Industrija upravljanja projektima brzo raste, sa projektovanom vrednošću od 9,81 milijardi dolara do 2026. Međutim, industrija se suočava sa mnogobrojnim izazovima jer postoji potreba za više profesionalaca za upravljanje portfolijom projekata.
Procena kaže da će do 2030. godine, biti potrebno oko 25 miliona ljudi više za upravljanje projektima.
Odnos projekata, programa i portfolija
Uprkos tome, samo 46% kompanija stavlja upravljanje projektima na vrh svoje liste prioriteta, a čak 67% projekata propada jer se upravljanju projektima ne pridaje dovoljno pažnje.
Zašto je tako?
Pa, pre svega, jer su sve veći zahtevi za projektne menadžere. Od njih se traži da lansiraju inovativne proizvode, ali i da preuzme odgovornost za ažuriranje internih procesa. Kao rezultat toga, 4 od 5 menadžera projekata kažu da ne mogu bez upravljanja projektnim portfolijom.
Vođenje više projekata u isto vreme
Najviši nivo upravljanja projektima je svakako upravljanje portfeljom projekata ili portfolio menadžment.
Portfolio je grupa programa, projekata i drugih povezanih operativnih poslova kojima su određeni prioriteti i koji su implementirani sa ciljem da se realizuju strateški ciljevi kompanije. Na ovaj način se optimizuje korišćenje resursa, smanjuju rizici, uvećavaju benefiti i performanse organizacije.
Ako se setimo one nemačke izreke koja kaže “koja je korist od trčanja, ako si na pogrešnoj stazi”, onda bi upravljanje projektima bilo jednako učestvovanju u trci, aupravljanje portfolijom trčanje pravom stazom.
Dakle, portfolio management bi bio realizacija strateških ciljeva kompanije kroz realizaciju najboljih projekata. Portfolio menadžment nije isto što i multiprojektno upravljanje, već mnogo više od toga. To je uskladjenost sa strateškim ciljevima kompanije.
Kako realizovati strateške ciljeve?
Metodologija portfolio menadžmenta
Prava i dokazano najbolja metodologija za upravljanje portfolijom već postoji. Godinama postoji. I naša obuka je upravo zasnovana na toj metodologiji. Ali samo 61% projektnih menadžera primenjuje definisanu metodologiju upravljanja projektom na svaki projekat.
Zašto portfolio menadžment?
Veština upravljanja portfolijom je sve popularnija, ali ima još dosta prostora za rast. Kada imaš firmu u kojoj se više projekata odvijaju u isto vreme, potrebna ti je centralizovana kontrola projekata i centralizovano upravljanje ljudskim, materijalnim i finansijskim resursima. Ako toga nema, onda dobijaš nekoliko projekt menadžera koji vode nezavisne projekte koji nisu uskladjeni sa ciljevima kompanije. Pri tome projekt menadžeri ne znaju jedni za druge i za ostale projekte. Ne znaju o opterećnosti resursa na ostalim projektima. Resursi se prebacuju sa jednog projekta na drugi, pri čemu mnogi od tih projekata ne bi ni trebalo da se realizuju jer su rizični i ne doprinose strateškim ciljevima firme.
Neki od tih projekata su pravi strateški projekti, sa velikim benefitima za kompaniju, a neki od njih su samo “slatki snovi” njihovih projekt menadžera i ni na koji način ne doprinose kompaniji. Vrlo često ne budu realizovani do kraja.
Jednom reči, imaš multiprojektno upravljanje koje je svrha samo sebi, a ne doprinosi kompaniji. Nema realizacije strateških ciljeva. Imaš slučajno izabrane projekte, bez nekog matematičkog, odnosno finansijskog modela njihove selekcije. Imaš puno projekata, ali, suštinski, vrlo malo kontrole nad njima jer svaki rukovodilac projekta radi za sebe i svoj projekat, a ne za firmu. Ne razumeju ostale projekte i razloge njihovih pokretanja.
