Bez kontrole, nema ni uspešnog projekta! Jasno kao dan. Ali zašto je onda nema na projektu ili je nema u dovoljnoj meri.
Zašto kontrola projekta nije česta, planirana i kontrolisana?
Zašto je problematično uvesti naviku redovnog praćenja dešavanja na projektu?
Jasno je da nedostatak kontrole dovodi do kašnjenja projekta, zar ne? Zato je ovaj tekst posvećen baš ovom aspektu projekta. Daće odgovore na pitanja: šta je kontrole projekta, iz čega se sastoji i na šta sve treba obratiti pažnju u toku projekta.
Kao što smo već više puta pomenuli, projekat ima pet procesnih grupa:
+ Iniciranje projekta
+ Realizacija (izvršenje) projekta
+ Monitoring i kontrola
Neke od njih smo već detaljno obradili u našim tekstovima što možete videti klikom na gornje linkove. Posebnu pažnju smo posvetili projekt menadžmentu i u ovom tekstu detaljno prikazali sam proces upravljanja projektima, a sada je došao red na fazu kontrole koja vrlo često bude zanemarena.
Možda ne baš zanemarena, ali nedovoljno često primenjena, a to je kontrola projekta. DIrektna posledica ovakvog pristupa je probijanje rokova i budžeta.
Šta je kontrola projekta?
Kontrola projekta se odnosi na praćenje, procenu i izveštavanje o tome odakle ste pošli (osnovna linija vašeg projekta), gde se trenutno nalazite (stvarnosti vašeg projekta) i na kakvom ste putu (prognoza vašeg projekta).
Radi se o sagledavanju osnovnih problema i donošenju informisanih odluka kada dođe do promena. Uključuje stalno usklađivanju projektnih planova sa stvarnošću. Bez kontrole projekta, vaš projekat će verovatno skrenuti sa pravog puta. S obzirom da se 2/3 projekata neupešno završi, ogigledan je zaključak da su suviše česta odstupanja od prvobitnog plana projekta.
Ova odstupanja mogu isplivati na površinu iz više razloga: može biti neočekivani događaj kao što je bolestan član tima, može biti loša procena trajanja aktivnosti ili promene u obimu projekta.
Sama kontrola projekta, tačnije monitoring i kontrola projekta podrazumeva sledeće:
- Merenje performansi projekta u odnosu na inicijalni plan(ove) projekta,
- Odobravanje promena projekta (change request),
- Preduzimanje korektivnih i preventivnih akcija, kao i popravke defekta usled odstupanja od plana.
Prema drugoj definiciji:
Kontrola projekta je skup alata, procesa i veština ljudi koji se zajedno koriste kako bi pomogli menadžerima projekata da dobiju prave informacije u pravo vreme i donesu pravu odluku.
Bez obzira koliko dobro planirate projekat, ne možete unapred odrediti njegov napredak. A sa nedostatkom kontrole projekta, nećete moći da upravljate rizicima koji se pojavljuju zbog nepredviđenih promena u planiranom vremenu, resursima, rasporedu i troškovima.
Međutim, uz nadgledanje i kontrolu projekta, možete ispraviti stvari koje ne idu kako je planirano i spasiti projekat od iskakanja ili potpunog neuspeha. Ukratko, tim za kontrolu projekta pomaže u odgovoru na kritična pitanja kao što su:
- Gde se nalazimo?
- Ima li novih izazova ili rizika?
- Kako nam ide praćenje budžeta?
- Šta smo postigli do sada ili ovog dana, nedelje, meseca?
- Da li isporučujemo ono što klijent očekuje?
- Da li radimo po rasporedu, ili nam treba više vremena?
- Hoćemo li moći da dostignemo naše predstojeće milestone-ove?
- Da li smo saznali nešto novo o izazovima koje pokušavamo da rešimo?
- Ima li promena od strane klijenta?
- Kakav će uticaj te promene imati na raspored, budžet i kvalitet projekta?
Zašto je važna kontrola projekta?
Opseg kontrole projekta je veliki, a to nesumnjivo ukazuje na njegovu važnost. Celokupna svrha menadžera projekta je da kontroliše projekat, od njegovog početka do završetka. Ne da radi na konkretnim projektnim aktivnostima, već da upravlja projektom. Kontrola je sastavni deo toga. Samo još jedan alat ka tom cilju.
U stvari, kontrola projekta je ključna za tačan projektni plan. Pre izvršenja projekta, mora postojati ostvarljiv, realan i strog plan. To znači uštedu vremena i novca za projekat i organizaciju. Pored toga, monitoring i kontrola projekta pomaže u odgovoru na važna pitanja o projektu.
- Koliko će projekat koštati?
- Koliko će trajati projekat?
- Kakvu vrednost ili kvalitet će projekat doneti?
