Zatvaranje projekta
Svi projekti pre ili kasnije dođu do svog kraja, ali postavlja se pitanje:
Da li ste ispravno zatvorili projekat?
Kada razmišljate o tome, probajte da razjasnite sledeće:
- Da li svi učesnici projekta znaju da je projekat gotov?
- Da li sponzor projekta ili onaj zbog koga je pokrenut projekat zna da je taj projekat zaista gotov?
- Da li je dao saglasnot da je projekat gotov, odnosno da li sponzor potpisao da ste ostvarili sve ciljeve projekta?
Ako su svi odgovori potvrdni, onda ste na dobrom putu. Ako nisu, ostanite sa nama jer ćete dobiti smernice kako pravilno zatvoriti projekat. Zatvaranje projekta je sastavni deo našeg projekt menadžer kursa gde je posebno objašnjen svaki segment projekta, od iniciranja, planiranja, realizacije, monitoring i kontrole, pa sve do samog zatvaranja.
Šta se dešava ako projekat nije pravilno zatvoren?
Kada ne zatvorite projekat kako treba, gubite potencijal da učite iz procesa i ishoda trenutnog projekta. Sledeći put kada započnete projekat, veća je verovatnoća da ćete naići na iste probleme i potencijalno manje motivisane timove. Kada ne zatvorite projekat kako treba, lekcije se ne nauče i doprinosi tima se ne priznaju i ne slave.
Bez obzira na vaša vremenska ograničenja ili pritisak pod kojim se možda nalazite ili vašu želju da se vratite svojim uobičajenim radnim obavezama, dobro zatvaranje projekta gradi potencijal za budući uspeh u vašem poslu. Ali i za vašu buduću karijeru i karijeru članova tima.
Izazovi zatvaranja projekta
Ljudi imaju tendenciju da se opiru promenama, čak i kada su na bolje. Zatvaranje projekta dovodi do značajne promene u načinu na koji ljudi rade i komuniciraju jedni sa drugima, tako da će, naravno, postojati određeni otpor ovoj tranziciji. Za borbu protiv ovog otpora, važno je planirati unapred i obezbediti široku komunikaciju tokom procesa zatvaranja projekta.
Zašto je važno zatvaranje projekta?
Efikasno zatvaranje projekta pomaže u definisanju kulture tima i kulture same organizacije. Kontinualno unapređenje procesa je sastavni deo metodologije za upravljanja projektima.
A učenje je kritičan ishod zatvaranja projekta. Proces postavlja teren za uspešnije i bolje projekte u budućnosti. Ako ne zatvorite projekat kako treba, možda ćete i dalje imati rezultate koje klijent može da koristi, ali nećete moći da zaronite u ono što je funkcionisalo, a šta nije funkcionisalo tokom projekta.
Nećete znati gde ste bili dobri, a gde su prilike za poboljšanje.
Neophodno je da pregledate šta ste uradili i šta ste naučili. Odredite kako bi to učenje moglo koristiti timu, tako da ne ograničavate rast svakog pojedinačnog člana tima ili organizacije u celini. Zatvaranje projekta je važno jer vam proces omogućava da uradite sledeće:
Vežete labave krajeve
Već ste isporučili rezultate projekta klijentu, ali obavezno interno prijavite sve rezultate. Uverite se da su svi ugovori potpisani, plaćeni i finalizovani i očistite svoje datoteke. Uverite se da ste pregledali svoj napredak i utvrdili da li ste projekat isporučili na vreme i u okviru budžeta. Takođe ćete želeti da vodite računa o logističkim detaljima, kao i o prepuštanju fizičkog prostora, digitalne opreme i resursa odgovornim odeljenjima. Ovi tehnički aspekti zatvaranja projekta vam omogućavaju da zatvorite projekat čisto i olakšavaju lak prelazak sa projektnog rada na operativne aktivnosti vaše organizacije.
Uzmete u obzir naučene lekcije
Odvojite vreme da otvorite diskusiju o lekcijama koje ste naučili tokom životnog ciklusa projekta. Napravite listu, vremenski okvir ili vizuelni prikaz koji pomaže da se pokrenu ideje i osvežite pamćenje članova tima o projektu od inicijacije preko planiranja pa do realizacije i praćenja projekta. Ovaj proces treba da uključi pregled planiranih i stvarnih troškova projekta, vremenskog rasporeda, rizike, komunikaciju, kvalitet, izveštavanje i sve ostale segmente projekta. Upravljanje projektima i naučene lekcije su sastavni deo metodologije za upravljanje projektima o kojoj smo pričali u tekstu upravljanju projektima.
Nastavite sa jasnim osećajem postignuća
Zatvaranje projekta signalizira svakom članu tima da je projekat imao smisla i, jednostavno, da je posao završen. Zatvaranje projekta predstavlja tehničku obustavu daljeg rada na projektu. Takođe obezbeđuju emocionalno zatvaranje za svakog člana tima, uključujući i menadžera projekta. Pronađite smisao, usredsredite se na individualne i timske procese učenja i pređite na sledeću sjajnu stvar koja se sprema za svakog od vas.
