Kontrola projekta | Project Management Srbija

Kontrola projekta

Kontrola projekta

Kontrola projekta

Bez kontrole, nema ni uspešnog projekta! 

Jasno kao dan. Ali zašto onda ta kontrola nije česta, planirana i kontrolisana. Zašto je problematična i nedostatak iste dovodi do kašnjenja projekta? U nastavku je prikazano šta je kontrole projekta, iz čega se sastoji i na šta sve treba obratiti pažnju u toku projekta.

Kao što smo već više puta pomenuli, projekat ima pet procesnih grupa:

 

 

Neke od njih smo već detaljno obradili u našim tekstovima što možete videti klikom na gornje linkove. Posebnu pažnju smo posvetili projekt menadžmentu i u ovom tekstu detaljno prikazali sam proces upravljanja projektima, a sada je došao red na onu fazu koja vrlo često bude zanemarena.

Možda ne baš zanemarena, ali nedovoljno često primenjena, a to je kontrola projekta. DIrektna posledica ovakvog pristupa je probijanje rokova i budžeta.  

 

Šta je kontrola projekta?

Sama kontrola projekta, tačnije monitoring i kontrola projekta podrazumeva sledeće:

  1. Merenje performansi projekta u odnosu na inicijalni plan(ove) projekta,
  2. Odobravanje promena projekta (change request),
  3. Preduzimanje korektivnih i preventivnih akcija, kao i popravke defekta usled odstupanja od plana.

 

Iz čega se sastoji kontrola projekta? 

Kontrola projekta i planiranje projekta su jedine dve procesne grupe koje obuhvataju sve segmente projekta. To znači da se sastoji iz kontrole svih pojedinačnih projektnih oblasti: integracije, obima, trajanja, troškova, kvaliteta, komunikacije, rizika, nabavki i upravljanja angažovanjem stakeholdera. To samo govori o važnosti i enormnom značaju kontrole za uspešnost projekta.

Ono što je vrlo bitno napomenuti jeste da:

 Kontrola projekta kreće odmah nakon početka realizacije projekta.

Jasno je da se ne čeka kraj projekta pa da se onda proveri da li je sve prošlo po planu. Tada je uvek kasno za bilo kakve korekcije i vraćanje projekta na pravi put. Ako tek tada vršimo proveru šta smo uradili na projektu veoma je izvesno da će rezultati biti nezadovoljavajući. Tada je kasno da dobijemo zadovoljnog klijenta. Tada je kasno za sve.

Naprotiv, što pre krenemo sa monitoringom i što pre izvršimo merenja performansi projekta u odnosu na početni plan, to ćemo pre moći da uvidimo da li ima određene devijacije i odstupanja od tog plana. Imaćemo dovoljno vremena da izvršimo vraćanje projekta na pravi put i da omogućimo završetak u roku i u dogovorenom budžetu.

Uzmite u obzir da monitoring i kontrola skoro sigurno uključuju promenu projektne dokumentacije i projektnog plana. Nije svrha svih aktivnosti iz kontrole projekta da se otkrije varijacija (odstupanje) u odnosu na planu i da se pokrenu korektivne i preventivne akcije kao posledice odstupanja. Ako sve ide po planu, ove aktivnosti se svode na potvrdu da je sve uradjeno po planu na osnovu zadatih standarda i metrike.

U nastavku će biti prikazane samo najčešće kontrolisane stvari iz ovih oblasti tako da možete da stvorite sliku o samom procesu kontrole i na koje stvari da obratite pažnju prilikom praćenje projekta. 

 

Kontrola integracije

Kontroling faza u okviru integracije se svodi na upravljanje promenama [eng. change management], odnosno donošenje odluka da li treba prihvatiti predlog za promenu projekta ili ne.  Projekat se neizbežno sastoji iz promena u odnosu na početni plan. Nije suština projekt menadžera da suzbije sve promene, već da kontroliše sve promene. To bi značilo da svako može da predloži promenu na projektu, a da će projekt menadžer ili Change management board prihvatiti ili odbiti taj predlog.

Change management board se sastoji od sponzora, projekt menadžera i eventualno neke osobe iz top menadžmenta. Predstavlja dobru praksu projektnog menadžmenta jer pomaže projekt menadžeru da lakše donosi odluke u vezi predloženih promena. 

Posle integracije, slede tri najbitnije oblasti upravljanja projektima ili sveto trojstvo upravljanja projektima:

  • kotrola obima,
  • vremena i
  • troškova.

 

U suštini kontrola svih ovih oblasti je veoma slična i uglavnom se sastoji iz vrlo sličnih, gotovo identičnih aktivnosti.

