Planiranje projekta | Project Management Srbija

Planiranje projekta

Planiranje projekta

Planiranje projekta

Planiranje projekta

Kao za sve stvari u životu, tako i za projekte, planiranje je osnova svega. Nema dobrog projekta, bez dobrog planiranja. Ako tu napravite greške, kasno je da posle korigujete. Teško ćete ispraviti projekat. Zato je potrebno posvetiti dosta vremena planiranju projekta.

Zbog kompleksnosti planiranja, cilj ovog članka je da razmotrimo jednostavan i praktičan pristup planiranju projekta i da vam pružimo praktične i korisne savete koji će vam pomoći da uspešno vodite vaše projekte.

Uspešno upravljanje projektima obuhvata sublimaciju nekoliko bitnih činjenica. Da biste svoj zadatak sproveli na najkvalitetniji način i bili vrhunski projektni menadžer neophodno je da ozbiljno i detaljno bavite planiranjem projekta i da unapred sastavite plan realizacije projekta i odredite procenu rizika.

Kakvo ti je planiranje, takva ti je i realizacija!

 

U kom delu dijagrama želite da budete?

 

Planiranje projekta i pisanje projekt menadžment planova je jedan veoma ozbiljan posao i možda najteži deo svakog projekta. Možda smatrate da projekat može doživeti uspeh i bez prethodno dobro definisanog i napisanog projektnog plana, ali je to nemoguće. Iskustva govore mnogo drugačije.

Iskustva govore da se dve trećine projekta završi neuspešno, a glavni razlozi za to su:

  • Malo planiranja i
  • Nedovoljna ili loša komunikacija na projektu
  • Neiskusan projekt menadžer
  • Pogrešno izabran projektni tim
  • Odsustvo korisnika, odnono njihovog neuključivanja u projekat

 

Ukoliko se angažujete i dobro analizirate sve što je neophodno da bi se potencijalni problemi na projektu rešili na najbolji način, onda ćete mnogo olakšavate posao i sebi i svojim saradnicima.

Na taj način, faktor iznenađenja u toku projekta svodite na minimum i možete brže i bolje reagovati jer ste već u toku pisanja planova sagledali sve opcije. Pored toga, predvideli ste preventivne i korektivne akcije u slučaju nailaska tih potencijalnih problema.

Vi, kao rukovodilac projekta treba da usvojite jedan univerzalni šablon za upravljanje projektima, odnosno planiranje svakog budućeg projekta. Naravno, taj šablon treba prilagoditi svakom pojedinačnom projektu, u zavisnosti od vrste i obima istog.

 

Šta obuhvata planiranje projekata?

Ako pogledamo najbolju praksu projektnog menadžmenta (PMI metodologija), onda možemo uočiti da planiranje projekata obuhvata puno različitih elemanata i da ne postoji jedan projektni plan, već više njih. Primer projektnog plana, tačnije projektnih planova, obuhvata sledeće:

  • Planiranje integracije
  • Planiranje obima projekta, tj. onoga što treba uraditi na projektu
  • Planiranje vremena, odnosno rasporeda, veza između aktivnosti, trajanja aktivnosti, odogovornih osoba za realizaciju
  • Planiranje troškova – definisanje budžeta projekta, ko će pratiti troškove, kada će se vršiti kontrola istih
  • Planiranje kvaliteta projekta – šta je kvalitet, ko će ga meriti, kada, kako, sa kojom metrikom
  • Planiranje ljudskih resursa ili formiranje tima i određivanje njihovih uloga i odgovornosti na projektu
  • Planiranje komunikacije sa timom, menadžmentom, sponzorom, izveštavanje, sastanci
  • Planiranje rizika na projektu – koji su rizici na projektu, ko je odgovoran za njihovo praćenje, kojim redosledom će se pratiti, šta ćemo raditi kada se dese i kako ćemo smanjiti njihov uticaj na projekat, odnosno kako ćemo smanjiti verovatnoću da se dese
  • Planiranje nabavki na projektu
  • Planiranje načina kako ćemo upravljanja zainteresovanim stranama i kako ćemo ih držati na našoj strani kako bi podržavali projekat. I na kraju kako ćemo ih motivisati.

Kao što vidite, planiranje projekta nije ni malo jednostavan zadatak jer treba pokriti sve oblasti projekta. Svaka oblast znanja treba da ima svoj plan jer uspešna realizacija svih segmenata projekta, zavisi od dobrog i detaljnog sagledavanja svake pojedinačne oblasti.

Svaki plan treba da bude realan i ostvarljiv. Svi članovi tima treba da veruju da mogu da ga ostvare. I samo tada i jedino tada se plan prosleđuje sponzoru na usvajanje. U suprotnom, dok god članovi tima ne veruju u njegov uspeh, treba raditi na korekciji plana i motivaciji tima. Jasno je da kada svi misle i veruju da mogu do uspešnog projekta, onda će se maksimalno truditi, zalagati i dati sve od sebe da do toga dođe.

Treba napomenuti da je proces planiranja iterativan. Može da se radi u nekoliko iteracija, sve dok ne dobijemo planove koji nam odgovaraju u potpunosti i pomoću kojih ćemo ostvariti ciljeve projekta u zadatim vremenskim i budžetskim ograničenjima.

Evo nekoliko koraka koje treba da sledite u procesu planiranja projekta kako bi realizacija vašeg projekta bila uspešna.

 

  1. Korak – Ciljevi projekta

Projekat je uspešan kada zadovoljite potrebe zainteresovanih strana. Kao prvi korak važno je identifikovati zainteresovane strane na vašem projektu. Nije uvek lako odrediti zainteresovane strane na projektu, pa ćemo navesti neke od primera zainteresovanih strana, a to su:

  • Sponzor projekta
  • Rukovodilac projekta
  • Projektni tim
  • Top menadžment
  • Klijent koji je inicirao projekat
  • Korisnici rezultata projekta
  • Izvođači radova
  • Dobavljači
  • Protivnici projekta

Kada shvatite ko su zainteresovane strane na projektu, potrebno je otkriti njihove želje, potrebe i očekivanja. Najbolji način je sprovođenje intervjua sa zainteresovanim stranama. Nakon što obavite sve intervjue i imate sveobuhvatnu listu potreba, odredite prioritete. Iz liste prioriteta napravite skup lako merljivih ciljeva. Kada napravite skup ciljeva, trebalo bi ih zabeležiti kroz projektni plan.

 

  1. Korak – Projektni razultati

Koristeći ciljeve koje ste definisali u prethodnom koraku, napravite listu stvari koje projekat treba da postigne da bi ispunio te ciljeve. Navedite kada i kako realizovati i isporučiti svaku stavku. Zatim u plan projekta dodajte rezultate sa predviđenim datumom isporuke.

 

  1. Korak – Raspored projekta

Napravite listu aktivnosti koje treba obaviti za svaki isporučeni proizvod koji ste identifikovali u prethodnom koraku. Potrebno je definisati potrebne aktivnosti isplanirati i proceniti: budžet, osoblje, kao i druge resurse. Dakle, za svaku aktivnost važno je odredite sledeće:

  • Količinu posla potrebnu za izvršenje aktivnosti
  • Proceniti vreme koje će vam biti potrebno za izvršenje svake od aktivnosti
  • Pronaći zavisnosti između aktivnosti i prilagoditi ih rasporedu
  • Resurse koje je potrebno angažovati (dodeliti) kako bi se aktivnost realizovala

 

Plan za dati projekat treba obavezno da obuhvata analizu svih neophodnih resursa koje koristite u projektu. Prvi korak bi mogao biti da unapred odredite način na koji ćete okupiti osoblje, kao i način na koji ćete komunicirati sa njima.

Kada tačno znate šta treba uraditi, ko će to učiniti i koliko vremena traje svaki posao koji treba završiti, možete da razradite ceo raspored projekta. Iako je teorijski jednostavno, ovo je verovatno jedno od najtežih područja u čitavom procesu planiranja projektima.

U ovom trenutku planiranja možete koristiti neki od softverskih alata za kreiranje rasporeda projekta, kao što je MS Project ili Primavera. Unesite sve aktivnosti, njihovo trajanje, međusobne veze i resurse koje ćete koristi na aktivnostima, odnosno resurse koji će biti zaduženi da izvrše projektnu aktivnost.

Uobičajan problem na koji možete naići je da vam sponzor nametne rok završetka projekta koji nije realan prema vašim procenama. Opcije koje imate u ovoj situaciji su da:

  • Pregovarajte o roku. Tražite opravdano produženje datuma završetka projekta. Ovo morate dokazati. Dakle, produženje rokova se traži argumentovano, uz detaljno planiranje vremena i čvrste dokaze da je nemoguće završiti projekat u traženom vremenu. I to se dokaže preciznim Gantom i realnim procenama trajanja aktivnosti.
  • Zaposlite dodatne resurse. To može povećati troškove projekta, što treba objasniti sponzoru. Nemoguće je promeniti jednu dimenziju projekta, bez uticaja na drugu. Dakle, nemoguće je ubrzati projekat, uraditi sve planirano i sa traženim kvalitetom, a bez povećanja troškova. Nema te opcije da projekat bude brži, kvalitetniji, a jeftiniji.
  • Smanjiti obim projekta. To može uticati na smanjenje zadovoljstva klijenta jer mu neće biti isporučeno baš sve što je tražio.

 

Koristite detaljni raspored projekta kako biste opravdali korišćenje neke od ovih opcija.

 

4. Korak – Podrška planovima

Ovaj korak se bavi planovima koje bi trebalo napraviti kao deo procesa planiranja. Oni se mogu direktno uključiti u plan projekta. Planovi kojima se treba posebno baviti i uključiti ih u plan projekat su planovi za svaku pojedinačnu oblast, a mi ćemo ovde pomenuti samo tri od njih, čisto da bi bolej razumeli na šta se tačno odnosi planiranje svake pojedinačne oblasti.

 

PLAN LJUDSKIH RESURSA

Identifikujte pojedince i organizacije sa vodećom ulogom na projektu. Za svaki ljuski resurs opišite ulogu i odgovornost. Važno je da plan tačno definiše uloge i odgovornosti  članova budućeg tima. Podela odgovornosti na projektu je od izuzetnog značaja jer je vrlo bitno da se tačno zna ko je zadužen za koju aktivnost na projektu. Zato prilikom pisanja plana morate pažljivo i do detalja razmotriti i unapred definisati svačiju odgovornost i zaduženje.

Ako to poredimo sa fudbalskom utakmicom, golman mora da zna da je golman i da mu je mesto izmedju stativa, a napadaču u napadu. Ne bi valjalo da je obratno jer će naš tim zasiguno izgubiti, kako u utakmici, tako i na projektu.

 

PLAN KOMUNIKACIJE

Napravite dokument koji pokazuje ko će biti informisan o projektu i kako će dobiti informacije. Najčešći mehanizam je nedeljni ili mesečni izveštaj o statusu, koji opisuje kako se projekat izvodi, postignute prekretnice i posao koji ste planirali za naredni period.

Napravite šemu sastanaka (datum, tema, prisutni) sa kojom ćete upoznati angažovane na projektu, kako bi na samim sastancima dobili informacije o razvoju projekta i time obezbedili praćenje i kontrolu projekta na najbolji mogući način

Plan treba da obuhvata i detaljan opis i način saradnje sa svim učesnicima na projektu. Kada imate sve detaljno isplanirano, mnogo je lakše pratiti i kontrolisati projekat , a upravljanje projektima postaje mnogo jednostavnije. Velike su šanse, da će vaš projekat završiti u okviru one jedne trećine uspešnih projekata.

 

PLAN UPRAVLJANJA RIZICIMA

Pored ove vrste analize, treba planom razmotriti sve eventualne poteškoće, rizike i komplikacije sa kojima se možete sresti, kako bi ih uspešnije i za kraće vreme rešili. Upravljanje rizikom je važan deo upravljanja projektima. Iako se često neopravdano zanemaruje, važno je identifikovati što više rizika za vaš projekat i biti spreman ako se dogodi nešto loše. Evo nekoliko primera uobičajenih projektnih rizika:

 

  • Procena vremena i troškova previše optimistična
  • Pregled i povratne informacije kupaca su prespori
  • Neočekivano smanjenje budžeta
  • Nejasne uloge i odgovornosti
  • Nemate informacije od zainteresovanih strana
  • Nedovoljno jasno razumevanje potreba zainteresovanih strana
  • Akteri koji menjaju zahteve nakon započinjanja projekta
  • Akteri koji dodaju nove zahteve nakon započinjanja projekta
  • Loša komunikacija što rezultira nesporazumima, problemima sa kvalitetom
  • Nedostatak resursa

Rizici se mogu pratiti pomoću jednostavnog dnevnika rizika. Dodajte svaki identifikovani rizik u svoj dnevnik rizika, zapišite šta ćete raditi u slučaju da se dogodi i šta ćete učiniti da se to ne dogodi. Redovno pregledavajte svoj dnevnik rizika dodajući nove rizike koji se javljaju tokom trajanja projekta. Zapamtite, ako ignorišete rizike, oni neće nestati.

 

Projekat je kao lavirint, a vaš plan je put za uspešan izlaz iz lavirinta.

 

Nemojte zaboraviti na rizike na projektu. Bavite se i njima i svaki sastanak na kome se priča o napretku projekta, odnosno o njegovom statusu, treba da ima svoj deo koji će biti posvećen praćenju aktuelnih rizika i identifikaciji novih. Bez obzira što su scope, time i cost glavni aspekti svakog projekta, planirajte sve aspekte projekta jer ćete samo na taj način doći do uspešne realizacije.

Nakon što ispratite sve gore navedene korake, imaćete ispred sebe dobar projektni plan(ove). Ne zaboravite da ažurirate svoj plan kako projekat napreduje i kontinuirano merite napredak u odnosu na plan.

 

Zato i naš trening za upravljanje projektima posvećuje posebnu pažnju planiranju projekata jer bez dobrog planiranja, nema ni dobre egzekucije.

 

ZAKLJUČAK

Nebitno je da li se radi o planiranju softverskih ili građevinskih projekata, suština je ista. Pažljivo i detaljno planiranje je obaveza. Obaveza je i analiza rizika i smanjenje negativnih događaja pre nego što počne projekat. Tek kada su svi zadovoljni planom i uvereni u njegovu uspešnu realizaciju, možemo reći da je proces planiranja priveden kraju. Svi treba da veruju da je projekat realan i ostvarljiv.

Još je lakše planiranje i upravljanje projektima pomoću specijalizovanih alata, tj. softvera za upravljanje projektima. Jedan od najpoznatijih i najčešće korišćenih softvera je sigurno MS Project koji vam prilično olakšava posao. Za dodatne informacije o ovom softveru, pročitajte tekst:

Zašto je upravljanje projektima lakše uz MS Project 

 


Svidja vam se tekst? Podelite ga sa prijateljima putem društvenih mreža i ostavite komentar u nastavku.