Šta business analyst (poslovni analitičar) radi na projektu i kako se ta uloga razlikuje od uloge menadžera projekta?
Uloge menadžera projekta i poslovnog analitičara (bisiness analyst) služe različitim svrhama, ali mnoge veštine koje se koriste su slične za obe pozicije.
Uloge i odgovornosti bisiness analyst – poslovnog analitičara su fundamentalne u zadovoljavanju očekivanja zainteresovanih strana i pružanju održivog rešenja. Upravljanje projektima i poslovna analiza su strateški procesi koji pretpostavljaju različite perspektive projekta. U osnovi, upravljanje projektima ima za cilj stvaranje usluga, proizvoda ili rezultata projekta radi postizanja postavljenih ciljeva.
S druge strane, poslovna analiza se fokusira na razumevanje potreba zainteresovanih strana i definisanje rešenja koja će zadovoljiti te potrebe.
Iako ova dva procesa mogu postojati nezavisno, projekat se ne može uspešno implementirati u skladu sa potrebama zainteresovanih strana ako se ne uradi detaljna analiza tokom životnog ciklusa projekta. Ovo naglašava činjenicu da je uspeh projekta rezultat strateške koordinacije na visokom nivou između različitih profesionalaca.
Da bismo razumeli načine na koje se poslovna analiza odvija u životnom ciklusu projekata, važno je razumeti kako poslovni analitičari podržavaju uspeh projekata.
Pre toga podsetićemo se još jednom uloge i odgovornosti menadžera projekta, a zatim detaljnije posvetiti ulozi poslovnog analitičara i njegovim zaduženjima na projektu.
Šta radi menadžer projekta?
Menadžer projekta je odgovoran za uspešno izvođenje projekta, od početka do kraja. On je taj koji sa timom razvija plan projekta i vremenski okvir, prati napredak, milestone-ove i obaveštava zainteresovane strane i projektni tim o statusu i promenama.
Menadžer projekta takođe mora biti u stanju da identifikuje rizike i upravlja rizicima, kao i da reši probleme koji se javljaju tokom projekta, uključujući i upravljanje obimom kako bi se osiguralo da se krajnji proizvod može uspešno isporučiti.
Ukratko, menadžer projekta nosilac projekta i odgovrno lice za uspeh projekta. Na kraju, njegov cilj je uvek isti: da dovede projekat do kraja i da ostane u okviru planiranog obima, vremena i budžeta. Menadžer projekta brine o:
- Ciljevima projekta
- Rizicima na projektu
- Rasporedu projekta
- Projektnoj metodologiji
- Budžetu projekta
- Upravljanju zainteresovanim stranama, odnosno motivaciji stakeholdera
Menadžer projekta je veoma posvećen planiranju i organizaciji.
Šta radi biznis analist (poslovni analitičar)?
U PMI Business Analysis Practice Standardu, poslovna analiza je definisana na sledeći način:
Skup aktivnosti koje se obavljaju da bi se identifikovale poslovne potrebe i preporučila relevantna rešenja, da bi se identifikovali i dokumentovali zahtevi kao i da se njima upravlja.
Po pravilu, proces istraživanja i analize aktivnosti projekta na moguće nedostatke u poslovnim zahtevima i neefikasnosti u isporuci rešenja sprovodi profesionalac (ili ekspertska grupa) koja se zove business analyst. Ovaj profesionalac doprinosi rešavanju problema dizajna i implementacije rešenja u upravljanju projektima pružajući stručne savete, smernice i vođstvo menadžeru projekta, timu i drugim zainteresovanim stranama. Poslovni analitičar preuzima krajnju odgovornost za identifikaciju i rešavanje problema koji utiču na poslovno rešenje, i blisko sarađuje sa menadžerom projekta na analizi postojećih poslovnih sistema i davanju preporuka za poboljšanje.
Ključne uloge i odgovornosti business analysta
Evo kritičnih uloga i odgovornosti poslovnog analitičara u upravljanju projektima.
1. Prikupljanje zahteva
Zahtevi su suštinski element svakog projekta jer čine osnovu na kojoj se projekti grade. Proces prikupljanja zahteva je uglavnom partnerstvo između poslovnog analitičara, zainteresovanih strana i razvojnog tima. Zainteresovane strane treba da saopšte svoje potrebe, a u isto vreme, treba i predvideti potrebe.
Uloga poslovnog analitičara, u ovom slučaju, je da sakupi te potrebe dok dokumentuje pitanja koja se odnose na poslovne zahteve. Neki poslovni korisnici imaju tendenciju da misle da je moguće dizajnirati održiv proizvod zasnovan na nepoznatim ili neizrečenim zahtevima. Međutim, ovo nije praktično. Svi zahtevi treba da budu obezbeđeni i obuhvaćeni u referentnom dokumentu.