A što je još gore, prilike su propuštene!!! Nema benefita za kompaniju. Novac je uzalud potrošen.
A SVRHA PORTFOLIO MENADŽMENTA JE BAŠ BENEFIT, KONTROLA, BALANSIRANO KORIŠĆENJE RESURSA, CENTRALNO UPRAVLJANJE SVIM PROJEKTIMA
KAKO BI TREBALO DA BUDE?
Razlog toga je što mnogi rukovodioci projekta ne razumeju potrebe zbog kojih je projekat pokrenut jer nisu bili blagovremeno uključeni u iniciranje projekta. Zato ne znaju koje strateške ciljeve treba realizovati ovim projektim. I to je vrlo čest slučaj. Evo kako bi trebalo da izgleda u savršenoj kompaniji. Sve bi se uradilo u pet koraka:
Definicija strateških ciljeva od strane menadžmenta
Predlaganje projekata koje treba realizovati
Izbor najboljih predloga projekata – kreiranje portfolija
Realizacija portfolija
Monitoring i kontrola portfolija
STRATEŠKI CILJEVI
Kompanija ima jasno definisane strateške ciljeve i svi projekti treba da potpomognu realizaciju tih ciljeva. Ciljevi su jasno istaknuti i svi zaposleni znaju ciljeve kompanije i svoji odeljenja
PREDLOZI PROJEKTA
Na osnovu definisanih godišnjih ciljeva, krajem godine se pravi se plan realizacije ciljeva za narednu godinu. Svi zaposleni daju predloge projekata imajući na umu realizaciju tih ciljeva. Javiće se više različitih rešenja, potencijalnih projekata kojima se mogu dostići ti ciljevi. Naravno, broj projekata je mnogo veći, nego što su kapaciteti firme, kako ljudski, tako i novčani koji bi ispratili pokretanje i završetak svih projekata.
SELEKCIJA NAJBOLJIH KANDIDATA ZA PORTFOLIO
Zato se radi portfolio analiza, odnosno vrši odabir najboljih kandidata koji će se pokrenuti u narednoj godini i čijom uspešnom realizacijom će se realizovati i strateški ciljevi. Nakon detaljne analize portfolija, a na osnovu unapred utvrđenih kriterijuma, dobijaš najbolje kandidate. Iz mora ideja, biraš one koje sa najmanje troškova, vremena, resursa i rizika ostvaruju ciljeve kompanije.
Takvi projekti ćeš rangirati, autorizovati i formalno inicirati u toku naredne godine. A za njihovu realizaciju biće odgovoran portfolio menadžer.
REALIZACIJA PORTFOLIJA
Sve projekte treba, radi lakšeg praćenja, uneti u neki softverski alat. Naša preporuka je MS Project jer ima jednostavan intefejs, vrlo je intuitivan i lak za korišćenje.
MONITORING I KONTROLA PORTFOLIJA
Kada sve to sinhronizuješ i pratiš kroz neki softverski alat znaćeš kako stojiš sa celim portfolijom projekata, znaćeš kako napreduješ što se tiče vremena, troškova i korišćenja resursa.
Znaćeš da li postoje odstupanja od inicijalnog plana portfolija ili ne, i kako da ceo sistem vratiš na pravi put.
Portfolio je šira slika
Naravno, projekt portfolio menadžment daje organizaciji i menadžerima mogućnost da vide širu sliku, što bi rekli big picture. Zato je portfolio šira slika kompanije gde sve grupe dobiju kvalitetne i potrebne informacije za bolje vođenje organizacije, portfolija, projekata…
Izvršni direktori – znaju šta projektni menadžeri treba da dostignu.
Projektni menadžeri – imaju lak pristup članovima projektnog tima.
Članovi tima – imaju poboljšanu komunikaciju sa liderima i ostalim kolegama.
