Šta je projekat?

 

Pre nego što pređemo na to šta su projekti, prikazaćemo kako najčešće izgleda projekat.

Kao to se vidi na gornjoj slici, klijent definiše svoje zahteve (slika 1) koje project leader shvati na svoj način (slika 2), analist dizajnira (slika 3), programer napiše program na osnovu ovih zahteva (slika 4), zatim business consultant opiše projekat (slika 5). Naravno, projekat je izvrsno dokumentovan (slika 6) , izvršena je instalacija programa (slika 7), i shodno tome naplata (slika 8). Ako program ne radi, tu je uvek podrška (slika 9). Pri svemu tome klijent je lepo opisao šta zaista hoće (slika 10).

Tako najčešće funkcioniše project management ili upravljanje projektima. Naravno, pogrešno upravljanje projektom. Komunikacija među članovima tima je loša, klijent nije dao adekvatnu specifikaciju zahteva, i projekat nije uspešno završen. Poražavajuća je činjenica da se više od 70% projekata neuspešno završi, nebitno je da li su projekti u Beogradu, ili Srbiji, jer ova statistika važi na globalnom nivou.

Definicija projekta

Sam termin projekat se vrlo često koristi, ali pitanje je šta je u stvari projekat. Postoje razne definicije projekta, prema jednoj (Wikipedia.org) od njih:

Projekat ili projekt (lat. proiectum — bačen unapred) je jedinstveni proces, sastavljen iz niza aktivnosti definisanih početkom i krajem, kao i ljudskim, finansijskim i drugim resursima, koji ispunjava određene uslove. Svaka od planiranih aktivnosti unutar jednog projekta ima za cilj, zadovoljenje ukupnih potreba klijenta.

Prema drugoj definiciji:

Projekat je planirani rad koji je dizajniran da postigne određeni cilj u određenom vremenskom periodu, uz zadate resurse. Projekti su osmišljeni kako bi rešavali određene probleme ili zadovoljavali određene potrebe, bilo da se radi o proizvodnji nečega novog, implementaciji promena ili istraživanju novih područja. Bitno je napomenuti da projekti imaju definisani početak i kraj, za razliku od rutinskih poslova koji se izvršavaju kontinuirano.

Kako god bilo, možda je najbolja definicija projekta, ona koja je ujedno i najkraća i koja kaže: 

Projekt je privremeni napor preduzet da se kreira jedinstveni proizvod, usluga ili rezultat.

Osobine projekta

Bez obzira na definiciju projekta, osobine koje ga čine projektom su identične i mogu se podeliti u sledeće kategorije:

1. jedinstvenost u kontekstu
2. privremeni karakter sa definisanim trenutkom početka i kraja
3. neponovljivost
4. definicija dostizanja cilja

I JEDINSTVENOST U KONTEKSTU

Glavna osobina nekog proizvoljnog procesa, je jedinstvenost u kontekstu. Pod kontekstom podrazumevamo osim klijenta i više uslova i ograničenja kao npr. početak i kraj, dužinu trajanja, cilj projekta, razlike od drugih projekata i niz finansijskih aspekata, izraženim kroz budžet, troškove, itd. Pored toga, možemo reći da je projekat složen poduhvat sa velikim brojem aktivnosti i učesnika, da se  odvija u budućnosti, sadrži rizike i neizvesnosti i zahteva integraciju, odnosno kooridinaciju u realizaciji.

 

II PRIVREMENI KARAKTER

Da bi bio privremeni poduhvat, projekat mora imati jasan početak i kraj, odnosno datum kada projekat započinje i datum kada se može dogovoriti da se projekat završi. Projekat ima definisan skup ciljeva, pa drugačije možemo reći:

Trenutak kada su ciljevi projekta ostvareni je trenutak kada projekat prestaje da postoji.

Takođe, može se desiti da projekat bude prekinut u toku svoje realizacije. Firma je došla do zaključka da:

• ciljevi projekta neće biti postignuti,
• ili će biti postignuti sa daleko većim troškovima što postaje nesplativo,
• ili su se ciljevi firme promenili pa se više ne podudaraju sa ciljevima projekta.

Kako god bilo, projekat je nešto što ima definisan početak i kraj, zadate ciljeve koje treba ostvariti, budzet koji ne treba premašiti i kvalitet koji treba zadovoljiti. Uspešan projekat je onaj projekat, koji ispunjava sva očekivanja klijenta ili nalogodavca, odnosno onaj koji je zadovoljio sve navedene kriterijume:

– završen u roku

– ispunjeni ciljevi

– zadovoljen kvalitet

– budžet nije premašen

 

III NEPONOVLJIVOST

Projekti često imaju za cilj donošenje novih ideja, proizvoda ili procesa. Dakle, projekat stvara nešto novo. Budući da projekti rezultiraju jedinstvenim, neponovljivim rezultatima, malo je verovatno da postoji šablon ili testirani pristup za dovršavanje projekta. Jednom kada je projekat završen, neće biti potrebno ponoviti ga, barem ne na isti način, jer će bilo koji povezani proizvod zahtevati drugačiji pristup. 

 

IV DEFINICIJA DOSTIZANJA CILJA

Projekat uvek počinje sa idejom koja se pretvara u proizvod ili uslugu. Projekat je jednostavno skup aktivnosti koje ideju pretvaraju u nešto isporučivo. To može biti:

• Proizvod
• Usluga
• Rezultat

Znači, izlaz projekta može biti nešto što je opipljivo, što se može koristiti ili sa čime se može raditi poput nekog proizvoda. Može biti i nešto manje opipljivo poput recimo projekta za implementaciju novog poslovnog procesa ili razvoja neke nove usluge. U krajnjem slučaju, izlaz projekta može biti i rezultat, odnosno izveštaj.

Kako god bilo, projekat će započeti sa ciljem ili skupom ciljeva, a detalji će se razvijati tokom projekta. Metode upravljanja projektima osmišljene su tako da nam pomognu da od ideje dođemo do isporuke, vodeći nas kroz projektne procese. Projektni procesi su:

• Iniciranje projekta – stvaranje projekta, početno finansiranje projekta i ovlašćenje menadžera projekta
• Planiranje projekta – stavranje i odobravanje plana projekta
• Izvršenje projekta – proizvodnja izlaza projekta
• Monitoring i kontrola – osiguravanje da projekat ostane u granicama plana upravljanja projektom
• Zatvaranje projekta – oslobađanje projektnih resursa

 

Koje su još bitne osobine projekta?

Razumevanje osnovnih osobina projekata ključno je za uspešno vođenje i realizaciju istih. Pored njih, postoje još neke osobine projekta o kojima treba voditi računa.

 

OGRANIČENI RESURSI 

Projekti su ograničeni resursima poput vremena, novca, ljudi i materijala. Efikasno upravljanje ovim resursima ključno je za uspeh projekta.

 

INTERDISCIPLINARNOST 

Projekti obično zahtevaju saradnju različitih stručnjaka i timova kako bi se postigli ciljevi. Ova interdisciplinarna priroda često zahteva efikasnu komunikaciju i koordinaciju među članovima tima.

 

RIZICI 

Svaki projekat nosi određeni nivo rizika koji mogu uticati na njegov uspeh. Menadžeri projekta treba da identifikuju, analiziraju i upravljaju rizicima kako bi minimizirali njihov uticaj na projekt.

 

ČESTE PROMENE ZAHTEVA

Projekti se često suočavaju sa čestim promenama u zahtevima, resursima ili okolini. Stoga je važno da projektni tim bude fleksibilan i sposoban da se prilagodi novim uslovima i izazovima.

 

ZAINTERESOVANE STRANE 

Projekti utiču na različite interesne grupe, zainteresovane strane ili stakeholdere, kao što su klijenti, korisnici, menadžment, dobavljači itd. Uspešno upravljanje ovim odnosima ključno je za podršku i prihvatanje projekta od strane svih zainteresovanih strana.

 

 

Elementi koji su zajednički za sve projekte:

 

• Cilj – svaki projekat ima neki cilj koji mora ostvariti
• Rok – svi projekti imaju definisane ciljeve koji se moraju ostvariti u određenom roku
• Obim i priroda aktivnosti – svaki projekat može da ostvari cilj u određenom roku ako postoji određeni plan realizacije
• Resursi – za realizaciju bilo kog projekta neophodni su resursi (ljudi, oprema, materijali, finansijska sredstva)

 

Projekat se pokreće zbog nekog razloga, nije sam sebi cilj, već postoji neka biznis potreba zbog koje se pokreće sa njegovom realizacijom. Da ponovimo još jednom:

Projekat nikada nije sam sebi cilj, već se pokreće zbog nekih potreba kompanije. Njegovom realizacijom želimo da savladamo jaz između postojeće i buduće, željene situacije

 

U zavisnosti od uzroka pokretanja, možemo definisati vrste projekata.

 

Vrste projekta

Sada kada smo definisali šta je projekat, ostaje da vidimo koje sve vrste projekata postoje. Naravno, kao što za definiciju projekta postoji nekoliko različitih opcija, tako i za podelu projekata po vrstama, postoji još više varijanti. Navešćemo samo one najčešće korišćene podele.

Podela projekata prema Internacionalnoj asocijaciji za upravljanje projektima (IPMA) kaže da se svi projekti mogu klasifikovati u četiri grupe:

1. Investicioni projekti
2. Istraživačko-razvojni projekti
3. Organizacioni projekti (unapređenje organizacijskih procesa)
4. Informatički projekti (IT projekti)

 

Ova podela se može dalje razgranati u deset vrsta, odnosno deset kategorija projekata:

1. Vojni/odbrambeni projekti (vojni, odrambeni, kosmički)
2. IT projekti (razvoj softvera, projektovanje informacionih sistema)
3. Biznis projekti i projekti organizacionih promena (akvizicije, unapređenje procesa, novi poslovni poduhvati, restruktuiranje kompanije)
4. Međunarodni razvojni projekti (razvoj poljoprivrede, zdravstvo, školstvo, ishrana, naseljenost, mala i srednja preduzeca, infrastrukturni projekti)
5. Projekti komunikacionih sistema (komunikacione mreže, bežični telekomunikacioni sistemi)
6. Medijski projekti (filmovi, TV projekti, muzički projekti, eventovi)
7. Specijalni događaji (međunarodni i nacionalni događaji)
8. Razvoj proizvoda i usluga (informacione tehnologije, razvoj hardvera, industrijski proizvodi i procesi, proizvodi široke potrosnje, farmaceutski proizvodi i procesi, sve vrste usluga)
9. Projekti industrijskih postrojenja (projektovanje i izgradnja postrojenja, modifikovanje, zatvaranje postrojenja)
10. Istraživački i razvojni projekti (u oblasti zaštite šivotne sredine, industrije, medicine, ekonomije, naučni projekti)

 

Drugu vrstu podele projekata definisano je R.Gareis i ona je bazirana na sledećim kriterijumima:

• Grana industrije (IT projekti, projekti u građevinarstvu, arhitekturi, medicini, farmaciji…)
• Lokacija – internacionalni, nacionalni
• Sadržaj – veze sa kupcima, proizvodi, tržišta, kadrovi, organizacija
• Investiciona faza – studija, koncepcija, realizacija…
• Stepen ponavljanja – jedinstven, ponavljujući
• Kupac/korisnik – interni, eksterni
• Trajanje – kratko, srednje, dugotrajno
• Povezanost sa poslovnim procesima – primarni, sekundarni…

 

Postoji i opšta podela projekata, prema kojoj postoje samo dve vrste projekata:

Investicioni i biznis projekti.

 

Prema toj podeli investicioni projekti su dugotrajni projekti koji traju od nekoliko meseci do nekoliko godina, imaju veliki broj učesnika, velike količine materijalnih i finansijskih resursa. Vrlo su složeni, često se koristi specijalizovani softveri za upravljanje projektima (MS Project, Primavera i slični). Postoji projekt menadžer, kao i projektni tim. Postoje posebna lica koja su zadužena za realizuju aktivnosti, a PM i njegov tim za praćenje i kontrolu.

Primera investicionog projekta je: 

• izgradnja novih industrijskih pogona i fabrika,
• rekonstrukcija i proširivanje istih,
• njihova dislokacija,
• izgradnja puteva, pruga,
• izgradnja energetskih postrojenja, brana i nasipa,
• uvođenje novih tehnologija…

Sa druge strane, biznis projekti su vremenski kratki, imaju znatno manji broj učesnika, pa shodno tome i znatno manje resursa i troškova. Složenost im je daleko manja nego kod investicionih, imaju dužu fazu pripreme nego realizacije, te je potrebno precizno i detaljno planiranje projekta. Projekti mogu da se vode i prate, čak i bez nekog posebnog softvera. Projekt menadžer i projektni tim upravljaju i realizuju projekat, uključujući i same aktivnosti.

Neki od primera biznis projekata su: 

• izrada biznis plana preduzeća,
• izrada studije opravdanosti, 
• strateškog plana razvoja firme,
• uvođenje informacionog sistema,
• izgradnja i uvođenje nove organizacije,
• uvođenje sistema kvaliteta,
• istraživanje i osvajanje novog tržišta,
• nastup firme na sajmu i slično.

 

---

Ako ste zainteresovani da proširite svoje znanje o projektima, onda ste prijavite za naše obuke

PRIJAVA ZA OBUKU