Program menadžer
Dok menadžeri programa i menadžeri projekata dele slične odgovornosti, postoje ključne razlike između ove dve pozicije. Ista stvar važi i za upravljanje programom u odnosu na upravljanje projektima. Dakle, bez obzira da li razmišljate o budućoj karijeri ili želite da razumete kako bi ove dve pozicije mogle bolje da funkcionišu zajedno, važno je znati u kakvom su međusobnom odnosu.
Projekti naspram programa
Pre nego što razgovaramo o sličnostima i razlikama između ove dve uloge, ključno je razumeti šta razdvaja projekte od programa. Takođe, da bismo razumeli šta podrazumeva uloga menadžera programa, prvo moramo da definišemo šta podrazumevamo pod „programom“.
Šta su projekti?
Projekti su privremeni, jednokratni poduhvati. Oni su generalno vezani troškovima, resursima, budžetom i vremenskim ograničenjima. Projekti imaju jasne datume završetka i kratkoročne ciljeve koji ustupaju mesto opipljivim ishodima ili isporukama.
Šta su programi?
Programi se sastoje od nekoliko osnovnih, međusobno povezanih projekata. Ovi projekti se međusobno dopunjuju i nadograđuju kako bi postigli veći, dugoročni poslovni cilj. Uspešan program pokreće strateške prednosti i organizacioni rast, a ne jedan, opipljiv rezultat.
Dakle, u organizacionom kontekstu, program se odnosi na grupu povezanih projekata koji zajedno podržavaju stratešku poslovnu inicijativu. Ova inicijativa može uključivati na primer: pokretanje proizvoda, implementaciju novog procesa prodaje ili otvaranje nove lokacije.
Šta je upravljanje programom?
Upravljanje programom je sposobnost da se vodi program, da se svi pokretni delovi kreću u pravom smeru i da se izvrši ukupna promena.
Upravljanje programom je organizaciona funkcija koja nadgleda grupu pojedinačnih projekata povezanih zajedno kroz zajednički organizacioni cilj ili zajedničku oblast uticaja. Ovo programsko grupisanje više projekata obezbeđuje sinergiju, dosledno upravljanje i veću vidljivost zainteresovanim stranama nego projekti kojima se upravlja pojedinačno.
Upravljanje programom zahteva drugačiji skup veština od upravljanja projektima, ali se često smatra budućim karijernim potezom za iskusne menažere projekata.
Šta je program menadžer?
Menadžer programa je neko ko je odgovoran za vođenje programa. Program menadžer je profesionalac za strateško upravljanje projektima čiji je posao da pomogne u nadgledanju i koordinaciji različitih projekata, proizvoda i drugih strateških inicijativa širom organizacije.
Uloga menadžera programa je strateški neprocenjiva uloga. Jedina viša uloga u projektnom menadžmentu je portfolio menažer, tj. osoba koja se bavi upravljanjem portfolijom projekata.
Dok se menadžeri projekata fokusiraju na mnoge detalje potrebne za završetak jednog projekta, a menadžeri proizvoda fokusiraju na strateški pravac proizvoda koje predstavljaju, menadžeri programa moraju steći jedinstven strateški pogled u organizaciji. Oni mogu da vide istovremeno ciljeve, rizike, raspoložive resurse, budžetska ograničenja i druge važne aspekte svake velike inicijative kompanije.
Kada koriste ovu jedinstvenu tačku i uvid za vođenje programa na strateški najpovoljniji način, menadžeri programa mogu da obezbede dugoročnu vrednost za viziju i pravac kompanije. Svaka organizacija koja istovremeno žonglira sa više od jednog projekta imaće koristi od menadžera programa.
Uloga menadžera programa
- Uloga menadžera programa može uključivati:
- Koordinaciju više projekata i pomirenje međuzavisnosti tih projekata
- Pružanje strateških smernica projekt menadžerima kompanije
- Omogućavanje komunikacije među programskim timom koji ima više funkcija
Šta radi menadžer programa?
Posao menadžera programa je da sa visokog nivoa sagleda ceo program i strateški usmerava menadžere projekata kako bi se osiguralo da svi efikasno rade prema cilju programa. Zatim svaki pojedinačni projekat koji spada pod okrilje programa koordinira menadžer projekta.
