Kontrola projekta | Project Management Srbija

Kontrola projekta

Kontrola projekta

Kontrola projekta

Kao što smo već više puta pomenuli, projekat se sastoji iz pet procesnih grupa:

 

 

Neke od njih smo već detaljno obradili u našim tekstovima što možete videti klikom na gornje linkove. Posebnu pažnju smo posvetili projekt menadžmentu i u ovom tekstu detaljno prikazali sam proces upravljanja projektima, a sada je došao red na onu fazu koja vrlo često bude zanemarena.

Možda ne baš zanemarena, ali nedovoljno često primenjena, a to je kontrola projekta. DIrektna posledica ovakvog pristupa je probijanje rokova i budžeta.  

 

Šta je kontrola projekta?

Sama kontrola projekta, tačnije monitoring i kontrola projekta podrazumeva sledeće:

  1. Merenje performansi projekta u odnosu na inicijalni plan(ove) projekta,
  2. Odobravanje promena projekta (change request),
  3. Preduzimanje korektivnih i preventivnih akcija, kao i popravke defekta usled odstupanja od plana.

 

Iz čega se sastoji kontrola projekta? 

Kontrola projekta i planiranje projekta su jedine dve procesne grupe koje obuhvataju sve segmente projekta. To znači da se sastoji iz kontrole svih pojedinačnih projektnih oblasti: integracije, obima, trajanja, troškova, kvaliteta, komunikacije, rizika, nabavki i upravljanja angažovanjem stakeholdera.

Ono što je vrlo bitno napomenuti jeste da kontrola projekta kreće odmah nakon početka realizacije projekta. Jasno je da se ne čeka kraj projekta pa da se onda proveri da li je sve prošlo po planu.

Tada je uvek kasno za bilo kakve korekcije, vraćanje projekta na pravi put i zadovoljnog klijenta. Tada je kasno za sve.

Naprotiv, što pre krenemo sa monitoringom i što pre izvršimo merenja performansi projekta u odnosu na početni plan, to ćemo pre moći da uvidimo da li ima određene devijacije i odstupanja od tog plana. Imaćemo dovoljno vremena da izvršimo vraćanje projekta na pravi put i da omogućimo završetak u roku i u dogovorenom budžetu.

Uzmite u obzir da monitoring i kontrola skoro sigurno uključuju promenu projektne dokumentacije i projektnog plana. Nije svrha svih aktivnosti iz kontrole projekta da se otkrije varijacija (odstupanje) u odnosu na planu i da se pokrenu korektivne i preventivne akcije kao posledice odstupanja. Ako sve ide po planu, ove aktivnosti se svode na potvrdu da je sve uradjeno po planu na osnovu zadatih standarda i metrike.

U nastavku će biti prikazane samo najčešće kontrolisane stvari iz ovih oblasti tako da možete da stvorite sliku o samom procesu kontrole i na koje stvari da obratite pažnju prilikom praćenje projekta. 

 

Kontrola integracije

Kontroling faza u okviru integracije se svodi na upravljanje promenama, odnosno donošenje odluka da li treba prihvatiti predlog za promenu projekta ili ne.  

Sada slede tri najbitnije oblasti upravljanja projektima ili sveto trojstvo upravljanja projektima: kotrola obima, vremena i troškova. U suštini kontrola svih ovih oblasti je veoma slična i uglavnom se sastoji iz vrlo sličnih, gotovo identičnih aktivnosti.

 

Kontrola obima

U ovom segmentu upravljanja projektima treba obratiti pažnju na sledeće:

  • Merenje performansi obima projekta u odnosu na inicijalni plan
  • Analiza tih podataka i odstupanja od plana
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
  • Ažuriranje obima projekta, odnosno inicijalnog plana koji se tiče obima projekta u skladu sa usvojenim promenama projekta
  • Kontrola promena obima projekta, tj. onoga što treba napraviti na projektu i uticaja tih promena na ostale oblasti projekta

 

Kontrola vremena

Aktivnosti iz ove oblasti se poklapaju sa aktivnostima iz kontrole obima tako da opet imamo:

  • Merenje performansi trajanja projekta u odnosu na inicijalni plan, ili proveru datuma početka i završetka svake pojedinačne aktivnosti
  • Analiza tih podataka i odstupanja od plana
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
  • Ažuriranje vremenskog rasporeda aktivnosti, odnosno inicijalnog plana koji se tiče vremenske dimenzije projekta, a u skladu sa usvojenim promenama projekta
  • Kontrola kritičnog puta i vremenske rezerve koju imaju same aktivnosti
  • Korišćenje Earn Value metode kako bi se dala procena budućih događaja, odnosno procenjeni završetak projekta

 

Kontrola troškova

  • Merenje stvarnih troškova projekta u odnosu na planirane ili provera troškova svake pojedinačne aktivnosti
  • Analiza tih podataka i odstupanja od plana
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
  • Ažuriranje budžeta projekta, odnosno inicijalnog plana troškova, a u skladu sa usvojenim promenama projekta
  • Kontrola i upravljanje budžetskim rezervama
  • Korišćenje Earn Value metode kako bi se dala procena ukupnih troškova na kraju projekta
  • Obezbedjivanje dodatnih sredstava u slučaju da bude neophodno

 

Kontrola kvaliteta

  • Periodični auditi
  • Provera u vidu merenja i testiranja kako bi se potvrdilo da su izlazi projekta urađeni u skladu sa zahtevima klijenta/sponzora
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
  • Donošenje odluke da li će izlaz projekta biti prihvaćen ili ne
  • Analiza rezultata merenja i odstupanja od plana

 

Kontrola komunikacije

  • Osigurati da su informacije iskomunicirane na pravi način pravim ljudima i u pravo vreme, a u skladu sa planom
  • Analiza tih rezultata i odstupanja od plana
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
  • Analiza informacija koje su otišle ka stakelholderima kako bi se utvrdilo da li ispunjavaju očekivanja i zahteve stakeholdera
  • Ažuriranje projektne dokumentacije: izveštaja, issue loga…

Više o samom procesu upravljanja komunikacijom na projektu možete videti OVDE.

 

Kontrola rizika

Upravljanje rizicima na projektu je jedna od najbitnijih oblasti projekta jer umnogome povećava šansu da se projekat uspešno završi. Upravljanje rizicima postavlja temelj vašem načinu upravljanja projektima i zato je posebno bitan deo koji se tiče kontrole rizika, a sastoji se od sledećih aktivnosti:

  • Stalna procena rizika, njihove verovatnoće da se dese, uticaja na projekat, kao i planiranih odgovora na pojavu rizika
  • Identifikacija novih rizika
  • Ažuriranje registra rizika
  • Poredjenje rezultata u odnosnu na plan
  • Analiza tih rezultata i odstupanja od plana
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)

 

Kontrola nabavki

  • Merenje performansi nabavke kako bi se osuguralo da obe ugovorne strane poštuju odredbe ugovora
  • Provera isporučene robe i usluga
  • Stroga primena procedure nabavke
  • Pregled računa i vršenje plaćanja na osnovu njih 
  • Autorizacija/odobrenje nabavki prema ugovoru
  • Izveštavanje
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
  • Validacija promene ugovora

 

Kontrola stakeholdera 

Poslednja oblast, ali podjednako bitna kao i ostale je kontrola angažovanja stakeholdera koja se sastoji od:

  • Evaluacija angažovanja stakeholdera i odnosa sa njima i traženje prilika za njihovo poboljšanje
  • Procena da li su njihova očekivanja usklađena sa projektom
  • Ažuriranje registra stakeholdera
  • Rešavanje konflikta
  • Upravljanje issue logom
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)

 

Naučene lekcije

Naravno, kao izlaz svake od ovih oblasti se javlja dokumentovanje naučenih lekcija kao posebno bitan zaključak svakog projekta. Naučene lekcije pomažu svim budućim projekt menadžerima da uče na tuđim greškama i da koriste dobru praksu koju su uspostavili prethodni projekt menadžeri.  Skraćuje, odnosno ubrzava proces stvaranja kvalitetnih projekt menadžera i ima za cilj unapređenje samog procesa upravljanja projektima na nivou kompanije.

Veoma je bitan segment naših konsultantskih aktivnosti za standardizaciju procesa upravljanja projektima