Planiranje projekta | Project Management Srbija

Planiranje projekta

Planiranje projekta

Planiranje projekta

Upravljanje projektima

 

Ispeci pa reci.

Dva puta meri, jednom seci.

To su samo neke od narodnih umotvorina koje govore o značaju planiranja. Kao za sve stvari u životu, tako i za projekte, planiranje je osnova svega. Uspešno upravljanje projektima obuhvata sublimaciju nekoliko bitnih činjenica. Da bi ste svoj zadatak sproveli na najkvalitetniji način i bili vrhunski projektni menadžer neophodno je da ozbiljno i detaljno bavite planiranjem projekta i da unapred sastavite plan realizacije projekta i odredite procenu rizika.

Planiranje projekta

U kom delu dijagrama želite da budete?

 

Planiranje projekta i pisanje projekt menadžment planova je jedan veoma ozbiljan posao i možda najteži deo svakog projekta. Možda smatrate da projekat može doživeti uspeh i bez prethodno dobro definisanog i napisanog projektnog plana, ali je to nemoguće. Iskustva govore mnogo drugačije.

Iskustva govore da se dve trećine projekta završi neuspešno, a glavni razlozi za to su:

  • Malo planiranja i
  • Nedovoljna ili loša komunikacija na projektu
  • Neiskusan projekt menadžer
  • Pogrešno izabran projektni tim
  • Odsustvo korisnika, odnono njihovog neuključivanja u projekat

 

Ukoliko se angažujete i dobro analizirate sve što je neophodno da bi se potencijalni problemi na projektu rešili na najbolji način, onda ćete mnogo olakšavate posao i sebi i svojim saradnicima.

Na taj način, faktor iznenađenja u toku projekta svodite na minimum i možete brže i bolje reagovati jer ste već u toku pisanja planova sagledali sve opcije. Pored toga, predvideli ste preventivne i korektivne akcije u slučaju nailaska tih potencijalnih problema.

Vi, kao rukovodilac projekta treba da usvojite jedan univerzalni šablon za upravljanje projektima, odnosno planiranje svakog budućeg projekta. Naravno, taj šablon treba prilagoditi svakom pojedinačnom projektu, u zavisnosti od vrste i obima istog.

 

Šta obuhvata planiranje projekata?

Ako pogledamo najbolju praksu projektnog menadžmenta (PMI metodologija), onda možemo uočiti da planiranje projekata obuhvata puno različitih elemanata i da ne postoji jedan projektni plan, već više njih. Primer projektnog plana, tačnije projektnih planova, obuhvata sledeće:

  • Planiranje integracije
  • Planiranje obima projekta, tj. onoga što treba uraditi na projektu
  • Planiranje vremena, odnosno rasporeda, veza između aktivnosti, trajanja aktivnosti, odogovornih osoba za realizaciju
  • Planiranje troškova – definisanje budžeta projekta, ko će pratiti troškove, kada će se vršiti kontrola istih
  • Planiranje kvaliteta projekta – šta je kvalitet, ko će ga meriti, kada, kako, sa kojom metrikom
  • Planiranje ljudskih resursa ili formiranje tima i određivanje njihovih uloga i odgovornosti na projektu
  • Planiranje komunikacije sa timom, menadžmentom, sponzorom, izveštavanje, sastanci
  • Planiranje rizika na projektu – koji su rizici na projektu, ko je odgovoran za njihovo praćenje, kojim redosledom će se pratiti, šta ćemo raditi kada se dese i kako ćemo smanjiti njihov uticaj na projekat, odnosno kako ćemo smanjiti verovatnoću da se dese
  • Planiranje nabavki na projektu
  • Planiranje načina kako ćemo upravljanja zainteresovanim stranama i kako ćemo ih držati na našoj strani kako bi podržavali projekat

Kao što vidite, planiranje projekta nije ni malo jednostavan zadatak jer treba pokriti sve oblasti projekta. Svaka oblast znanja treba da ima svoj plan jer uspešna realizacija svih segmenata projekta, zavisi od dobrih planova, realnih i ostvarljivih.

Treba napomenuti da je proces planiranja iterativan. Može da se radi u nekoliko iteracija, sve dok ne dobijemo planove koji nam odgovaraju u potpunosti i pomoću kojih ćemo ostvariti ciljeve projekta u zadatim vremenskim i budžetskim ograničenjima.

Plan za dati projekat treba obavezno da obuhvata analizu svih neophodnih resursa koje koristite u projektu. Potrebno je definisati potrebne aktivnosti isplanirati i proceniti: budžet, osoblje, kao i druge resurse.  Prvi korak bi mogao biti da unapred odredite način na koji ćete okupiti osoblje kao i način na koji  treba sprovesti adekvatnu obuku.

Takođe važno je da plan tačno definiše uloge i odgovornosti  članova budućeg tima. Podela odgovornosti na projektu je od izuzetnog značaja jer je vrlo bitno da se tačno zna ko je zadužen za koju aktivnost na projektu. Zato prilikom pisanja plana morate pažljivo i do detalja razmotriti i unapred definisati svačiju odgovornost i zaduženje. Ako to poredimo sa fudbalskom utakmicom, golman mora da zna da je golman i da mu je mesto izmedju stativa, a napadaču u napadu. Ne bi valjalo da je obratno jer će naš tim zasiguno izgubiti, kako u utakmici, tako i na projektu.

Pored ove vrste analize, treba planom razmotriti sve eventualne poteškoće, rizike i komplikacije sa kojima se možete sresti , kako bi ih uspešnije i za kraće vreme rešili. Određivanje rokova za realizaciju aktivnosti, kao i potrebnog  vremena da se iste urade treba diskutovati sa projektnim timom i definisati u planu.

Napravite i šemu sastanaka (datum, tema, prisutni) sa kojom ćete upoznati angažovane na projektu, kako bi na samim sastancima dobili informacije o razvoju projekta i time obezbedili praćenje i kontrolu projekta na najbolji mogući način

Plan treba da obuhvata i detaljan opis i način saradnje sa svim učesnicima na projektu. Kada imate sve detaljno isplanirano, mnogo je lakše pratiti i kontrolisati projekat , a upravljanje projektima postaje mnogo jednostavnije. Velike su šanse, da će vaš projekat završiti u okviru one jedne trećine uspešnih projekata.

Projekat je kao lavirint, a vaš plan je put za uspešan izlaz iz lavirinta.

Nemojte zaboraviti na rizike na projektu. Bavite se i njima i svaki sastanak na kome se priča o napretku projekta, odnosno o njegovom statusu, treba da ima svoj deo koji će biti posvećen praćenju aktuelnih rizika i identifikaciji novih. Bez obzira što su scope, time i cost glavni aspekti svakog projekta, planirajte sve aspekte projektia jer ćete samo na taj način doći do uspešne realizacije.

Zato i naš trening za upravljanje projektima posvećuje posebnu pažnju planiranju projekata jer bez dobrog planiranja, nema ni dobre egzekucije.

Nebitno je da li se radi o planiranju softverskih ili građevinskih projekata, suština je ista. Pažljivo i detaljno planiranje je obaveza, kao i analiza rizika i smanjenje negativnih događaja pre početka projekta. Tek kada su svi zadovoljni planom i uvereni u njegovu uspešnu realizaciju, možemo reći da je proces planiranja priveden kraju.

Još je lakše planiranje i upravljanje projektima pomoću specijalizovanih alata, tj. softvera za upravljanje projektima. Jedan od najpoznatijih i najčešće korišćenih softvera je sigurno MS Project koji vam prilično olakšava posao. Za dodatne informacije o ovom softveru, pročitajte tekst:

Zašto je upravljanje projektima lakše uz MS Project 

 


Svidja vam se tekst? Podelite ga sa prijateljima putem društvenih mreža i ostavite komentar u nastavku.