Arhivirate dokumentaciju
Poslednji korak u zatvaranju projekta je finalizacija izveštaja o zatvaranju projekta i arhiviranje dokumentacije koja treba da bude transparentna i dostupna svim relevantnim stranama. Važno je da obavestite članove tima o tome gde da pronađu izveštaj za formalnu prezentaciju višem rukovodstvu. Efikasno zatvaranje projekta pomaže da se postavi scena za uspeh tima prilikom narednog okupljanja.
Pet koraka za zatvaranje projekta
Vrlo lako je zaboraviti da sve što formalno počnemo, treba formalno da završimo. Ako projekat formalno pokrenemo kroz iniciranje projekta i projektni zadatak, onda ga treba formalno završiti. Uvek se setimo početka i naravno realizacije projekta i to dokumentujemo na pravi način. Ali kada dođemo do kraja, vrlo često budemo zaboravni i zatvaranje projekta ne odradimo na pravi način. A bitno je da to bude kako treba.
Formalnim početkom projekta ste dobili zadatak od sponzora/klijenta i tačno stoji šta treba uraditi na projektu. Stoji na šta ste se obavezali. To je ugovor između vas i sponzora. Sa jedne strane, sponzor se obavezuje da će obezbediti sredstva za realizaciju projekta. Sa druge strane, Vi se obavezujete da ćete ostvariti ciljeve projekta. Kada projekat bude gotov, bitno je da imate formalni dokaz da je projeakt uspešno protekao. Bitno je i da svi koji su učestvovali na projektu znaju da je projekat gotov i da mogu da se okrenu nekim novim stvarima.
A kako, zapravo, zatvaramo projekat? Postoji ovih pet koraka koje treba preduzeti kako bismo projekat priveli kraju na ispravan način.
Korak 1. Proverite da je sve zaista gotovo
Proverite svoj originalni, inicijalni plan i duplo proverite svaku pojedinačnu aktivnost da ne bi nešto propustili ili zanemarili. Osigurajte se da su sve aktivnosti urađene 100%. Proverite da li su sve ugovorene obaveze ispoštovane do kraja, da li je sva roba isporučena, da li je plaćanje kompletirano i slično.
Nema onoga, to ćemo kasnije da uradimo ili uradili smo skoro sve, samo još da napravimo izveštaj, Nema toga. Sve mora da bude 100% gotovo.
Pored same realizacije aktivnosti, postoji i onaj manje lep deo, a to je dokumentovanje, jer prema project management metodologiji, samo ono što je dokumentovano se desilo na projektu. Zato proverite da li su sve aktivnosti dokumentovane na pravi način, da li su svi datumi uneti, svi papiri propisno potpisani.
Proverite ciljeve projekta i vidite da li su svi realizovani. Gledajte da sve bude gotovo, da ne postoje neke “nevidljive”aktivnosti gde je član projektnog tima usmeno obećao klijentu da će da završi još nešto u vezi projekta, o čemu nema pisanog traga.
Ne dozvolite da vas takve stvari iznenade i zato svaki zahtev klijenta dokumentujte. Propustite ga kroz change management proceduru, izmenite sve planove na koje utiče. Obavestite sve da su novi planovi u opticaju. Nema usmenih dogovora, već sve mora biti dokumentovano i svaka promena odobrena. I na kraju, sve realizovano.
Korak 2. Završite papirologiju
Ovo je deo projekta koji najčešće izbegavamo. Kao što je bitno da sve aktivnosti budu uspešno realizovane, isto tako je bitno i da sve bude dokumentovano. Ne odlažite dokumentovanje projekta, već ga uvek radite na vreme. Kako koja aktivnost bude gotova, tako završite i njenu prateću dokumentaciju.
Svaki dokument treba da bude kompletiran i na pravom mestu u fascikli projektne dokumentacije, a prema PROCEDURI ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA.
Projekat je gotov onda i samo onda kada je sva prateća dokumentacija kompletirana.
Korak 3. Tražite potvrdu sponzora
Da, tako je. Tražite potvrdu sponzora. Kada ste sve proverili i sve je dokumentovano i urađeno 100%, onda tražite potvrdu sponzora. Neka potpiše da su realizovani svi ciljevi projekta. U građevinskom sektoru je to dobro urađeno. Bolje nego kod ostalih tipova projekata. Na kraju svakog građevinskog projekta postoji konačna (finalna) situacija koju su u obavezi da potpišu projekt menadžer, šef gradilišta, nadzorni organ i sponzor. Ovim potpisom se sponzor projekta saglašava da je sve urađeno po planu i da je projekat konačno gotov.
Ako niste iz te branše, onda napravite svoj dokument u kome će se sponzor saglasiti/potpisati da su ostvareni ciljevi projekta i da je projekat formalno završen.
