Šta je portfolio menadžer | Project Management Srbija

Šta je portfolio menadžer

Šta je portfolio menadžer

Šta je portfolio menadžer

Šta je portfolio menadžer, koje su njegove uloge i odgovornosti?

Upravljanje portfoliom projekata ( PPM ) je centralizovana organizacija procesa, metoda i alata za analizu i zajedničko izvršavanje tekućih ili predloženih projekata. Ova analiza je zasnovana na brojnim ključnim karakteristikama kako bi se ispunili glavni strateški ciljevi poslovanja uz poštovanje ograničenja koja nameću klijenti i zainteresovane strane, interni resursi ili eksterni faktori.

Portfolio menadžer

Proces upravljanja portfoliom projekata uključuje postavljanje prioriteta na osnovu zajedničkih ciljeva menadžmenta, a zatim odabir programa i projekata koje treba preduzeti na osnovu onoga što će obezbediti optimalnu poslovnu vrednost. Ova obuka je sastavni deo naše Napredne akademije projektnog menadžmenta.

Evo nekih od slučajeva upotrebe PPM-a:

  • PPM generalno koriste organizacije da identifikuju povrat investicije na projektima. Omogućava kompanijama koje žele da investiraju u nove projekte i često konkurentne projekte da predvide rizike svojstvene svakom od njih i donesu informisanu odluku tokom planiranja projekta
  • Takođe olakšava najbolju praksu u komunikaciji i osigurava da su sve strane uključene u projekte na istoj strani
  • Kada se uradi kako treba, PPM je dragoceno sredstvo za dobijanje podrške od svih zainteresovanih strana u organizaciji i omogućava da se stvori šira slika. Ako zainteresovane strane mogu da razumeju, upravljaju i ublaže rizike, to će minimizirati mogućnost da nešto krene naopako
  • PPM takođe poboljšava transparentnost, upravljanje i odgovornost zainteresovanih strana


Koji su ciljevi upravljanja portfolijom?

Primarni cilj upravljanja portfolijom projekata je maksimiziranje koristi (benefita) koje kompanija ostvaruje od projekata koje preduzima. Ovo nužno uključuje odabir samo onih projekata koji nude najveću vrednost. Takođe, obezbeđuje poželjne performanse projekta, uzimajući u obzir resurse koji treba da se alociraju u odnosu na raspoložive resurse, kao i stratešku usklađenost sa ciljevima kompanije.

Ostali ciljevi uključuju postizanje ravnoteže u portfoliju projekata obezbeđivanjem odgovarajuće mešavine visokog i niskog rizika i dugoročnih i kratkoročnih projekata. Uspostavljanjem optimalne kombinacije projekata, portfolio menadžer osigurava da je kompanija u boljoj poziciji da postigne svoj strateški cilj i svoje operativne i finansijske ciljeve.

Šta je portfolio menadžer?

Šta tačno portfolio menadžer radi drugačije od menadžera projekta?

Menadžeri projekata imaju tendenciju da rade na manjim, pojedinačnim projektima sa nizom zadataka koji moraju biti završeni do određenog roka. Sa druge strane, portfolio menadžeri nadgledaju veći broj projekata, obezbeđuju da se oni izvode u punom potencijalu i uskaču kada je potrebno.

Dakle, portfolio menadžeri nadgledaju upravljanje portfoliom projekata koji uključuje odobravanje ili odbijanje projektnih i programskih ideja. Oni su odgovorni za povraćaj ulaganja i ispunjavanje ciljeva i zadataka svoje organizacije.

Portfolio menadžer može imati zadatak da upravlja jednim ili većim brojem portfolija. Ima za cilj da uskladi projekte sa strateškim ciljevima organizacije.

Sada znamo šta je portfolio menadžer, ali da vidimo zašto je važan portfolio menadžer. Jednostavno rečeno, upravljanje portfoliom je važno jer projekat je investiciono sredstvo u koje kompanija ulaže svoje resurse (ljude, vreme i novac) i to će neizbežno imati uticaj na uspeh te kompanije.