Stakeholderi – imaju stalno dostupne relevantne informacije o projektu i portfoliju
PORAST PLATA PORTFOLIO MENADŽERA
Da je upotreba portfolija vrlo zastupljena u svetu, govori i činjenica da su portfolio menadžeri jako cenjeni. Prema opsežnom istraživanju PM instituta, koje je urađeno na reprezentativnom uzorku od 26.000 projekt menadžer u 34 zemlje, zaključeno je da je, u poslednjih 12 meseci, plata portfolio menadžera porasla za 5% .
Firme koje su nam ukazale poverenje
Šta ćeš naučiti na obuci?
Kao što vidiš, naš cilj je da preslikamo profil te idealne kompanije i da ti pokažemo kako od strateškilh ciljeva doći do portfolija i njegove realizacije. Sama obuka za upravljanjem portfoliom se sastoji od teorijskih i praktičnih primera. Naučićeš:
Šta je portfolio?
Koja je razlika izmedju projekta, programa i portfolija?
Kako da planiraš portfolio?
Kako da izvršiš odabir najboljih kandidata za portfolio (projekata koji su najviše usklađeni sa strateškim ciljevima kompanije)?
Kako da kontrolišeš i pratiš realizaciju portfolija?
Kako da upravljaš performansama?
Benefiti portfolija
Upravljanje komunikacijom
Upravljanje rizicima na portfoliju
Slika sa Project Portfolio Management obuke
Da li postoje šabloni?
Naravno, za sve ovo ćeš imati konkretne matematičke modele: finansijske i oni koji to nisu, tzv. multi-atributski modeli. U startu ćeš odbaciti najgore kandidate, ostale propustiti kroz ove matematičke modele i dobiti rang listu najboljih kandidata za portfolio. U zavisnosti od ljudskih i finansijskih resursa odabraćeš određeni broj projekata koje ćeš realizovati kroz portfolio.
Za sve ovo ćeš koristiti unapred pripremljene Excel šablone koji će ti pomoći da budeš uspešan portfolio menadžer.
Kada dobiješ najbolje kandidate za portfolio (projekte), unećeš ih u softver MS Project, napraviti portfolio i pratiti realizaciju kroz ovaj softverski alat. Dakle, znaćeš šta je portfolio, imaćeš centralnu tačku upravljanja i njegove kontrole, pratićeš trajanje svih pojedinačnih komponenti portfolija, kao i portfolija u celini. Pratićeš troškove na nivou portfolija, rasporedjivati ljudske i materijalne resursa u okviru njega, izveštavati top menadžment… U suštini, proćićeš realnu simulaciju planiranja portfolija i izbora najboljih projekata iz mora ponudjenih projekata. Proćićeš praktičnu simulaciju realizacije portfolija korišćenjem softerskog alata MS Project.
Bukvalno, sve od početka do kraja. Tako da ćeš nakon obuke biti u stanju da analiziraš i napraviš gotov portfolio, i da ga samostalno vodiš pomoću MS Projecta.
Ako se još uvek pitaš da li je obuka za upravljanje portfolijom prava obuka za tebe ili ne, onda pročitaj kome je namenjena.
Da li je ova obuka za tebe?
Ovaj kurs je za tebe:
Ako si projekt menadžer
Ako vodiš više projekata u isto vreme
Ako si program ili portfolio menadžer
Ako želiš da brže i lakše realizuješ strateške ciljeve
Ako se baviš raspoređivanjem resursa na projektima (resource manager)
Značaj portfolio menadžmenta
Koliko je značajan portoflio menadžment, najbolje pokazuje svetska statistika. To će ti jasno pokazati koliko možeš da unaprediš svoju karijeru kroz dobro upravljanje portfolijom projekata. Statistika kaže:
59% menadžera projekata vodi između 2 i 5 projekata
11% vodi 6 do 10 projekata
15% vodi više od 10 projekata istovremeno
Samo 15% projektnih menadžera vodi samo jedan projekat
Dakle, istovremeno vođenje više projekata je neminovnost
DODATNE PREDNOSTI OBUKE ZA PORTFOLIO MENADŽMENT
RADIMO NA TVOM KONKRETNOM PORTFOLIJU!