Menadžer programa nadgleda i organizuje aktivnosti kako bi se obezbedilo da su ciljevi projekta usklađeni sa ciljevima kompanija i da bi se obezbedilo da ti projekti budu ispunjeni na vreme, u skladu sa budžetom i prema potrebnim standardima.
Menadžeri programa moraju da se ističu u upravljanju rizicima, upravljanju resursima i planiranju projekata, između ostalog. Još jedan važan aspekt je da, pošto je uloga program menadžera ujedno i uloga lidera, uključuje koordinaciju više timova, menadžera projekata i ključnih zainteresovanih strana.
Evo nekih osnovnih odgovornosti menadžera programa:
- Odgovorni su za svakodnevno upravljanje tokom životnog ciklusa programa
- Definišu kontrole programa, ili procese, procedure, izveštavanje, itd., za upravljanje programom
- Planiraju sveukupni program i prate napredak kako bi osigurali da se ispunjavaju prekretnice u različitim projektima i programima
- Upravljaju programskim budžetom
- Upravljaju rizicima i problemima koji mogu nastati tokom životnog ciklusa programa i preduzimaju mere da ih isprave kada se pojave
- Koordiniraju projekte i njihove međuzavisnosti između različitih projekata i programa u programu
- Upravljaju i koriste resurse u različitim projektima i programima u programu
- Upravljaju zainteresovanim stranama koje su uključene u projekte i programe u programu
- Staraju se da su rezultati usklađeni sa projektima i programima u programu
Veštine menadžera programa
Menadžer programa mora da poseduje sledeće veštine:
- Veliko iskustvo u upravljanju velikim i složenim projektima,
- Široko znanje o metodologijama upravljanja projektima i programima.
- Treba da razumeju šire ciljeve programa, kao što su poslovni i strateški ciljevi
- Pokazuju sposobnost da rade sa širokim spektrom pojedinaca
- Potrebne su im jake liderske i menadžerske veštine sa odgovarajućim iskustvom
- Potrebno im je dobro znanje o budžetiranju i procedurama alokacije resursa
Kako menadžeri programa pomažu drugim članovima organizacije?
Menadžeri programa pružaju menadžerima projekata strateške smernice koje menadžer projekta možda neće moći da vidi kada je fokusiran samo na jedan projekat.
Međutim, menadžeri programa takođe pomažu drugim timovima širom organizacije, i to na sledeći način.
1. Oni mogu pomoći razvojnom timu
Menadžeri programa imaju pogled na čitavu organizaciju. Oni prate zahteve i napredak ne samo jedne strateške inicijative, već svih njih. Kao takvi, oni mogu pomoći u zaštiti razvojnog tima od preopterećenja poslom ili nerazumnih rokova.
2. Oni mogu pomoći menadžerima proizvoda
Slično tome, menadžer programa može postaviti realna očekivanja za product managere tokom razvoja njihovih proizvoda. Menadžeri programa mogu im pokazati širi organizacioni kontekst njihovih raspoloživih razvojnih resursa. Takođe, ako razvojni tim završi drugu inicijativu ranije nego što se očekivalo ili zaposli više ljudi nego što je planirano, menadžer programa može upozoriti menadžera proizvoda da bi novi resursi mogli biti dostupni za ubrzanje razvoja njihovih proizvoda.
3. Oni mogu poboljšati komunikaciju i koordinaciju celog višefunkcionalnog tima
Zbog svog strateškog pogleda na sve glavne inicijative širom kompanije, menadžeri programa služe kao vredni komunikacioni čvorovi za međufunkcionalne timove.
Na primer:
Tokom procesa razvoja proizvoda, menadžeri programa će znati pravo vreme da strateški okupe timove za marketing, prodaju i proizvode kako bi razgovarali o najboljem načinu lansiranja proizvoda. Oni će takođe često biti prvi koji znaju kada bi problem sa budžetom kompanije mogao da utiče na nekoliko odeljenja koja rade na istom programu. Menadžeri programa mogu okupiti te timove što je pre moguće kako bi razgovarali o korigovanju troškova.
