Šta je projekt menadžer?

Project manager, vodja projekta ili rukovodilac projekta je osoba koja upravlja projektom i koja je odgovorna za uspešan završetak projekta.

Dakle, najkraća definicija projekt menadžera je: odgovoran za realizaciju projekta, a šire gledano, to je osoba koja rasporedjuje resurse, odredjuje vremenske rokove, upravlja komunikacijom u timu, budžetom projekta, analizira rizike, delegira zadatke… 

Šta god bilo sa projektom, jedna jedina osoba koja odgovara za konačan ishod je vođa projekta. Evo nekoliko ključnih detalja o tome šta su obaveze proejktnog menadžera:

 

DEFINISANJE CILJEVA I OBIMA PROJEKTA

Svaki uspešan projekat započinje sa jasno definisanim ciljevima i obimom. Ciljevi bi trebalo da budu po SMART principu (Specifični, Merljivi, Ostvarivi, Relevantni, Vremenski određeni). Projektni menadžer bi trebalo da precizno odrediti obim projekta, odnosno šta će se uključiti u projekat, kao i šta neće.

 

PLANIRANJE RESURSA

Planiranje resursa uključuje identifikaciju ljudskih resursa, materijalnih resursa, finansijskih zahteva i ostalih potrebnih resursa za realizaciju projekta. Planiranje resursa takođe uključuje izradu rasporeda aktivnosti i alokaciju resursa prema potrebama projekta.

 

RAZVOJ TERMIN PLANA

Raspored aktivnostim odnosno termin plan ključan je za upravljanje vremenom na projektu. To uključuje određivanje redosleda aktivnosti, procenu trajanja svake aktivnosti i utvrđivanje kritičnog puta kako bi se osiguralo da projekat bude završen u zadatim rokovima. 

Određivanje kritičnog puta je jedna od najbitnijih stvari koje treba da uradi menadžer projekta i koja pomaže da se projekat završi na vreme!

 

UPRAVLJANJE RIZICIMA

Identifikacija, procena i upravljanje rizicima ključni su detalji u upravljanju projektima. To uključuje prepoznavanje potencijalnih pretnji projektu i razvoj strategija za njihovo ublažavanje ili eliminaciju.

 

VOĐENJE TIMA

Upravljanje ljudskim resursima važan je detalj na projektima. Uključuje motivisanje tima, delegiranje zadataka, rešavanje konflikata i pružanje potrebne podrške i resursa kako bi se osiguralo da članovi tima mogu efikasno obavljati svoje zadatke.

 

PRAĆENJE NAPRETKA

Redovno praćenje napretka projekta je vrlo bitna stavka za svakog projektnog menadžera. I to je ključno da se osigura da projektni ciljevi budu ostvareni unutar zadatih parametara. To uključuje praćenje troškova, vremenskih rokova i kvaliteta rada kao i izveštavanje o napretku projekta.

 

KOMUNIKACIJA SA TIMOM

Održavanje otvorene i zdrave komunikacije s članovima tima, klijentima, dobavljačima i ostalim zainteresovanim stranama ključno je za uspeh projekta. Komunikacija uključuje redovno izveštavanje, rešavanje problema i deljenje informacija kako bi se osiguralo da svi zainteresovani za projekat budu informisani.

 

UPRAVLJANJE PROMENAMA

Tokom izvođenja projekta mogu se pojaviti promene u zahtevima, obimu ili drugim faktorima. Upravljanje ovim promenama ključno je za minimiziranje negativnih uticaja na projekat. Posao rukovodioca projekta je bavljenje change managementom što uključuje:

• procenu uticaja promene na projekat,
• donošenje odluka o prihvatanju ili odbijanju promena
• kao i prilagođavanje plana projekta prema potrebi
• obaveštavanje svih zainteresovanih stranama o najnovijoj verziji projekta

Ovi detalji su samo neki od ključnih elemenata u upravljanju projektima, a uspešno vođenje projekta zahteva da projekt menadžer pažljivo planira, vodi, kontroliše i prilagođava sve ove aspekte kako bi se osiguralo postizanje željenih rezultata.

Projekt menadžer je ključna figura na svakom projektu, odgovoran je za vođenje tima i osiguravanje uspešne realizacije projekta prema zadatim ciljevima, vremenskim okvirima i budžetu.