Nema gotovog, unapred pripremljenog portfolija projekata sa kojim radimo sa svim firmama. Ne, kod nas toga nema jer nije tvoja firma ista kao i ostale firme.
Tvoja firma je jedinstvena i ima svoje specifične potrebe. Zato se kod nas portfolio smišlja na licu mesta u zavisnosti od tvojih želja, potreba i projekata.
Za sve dodatne informacije možeš nas kontaktirati na 063 104 27 15
GLAVNI BENEFITI OBUKE ZA PORTFOLIO MENADŽMENT
STRATEŠKI CILJEVI
Naučićeš kako da realizuješ strateške ciljeve kompanije kroz realizaciju najboljih projekata. Znaćeš kako da odrediš prioritet i odabereš projekte koji su u skladu sa poslovnom strategijom i dodeliš prave resurse pravim projektima.
VOĐENJE VIŠE PROJEKATA
Naučićeš kako da sinhronizuješ i pratiš više projekata u isto vreme. Znaćeš kako stojiš sa celim portfolijom projekata, znaćeš kako napreduješ što se tiče vremena, troškova i korišćenja resursa. Znaćeš da li postoje odstupanja od inicijalnog plana portfolija ili ne, i kako da ceo sistem vratiš na pravi put.
SMANJENJE RIZIKA
Znaćeš kako da napraviš dobar plan koji ti pomaže da identifikuješ i analiziraš rizike na svim svojim projektima i odrediš prioritete među njima. Naučićeš da pronađeš najbolja rešenja za njihovo smanjenje. I kako ćeš ih kontrolisati tokom realizacije projekata.
OPTIMALNO KORIŠĆENJE RESURSA FIRME
Znaćeš da proceniš potrebu i potražnju za različitim resursima na portfoliju. Naučićeš kako da vršiš kontrolu nad korišćenjem resursa i svakom resursu dodeliš optimalno opterećenje.
Kako izgleda portfolio menadžment u praksi (konkretan primer)
Zamisli kompaniju koja u isto vreme vodi 12 aktivnih projekata:
IT razvoj
unapređenje internih procesa
implementaciju novih sistema
projekte za klijente
Bez portfolio menadžmenta, svaki projekat se vodi “za sebe”. Rezultat su:
preopterećeni ljudi
paralelni prioriteti
projekti koji troše resurse, ali ne donose stvarnu vrednost
Portfolio menadžment uvodi red kroz sledeće korake:
1. Popis svih projekata
Na jednom mestu se vidi:
koji projekti postoje
u kojoj su fazi
ko je odgovoran
koliko troše resursa i budžeta
2. Definisanje kriterijuma za odlučivanje
Npr:
strateška važnost
finansijski efekat
rizik
zakonska obaveza
uticaj na klijente
Rangiranje i prioritetizacija projekata Projekti se više ne pokreću zato što su “hitni”, već zato što najviše doprinose ciljevima kompanije.
4. Upravljanje resursima na nivou portfolija Umesto da svaki projekat “vuče” ljude za sebe:
vidi se ukupno opterećenje
eliminišu se paralelna preopterećenja
donose se odluke šta ide, šta čeka, a šta se gasi
Kontrola i donošenje odluka Menadžment u svakom trenutku vidi:
koji projekti kasne
gde curi budžet
šta treba zaustaviti, a šta ubrzati
Ovo je ključna razlika: Portfolio menadžment ne pita “da li je projekat dobro vođen”, već “da li ovaj projekat uopšte treba da postoji”.
NAČIN ORGANIZACIJE OBUKE
Obuka za portfolio menadžment se ne organizuje po fiksnom kalendaru, već po zahtevu.