Ukoliko se na projektu dogodi nešto loše, to je najverovatnije povezano sa troškovima, vremenom ili obimom projekta. Menadžeri projekata su toga svesni. I zato provode veći deo svog vremena planirajući kako bi izbegli potencijalne rizike i njihov negativan uticaj na projekat. Postoji mnogo alata koji mogu umanjiti rizike na projektu, ali potrebna je i veština u nečemu što se zove kontrola projekta.
Kontrola projekata se može razlikovati u zavisnosti od industrije i organizacije, ali uvek pruža najbolji način da se projekat uspešno završi.
Ciljevi kontrole projekta
Tri osnovna cilja kontrole projekta su:
1. Primarni cilj – poređenje trenutnih sa planiranim rezultatima
2. Sekundarni cilj – očuvanje resursa
Sekundarni cilj kontrole je očuvanje resursa. Menadžeru projekta je poverena odgovornost za zaštitu fizičkih, ljudskih i finansijskih resursa organizacije koji se koriste na projektu. Mora da zakaže plan održavanja/zamene na način da minimizira prekid rada i da ne previdi aspekt kvaliteta.
- Kontrola ljudskih resursa je proces kontrole i održavanja rasta i razvoja ljudskog kapitala organizacije. Stoga je očuvanje ljudskih resursa, kao i njihov rast i razvoj značajan aspekt sistema kontrole.
- Kontrola finansijskih resursa je kombinacija regulatornih i konzervatorskih funkcija. Regulatorne i konzervatorske tehnike kontrole finansijskih resursa sastoje se od kontrole obrtnih sredstava i budžeta projekata zajedno sa kapitalnim investicijama.
3. Tercijarni cilj – lakše donošenje odluka
Tercijarni cilj kontrole projekta je da olakša donošenje odluka. Efikasno donošenje odluka od strane menadžmenta zahteva sledeće izveštaje:
- Izveštaj koji sadrži plan, raspored i budžet napravljen tokom faze planiranja
- Izveštaj koji se sastoje od poređenja između utrošenih resursa da bi se postigao isporučeni učinak i planiranog rezultata. Ovaj izveštaj takođe treba da sadrži procenu preostalog posla.
- Procena resursa potrebnih za završetak projekta.
Sprovođenje kontrole projekta
Znamo šta je i zašto je važna kontrola projekta, ali šta je sa primenom na stvarno upravljanje projektima? Kontrola projekta kao što smo već rekli je jedna od procesnih grupa projekta, ali kao takva se uklapa u svaki aspekt životnog ciklusa projekta. Da vidimo i kako.
Projektno planiranje
Iako se podrazumeva da prava kontrola projekta počinje tek po početku realizacije projekta, istina je da određeno praćenje/kontrola postoji i u ostalim fazama projekta. Kontrola projekta je potrebna i na početku planiranja projekta: dok pravite raspored, okupljate tim, raščlanjujete aktivnosti, identifikujete zainteresovane strane i definišete ciljeve projekta. Kontrole su ključne u proceni troškova i trajanja projekta. Ova dva ograničenja su neki od najvećih rizika za vaš projekat. Stoga je dobra kontrola još u toku projektnog planiranja ključna za tačne procene.
Realizacija projekata
Ovo je trenutak kada se procene troškova razvijaju u budžete, a vremenske procene postaju konačni raspored projekta. U ovoj fazi projekta kontrola pomaže u praćenju i izveštavanju o projektnom planu i rasporedu. Što je bolja kontrola projekta, brže se može identifikovati u kom trenutku je projekat zaostao. Isto važi i za nadgledanje troškova, učinka i budžeta.
Izvršenje projekta znači održavanje tima usredsređenog da spreči skretanje sa pravog puta i prekoračenje planiranog budžeta. Da biste to postigli, potrebno je tačno praćenje napretka. U ovoj fazi kontrola deluju kao sredstvo za prepoznavanje problema i uskih grla.
Iz čega se sastoji kontrola projekta?
Kontrola projekta i planiranje projekta su jedine dve procesne grupe koje obuhvataju sve segmente projekta. To znači da se sastoji iz kontrole svih pojedinačnih projektnih oblasti: integracije, obima, trajanja, troškova, kvaliteta, komunikacije, rizika, nabavki i upravljanja angažovanjem stakeholdera. To samo govori o važnosti i enormnom značaju kontrole za uspešnost projekta.
Ono što je vrlo bitno napomenuti jeste da:
Kontrola projekta kreće odmah nakon početka realizacije projekta.
Jasno je da se ne čeka kraj projekta pa da se onda proveri da li je sve prošlo po planu. Tada je uvek kasno za bilo kakve korekcije i vraćanje projekta na pravi put. Ako tek tada vršimo proveru šta smo uradili na projektu veoma je izvesno da će rezultati biti nezadovoljavajući. Tada je kasno da dobijemo zadovoljnog klijenta. Tada je kasno za sve.
