Reinženjering poslovnih procesa (BPR) –Značenje, principi, faze, prednosti i nedostaci
Vaša kompanija dobro napreduje. Postižete ciljeve, ali problem je način na koji ostvarujete ciljeve. Znate da poslovni procesi igraju važnu ulogu u ostvarivanju ciljeva, ali isto tako znate da nisu toliko efikasni koliko biste želeli da budu.
Unošenje promena u proces postaje sve teže kako vaše poslovanje raste zbog navika i ulaganja u stare metode. Ali u stvarnosti, ne možete poboljšati procese bez unošenja promena.
Za napredovanje u poslovanju nije dovoljno ako organizacije ograničavaju svoje sposobnosti samo na sposobnosti preživljavanja, one moraju svaku prepreku da pretvore u prilike za učenje. Umesto da prisiljavate stvari da idu onako kako očekujete, ponekad morate da se povučete i ponovo procenite osnovne poslovne funkcije.
Reinženjering poslovnih procesa (BPR) zahteva od preduzeća da se vrate na tablu za crtanje i razbiju osnovni zadatak. Reinženjering poslovnih procesa je ključni element u dnevnom redu mnogih velikih i malih kompanija u mnogim industrijama, zbog čega su proizvodnja i bankarstvo, odnosno finansije vodeći sektori. Omogućava organizacijama da sagledaju svoje poslovne procese iz sveže perspektive kako bi razumele kako da ih redizajniraju a sve sa ciljem da poboljšaju način na koji rade.
Šta je reinženjering poslovnih procesa (BPR)?
Reinženjering poslovnih procesa (BPR) je radikalni redizajn poslovnih procesa kako bi se postigla dramatična poboljšanja u kritičnim aspektima kao što su kvalitet, učinak, cena, usluga i brzina.
dr Michael Hammer
Reinženjering poslovnih procesa (BPR) ima za cilj smanjenje troškova preduzeća i viškova procesa u veoma velikom obimu. To je pristup koji se koristi za poboljšanje performansi organizacije povećanjem produktivnosti i efikasnosti procesa koji postoje u celoj organizaciji. Pored redizajniranja poslovnih procesa, to uključuje i redizajn udruženih sistema i organizacionih struktura.
Reinženjering poslovnih procesa nije samo promena, već je upravo dramatična promena i dramatično poboljšanje. Ovo se postiže samo remontom organizacionih struktura, opisa poslova, upravljanja učinkom, obukom i što je najvažnije, upotrebom IT-a, odnosno informacionih tehnologija.
Bez obzira na vrstu i obim BPR-a, kritični zahtev za sve projekte BPR-a je besprekorna komunikacija u celoj organizaciji. Organizacije primenjuju reinžinjering u dve ključne oblasti svog poslovanja: prvo je korišćenje moderne tehnologije za poboljšanje diseminacije podataka i donošenja odluka, a drugo je promena funkcionalnih organizacija kako bi se formirali funkcionalni timovi.
Reinženjering procesa počinje procenom na visokom nivou misije, strategije i potreba korisnika organizacije. Kada organizacija ponovo razmisli šta bi trebalo da radi, moći će da odluči koji je najbolji put do to i postigne.
Da li je reinženjering poslovnih procesa (BPR) isto što i poboljšanje poslovnih procesa (BPI)?
Na prvi pogled, reinženjering poslovnih procesa (BPR) zvuči dosta slično poboljšanju poslovnih procesa (BPI). Međutim, postoje fundamentalne razlike koje razlikuju to dvoje.
Poboljšanje poslovnih procesa (BPI) bi moglo biti u vezi sa podešavanjem nekoliko pravila. Ali reinženjering je pristup bez ograničenja sa pogledom izvan definisanih granica i unošenjem seizmičkih promena.
Dok je poboljšanje poslovnih procesa (BPI) postepena postavka koja se fokusira na postojeće procese kako bi se oni poboljšali, reinženjering poslovnih procesa (BPR) gleda na širu sliku. BPI ne ide protiv principa. On identifikuje uska grla procesa i preporučuje promene u specifičnim funkcionalnostima. Okvir procesa uglavnom ostaje isti kada je BPI u pitanju.
BPR, sa druge strane, odbacuje postojeća pravila i često koristi nekonvencionalan put da ponovi procese iz perspektive upravljanja na visokom nivou.
Na primer: BPI je nešto poput nadogradnje izduvnog sistema na vašem automobilu. Reinženjering poslovnih procesa, BPR se odnosi na preispitivanje čitavog načina na koji se rukuje izduvnim gasovima.
Kada je potreban reinženjering poslovnih procesa?
Potreba za reinženjeringom poslovnih procesa javlja se u različitim situacijama. Neki od pokazatelja da je možda došlo vreme za BPR projekat su sledeći:
- Pritužbe kupaca i zahtevi za povraćaj sredstava su sve veći
- Stres zaposlenih, sporovi i fluktuacija su visoki
- Nastaje kolaps nakon što iskusni zaposleni odu ili budu odsutni određeni vremenski period
- Profitabilnost opada
- Potencijalni podaci o prodaji se ne prate brzo
- Nedostaje korporativno upravljanje
- Borite se sa svojim novčanim tokom
- Vaši nivoi zaliha rastu
- Ne možete dovoljno brzo da odgovorite na porudžbine kupaca
Obično razlozi poput novih tržišnih prilika, sve veće konkurencije, loših finansijskih performansi i smanjenja tržišnog udela izazivaju potrebu za transformacijom poslovnog procesa. Reinženjering poslovnih procesa (BPR) uključuje analizu i transformaciju nekoliko glavnih komponenti poslovanja. A to su:
- Strategija
- Organizacija
- Proces
- Tehnologija
- Kultura kompanije
BPR projekti ponekad nisu uspevali da ispune visoka očekivanja. Mnogi neuspešni pokušaji BPR-a su posledica konfuzije oko BPR-a i načina na koji bi ga trebalo izvesti. To postaje proces pokušaja i grešaka.
Postoji 7 različitih faza za BPR. Svi projekti za BPR počinju sa najkritičnijim zahtevom, a to je komunikacija u celoj organizaciji.
- Započnite organizacionu promenu
- Izgradite organizaciju za reinženjering
- Identifikujte BPR mogućnosti
- Razumite postojeći proces
- Reinženjering procesa
- Nacrt novog poslovnog sistema
- Izvršite transformaciju
Ciljevi reinzenjeringa procesa
Ovo su ciljevi reinzenjeringa procesa
- Dramatično smanjenje troškova
- Smanjenje vremenske potrebe
- Dramatično poboljšanje korisničke usluge
- Ponovno osmišljavanje osnovnih pravila poslovanja
- Zadovoljstvo kupaca
- Organizaciono učenje
Izazovi sa kojima se suočava BPR proces
Svi BPR procesi nisu tako uspešni kao što je opisano. Kompanije koje su počele da koriste BPR projekte suočavaju se sa mnogim od sledećih izazova:
- Može zahtevati značajno ulaganje resursa
- Može stvoriti poremećaj i otpor unutar organizacije
- Može biti izazovno za upravljanje i implementaciju
- Može doći do povećane složenosti i konfuzije
- Može proizvesti neočekivane negativne rezultate
Prednosti reinženjeringa poslovnih procesa (BPR)
BPR igra glavnu ulogu u poboljšanju organizacionog učinka u smislu troškova, kvaliteta, isporuke, produktivnosti zaposlenih, itd. Takođe pomaže:
- U predstavljanju poslovnih procesa i sistema
- Kompanije se lako prilagođavaju promenljivim vremenima i smanjuju operativne troškove
- Poboljšanje profitabilnosti kompanije i održavanje konkurentske prednosti
- Povećanje produktivnosti zaposlenih
- Povećanje zadovoljstva kupaca poboljšanjem kvaliteta proizvoda i usluga
Nedostaci reinženjeringa poslovnih procesa
Reinženjering poslovnih procesa zavisi od različitih faktora kao što su veličina i dostupnost resursa. Dakle, neće odgovarati svakom poslu i nije u stanju da pruži trenutno rešenje.
Iako reinženjering poslovnih procesa (BPR) može imati mnoge potencijalne prednosti, postoji i nekoliko nedostataka koje organizacije treba da uzmu u obzir pre nego što se upuste u BPR inicijativu.
Neki od ključnih nedostataka BPR-a uključuju:
- Visoke troškove – Implementacija BPR-a može biti skup i dugotrajan proces, koji zahteva značajna ulaganja u resurse, uključujući tehnologiju, obuku i naknade za konsalting. Ovo može biti značajna prepreka za male organizacije ili organizacije koje nemaju dovoljno novca.
- Otpor promenama – Primena BPR-a može biti težak i složen proces koji zahteva značajne promene u kulturi, procesima i ljudima unutar organizacije. Zaposleni se mogu odupirati promenama, posebno ako osećaju da im je sigurnost posla ugrožena, što dovodi do smanjenja morala i povećanja fluktuacije.