U daljem tekstu detaljnije ćemo govoriti:

• o ulozi i odgovornostima projekt menadžera i
• koje su to osobine koje razdvajaju dobrog od lošeg menadžera projekta,
• šta je to što efikasan menadžer projekta treba da poseduje?

 

10 karakteristika dobrog projekt menadžera

 

1. VIZIJA KOJA NADAHNJUJE

Efikasan projektni menadžer se često opisuje kao osoba koja zna gde otići i kako to uraditi. To je vizionar koji ima sposobnost da prihvati i iskoristi promene kao i da povlači nove granice. Neko je  jednom rekao da je lider neko ko “nas uzdiže, daje nam razloga za život, viziju i duh za promene.” Vizionarski lideri omogućavaju ljudima  osećaj timskog duha, odnosno stvarnog učestovanja u projektu. Oni osnažuju ljude svojim vizijana.

2. DOBRA KOMUNIKACIJA

Sposobnost komunikacije sa ljudima svih nivoa je skoro uvek prikazana kao druga najvažnija osobina  project manager-a. Upravljanje projektima se uvek zasniva na jasnoj komunikacji o ciljevima projekta, odgovornosti, performansama, očekivanjima i povratnim informacijama. Lider mora imati izraženu moć efikasnog pregovaranja i da uspešno koristi ubedjivanje kada je neophodno da bi se projekat uspešno realizovao.

3. INTEGRITET

Jedna od najbitnijih stvari koje projektni menadžer mora da upamti je da on i njegove akcije, a ne samo reči, pokreću članove projektnog tima. Kreiranja etičkih standarda za sebe i vođenje života po tim načelima, kao i nagradjivanje članova projektnog tima koji slede ta etička načela, je dužnost project managera. Liderstvo koje je motivisano sopstvenim interesima ne služi dobrobiti tima. Liderstvo zasnovano na integritetu ne predstavlja ništa manje nego ponašanje u skladu sa vrednostima i posvećenosti, tj. iskrenost sa samim sobom i članovima tima. Lider je neko ko zavređuje Vaše poštovanje.

4. ENTUZIJAZAM

Jednostavno, ne volimo lidere koji su negativni i koji utiču na naše raspoloženje. Želimo lidere sa entuzijazmom, sa stavom – mogu sve, želimo da se osećamo živim, da pratimo ljude koji mogu sve, a ne one koji pronalaze 101 razlog zašto nešto ne može da se uradi.   Menadžer projekta koji je entuzijasta je posvećen ciljevima projekta i pokazuje posvećenost kroz optimizam. Entuzijazam je zarazan i lideri znaju to da koriste.

5. EMPATIJA

Empatija pretpostavlja postojanje objekta kao zasebne individue koja ima sopstvena osećanja, ideje i emotivnu istoriju. U prevodu lepo  je kada vođa projekta zna da članovi projektnog tima  imaju život i van projekta.

6. KOMPETENCIJE

Jednostavno rečeno, bitno je da verujemo da je vođa projekta kompetentan, odnosno da zna šta radi. To ne mora da znači da ima dovoljno tehničkog znanja, već da uspešno vodi druge, da je ekspert u vođenju drugih. Lider mora biti sposoban i kompetentan.

7. DELEGIRANJE

Poverenje je najbitnija nit koja povezuje projekt menadžera i projektni tim. Vođa projekta pokazuje poverenje kroz svoja dela: koliko proverava i kontroliše rad tima, koliko delegira i dozvoljava članovima tima da učestvuju u projektu. Loš project manager ne veruju dovoljno članovima tima, ne daje im dovoljno da rade, pa završi tako što ceo projekat sam radi. Što bi rekli: ” Dobar vođa projekta  je malo lenj.”

8. HLADAN POD PRITISKOM

U savršenom svetu projekat bi bio realizovan na vreme, u zadatom roku i zadatim budžetom, bez nekih većih problema. Kako  ne živimo u savršenom svetu, mnogo je veća šansa da će projekat naići na veliki probleme koje treba prevazići. Za tako nešto potrebna je hladna glava i ne podleći pritisku, odnosno način kako se izboriti sa stresom.

9. TEAM BUILDING – PRAVLJENJE TIMA

Lider je jaka osoba koja je u stanju da drži tim na okupu i da usmerava snagu tima ka ostvarenju cilja projekta. Znači tim je u početku grupa ljudi, stranaca koju project manager treba da pretvori u jedinstvenu celinu upotrebom različitih stilova liderstva prilikom faze izgradnje tima. Vođa projekta je kao trener fudbalske ekipe koji dobije 11 različitih igrača po kvalitetu, po mestu u timu i po karaketnim osobinama, i koji od tih 11 igrača treba da napravi tim koji ima jedan jedini cilj da pobedi, postigne gol više, ili u svetu project management-a da uspešno realizuje projekat.