Poslovni analitičar treba da razume potrebe u određenom kontekstu i da ih uskladi sa poslovnim ciljevima. Štaviše, analitičar treba efikasno da saopšti te zahteve razvojnom timu i zainteresovanim stranama. Da bi se ovo postiglo, potrebe bi trebalo da budu sakupljene, a zatim napisane na jeziku koji obe grupe mogu da razumeju.
2. Identifikacija zahteva
Otkrivanje poslovnih zahteva nije uvek na raspolaganju poslovnom analitičaru. Nije lako tražiti ove zahteve jer oni nisu nigde zabeleženi. To je zato što se poslovni zahtevi nalaze u glavama klijenata i zainteresovanih strana. Drugi izvori zahteva predstavljaju povratne informacije od krajnjih korisnika i ankete koje tek treba da se sprovedu.
Dakle, poslovni analitičari moraju izvući, odnosno identifikovati poslovne i tehničke zahteve od zainteresovanih strana. Izdvajanje zahteva je ključna tačka za svaki projekat jer su greške napravljene u ovoj fazi mnogo puta povezane sa napuštanjem ili neuspehom projekta. Adekvatna priprema i proučavanje za utvrđivanje zahteva igraju suštinsku ulogu u sprečavanju takvih grešaka.
Svrha ovog koraka je da se temeljno utvrde poslovni zahtevi, potrebe, rizici i premise vezane za dati projekat. Poslovni analitičar mora da identifikuje relevantne zainteresovane strane kako bi garantovao efikasno razumevanje poslovnih zahteva.
3. Analiza zahteva
Analiza zahteva obuhvata organizovanje i prioritizaciju prikupljenih zahteva. Ponekad su poslovni zahtevi preveliki da bi se mogli nositi kao celina. Dakle, poslovni analitičar se angažuje u skupu zadataka i aktivnosti koje su usmerene na podelu i sortiranje poslovnih zahteva.
Cilj analize zahteva je da otkrije, definiše, dokumentuje i analizira zahteve koji su povezani sa specifičnim poslovnim ciljevima. Ovo olakšava poslovnim analitičarima da dođu do precizne i jasne definicije obima projekta. Na taj način možete proceniti resurse i vremenske okvire potrebne za završetak projekta.
Tačna analiza poslovnih zahteva prevodi se u bolje razumevanje poslovnih potreba. Pored toga, pomaže poslovnom analitičaru da razbije te potrebe na specifične i detaljne zahteve oko kojih se svi zainteresovani mogu složiti.
4. Prevođenje poslovnih potreba u detaljne zahteve
Business analyst ima zadatak da prevede poslovne potrebe zainteresovanih strana u detaljne i funkcionalne zahteve koji imaju smisla i za tehnološku i za poslovnu stranu. Da bi ostvario ovu ulogu, analitičar počinje prikupljanjem svih poslovnih potreba.
Kao business analyst, morate da razjasnite poslovne probleme i potvrdite svaki detalj sa zainteresovanim stranama. Da bi se to uradilo, sve zainteresovane strane treba da budu identifikovane zajedno sa njihovim potrebama. Nakon toga, business analyst utvrđuje poslovne ciljeve, stratešku misiju, viziju i procese i analizira ih u odnosu na identifikovane potrebe i probleme.
Sprovođenjem ove analize, bisiness analyst procenjuje mogućnosti i razvija rešenja koja će se baviti poslovnim problemima. Predložena rešenja se prosleđuju odgovarajućim licima na uvid, a njihove povratne informacije se analiziraju i ugrađuju po potrebi. Na kraju, kreira se lista detaljnih zahteva.
5. Razrada detalja projekta
Jedna od ključnih odgovornosti poslovnih analitičara je da razjasne detalje projekta. Ovo uključuje procenu potreba i obezbeđivanje da realizatori projekta imaju i razumeju svaki detalj koji im je potreban za kreiranje i implementaciju procesa i rešenja. Da bi se ovo postiglo, biznis analitičar radi sa svim zainteresovanim stranama kako bi garantovao njihove zahteve.
Slično tome, business analyst uključuje razvojni tim u detaljan razgovor u vezi sa osnovnim problemom i onim što treba da izgrade. Posebno, ovaj razgovor se vodi u svim fazama razvoja projekta kako bi se garantovalo da su sve poslovne potrebe identifikovane i da je finalni proizvod zadovoljavajući. Opskurnost je ključni faktor koji doprinosi propasti mnogih projekata. Stoga, biznis analist treba da razradi specifikacije projekta i za zainteresovane strane i za sve članove tima kako bi obe strane razumele šta treba da se primeni.
