Da li ste završili projekat ili zatvaranje projekta na pravi način | Project Management Srbija

Da li ste završili svoj projekat?

Da li ste završili svoj projekat?

Da li ste završili svoj projekat?

Da li ste završili svoj projekat?

 

Svi projekti pre ili kasnije dođu do svog kraja, ali postavlja se pitanje:

Da li ste ispravno zatvorili projekat?

 

Kada razmišljate o tome, probajte da razjasnite sledeće:

  • Da li svi učesnici projekta znaju da je projekat gotov ?
  • Da li sponzor projekta ili onaj zbog koga je pokrenut projekat zna da je taj projekat zaista gotov?
  • Da li je sponzor potpisao da ste ostvarili sve ciljeve projekta?

 

Ako su svi odgovori potvrdni, onda ste na dobrom putu. Ako nisu, ostanite sa nama jer ćete dobiti smernice kako pravilno zatvoriti projekat. Zatvaranje projekta je sastavni deo našeg projekt menadžer kursa gde je posebno objašnjen svaki segment projekta, od iniciranja, planiranja, realizacije, monitoring i kontrole, pa sve do samog zatvaranja.

procesne-grupe

 

Vrlo lako je zaboraviti da ako projekat formalno pokrenemo, a pokrećemo ga na taj način, onda projekat treba formalno završiti. Uvek se setimo početka i naravno realizacije projekta i to dokumentujemo na pravi način. Ali kada dođemo do kraja, vrlo često budemo zaboravni i zatvaranje projekta ne odradimo na pravi način. A bitno je da to bude kako treba i da nakon toga svi koji su učestvovali na projektu znaju da je projekat gotov i da mogu da se okrenu nekim novim stvarima.

A kako, zapravo, zatvaramo projekat? Postoji nekoliko koraka koje treba preduzeti kada bismo projekat priveli kraju

 

Korak 1. Proverite da je sve zaista gotovo

Proverite svoj originalni, inicijalni plan i duplo proverite svaku pojedinačnu aktivnost da ne bi nešto propustili ili zanemarili. Osigurajte se da su sve aktivnosti urađene 100%, kao i da su svi ugovorene obaveze ispoštovane do kraja, odnosno da je roba isporučena, da je plaćanje kompletirano i slično.

gotove-aktivnosti

Pored same realizacije aktivnosti, postoji i onaj manje lep deo, a to je dokumentovanje, jer prema project management metodologiji, samo ono što je dokumentovano se desilo na projektu. Zato proverite da li su sve aktivnosti dokumentovane na pravi način, da li su svi datumi uneti, svi papiri propisno potpisani.

Proverite ciljeve projekta i vidite da li su svi realizovani.

Gledajte da sve bude gotovo, da ne postoje neke “nevidljive”aktivnosti gde je član projektnog tima usmeno obećao klijentu da će da završi još nešto u vezi projekta, o čemu nema pisanog traga.

Ne dozvolite da vas takve stvari iznenade i zato svaki zahtev klijenta dokumentujte.

 

Korak 2. Završite papirologiju

Ovo je deo projekta koji najčešće izbegavamo. Kao što je bitno da sve aktivnosti budu uspešno realizovane, isto tako je bitno i da sve bude dokumentovano. Ne odlažite dokumentovanje projekta, već ga uvek radite na vreme. Kako koja aktivnost bude gotova, tako završite i njenu prateću dokumentaciju.

Svaki dokument treba da bude kompletiran i na pravom mestu u fascikli projektne dokumentacije, a prema PROCEDURI ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA.

Fascikla projektne dokumentacije

Fascikla projektne dokumentacije

 

Projekat je gotov onda i samo onda kada je sva prateća dokumentacija kompletirana.

 

Korak 3. Ažuriranje baze znanja

Kada je sve gotovo, onda je vreme za sredjivanje utisaka i za popunjavanje naučenih lekcija. Dakle, vreme je da vidimo šta smo uradilo dobro, a šta loše. Cilj je da prodjemo ceo projekat sa našim timom i da vidimo da li smo probili rokove za naše kontrolne tačke (milestone-ove), da proverimo inicijalne planove i prekoračenja budžeta i da vidimo kako ćemo to sprečiti u budućnosti. Zato je neophodno da imamo kompletnu projektnu dokumentaciju o čemu smo već pričali.

naucene-lekcije

Naučene lekcije

 

BONUS: ZABAVA!

Vaš tim i vi ste radili naporno za sve vreme trajanja projekta i vreme je da se opustite. Ali ozbiljno. Vreme je za žurku. Vreme je da proslavite uspešan projekta i da se, ujedno, zahvalite timu na saradnji.

Uvek pokažite zahvalnost i tokom projekta. Posle svake uspešne faze ili kontrolne tačke, proslavite nekim poklonom, uz piće ili ručak, kako god mislite da je najispravnije.

Samo uradite nešto. Nije samo zbog toga da pokažete zahvalnost, već i da ojačate timski duh.

Kao što vidite, završetak projekta je podjednako bitan kao i sve ostale faze projekta i uključuje dosta toga. Nemojte da budete lenji na samom kraju i da da vam propadne sav trud i sav napor koji ste uložili kako bi ga priveli kraju.

Budite dosledni i profesionalni od početka do kraja samog projekta.

 

DODATNI BONUS

Ako želite da vidite i ostale korake koji će vam pomoći da lakše upravljate projektima, prijavite se za naš newsletter i preuzimite potpuno besplatno resurs koji će vam pomoći u daljem radu – 85 koraka za lakše upravljanje projektima.



Svidja vam se članak? Podelite ga preko društenih mreža,