Korak 4. Ažurirajte bazu znanja
Kada je sve gotovo, onda je vreme za sredjivanje utisaka i za popunjavanje naučenih lekcija. Dakle, vreme je da vidimo šta smo uradilo dobro, a šta loše. Cilj je da prodjemo ceo projekat sa našim timom i da vidimo:
- da li smo probili rokove za naše kontrolne tačke (milestone-ove),
- da proverimo inicijalne planove i
- prekoračenja budžeta i
- da vidimo kako ćemo to sprečiti u budućnosti
- da dokumentujemo šta smo radili dobro, a šta nismo
- da pokažemo kako bi uradili bolje to što nismo dobro uradili
Zato je neophodno da imamo kompletnu projektnu dokumentaciju o čemu smo već pričali.
Korak 5. ZABAVA!
Vaš tim i vi ste radili naporno za sve vreme trajanja projekta i vreme je da se opustite. Ali ozbiljno. Vreme je za žurku. Vreme je da proslavite uspešan završetak projekta i da se, ujedno, zahvalite timu na saradnji.
Uvek pokažite zahvalnost i tokom projekta. Posle svake uspešne faze ili kontrolne tačke, proslavite nekim poklonom, uz piće ili ručak. Kako god mislite da je najispravnije. Samo uradite nešto. Nije samo zbog toga da pokažete zahvalnost, već i da ojačate timski duh.
Dužnosti menadžera projekta u završnoj fazi
Za završen projekat, menadžer projekta je odgovoran da:
- Zakaže i sprovede sastanak o zatvaranju projekta i naučenim lekcijama
- Popuni izveštaj o performansama članova projektnog tima
- Napravi konačni izveštaj i preda sponzoru projekta (kupcu) koji ovaj treba da potpiše i potvrdi da je projekat uspešno završen
- Popuni kontrolnu listu za zatvaranje projekta
- Popuni izveštaj o tranziciji usluge (ako je primenljivo)
- Sprovede anketu o zadovoljstvu projektom
- Pregleda rezultate ankete i predloži prilike za poboljšanje
- Zatvori projekat
- Organizuje prigodnu proslavu
Kao što vidite, završetak projekta je podjednako bitan kao i sve ostale faze projekta i uključuje dosta toga. Nemojte da budete lenji na samom kraju i da vam propadne sav trud i sav napor koji ste uložili kako bi ga priveli kraju.
Prednosti zatvaranja projekta
1. Unapređenje procesa upravljanja projektima
Kroz proces zatvaranja projekta, organizacije mogu da identifikuju oblasti poboljšanja u svojim trenutnim procesima i da izvrše neophodne promene kako bi osigurale uspeh budućih projekata. Ovo bi moglo uključivati usavršavanje upravljanja resursima, poboljšanje komunikacije sa zainteresovanim stranama, ili čak reviziju strukture projektnih timova. Zatvaranje projekta takođe omogućava razmišljanje o tome šta je postignuto kroz projekat i gde mogu biti potrebna dalja poboljšanja kako bi se efikasnije postigli željeni rezultati u budućim nastojanjima.
2. Dokumentovanje uspeha i neuspeha
Ovo je važno za buduće projekte i iskustva učenja. Dokumentovanjem uspeha i neuspeha prethodnih projekata, organizacije mogu da uče iz svojih grešaka i da iskoriste dobre prakse koje su primenjene kako bi osigurale uspešan ishod projekta. Pored toga, sa dokumentacijom o zatvaranju, zainteresovane strane će imati više poverenja kada ulažu dalje resurse u nove inicijative znajući da su prošli projekti pravilno dokumentovani i praćeni.
Konačno, odgovarajuće procedure zatvaranja su od suštinskog značaja za praćenje finansijskih investicija koje pomažu da se izbegnu skupa kašnjenja ili prekoračenja u pogledu raspodele budžeta.
3. Prenos znanja na druge projekte
Kako se projekat bliži kraju, važno je osigurati da se svi njegovi rezultati dokumentuju i dele sa drugim projektima koji mogu imati koristi od njih. Ovo uključuje sva poboljšanja procesa, naučene lekcije, uspehe i neuspehe, najbolje prakse ili inovativna rešenja razvijena tokom projekta.
Budući projekti mogu koristiti ove dokumente kao referentni vodič o tome kako bi mogli pristupiti sličnim izazovima u radu.
4. Zatvaranje ugovornih obaveza
U nekim slučajevima, kao što su oni koji uključuju istraživanje i razvoj ili inženjerske projekte, faza zatvaranja projekta je neophodna kako bi se osiguralo da su sve obaveze ispunjene. Ovo uključuje ugovorne obaveze za plaćanje svih naknada u vezi sa projektom, usaglašenost sa regulatornim zahtevima, prihvatanje isporuka od nezavisnih dobavljača i druga pitanja u vezi sa zatvaranjem projekta.
Zatvaranje svih ugovornih sporazuma i ispunjavanje svih preostalih obaveza tokom ove faze, omogućava svim uključenim stranama da nastave dalje bez brige o budućim posledicama ili pravnim sporovima.
ZAKLJUČAK
Budite dosledni i profesionalni od početka do kraja samog projekta jer je to jedini recept za uspeh.
IZDVAJAMO
Ultimativni vodič za upravljanje projektima
Svidja vam se članak? Podelite ga preko društenih mreža!