Dakle, portfolio menadžer mora pažljivo da proceni u šta organizacija treba da se uključi (ili da odstupi) da bi ostvarila svoje ciljeve. To često znači reviziju postojećeg portfelja i donošenje teške investicione odluke o imovini ili programima koji više štete kompaniji nego što zapravo pomažu.

Bez pravilnog upravljanja portfeljom, kompanija bi na kraju mogla da izgubi dosta vremena i novca radeći na stvarima koje nikada neće doprineti realizaciji strateških ciljeva kompanije.

Šta radi portfolio menadžer?

Da biste napisali efikasan opis posla porfolio menadžera, treba početi sa navođenjem detaljnih dužnosti, odgovornosti i očekivanja.

Portfolio menadžeri su uvek u pokretu i traže načine da unapređuju portfolio ili koordiniraju sa timom koji radi na projektima.

Oni moraju uvek biti u potrazi za promenama u projektima unutar portfelja i moraju pronaći efikasne metode za uklanjanje rizika iz projekata. Takođe treba da vode računa da ne potroše previše resursa i pravilno uštedi vreme.

Portfolio menadžeri će obično biti deo Kancelarije za upravljanje projektima ( PMO ). PMO je grupa koja može biti ili deo kompanije ili spoljni ugovarač koji kreira i održava standarde i procese za upravljanje projektima i portfoliom koje organizacija treba da prati.

Kancelarija za upravljanje projektima (PMO) je takođe odgovorna za obuku timova o tim procesima i pomaganje timovima da pravilno raspoređuju resurse kako bi bili sigurni da se poštuju standardi i procedure.

Koja je ključna  uloga portfolio menadžera?

Uloga portfolio menadžera često može biti prilično široka u zavisnosti od tima ili industrije u kojoj je uključen. Ali bez obzira na to koliko veliki ili mali može biti zadatak portfolio menadžera, svi oni imaju jednu zajedničku stvar. Oni su odgovorni za uspešnu realizaciju portfolija, odnosno da pomognu projektnim timovima da ostvari svoje ciljeve.

Uloge porfolio menadžera:

  • Traženje načina za određivanje različitih kombinacija projekata koji mogu ispuniti strateške ciljeve organizacije
  • Da uspostave balans između kratkoročnih i dugoročnih projekata, kao i veoma rizičnih i malo rizičnih projekata.
  • Stalno praćenje portfolija, tačnije njegovih komponenti (projekata)
  • Procena performansi portfolija i traženje metoda za poboljšanje
  • Procena postojećih mogućnosti kompanije u odnosu na portfolio
  • Analiziranje, evaluacija i upoređivanje kapaciteta organizacije u smislu implementacije portfolija
  • Pomaganje u donošenju odluka odgovornim ljudima na različitim nivoima upravljanja

Odgovornosti za poziciju porfolio menadžera uključuju:

  • Upravljanje većim brojem projekata u svim fazama životnog ciklusa projekta (od pokretanja do implementacije)
  • Prikupljanje obima i zahteva, analiza opcija i dizajn poslovnih procesa i poslovnih rešenja
  • Efikasna primena upravljanja projektima i aktivno angažovanje zainteresovanih strana na svim nivoima
  • Proaktivno upravljanje izazovima i rizicima
  • Definisanje projektnih planova uključujući identifikaciju ključnih projektnih aktivnosti, poslovnih i projektnih zahteva za resursima i kritičnog puta
  • Proaktivno praćenje rasporeda projekta do dogovorenih ciljeva
  • Vođenje portfolija na način da se osigura da su svi ciljevi projekta ispunjeni
  • Pokretanje izvršenja internih projekata
  • Koordiniranje resursima za upravljanje projektima
  • Koordiniranje nizom poslovnih inicijativa


Šta uključuje upravljanje portfolijom projekata?

Koje veštine je potrebno da poseduje porfolio mendžer?

Ispostavilo se da ne morate da imate supermoć da biste mogli da obavljate uloge portfolio menadžera, kao i uloge drugih tipova menadžera. Ali ukoliko želite da budete uspešni kao porfolio menadžer potrebno je budete spremni da:

  • Brzo donosite odluke
  • Balansirate projektima u portfoliju
  • Imate potpunu svesnost i upućenost u projekte u porfoliju koji nadgledate
  • Pravilno procenjujete projekte unutar portfelja
  • Imate svesnost informacija o svakom projektu, vrednosti, veličine i dostupnih resursa

Portfolio menadžeri nose različite šešire. Oni su procenitelji rizika, stratezi i finansijski savetnici. Kao takva, ova uloga zahteva od menadžera da se oslanjaju na nekoliko različitih skupova veština i procesa:

  • Upravljanje promenama: Portfolio menadžeri imaju zadatak da identifikuju zahteve za promene i daju prioritet najvažnijim na osnovu finansijskih ograničenja i raspoloživih resursa.
  • Upravljanje rizikom: Portfolio menadžeri mora da procene rizike portfolija i primene planove za vanredne situacije ako stvari krenu naopako.
  • Finansijski menadžment: Menadžeri portfolija su zaduženi za finansijske resurse projekta (novac) i garantuju da su isti uloženi na najbolji način, tj. da će organizacija najviše profitirati baš tim projektima koji čine portfolio.
  • Upravljanje predlogom projekata: Menadžeri portfolija moraju da procene predloge projekata i prate tok projekata kako bi odlučili da li su predstojeći projekti vredni izvršenja i da li su povezani sa strateškim ciljevima organizacije.
  • Upravljanje resursima: Portfolio menadžeri imaju zadatak da efikasno koriste resurse za sprovođenje odabranih projekata.


Kako da upravljate portfolijom?

Važno je napomenuti da ne postoji ispravan ili pogrešan način upravljanja portfolijom. Svaki portfolio menadžer ima svoj poseban stil, a odluke koje donose biće motivisane veoma različitim ciljevima. Imajući to u vidu, u svojoj osnovi upravljanje portfolijom projekata generalno prati proces upravljanja portfolijom u pet faza. Ovo je slično fazama životnog ciklusa projekta, ali za razliku od upravljanja projektima, upravljanje portfolijom nema fazu zatvaranja. To je zato što se portfelji obično nastavljaju u nedogled. Kao rezultat toga, posao portfolio menadžera nikada nije završen.

Evo 5 osnovnih faza upravljanja portfolijom:

1.Postavite strateške ciljeve

Pre nego što možete da kreirate portfolio, morate da imate kristalno jasno razumevanje zašto pravite taj portfolio. Koja je poenta i čemu se nadate da će vaš portfolio pomoći vašem timu ili kompaniji da postigne?

Neophodno je da postavljate sebi ozbiljna pitanja o svojoj organizacionoj ili investicionoj strategiji. Što je još važnije, mora da zamoliti sve zainteresovane strane u vašem timu da se uvere da su svi na istoj strani o tome šta želite da postignete zajedno. To znači da dobijete grubu predstavu o budžetu, prioritetima, ciljevima i dostupnim resursima.

Ako niste sigurni u postavljanju ciljeva, uvek možete da sledite SMART (specifičan, merljiv, dostižan, relevantan, vremenski ograničen) metod.

2.Počnite sa procenom projekata

Nakon što ste postavili strateške ciljeve, vreme je da izvršite inventarizaciju onoga što trenutno imate u pogledu postojećih projekata ili investicija. Razmislite o tome koji projekti rade, a koji ne i koji se mogu kombinovati.

U međuvremenu, ako vam prostor dozvoljava, trebalo bi da pogledate druge dostupne mogućnosti koje biste mogli da iskoristite u svom portfoliju. Da biste bili sigurni da sve procenjujete pošteno, kreirajte kriterijume za procenu i pokušajte da pogledate svaki projekat sa povraćajem ulaganja, dostupnim resursima, rasporedom izveštavanja i svim drugim bitnim kriterijumima specifičnim za vaše poslovanje.

3. Napravite uži izbor

Nakon što ste procenili sve svoje projekte ili potencijalne projekte, vreme je da suzite listu projekata i izaberete svoj portfolio. Ovde morate da imate na umu raspodelu resursa i da budete sigurni da imate zdravu kombinaciju projekata ili investicija.

Kada napravite uži izbor i odlučite koje projekte želite da imate u svom portfelju, cilj je da uravnotežite potencijalni rizik uz maksimiziranje potencijalnih prinosa.

4. Provera portfelja

Provera portfelja je samo način da se opiše proces kojim ponovo pregledate svoje izbore komponenti portfolija i sam proces selekcije da biste bili sigurni da ste izabrali prave projekte iz pravih razloga. Proces validacije je vaša šansa da se vratite i popravite proces selekcije tako da je lakše praviti izbor portfelja u budućnosti.

Menadžeri portfelja će takođe često koristiti fazu validacije da sprovedu sve planove za vanredne situacije ako komponenta portfolija ne radi tako dobro.

5. Pratite i upravljajte

Posao portfolio menadžera nikada nije završen, pa zato se korak 5 zapravo nikada ne završava. Kao portfolio menadžer, morate stalno da pazite na projekte dok se pokreću i sprovode. Ako projekat odjednom postane mnogo rizičniji, možda ćete morati da žonglirate prioritetima i resursima ili odlučite da ga potpuno otkažete.

Zašto je upravljanje portfoliom ključno za uspeh projekta? 

Upravljanje desetinama ili čak stotinama projekata u jednom trenutku je samo po sebi teško. Ali još gore, zamislite da polovina projekata na koje trošite dragoceno vreme i resurse zapravo nije u skladu sa poslovnim ciljevima. To bi značilo da vodite pogrešne projekte, trošite dragocene resurse firme na nebitne stvari.

Gubite vreme i novac!

Upravo zbog toga je upravljanje portfolijom ključno. Ako nemate opšti strateški pogled, teško je odgovoriti na pitanje da li ovi projekti doprinosi uspehu kompanije.

PPM prvenstveno pomaže organizacijama da:

  • Odrede prioritete projekata i donesu odluke zasnovane na podacima

PPM pruža jasne i relevantne kriterijume za odabir projekata i osigurava da dodeljujete prave resurse pravim projektima.

  • Usklade projekte sa poslovnim ciljevima

Dobar PPM pomaže organizacijama da usklade projekte sa svojim strateškim pravcem i osiguraju da se fokusiraju na širu sliku, a ne na kratkoročne ciljeve.

  • Olakšaju komunikaciju i saradnju

Projekti se sastoje od mnogih pokretnih delova koji zahtevaju transparentnu komunikaciju između timova i zainteresovanih strana. PPM obezbeđuje mrežu za deljenje informacija i daje timovima uvid u trenutni tok rada organizacije.

  • Analiziraju i steknu uvid

Razumevanje šta funkcioniše, a šta ne u postojećim projektima podstiče strateški pravac budućih projekata. PPM pomaže u predviđanju najboljih predstojećih prilika na osnovu prošlih uspeha.

Menadžeri portfolija projekata se ne razlikuju od menadžera projekata i programa, ali imaju odvojene uloge i odgovornosti koje na kraju dana treba da ispune. Rasprava o tome koji je posao lakši nije na mestu, projekti su zamišljeni da budu komplikovani i uvek ima izazova. Zato organizacije zapošljavaju kvalifikovane i talentovane pojedince koji mogu da preuzmu ovu vrstu posla. Uz adekvatnu i profesionalnu obuku za upravljanje porfeljom projekata stičete znanje i sve potrebne veštine dobrog porfolio menadžera.


Srodne teme:

Napredna akademija projektnog menadžmenta

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *