Da li ste završili projekat ili zatvaranje projekta na pravi način | Project Management Srbija

Da li ste završili svoj projekat?

Da li ste završili svoj projekat?

Da li ste završili svoj projekat?

Da li ste završili svoj projekat?

 

Svi projekti pre ili kasnije dođu do svog kraja, ali postavlja se pitanje:

Da li ste ispravno zatvorili projekat?

 

Kada razmišljate o tome, probajte da razjasnite sledeće:

  • Da li svi učesnici projekta znaju da je projekat gotov?
  • Da li sponzor projekta ili onaj zbog koga je pokrenut projekat zna da je taj projekat zaista gotov?
  • Da li je dao saglasnot da je projeakt gotov, odnosno da li sponzor potpisao da ste ostvarili sve ciljeve projekta?

 

Ako su svi odgovori potvrdni, onda ste na dobrom putu. Ako nisu, ostanite sa nama jer ćete dobiti smernice kako pravilno zatvoriti projekat. Zatvaranje projekta je sastavni deo našeg projekt menadžer kursa gde je posebno objašnjen svaki segment projekta, od iniciranja, planiranja, realizacije, monitoring i kontrole, pa sve do samog zatvaranja.

procesne-grupe

 

Vrlo lako je zaboraviti da, ako projekat formalno pokrenemo, a pokrećemo ga na taj način, onda projekat treba formalno završiti. Uvek se setimo početka i naravno realizacije projekta i to dokumentujemo na pravi način. Ali kada dođemo do kraja, vrlo često budemo zaboravni i zatvaranje projekta ne odradimo na pravi način. A bitno je da to bude kako treba.

Formalnim početkom projekta ste dobili zadatak od sponzora/klijenta i tačno stoji šta treba uraditi na projektu. Stoji na šta ste se obavezali. To je ugovor između vas i sponzora. Sa jedne strane, sponzor se obavezuje da će obezbediti sredstva za realizaciju projekta. Sa druge strane, Vi se obavezujete da ćete ostvariti ciljeve projekta. Kada projekat bude gotov, bitno je da imate formalni dokaz da je projeakt uspešno protekao. Bitno je i da svi koji su učestvovali na projektu znaju da je projekat gotov i da mogu da se okrenu nekim novim stvarima.

A kako, zapravo, zatvaramo projekat? Postoji ovih pet koraka koje treba preduzeti kako bismo projekat priveli kraju na ispravan način.

 

Korak 1. Proverite da je sve zaista gotovo

Proverite svoj originalni, inicijalni plan i duplo proverite svaku pojedinačnu aktivnost da ne bi nešto propustili ili zanemarili. Osigurajte se da su sve aktivnosti urađene 100%. Proverite da li su sve ugovorene obaveze ispoštovane do kraja, da li je sva roba isporučena, da li je plaćanje kompletirano i slično.

Nema onoga, to ćemo kasnije da uradimo ili uradili smo skoro sve, samo još da napravimo izveštaj, Nema toga. Sve mora da bude 100% gotovo.

gotove-aktivnosti

Pored same realizacije aktivnosti, postoji i onaj manje lep deo, a to je dokumentovanje, jer prema project management metodologiji, samo ono što je dokumentovano se desilo na projektu. Zato proverite da li su sve aktivnosti dokumentovane na pravi način, da li su svi datumi uneti, svi papiri propisno potpisani.

Proverite ciljeve projekta i vidite da li su svi realizovani. Gledajte da sve bude gotovo, da ne postoje neke “nevidljive”aktivnosti gde je član projektnog tima usmeno obećao klijentu da će da završi još nešto u vezi projekta, o čemu nema pisanog traga.

Ne dozvolite da vas takve stvari iznenade i zato svaki zahtev klijenta dokumentujte. Propustite ga kroz change management proceduru, izmenite sve planove na koje utiče. Obavestite sve da su novi planovi u opticaju. Nema usmenih dogovora, već sve mora biti dokumentovano i svaka promena odobrena. I na kraju, sve realizovano.

 

Korak 2. Završite papirologiju

Ovo je deo projekta koji najčešće izbegavamo. Kao što je bitno da sve aktivnosti budu uspešno realizovane, isto tako je bitno i da sve bude dokumentovano. Ne odlažite dokumentovanje projekta, već ga uvek radite na vreme. Kako koja aktivnost bude gotova, tako završite i njenu prateću dokumentaciju.

Svaki dokument treba da bude kompletiran i na pravom mestu u fascikli projektne dokumentacije, a prema PROCEDURI ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA.

Fascikla projektne dokumentacije

Fascikla projektne dokumentacije

 

Projekat je gotov onda i samo onda kada je sva prateća dokumentacija kompletirana.

 

Korak 3. Tražite potvrdu sponzora

Da, tako je. Tražite potvrdu sponzora. Kada ste sve proverili i sve je dokumentovano i urađeno 100%, onda tražite potvrdu sponzora. Neka potpiše da su realizovani svi ciljevi projekta. U građevinskom sektoru je to dobro urađeno. Bolje nego kod ostalih tipova projekata. Na kraju svakog građevinskog projekta postoji konačna (finalna) situacija koju su u obavezi da potpišu projekt menadžer, šef gradilišta, nadzorni organ i sponzor. Ovim potpisom se sponzor projekta saglašava da je sve urađeno po planu i da je projekat konačno gotov. 

Ako niste iz te branše, onda napravite svoj dokument u kome će se sponzor saglasiti/potpisati da su ostvareni ciljevi projekta i da je projekat formalno završen. 

 

Korak 4. Ažurirajte bazu znanja

Kada je sve gotovo, onda je vreme za sredjivanje utisaka i za popunjavanje naučenih lekcija. Dakle, vreme je da vidimo šta smo uradilo dobro, a šta loše. Cilj je da prodjemo ceo projekat sa našim timom i da vidimo:

  • da li smo probili rokove za naše kontrolne tačke (milestone-ove),
  • da proverimo inicijalne planove i
  • prekoračenja budžeta i
  • da vidimo kako ćemo to sprečiti u budućnosti
  • da dokumentujemo šta smo radili dobro, a šta nismo
  • da pokažemo kako bi uradili bolje to što nismo dobro uradili

Zato je neophodno da imamo kompletnu projektnu dokumentaciju o čemu smo već pričali.

naucene-lekcije

Naučene lekcije

 

Korak 5. ZABAVA!

Vaš tim i vi ste radili naporno za sve vreme trajanja projekta i vreme je da se opustite. Ali ozbiljno. Vreme je za žurku. Vreme je da proslavite uspešan završetak projekta i da se, ujedno, zahvalite timu na saradnji.

Uvek pokažite zahvalnost i tokom projekta. Posle svake uspešne faze ili kontrolne tačke, proslavite nekim poklonom, uz piće ili ručak. Kako god mislite da je najispravnije. Samo uradite nešto. Nije samo zbog toga da pokažete zahvalnost, već i da ojačate timski duh.

Kao što vidite, završetak projekta je podjednako bitan kao i sve ostale faze projekta i uključuje dosta toga. Nemojte da budete lenji na samom kraju i da vam propadne sav trud i sav napor koji ste uložili kako bi ga priveli kraju.

Budite dosledni i profesionalni od početka do kraja samog projekta.

 

 


Svidja vam se članak? Podelite ga preko društenih mreža!