Kako u Excelu podesiti dokument za štampu
Štampanje dokumenta u Excelu može biti jednostavno i efikasno kada su postavke pravilno podešene. Ovo je jedan od bitnih delova naše obuke za Excel, a u nastavku slede koraci kako da prilagodite vaš dokument za optimalan ispis.
PREGLED DOKUMENTA
Pre nego što započnete podešavanje štampe u Excelu, pregledajte ceo dokument kako biste bili sigurni da su svi podaci tačno raspoređeni i da ništa nije van granica stranice.
IZBOR OBLASTI ZA ŠTAMPANJE
Pre nego što odštampate Excel radnu svesku, važno je da odlučite koje tačno informacije želite da odštampate. Na primer, ako imate više radnih listova u radnoj svesci, moraćete da odlučite da li želite da odštampate celu radnu svesku ili samo aktivne radne listove. Takođe, može biti i takvih situacija kada želite da odštampate samo izabrani sadržaja iz radne sveske.
Da biste odštampali aktivne radne listove:
Radni listovi se smatraju aktivnim kada su izabrani odnosno selektovani. Izaberite radni list koji želite da odštampate. Da biste odštampali više radnih listova, kliknite na prvi radni list, držite taster Ctrl na tastaturi, a zatim kliknite na bilo koji drugi radni list koji želite da izaberete
- Idite do okna za štampanje – Print
- Izaberite Print Active Sheets iz padajućeg menija Settings – Print Range
- Kliknite na dugme Print – Štampaj
Da biste odštampali celu radnu svesku:
- Idite do okna za štampanje
- Izaberite Print Entire Workbook iz padajućeg menija Settings – Print Range
- Kliknite na dugme Print
Da biste odštampali izabrane ćelije – određeni deo sadržaja:
- Izaberite ćelije koje želite da odštampate
- Idite do okna za štampanje
- Izaberite Print Selection sa padajućeg menija Settings – Print Range
- Pregled vašeg izbora će se pojaviti u oknu za pregled
- Kliknite na dugme Print da biste odštampali izbor
Ako želite, možete unapred da podelite oblast za štampanje tako da ćete moći da vizuelizujete koje će se ćelije štampati dok radite u Excelu. Potrebno je da izaberite ćelije koje želite da odštampate, kliknite na karticu Page Layout , izaberite komandu Print Area, a zatim izaberite Set Print Area. Imajte na umu da ako ikada budete morali da odštampate celu radnu svesku, morate da očistite oblast za štampanje.
PRILAGOĐAVANJE SADRŽAJA
Povremeno ćete možda morati da izvršite mala podešavanja u oknu za štampanje da biste uredno uklopili sadržaj radne sveske na odštampanu stranicu. Okno za štampanje sadrži nekoliko alatki koje pomažu u uklapanju i skaliranju vašeg sadržaja, uključujući skaliranje i margine stranice.
Promena orijentacije stranice
Excel nudi dve opcije za orijentaciju stranice: landscape i portrait. Landscape orijentiše stranicu horizontalno, dok Portrait orijentiše stranicu vertikalno.
- Idite do okna za štampanje.
- Izaberite željenu orijentaciju stranice Page Setup/Page/Orientation
Podešavanje veličine stranice u Excelu
Kliknite na karticu Page Setup – Postavke strane, zatim odaberite Paper Size – Veličina papira. Odatle možete odabrati standardne veličine stranica kao što su Letter, A3, A4, A5 ili podešavati prilagođene dimenzije.
Uklapanje sadržaja pre štampanja
Ako štampač odseče deo vašeg sadržaja, možete da koristite skaliranje da biste automatski prilagodili radni list za štampanje. Može se desiti da ćete videti u oknu za pregled da će naš sadržaj biti odsečen kada se odštampa.
Kako odštampati Excel tabelu na jednoj stranici?
Excel podrazumevano štampa listove u njihovoj stvarnoj veličini. Dakle, što je veći vaš radni list, to će više stranica preuzeti. Da biste odštampali Excel tabelu na jednoj stranici, izaberite jednu od sledećih opcija skaliranja koje se nalaze na kraju odeljka Settings (podešavanja) u prozoru Print:
- Fit Sheet on One Page – Uklopi list na jednu stranicu – ovo će smanjiti radni list tako da će stati na jednoj stranici.
- Fit All Columns on One Page – Uklopi sve kolone na jednu stranicu – ovom opcijom odštampaćete sve kolone na jednoj stranici, dok se redovi mogu podeliti na nekoliko stranica.
- Fit All Rows on One Page – Uklopi sve redove na jednoj stranici – ovo će odštampati sve redove na jednoj stranici, ali se kolone mogu proširiti na više stranica.
- Da biste uklonili skaliranje, izaberite No Scaling – Bez skaliranja na listi opcija.
Podešavanje margina
Margina je razmak između vašeg sadržaja i ivice stranice. Ponekad ćete možda morati da prilagodite margine da bi se vaši podaci što bolje uklapali. Možete da menjate margine stranice u oknu za štampanje.
- Idite do okna za štampanje.
- Izaberite željenu veličinu margine iz padajućeg menija Custom Margins u odeljku Settings ili Page Setup/Margins.
- Postavite margine tako da vaši podaci budu ravnomerno raspoređeni na stranici. Preporučljivo je ostaviti minimalni prostor kako biste izbegli odsecanje podataka.
Prilagođavanje zaglavlja i podnožja (header i footer)
Ako želite da dodate zaglavlje ili podnožje na svoj dokument, to možete uraditi takođe na kartici Page Setup/Header/Footer. Ovo je korisno za dodavanje naslova, brojeva stranica ili drugih informacija koje želite da se pojave na svakoj štampanoj stranici.
Štampanje naslova
Ako vaš radni list koristi naslove, važno je da ove naslove uvrstite na svaku stranicu odštampanog radnog lista. Bilo bi teško čitati štampanu radnu svesku da se naslovi pojavljuju samo na prvoj stranici. Komanda Print Titles vam omogućava da izaberete određene redove i kolone koji će se pojaviti na svakoj stranici.
- Kliknite na karticu Page Layout – Izgled stranice na traci, a zatim izaberite komandu Print Titles – Štampanje naslova.
- Pojaviće se okvir za dijalog Page Setup. Odavde možete da izaberete redove ili kolone za ponavljanje na svakoj stranici.
U slučaju da želite ponavljanje redova:
- Kliknite na dugme Skupi dijalog pored polja Rows to repeat at top – Redovi za ponavljanje na vrhu.
Kursor će postati mala strelica za izbor, a okvir za dijalog Page Setup će biti skupljen. Izaberite redove koje želite da ponovite na vrhu svake odštampane stranice. Pod pretpostavkom da ste izabrali 1. red, 1. red će biti dodat u polje Rows to repeat at top. Ponovo kliknite na dugme Skupi dijalog.
Dijalog Page Setup će se proširiti.
Da biste ponovili i kolonu, koristite isti postupak.
Kliknite na dugme Skupi dijalog pored polja Columns to repeat at left – Kolone za ponavljanje levo.
Kursor će postati mala strelica za izbor, a okvir za dijalog Page Setup će biti skupljen. Izaberite kolone koje želite da ponovite na levom delu svake odštampane stranice. Pod pretpostavkom da ste izabrali kolonu A, kolona A će biti dodat u polje Columns to repeat at left. Ponovo kliknite na dugme Skupi dijalog.
Dijalog Page Setup će se proširiti.
Štampajte sa linijama mreže u Excel-u
Podrazumevano, nijedan radni list nema štampane linije mreže. Jednostavno je odštampati Excel tabelu sa linijama između ćelija. Postupak štampanja radnog lista sa linijama mreže u Excel-u je sledeći:
- Idite na karticu Page Layout – Izgled stranice, izaberite grupu Sheet Options – Opcije lista, a zatim označite polje Print – Štampanje pored opcije Gridlines – Linije mreže.
Prilagođavanje preloma stranice
Kliknite na komandu Page Break Preview – Pregled preloma stranice da biste promenili prikaz preloma stranice.
Vertikalne i horizontalne plave isprekidane linije označavaju prelome stranica. Kliknite i prevucite jednu od ovih linija da biste podesili prelom stranice onako kako vi to želite.
PREGLED PRE ŠTAMPE (PRINT PREVIEW)
Kada ste završili sa podešavanjem, preporučuje se da koristite opciju “Print Preview” kako biste videli kako će dokument izgledati pre nego što ga odštampate. Ovo vam omogućava da izvršite poslednje prilagođavanja pre nego što pošaljete dokument na štampu.
ŠTAMPANJE
Konačno, kada ste zadovoljni sa podešavanjima, kliknite na dugme “Print” kako biste odštampali dokument.
Pravilno podešavanje štampanja u Excelu može značajno poboljšati čitljivost i estetiku vaših izveštaja i tabela. Sledite ove korake kako biste osigurali da vaši štampani dokumenti izgledaju profesionalno i uredno.