Naprotiv, što pre krenemo sa monitoringom i što pre izvršimo merenja performansi projekta u odnosu na početni plan, to ćemo pre moći da uvidimo da li ima određene devijacije i odstupanja od tog plana. Imaćemo dovoljno vremena da izvršimo vraćanje projekta na pravi put i da omogućimo završetak u roku i u dogovorenom budžetu.
Uzmite u obzir da monitoring i kontrola skoro sigurno uključuju promenu projektne dokumentacije i projektnog plana. Nije svrha svih aktivnosti iz kontrole projekta da se otkrije varijacija (odstupanje) u odnosu na planu i da se pokrenu korektivne i preventivne akcije kao posledice odstupanja. Ako sve ide po planu, ove aktivnosti se svode na potvrdu da je sve uradjeno po planu na osnovu zadatih standarda i metrike.
U nastavku će biti prikazane samo najčešće kontrolisane stvari iz ovih oblasti tako da možete da stvorite sliku o samom procesu kontrole i na koje stvari da obratite pažnju prilikom praćenje projekta.
Kontrola integracije
Kontroling faza u okviru integracije se svodi na upravljanje promenama [eng. change management], odnosno donošenje odluka da li treba prihvatiti predlog za promenu projekta ili ne. Projekat se neizbežno sastoji iz promena u odnosu na početni plan. Nije suština projekt menadžera da suzbije sve promene, već da kontroliše sve promene. To bi značilo da svako može da predloži promenu na projektu, a da će projekt menadžer ili Change management board prihvatiti ili odbiti taj predlog.
Change management board se sastoji od sponzora, projekt menadžera i eventualno neke osobe iz top menadžmenta. Predstavlja dobru praksu projektnog menadžmenta jer pomaže projekt menadžeru da lakše donosi odluke u vezi predloženih promena.
Posle integracije, slede tri najbitnije oblasti upravljanja projektima ili sveto trojstvo upravljanja projektima:
- kotrola obima,
- vremena i
- troškova.
U suštini kontrola svih ovih oblasti je veoma slična i uglavnom se sastoji iz vrlo sličnih, gotovo identičnih aktivnosti.
Kontrola obima
U ovom segmentu upravljanja projektima treba obratiti pažnju na sledeće:
- Merenje performansi obima projekta u odnosu na inicijalni plan
- Analiza tih podataka i odstupanja od plana
- Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
- Ažuriranje obima projekta, odnosno inicijalnog plana koji se tiče obima projekta u skladu sa usvojenim promenama projekta. Pod ažuriranjem obima projekta se smatra ubacivanje/brisanje/modifikacija projektnih aktivnosti
- Kontrola promena obima projekta, tj. onoga što treba napraviti na projektu i uticaja tih promena na ostale oblasti projekta
Kontrola vremena
Aktivnosti iz ove oblasti se poklapaju sa aktivnostima iz kontrole obima tako da opet imamo:
- Merenje performansi trajanja projekta u odnosu na inicijalni plan. To bi značilo proveru datuma početka i završetka svake pojedinačne aktivnosti
- Analiza tih podataka i utvrđivanje da li ima odstupanja u odnosu na planirane početke i završetke aktivnosti
- Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta) u slučaju da ima odstupanja
- Ažuriranje vremenskog rasporeda aktivnosti, odnosno inicijalnog plana koji se tiče vremenske dimenzije projekta, a u skladu sa usvojenim promenama projekta. Sve sa ciljem da se projekat vrati na pravi put, odnosno da bude gotov u zadatom roku
- Kontrola kritičnog puta i vremenske rezerve samih aktivnosti
- Korišćenje Earn Value metode kako bi se dala procena budućih događaja, odnosno da bi se odredio procenjeni završetak projekta
Kontrola troškova
- Merenje stvarnih troškova projekta u odnosu na planirane ili provera troškova svake pojedinačne aktivnosti
- Analiza tih podataka i odstupanja od plana
- Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
- Ažuriranje budžeta projekta, odnosno inicijalnog plana troškova, a u skladu sa usvojenim promenama projekta
- Kontrola i upravljanje budžetskim rezervama
- Korišćenje Earn Value metode kako bi se dala procena ukupnih troškova na kraju projekta
- Obezbedjivanje dodatnih sredstava u slučaju da bude neophodno
Kontrola kvaliteta
- Periodični auditi
- Provera u vidu merenja i testiranja kako bi se potvrdilo da su izlazi projekta urađeni u skladu sa zahtevima klijenta/sponzora
- Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta) u slučaju da su utvrđena odstupanja
- Donošenje odluke da li će izlaz projekta biti prihvaćen ili ne