- Rizik od neuspeha – BPR je visokorizična strategija koja može propasti ako se ne primeni pravilno. Neuspeh u dobijanju podrške zaposlenih, nedostatak jasne strategije ili loše planiranje mogu dovesti do neuspeha BPR inicijative.
- Ometanje u poslovanju – Primena BPR-a može poremetiti svakodnevne operacije organizacije, što dovodi do smanjenja produktivnosti, nezadovoljstva kupaca i gubitka prihoda.
Principi reinženjeringa poslovnih procesa
Sledi 7 principa reinženjeringa koje su predložili Michael Hammer i James Champi.
I – Organizujte se oko ishoda, a ne zadataka
To znači da kompanije treba da obrate više pažnje na svoje željene rezultate umesto na to kako će ih postići i kreirati najbolje strategije koje će garantovati ove očekivane rezultate. U suštini, trebalo bi da imaju za cilj da ostvare svoje poslovne ciljeve i organizuju potrebne procese oko navedenih željenih ciljeva.
II – Dozvolite pojedincima koji su već uključeni da postanu deo procesa
Drugi princip se odnosi na uključivanje ljudi koji na ovaj ili onaj način već učestvuju u određenim procesima kako bi postali aktivni saradnici celog procesa.
Ovaj princip se često može videti u kompanijama koje se suočavaju sa klijentima i koje omogućavaju svojim klijentima da budu deo rešenja kada se suoče sa problemom sa proizvodom ili uslugom kompanije putem internet alata „uradi sam“. Ovaj princip promoviše učešće strane koja je najdirektnije uključena ili ima koristi od procesa.
III – Kombinujte prikupljanje podataka sa obradom
Ovaj princip sugeriše da zadatak prikupljanja informacija treba da obavi isti pojedinac ili odeljenje odgovorno za završetak stvarnog posla. U savremenijem kontekstu, ovo bi se moglo protumačiti kao upotreba automatizacije procesa putem napredne informacione tehnologije koja spaja nekoliko procesa u jedan, efikasniji.
Kombinacija i automatizacija zadataka koje su prethodno obavili zaposleni ili druga poslovna odeljenja dokazano sprečavaju česte greške koje nastaju usled ljudske greške.
IV – Podelite resurse između obično različitih odeljenja
Međusobna povezanost je u osnovi ovog principa. To sugeriše da deljenje resursa povezuje odvojena odeljenja kompanije i proizvodi centralizovani tip rada koji može biti veoma produktivan.
V – Pridružite se paralelnim procesima umesto da povezujete njihove krajnje rezultate
Peti princip ukazuje da je efikasnije premostiti nekoliko različitih, ali ekvivalentnih procesa nego kombinovati njihove ishode. Ako se navedeni procesi odvijaju paralelno jedan sa drugim, a vi želite da koristite njihove rezultate u tandemu, bilo bi korisnije koordinirati procese tokom svakog koraka kako biste osigurali da neće doći do kašnjenja u celokupnom procesu.
VI – Integrišite donošenje odluka kroz korake svakog procesa
Činjenica je da je veliki broj kašnjenja u pojedinim radnim aktivnostima posledica zahteva odobrenja od strane nadzornika. Prema šestom principu, donošenje odluka treba da se sprovodi tokom svake aktivnosti kako bi se ubrzalo vreme obrade.
Ovo se može uraditi tako što će supervizori poveriti svojim zaposlenima da sami donose određene odluke ili, u savremenijem kontekstu, korišćenjem tehnologije donošenja odluka koja izvlači ljudsku komponentu iz procesa u određenim fazama.
VII – Tačno prikupljanje podataka treba da bude snimljeno jednom i direktno sa izvora
Što je više ljudi uključeno u prikupljanje podataka, više grešaka se može desiti. Ovaj poslednji princip sugeriše da podatke treba snimiti samo jednom, što je prvi put, i da budu direktno iz izvora. Ovo omogućava da proces prikupljanja podataka bude efikasniji, ne zahteva višestruke ponovne unose koji dovode do više grešaka. Osigurava da su podaci validni jer potiču iz izvora.
Odluka da se sprovede reinženjering poslovnih procesa treba se doneti nakon razmatranja svih faktora. Strategija reinženjeringa mora se fokusirati na korišćenje tehnologije za poboljšanje usluge i angažovanja korisnika.