitetom. Dakle, jasno se vidi se projekat, odnosno upravljanje projekta ne odnosi na neku specifičnu oblast, već je primena upravljanja projektima univerzalna. Važi u bilo kojoj oblast i primenjuje se svuda. Zato je ovaj sistem projekt menadžmenta najbolje rešenje za poboljšanje poslovanja vase firme jer funkcioniše nezavisno od toga čime se bavite i kojoj industriji pripadate.

Sistem je primenljiv uvek i svuda

Ne možemo da kažemo da je izvesno da se bilo koji veliki projekat završi 100% na vreme i prema zadatom planu, ali možemo da kažemo da posedovanje stručnog kadra i integrisanog sistema upravljanja projektima najteže projekte pojednostavljuje, smanjuje rizike i umnogome povećava mogućnost uspešne realizacije projekta.  

SLIKE SA UVOĐENJA SISTEMA UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

 

ŽELIM DA UNAPREDIM FIRMU