10. VEŠTINA REŠAVANJA PROBLEMA

Bez obzira što vođa projekta deli odgovornost rešavanja problema sa članovima tima, ipak se očekuje da sam poseduje izvrsne sposobnosti rešavanja problema.

 

PROJECT MANAGER OPIS POSLA 

Kao što ste videli ovih deset osobina je ono što razdvaja dobrog projekt menadžera od onog manje dobrog. Nevezano za te karakteritike ličnosti, opis posla project managera je manje-više isti u svim firmama. Svodi se na nekoliko ključnih aktivnosti:

• Planiranje projekta
• Realizacija projekta
• Nadgledanje i kontrola projekta
• Izrada WBS-a i upravljanje i kontrola obim projekta,
• Crtanje Gant dijagrama i odredjivanje veza izmedju aktivnosti, odgovornih osoba za njihovu realizaciju i potrebnog materijala i mašina
• Formiranje budžeta i njegovo praćenje i kontrola tokom projekta kako ne bi došlo do prekoračenja budžeta
• Upravljanje i kontrola ostalih bitnih aspekata projekta (kvalitet, stakeholderi, nabavke)
• Orgnizovanje, formiranje i vođenje projektnog tima, motivisanje i nagradjivanje tima
• Upravljanje rizicima projekta kako bi se smanjili potencijalni negativni dogadjaji na projektu, a povećale šanse
• Izveštavanje o projektu
• Prezentacija projekta top menadžmentu
• Komunikacija (sastanci) s timom i bitnim stakeholderima
• Praćenje aktivnosti na kritičnom putu kako ne bi došlo do kašnjenja projekta
• U suprotnom, preduzimanje korektivnih i preventivnik akcija za vraćanje projekta na pravi put
• Odgovornost za uspešnu realizaciju projekta

 

U slučaju da se vode projekti za klijenta, opis posla projekt menadžera može biti dopunjen sledećim aktivnostima:

• Upravljanje komunikacijom unutar projektnog tima, kao i sa eksternim stakeholderima: kupac/klijent, odeljenje prodaje, BU odeljenje, kao i sa direktorima ostalih odeljenja  
• Komunikacija sa klijentom radi uspostavljanja novih procesa, procedura i proizvoda
• Priprema ponuda za nove projekte, pregovaranje oko iste i njeno praćenje realizacije
• Budžetiranje projekta
• Učestvovanje u selekciji, nabavljanju i implementaciji nove opreme
• Predlaganje mera za povećanje efektivnosti procesa
• Koordinacija sa svim odeljenjima radi uspešne realizacije projekta i isporuke rešenja (proizvoda ili usluge) krajnjem korisniku

 

Odgovornosti menadžera projekta

Menadžer projekta ima višestruke odgovornosti koje ćemo sada detaljno razložiti. Gore smo naveli uopštene odgovornosti, a sada ćemo vrlo detaljno navesti šta rukovodialc projekta treba da radi u svakoj fazi projekta, odnosno u svakom projektnom procesu: iniciranju, planiranju, izvršenju, monitoringu i kontroli, i na kraju zatvaranju projekta.

Svaka faza naglašava različitu kombinaciju veština i oblasti znanja upravljanja projektima, uključujući integraciju, obim, vreme, cenu, kvalitet, ljudske resurse, komunikaciju, nabavku, rizike i upravljanje zainteresovanim stranama.

 

Faza iniciranja projekta

Tokom početne faze projekta, menadžeri projekta su odgovorni za razvoj povelje projekta i identifikaciju relevantnih zainteresovanih strana uključenih u postizanje planiranog ishoda projekta. Važna pitanja koja menadžeri projekta postavljaju tokom početne faze uključuju:

• Zašto je projekat važan?
• Koji je konkretan problem koji pokušavamo da rešimo?
• Šta je željeni ishod?
• Koji su kriterijumi uspeha projekta?
• Ko su zainteresovane strane na ovom projektu? Na koga utiče, ili ko utiče na ovaj projekat?
• Koji su zahtevi i ograničenja u okviru ovog projekta?
• Koje pretpostavke pravimo?
• Kako će projekat biti finansiran?
• Šta je u našem delokrugu? Šta nije u našem delokrugu?
• Da li je sličan projekat već realizovan?
• Ako jeste, kakav je bio rezultat? Koje informacije iz tog prošlog projekta treba uzeti u obzir u ovom projektu?

 

Faza planiranja

U razvoju plana upravljanja projektom, menadžeri projekta mora da definišu obim projekta, kreirati WBS i prikupiti zahteve. Oni takođe treba da:

• planiraju, definišu i razviju rasporede i aktivnosti,
• procene resurse neophodne za završetak projekta.
• procene trajanje svake aktivnosti,
• procene troškove,
• odrede budžet,
• identifikuju potrebe za ljudskim resursima
• uspostave planove za komunikaciju i
• uspostave planove za upravljanje kvalitetom
• identifikuju potencijalne rizike,
• izvrše kvalitativnu i kvantitativnu analizu rizika
• planiraju strategije za smanjenje rizika,
• identifikuju potrebne nabavke i
• otkriju očekivanja zainteresovanih strana.

 

Faza izvršenja

Tokom ove faze, menadžeri projekta su odgovorni za usmeravanje i upravljanje svim poslovima na projektu, uključujući sledeće:

• odabir, razvoj i upravljanje projektnim timom,
• upravljanje svim aspektima komunikacija,
• preduzimanje radnji na obezbeđenju neophodnih nabavki,
• obavljanje svih aspekata upravljanja kvalitetom,
• upravljanje svim očekivanjima zainteresovanih strana.

 

Tokom ove faze, uloga menadžera projekta je da dodeli posao i da obezbedi da se zadaci završe prema rasporedu. Menadžer projekta će takođe tokom faze izvršenja obično zaštititi tim od ometanja, olakšati rešavanje problema i voditi tim u radu na promenama projekta

 

Faza praćenja i kontrole

Kada je rad na projektu u toku, menadžeri projekta su u obavezi da kontrolišu sve aspekte projekta. Obavezno:

• prate rad na projektu i iniciraju sve neophodne promene
• validiraju i kontrolišu obim projekta,
• kontrolišu troškove i
• kvalitet njegovih rezultata.
• nadgledaju komunikaciju sa timom i zainteresovanim stranama,
• kontrolišu nabavke i
• upravljaju svim angažmanima zainteresovanih strana.

 

Završna faza

Da bi završili projekat, menadžer projekta mora da:

• zatvore sve faze projekta,
• radi sa klijentom da bi dobio zvaničan potpis da je projekat završen
• kompletira sve nabavke, odnosno pregleda rad dobavljača ili partnera trećih strana kako bi zaključio svoje ugovore i platio sve fakture
• izmiri budžet,
• preda rezultate,
• sprovede analizu projekta,
• napravi finalne izveštaje,
• oslobodi sve resurse  koji više nisu potrebni za projekat
• arhivira dokumentaciju kako bi bila dostupna budućim projektima

 

Nakon što je projekat završen, obavezno se radi identifikacija ključnih naučenih lekcija. Razumevanje šta je prošlo dobro, šta bi se moglo uraditi drugačije i šta ne treba da se radi a što može pomoći u informisanju i poboljšanju praksi upravljanja projektima u budućnosti

 

Svakodnevne odgovornosti menadžera projekta

 

• Identifikovanje rokova, resursa i radne snage za nove i predstojeće projekte
• Proveravanje sa članovima tima za novosti o projektima koji su već u toku
• Dodeljivanje zadataka i rokova članovima tima
• Dokumentovanje i izveštavanje o statusu projekta
• Zakazivanje i održavanje sastanaka sa klijentima i drugim zainteresovanim stranama u projektu radi planiranja predstojećih projekata, diskusije o projektima koji su već u toku i prikupljanja povratnih informacija o završenim projektima
• Sastanak sa članovima tima radi retrospektivnih diskusija o povratnim informacijama i lekcijama iz prošlih projekata

Jasno se vidi da opis posla projekt menadžera nije naivan već je prilično zahtevan i kompleksan te da rukovodilac projekta mora biti multidisciplinarna i svestrana ličnosti, jedan veliki integrator koji sve delove projekta spaja u jednu celinu garantujući njegovu uspešnu realizaciju.  

 

Srodne teme:

Vodič za upravljanje projektima