Ti biraš:
termin obuke
dinamiku (intenzivno ili u etapama)
nivo (osnove / napredno planiranje / kontrola i reporting)
da li se radi na tvojim projektima
Obuka se može realizovati kao: In-house obuka (u tvojoj firmi) ili kao online obuka, uživo sa predavačem preko Teamsa
IN-HOUSE OBUKA ZA KOMPANIJE
In-house obuka je namenjena kompanijama koje žele da uvedu sistem portfolio menadžmenta.
Sadržaj, primeri i dinamika obuke u potpunosti se prilagođavaju:
tipu projekata
strukturi tima
postojećem nivou znanja
Obuka se organizuje u prostorijama tvoje firme ili online, u terminu koji ti odgovara.
Priručnik sa obuke, vežbe, sertifikat o uspešno završenoj obuci
Potrebno predznanje
Osnove MS Project-a (ovo je obavezan deo jer se praćenje portfolija radi u ovom sofveru)
Investicija po polazniku
39.990 RSD + PDV
Česta pitanja – portfolio menadžment
Šta je portfolio menadžment u upravljanju projektima?
Portfolio menadžment je proces selekcije, prioritizacije i upravljanja skupom projekata i programa tako da bude u skladu sa strateškim ciljevima organizacije i njenim resursima. Glavni cilj je da se donose bolje odluke, optimizuje vrednost investicija i postigne strateška usklađenost projekata.
Po čemu se portfolio menadžment razlikuje od upravljanja jednim projektom?
Upravljanje projektom fokusira se na uspešnu realizaciju pojedinačnog projekta, dok portfolio menadžment gleda čitav skup projekata u organizaciji kako bi se osiguralo da su uključeni oni koji najviše doprinose strateškim ciljevima i da resursi budu optimalno raspoređeni.
Koje su ključne koristi portfolio menadžmenta?
Portfolio menadžment omogućava:
bolju usklađenost projekata sa strateškim ciljevima,
efikasniju alokaciju resursa,
smanjenje rizika kroz prioritetizaciju inicijativa,
veću vidljivost nad celokupnim projektima,
bolje donošenje odluka i veći ROI.
Da li portfolio menadžment zamenjuje projektni menadžment?
Ne. Portfolio menadžment ne zamenjuje projektni menadžment, već ga nadograđuje. Dok projekat ima jasno definisan početak i kraj, portfolio menadžment daje širu sliku: odabir pravih projekata, prioritete i alokaciju resursa na nivou organizacije.
Da li je portfolio menadžment samo za velike organizacije?
Ne. Iako veće organizacije češće formalizuju portfolio menadžment, svi sistemi koji rade sa više projekata istovremeno imaju koristi od pristupa koji omogućava bolju vidljivost, koordinaciju i strateško donošenje odluka.
Kako portfolio menadžment utiče na budžete i resurse?
Portfolio menadžment omogućava da resursi (ljudi, vreme, novac) budu dodeljeni na način koji maksimizira vrednost za organizaciju, eliminiše preopterećenje i smanjuje konflikt prioriteta među projektima.
Da li ovde učim i kako da implementiram portfolio menadžment u firmi?
U većini obuka i programa koji se bave portfolio menadžment stilom rada, dobijaš praktične smernice kako da primeniš principe upravljanja portolijom projekata, uključujući alate za selekciju, prioritizaciju i evaluaciju projekata u realnom poslovnom okruženju.
Da li moram biti portfolio menadžer da bih razumeo ovu obuku?
Ne. Obuka je pogodna za koordinatore, projektne menadžere, PMO članove i menadžere koji žele da unaprede vidljivost i rezultate istovremenog vođenja više projekata. I da donose bolje strateške odluke
Šta ako posle obuke imam neki konkretan izazov koji ne znam da rešim?
Ako u teoriji razumeš portfolio menadžment, ali se u realnosti suočavaš sa problemima kao što su preopterećeni resursi, konfliktni prioriteti ili loša vidljivost stanja projekata, individualni rad je često najbrži put do rešenja. U okviru usluge Reši svoj PM izazov radi se direktno na tvom portfelju projekata i konkretnim problemima iz prakse.