- Analiza rezultata merenja i odstupanja od plana
Kontrola komunikacije
- Osigurati da su informacije iskomunicirane na pravi način pravim ljudima i u pravo vreme, a u skladu sa planom
- Analiza tih rezultata i odstupanja od plana
- Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta) u slučaju varijacije
- Analiza informacija koje su otišle ka stakelholderima kako bi se utvrdilo da li ispunjavaju očekivanja i zahteve stakeholdera
- Ažuriranje projektne dokumentacije: izveštaja, issue loga…
Kontrola rizika
Upravljanje rizicima na projektu je jedna od najbitnijih oblasti projekta jer umnogome povećava šansu da se projekat uspešno završi. Upravljanje rizicima postavlja temelj vašem načinu upravljanja projektima i zato je posebno bitan deo projekta koji se tiče kontrole rizika. Kontrola rizika se sastoji od sledećih aktivnosti:
- Stalna procena rizika, njihove verovatnoće da se dese i uticaja na projekat,
- Stalna procena planiranih odgovora na pojavu rizika [eng. risk response strategy]
- Identifikacija novih rizika
- Ažuriranje registra rizika
- Poredjenje rezultata u odnosnu na plan
- Analiza tih rezultata i odstupanja od plana
- Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta) u slučaju odstupanja od plana
Kontrola nabavki
- Merenje performansi nabavke kako bi se osiguralo da obe ugovorne strane poštuju odredbe ugovora
- Provera količina i kvaliteta isporučene robe i usluga
- Stroga primena procedure nabavke
- Pregled računa i vršenje plaćanja na osnovu njih
- Autorizacija/odobrenje nabavki prema ugovoru
- Izveštavanje
- Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
- Validacija promene ugovora
Kontrola stakeholdera
Poslednja oblast, ali podjednako bitna kao i ostale je kontrola angažovanja stakeholdera koja se sastoji od:
- Evaluacija angažovanja stakeholdera i odnosa sa njima
- Traženje prilika za njihovo poboljšanje
- Procena da li su njihova očekivanja usklađena sa projektom
- Ažuriranje registra stakeholdera
- Rešavanje konflikta
- Upravljanje issue logom
- Pokretanje change requesta (zahtev za promenu projekta)
Naučene lekcije
Naravno, kao izlaz svake od ovih oblasti se javlja dokumentovanje naučenih lekcija kao posebno bitan zaključak svakog projekta. Naučene lekcije pomažu svim budućim projekt menadžerima da uče na tuđim greškama i da koriste dobru praksu koju su uspostavili prethodni projekt menadžeri. Skraćuje, odnosno ubrzava proces stvaranja kvalitetnih projekt menadžera. Ima za cilj unapređenje samog procesa upravljanja projektima na nivou cele kompanije.
Prednosti kontrole projekta
Bolje donošenje odluka
Kontrole projekta vam daju potpunu vidljivost KPI-ja koje treba da pratite, pomažući vam da donesete informisane i odgovorne odluke kada odstupanja isplivaju na površinu.
Povećana predvidljivost projekta
Uz bolju vidljivost KPI-ja, upravljanja resursima i predviđanja troškova i budžeta, možete napraviti bolja predviđanja za završetak projekta.
Detaljna vidljivost napretka i finansija projekta
Ovo vam pomaže da efikasno komunicirate o promenama budžeta i obima unutar tima i sa vašim klijentom. Ti podaci koje ste prikupili će Vam biti od esencijalnog značaja za bolje planiranje budućih projekata.
Uspostavljanje odgovornosti
Kontrola projekta pomaže menadžerima da uspostave jasne linije odgovornosti za svaki zadatak i drži pojedince odgovornim za njihov učinak.Prati se napredak u radu i osigurava da se zadaci završe na vreme i u okviru budžeta. Uz veću transparentnost, članovi tima bolje sarađuju i rano rešavaju probleme. To omogućava da se projekti odvijaju glatko.
Promoviše efikasnost
Kontrola projekta promoviše efikasnost unutar projekta i organizacije. Članovi tima efikasnije rade zajedno kako bi postigli svoje ciljeve kroz bolju koordinaciju i komunikaciju. Ovo smanjuje otpad i rezultira produktivnijom i isplativijom organizacijom.
ZAKLJUČAK
Kontrole projekta i uspeh projekta su isprepleteni.
Istraživanja potvrđuju da su menadžeri projekata koji su kontrole smatrali „kritičnim“ imali dvostruko veće šanse da dostignu postavljene ciljeve projekta. Sa druge strane oni koji kontrolu projekta nisu smatrali važnom imali su tri puta veću verovatnoću da će im projekat propasti.
Zbog svega ovoga, kontrola projekta je veoma bitan segment naše sveobuhvatne obuke pod nazivom Akademija projektnog menadžmenta
PREPORUKA