U većini slučajeva, poslovni analitičar priprema detaljne zahteve koje su odobrile zainteresovane strane i saopštava ih razvojnom timu. Poslovni analitičar treba da obezbedi da se rešenja efikasno saopštavaju kako bi se realizovali projektovani rezultati.
6. Istraživanje postojećih poslovnih sistema
Ova odgovornost u osnovi uključuje pregled načina na koji funkcioniše organizaciona struktura i koji elementi utiču na poslovni učinak i razvoj. Bisiness analyst treba da istraži trenutno stanje poslovnog sistema i kreira model „kakav jeste“, ne obraćajući pažnju na bilo kakve promene i poboljšanja.
7. Identifikuje mogućnosti za poboljšanje
Koristeći model kakav jeste, analitičar identifikuje koje praznine treba ukloniti, a zatim planira plan akcije, koji je poznat kao „budući“ model. Ovaj plan daje sugestije i ideje koje mogu pomoći da se trenutno stanje promeni na bolju (željenu) situaciju. Može se predložiti grubi pregled poboljšanja.
8. Olakšava prihvatanje isporučenih proizvoda
Dok je projekat u toku, poslovni analitičar treba da olakša proces prihvatanja, što osigurava da su rezultati urađeni u skladu sa početnim zahtevima. Uloga business analyst je od pomoći tokom testiranja i evaluacije proizvoda jer obezbeđuje osiguranje i kontrolu kvaliteta i saopštava korisnicima stanje rezultata.
Uloge analitičara u svakoj fazi projekta
Poznato je da na projektu postoji 5 procesnih grupa, da pogledamo koje su uloge projekt menadžera i poslovnog analitičara u svakoj procesnoj grupi.
Iniciranje projekta
Uloga poslovnog analitičara u procesu iniciranja projekta je da komunicira sa zainteresovanim stranama i prepozna njihove zahteve visokog prioriteta. Dok u istoj fazi, uloga menadžera projekta je da se fokusira na finansiranje i vremenski okvir. To znači da menadžer projekta prikuplja sve potrebne informacije o budžetu i raspoloživom vremenu kako bi mogao da planira resurse i pripremi raspored rada u skladu sa tim.
Planiranje projekta
Zatim, projekat dolazi u fazu planiranja. U ovoj fazi, poslovni analitičar detaljnije radi na poslovnim zahtevima. Razlaže proces i distribuira taj rad. Menadžer projekta, sa druge strane, priprema raspored za komunikaciju sa zainteresovanim stranama, a uz to radi i na planu upravljanja rizicima kako bi se izbegli svi nadolazeći rizici na projektu. Business analyst i menadžer projekta prikupljaju ideje i poglede, a potom implementiraju plan projekta.
Realizacija projekta
U procesu realizcije, poslovni analitičar osnovno procenjuje projekat i koristi test slučajeve. Dok je menadžer projekta odgovoran za praćenje projekta u ovoj fazi. Oba profesionalca će se pobrinuti da posao bude obavljen na vreme bez grešaka.
Kontrola projekta
Kontrolna faza je za pregled konačnih rezultata. Menadžer projekta distribuira test slučajeva i završava projekat, a taj konačni rezultat pregleda business analyst i otkriva eventualne greške. Takođe pruža rešenja za unapređenje projekta u ovoj fazi.
Zatvaranje projekta
U ovoj poslednjoj fazi, poslovni analitičar pravi dokumentaciju i pregled finalnog proizvoda projekta i predaje ga menadžeru projekta. Zatim, se menadžer projekta koncentriše na arhiviranje tih dokumenata i plaćanje svih računa kako bi se projekat zatvorio.
Razlika u kompetencijama
Neki profesionalci dele uverenje da efikasno upravljanje projektima i poslovna analiza zahtevaju jedan te isti skup veština i kompetencija. Ljudi koji su dodeljeni ovim izvršnim ulogama treba da razviju i primene te veštine kako bi planirali i realizovali svoje projekte i doneli poslovnu vrednost. Organizacija koja želi da sprovede poslovnu promenu kroz projektni menadžment može samo da uključi profesionalce koji imaju potrebne kompetencije kako bi dobili željena rešenja. Ali glavno pitanje ovde je, da li ta organizacija shvata da uloga poslovnog analitičara zahteva jedan skup veština, dok uloga menadžera projekta zahteva druge kompetencije?
To je zbunjujuće pitanje. Neke kompanije angažuju dobre menadžere projekata, a ne analitičare. Drugi uključuju profesionalce za poslovne promene, ali pate od nedostatka dobro obučenog menadžerskog osoblja. Rešenje bi ovde bilo, identifikovati jasnu razliku između obe uloge i odrediti potreban skup veština za svaku ulogu.
Srodne teme: