Vodjenje sastanaka, kako voditi sastanak | Project Management Srbija

Vodjenje sastanaka

Vodjenje sastanaka

Vodjenje sastanaka

Vođenje sastanaka

 

Vodjenje sastanaka je sastavni deo posla svakog menadžera. Efikasno vođenje sastanaka je sastavni deo posla dobrog project menadžera. Prilikom sazivanja sastanka, vodite se mišlju da su sastanci skupi. Odvlačite ljude sa njihovog posla jer, umesto da rade, oni su na sastanku. Ako je osmoro ljudi prisustvovalo sastanku koji je trajao 2h, znači da je vaš sastanak koštao firmu 16 sati, što je identično kao da dva radnika nisu ništa radili celoga dana. Zato je vrlo bitno da sastanci budu kratki, efikasni i efektivni.

Vodjenje sastanka
Razmislite da li sastanak opravdava sve to, odnosno da li ima više koristi od sastanka ili je veći trošak držanja tog sastanka. Ako je sastanak informativne prirode, razmislite da umesto vođenja sastanka, sve zainteresovane osobe obavestite mejlom o dotičnim informacijama. Ako je sastanak takve prirode da se treba doneti neka odluka onda ga treba voditi na dole prikazani način.

Kako voditi sastanak?

Pri vođenju sastanaka treba da preovladaju pravila zdravog razuma.

  • Ostanite pribrani, ne paničite, budite uljudni prema učesnicima sastanka, saslušajte svakoga.
  • Izbegavajte ponižavanje sagovornika,
  • Držite se teme i ne prekidajte sagovornike, no ne dajte im da odlutaju. One koji odlutaju vratite na temu sastanka.
  • Svakom učesniku sastanka pošaljite dnevni red i satnicu sastanka makar dan ranije tako da imaju dovoljno vremena da se pripreme te će i sastanak kraće trajati. Ako ste vi jedini koji zna dnevni red, možda to prija Vašoj sujeti, ali svakako ne doprinosi efikasnosti sastanka.

 

Pravila za vođenje sastanaka

1. Postavite pravila za sastanke

Pravila ponašanja na sastanku treba da omoguće da sastanak teče glatko. Neka od pravila koje možete predloži su: držati se teme, dozvoliti svima da učestvuju, nema pušenja na sastanku, nema telefona, slanja emailova i slično… Sastavite takvu listu pravila  i držite ih se na svakom sastanku. Listu donesite konsenzusom kako bi svi bili saglasni sa njom i kako bi je svi poštovali. 

2. Zatražite povratnu informaciju

Na kraju sastanka provedite 5-10 min u razgovoru sa prisutnima o tome kakav je bio sastanak. Potrebna Vam je povratna informacija, zar ne? Želite da budete bolji u svim aspektima menadžerskog života, pa i u vođenju sastanaka. Zato treba da pronađete prilike za poboljšanje, odnosno unapređenje svog načina rada.

3. Definišite svrhu sastanka

Na vrhu dnevnog reda treba da bude zapisana svrha sastanka, odnosno šta želite postići sastankom. To je vaš glavni cilj i razlog zašto ste sve te ljude okupili.

4. Pozovite samo neophodne ljude

Ali, zaista, pozovite samo one neophodne za sastanak. Iz praktičnog iskustva manje ljudi znači efikasniji sastanak. Takođe, pojedini učesnici mogu prisustvovati samo pojedinim delovima sastanka, jer ih ostalo ne zanima ili ne mogu da daju svoj doprinos toj temi zato što nisu “u materiji”.

5. Neka sastanci traju što je kraće moguće

Naravno, pod uslovom da su sve tačke urađene kako treba.

6. Delegiranje

Pripremite plan za stavkama koje treba uraditi, koje osobe su za to zadužene i koji su zadati rokovi. Taj plan podelite svim učesnicima sastanka. Dakle, na kraju sastanka treba da nastane zapisnik sa sastanka i da se tačno zna ko, šta, kada, odnosno koje zadaci su nastali kao rezultat sastanka, koje su odgovorne osoba za njihovu realizaciju i koji su krajnji rokovi.