 

Kontrola obima

U ovom segmentu upravljanja projektima treba obratiti pažnju na sledeće:

  • Merenje performansi obima projekta u odnosu na inicijalni plan
  • Analiza tih podataka i odstupanja od plana
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
  • Ažuriranje obima projekta, odnosno inicijalnog plana koji se tiče obima projekta u skladu sa usvojenim promenama projekta. Pod ažuriranjem obima projekta se smatra ubacivanje/brisanje/modifikacija projektnih aktivnosti
  • Kontrola promena obima projekta, tj. onoga što treba napraviti na projektu i uticaja tih promena na ostale oblasti projekta

 

 

Kontrola vremena

Aktivnosti iz ove oblasti se poklapaju sa aktivnostima iz kontrole obima tako da opet imamo:

  • Merenje performansi trajanja projekta u odnosu na inicijalni plan. To bi značilo proveru datuma početka i završetka svake pojedinačne aktivnosti
  • Analiza tih podataka i utvrđivanje da li ima odstupanja u odnosu na planirane početke i završetke aktivnosti
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta) u slučaju da ima odstupanja
  • Ažuriranje vremenskog rasporeda aktivnosti, odnosno inicijalnog plana koji se tiče vremenske dimenzije projekta, a u skladu sa usvojenim promenama projekta. Sve sa ciljem da se projekat vrati na pravi put, odnosno da bude gotov u zadatom roku
  • Kontrola kritičnog puta i vremenske rezerve samih aktivnosti
  • Korišćenje Earn Value metode kako bi se dala procena budućih događaja, odnosno da bi se odredio procenjeni završetak projekta

 

Kontrola troškova

  • Merenje stvarnih troškova projekta u odnosu na planirane ili provera troškova svake pojedinačne aktivnosti
  • Analiza tih podataka i odstupanja od plana
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
  • Ažuriranje budžeta projekta, odnosno inicijalnog plana troškova, a u skladu sa usvojenim promenama projekta
  • Kontrola i upravljanje budžetskim rezervama
  • Korišćenje Earn Value metode kako bi se dala procena ukupnih troškova na kraju projekta
  • Obezbedjivanje dodatnih sredstava u slučaju da bude neophodno

 

 

Kontrola kvaliteta

  • Periodični auditi
  • Provera u vidu merenja i testiranja kako bi se potvrdilo da su izlazi projekta urađeni u skladu sa zahtevima klijenta/sponzora
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta) u slučaju da su utvrđena odstupanja
  • Donošenje odluke da li će izlaz projekta biti prihvaćen ili ne
  • Analiza rezultata merenja i odstupanja od plana

 

Kontrola komunikacije

  • Osigurati da su informacije iskomunicirane na pravi način pravim ljudima i u pravo vreme, a u skladu sa planom
  • Analiza tih rezultata i odstupanja od plana
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta) u slučaju varijacije
  • Analiza informacija koje su otišle ka stakelholderima kako bi se utvrdilo da li ispunjavaju očekivanja i zahteve stakeholdera
  • Ažuriranje projektne dokumentacije: izveštaja, issue loga…

 

Kontrola rizika

Upravljanje rizicima na projektu je jedna od najbitnijih oblasti projekta jer umnogome povećava šansu da se projekat uspešno završi. Upravljanje rizicima postavlja temelj vašem načinu upravljanja projektima i zato je posebno bitan deo projekta koji se tiče kontrole rizika. Kontrola rizika se sastoji od sledećih aktivnosti:

  • Stalna procena rizika, njihove verovatnoće da se dese i uticaja na projekat,
  • Stalna procena planiranih odgovora na pojavu rizika [eng. risk response strategy]
  • Identifikacija novih rizika
  • Ažuriranje registra rizika
  • Poredjenje rezultata u odnosnu na plan
  • Analiza tih rezultata i odstupanja od plana
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta) u slučaju odstupanja od plana

 

 

Kontrola nabavki

  • Merenje performansi nabavke kako bi se osiguralo da obe ugovorne strane poštuju odredbe ugovora
  • Provera količina i kvaliteta isporučene robe i usluga
  • Stroga primena procedure nabavke
  • Pregled računa i vršenje plaćanja na osnovu njih 
  • Autorizacija/odobrenje nabavki prema ugovoru
  • Izveštavanje
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
  • Validacija promene ugovora

 

Kontrola stakeholdera 

Poslednja oblast, ali podjednako bitna kao i ostale je kontrola angažovanja stakeholdera koja se sastoji od:

  • Evaluacija angažovanja stakeholdera i odnosa sa njima
  • Traženje prilika za njihovo poboljšanje
  • Procena da li su njihova očekivanja usklađena sa projektom
  • Ažuriranje registra stakeholdera
  • Rešavanje konflikta
  • Upravljanje issue logom
  • Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)

 

Naučene lekcije

Naravno, kao izlaz svake od ovih oblasti se javlja dokumentovanje naučenih lekcija kao posebno bitan zaključak svakog projekta. Naučene lekcije pomažu svim budućim projekt menadžerima da uče na tuđim greškama i da koriste dobru praksu koju su uspostavili prethodni projekt menadžeri.  Skraćuje, odnosno ubrzava proces stvaranja kvalitetnih projekt menadžera. Ima za cilj unapređenje samog procesa upravljanja projektima na nivou cele kompanije.

Veoma je bitan segment naših konsultantskih aktivnosti za standardizaciju procesa upravljanja projektima

 


PREPORUKA

Ultimativni vodič za upravljanje projektima