4. Oni mogu pomoći svim pojedincima i timovima koji rade na programu da donesu bolje odluke
Konačno, menadžeri programa se fokusiraju na strateška pitanja „Kako?“ i „Kada?“, kako bi se poboljšali procesi donošenja odluka za sve koji rade na svakom od međusobno povezanih projekata.
Iako je ovo ključna razlika između menadžera programa i menadžera proizvoda, ona takođe otkriva kako ove dve uloge mogu da funkcionišu sinergijski da bi programima dale stratešku prednost.
Gde se menadžer proizvoda fokusira na to „zašto“ – Zašto ciljati ovu ličnost korisnika? Zašto sada dati prioritet radu na ovim korisničkim pričama? — posao menadžera programa je da razmišlja o tome „kako“ i „kada“. Menadžeri programa kontinuirano procenjuju kako kompanija može izdvojiti više vremena za razvoj, kada jedan projekat treba da se završi da ne bi usporio drugi, itd.
Menadžeri programa mogu učiniti lakšim i efikasnijim rad svih uključenih u projekte.
Menadžeri programa vs. menadžer projekta
Sada kada znamo šta radi menadžer projekta a šta program menadžer, hajde da istaknemo tri glavne razlike između menadžera programa i menadžera projekata:
- Menadžeri programa nadgledaju grupe projekata, projekt menadžeri nadgledaju pojedinačne projekte
- Menadžeri programa se fokusiraju na dugoročne poslovne ciljeve, menadžeri projekata imaju kratkoročne, konkretne rezultate
- Menadžeri programa su strateški orjentisani, projekt menadžeri su taktički orjentisani
Različite uloge, a slični izazovi menadžera projekta i menadžera programa
Uprkos tome što imaju različite svakodnevne odgovornosti, i menadžeri programa i menadžeri projekata nadgledaju mnoge pokretne delove i moraju da pokažu ekstremnu organizaciju i efikasnost. Oni se susreću sa dosta istih ili sličnih izazova i imaju koristi od korišćenja sličnih tehnika i alata.
Jasan prikaz statusa aktivnosti i njihovog napredovanja je ključan kada uspeh zavisi od više ljudi. Svaki menadžer programa kao i svaki menadžer projekta treba da ima kontrolu i da jednim pogledom primete ko tačno na čemu radi.
Mnogi programi imaju slične projekte. Na primer, svaki marketinški projekat može da sadrži oglasnu kampanju. Umesto da svaki put počinju od početka, menadžeri projekata i programa bi trebalo da šablonizuju svoj rad. Ovo minimizira potrebu za pokretanjem novih inicijativa od nule i pomaže dupliranju ranijih uspeha.
Fleksibiln pogled na posao je još jedna zajednička karakteristika program menadžera i projekt menadžera. Treba prihvatiti činjenicu da ne rade svi na isti način. Posao menadžera programa i projekata je mnogo lakši kada ne forsiraju svoje stilove rada drugima. Za njih je važno da mogu da vide jedan program ili projekat iz različitih uglova, zato treba razmisliti i o Kanban tabli, tabelama, listama i vremenskim linijama. To znači da svi uključeni mogu da ostanu usklađeni dok rade na način koji im odgovara.
Postoji mnogo alata i softvera za upravljanje projektima i programima kao i metoda dostupnih menadžerima projekata. Neki uobičajeni alati i metode uključuju planiranje projekta, zakazivanje projekta, praćenje projekta, analiza projekta i upravljanje problemima kao i upravljanje promenama na projektu.
Neki uobičajeni alati koji su dostupni menadžerima projekata i programa uključuju alate za planiranje projekta kao što su Gantovi grafikoni i softver za upravljanje projektima kao što je Microsoft Project. Ostali alati i metode uključuju metodologije upravljanja projektima kao što je Agile koji je stvorio novo radno mesto Scrum Master.
I na kraju da zaključimo. U mnogim organizacijama, postizanje jednog velikog, sveobuhvatnog cilja zahteva izvršenje više pojedinačnih projekata. A kada su svi ovi projekti međusobno povezani, može biti izazovno održavati ih organizovanim.
Upravo ovde do izražaja dolazi uloga program menadžera.
Srodne obuke:
Obuka za upravljanje projektima
Srodne teme: