Kako uz MS Project da spoznaš da li ti treba više resursa

Resursi u MS Projectu

MS Project je moćan alat za upravljanje projektima koji vam može pomoći da prepoznate da li vam treba više resursa. Do odgovora na ovo pitanje možete doći na više načina.

Gantt Chart View

Evo i koje korake treba ispratiti kako bi vam MS Project u ovome pomogao:

1.Planiranje i praćenje zadataka

MS Project vam omogućava da kreirate detaljan plan aktivnosti sa početnim i krajnjim datumima, trajanjem i zavisnostima između zadataka. Kada unesete ove informacije, možete vizuelno pratiti napredak i lako prepoznati kada aktivnosti kasne i koliko.

2. Upravljanje resursima

Unesite sve resurse (ljude, opremu, materijale) koji su vam dostupni za projekat, uključujući njihove kapacitete i radne sate. MS Project će vam omogućiti da dodelite resurse pojedinačnim aktivnostima, a zatim pratite njihovu iskorišćenost.

3. Prepoznavanje preopterećenosti resursa

Jedna od ključnih funkcija MS Project-a je da vam pokaže preopterećenost resursa. Kada resurs ima previše dodeljenih zadataka u istom vremenskom periodu, program će vas obavestiti. To se obično prikazuje u obliku crvenih simbola upozorenja u rasporedu resursa.

4. Analiza kritičnog puta

Kritični put je niz aktivnosti koji određuju najraniji završetak projekta. MS Project vam omogućava da identifikujete kritični put i aktivnosti koje ga čine. Ako zadaci na kritičnom putu kasne, to direktno utiče na završetak projekta. Ako su resursi na kritičnom putu preopterećeni, to je jasan znak da vam treba više resursa.

5. Izveštaji i vizuelizacije

MS Project ima moćne alate za izveštavanje i vizuelizaciju koji vam pomažu da brzo identifikujete probleme. Možete generisati različite izveštaje koji prikazuju status zadataka, resursa, troškova i još mnogo toga. Vizuelni alati poput Gantograma, resursnih histograma i dijagrama opterećenja pružaju jasan pregled situacije.

6. Scenariji i simulacije

Možete koristiti MS Project za kreiranje različitih scenarija “šta ako” kako biste videli kako promene u rasporedu ili resursima utiču na projekat. Na primer, možete simulirati dodavanje dodatnih resursa i analizirati kako to utiče na trajanje zadataka i završetak projekta.

7. Komunikacija

MS Project olakšava komunikaciju i saradnju među članovima tima. Kada svi članovi tima imaju uvid u plan i status projekta, lakše je identifikovati potencijalne probleme i preopterećenost resursa. Redovni sastanci za pregled napretka i resursa, zasnovani na podacima iz MS Projecta, pomažu u donošenju informisanih odluka.

MS Project vam pomaže da prepoznate potrebu za dodatnim resursima kroz detaljno planiranje, praćenje zadataka i resursa, identifikaciju preopterećenosti, analizu kritičnog puta, generisanje izveštaja, simulacije scenarija i olakšanu komunikaciju među članovima tima. Ispravnim korišćenjem ovih funkcija, možete efikasno upravljati resursima i osigurati uspeh vašeg projekta.

Opterećenje resursa u MS Projectu i kako prepoznati potrebu za dodatnim resursima

Opterećenje resursa u MS Projectu predstavlja količinu rada koja je dodeljena određenom resursu u okviru određenog vremenskog perioda. Efikasno upravljanje opterećenjem resursa je ključno za uspešno izvršenje projekta. Evo kako MS Project može pomoći u prepoznavanju opterećenja resursa i identifikaciji potrebe za dodatnim resursima:

1.Unos i dodela resursa

Prvi korak je unos svih resursa u MS Project. Resursi mogu biti ljudi, oprema ili materijali, svaki sa specifičnim kapacitetima i radnim satima. Kada zadacima dodelite resurse, MS Project automatski izračunava opterećenje resursa na osnovu trajanja zadatka i broja radnih sati.

2. Praćenje opterećenja resursa

MS Project pruža različite prikaze za praćenje opterećenja resursa:

  • Gantt Chart View – Prikazuje zadatke i resurse dodeljene tim zadacima. Zadatke sa preopterećenim resursima možete brzo identifikovati po simbolima upozorenja.
  • Resource Sheet View – Prikazuje listu resursa sa njihovim ukupnim opterećenjem, dostupnošću i preopterećenjem.
  • Resource Usage View –  Detaljno prikazuje opterećenje resursa po vremenskim periodima (dani, nedelje, meseci). Ovo je korisno za identifikaciju konkretnih dana ili nedelja kada je resurs preopterećen.
  • Team Planner View – Team Planner je funkcija u MS Project-u koja vam omogućava vizualno upravljanje i dodelu zadataka članovima tima. Ovaj alat je posebno koristan za projektne menadžere koji žele da brzo identifikuju preopterećenja, neiskorišćene resurse i da uravnoteže opterećenje rada među članovima tima.

Evo kako Team Planner funkcioniše i kako ga možete koristiti:

Pregled i dodela zadataka

U Team Planner-u, ekran je podeljen na dve glavne sekcije:

  • Leva strana – Prikazuje listu resursa (članova tima)
  • Desna strana – Prikazuje zadatke dodeljene tim resursima u obliku vremenske trake

Možete lako da vidite ko radi na kojoj aktivnosti i koliko je svaki resurs opterećen u određenom vremenskom periodu. Zadatke možete prevlačiti i puštati između različitih resursa, što olakšava redistribuciju rada.

Identifikacija preopterećenja resursa

Team Planner automatski prikazuje preopterećene resurse. Zadaci dodeljeni preopterećenim resursima će biti označeni crvenom bojom, što vam omogućava da odmah vidite gde su problemi. Ovo vam pomaže da brzo identifikujete koji članovi tima imaju previše posla i koji zadaci uzrokuju preopterećenje.

Team Planner View

Uravnoteženje opterećenja

Kada identifikujete preopterećene resurse, možete koristiti Team Planner za uravnoteženje opterećenja:

  • Prevlačenje zadataka – Možete jednostavno prevući zadatak sa jednog resursa na drugi koji ima slobodan kapacitet.
  • Pomeranje zadataka – Ako zadatak nije hitan, možete ga premestiti na kasniji datum kako biste smanjili trenutno opterećenje.
  • Dodavanje novih resursa – Ako ne možete redistribuirati zadatke ili pomeriti rokove, možda ćete morati dodati nove resurse kako biste raspodelili radno opterećenje.

Prilagođavanje prikaza

Team Planner omogućava prilagođavanje prikaza kako bi bolje odgovarao vašim potrebama:

  • Filtriranje resursa i zadataka – Možete filtrirati prikaz kako biste videli samo određene resurse ili zadatke.
  • Prilagođavanje vremenske skale – Možete promeniti vremensku skalu kako biste videli opterećenje resursa po danu, nedelji ili mesecu.
  • Korišćenje boja – Možete koristiti različite boje za zadatke kako biste vizuelno razlikovali različite tipove zadataka ili statuse.

Praćenje napretka

Team Planner takođe omogućava praćenje napretka zadataka. Možete videti koji zadaci su u toku, koji su završeni i koji su kasni. Ovo vam pomaže da održavate pregled nad celokupnim napretkom projekta i da preduzimate potrebne korake kako biste ostali na pravom putu.

Team Planner u MS Project-u je moćan alat koji vam omogućava vizualno upravljanje zadacima i resursima. Kroz pregled i dodelu zadataka, identifikaciju preopterećenja, uravnoteženje opterećenja, prilagođavanje prikaza i praćenje napretka, Team Planner vam pomaže da efikasno upravljate timom i osigurate uspešno izvršenje projekta.

3. Identifikacija preopterećenih resursa

Preopterećeni resursi su resursi koji imaju više zadataka nego što mogu da obave u određenom vremenskom periodu. MS Project automatski označava preopterećene resurse crvenom bojom ili simbolima upozorenja. Možete koristiti sledeće alate za identifikaciju preopterećenosti:

  • Resource Graph – Vizualni prikaz opterećenja resursa po vremenskim periodima. Preopterećenje je jasno vidljivo kao delovi grafikona koji prelaze maksimalni kapacitet resursa.
  • Overallocated Resources Report – Izveštaj koji prikazuje sve preopterećene resurse u projektu, uključujući zadatke kojima su dodeljeni i vremenske periode preopterećenja.
Resource Graph View

Kada identifikujete preopterećene resurse, sledeći korak je balansiranje opterećenja. MS Project nudi nekoliko metoda za to:

  • Leveling – Automatsko balansiranje opterećenja resursa. MS Project može pomeriti zadatke tako da preopterećenje bude smanjeno ili eliminisano. Ovo može produžiti ukupno trajanje projekta.
  • Redistribucija zadataka – Ručno preraspoređivanje zadataka među resursima. Možete premestiti zadatke sa preopterećenih resursa na one koji imaju slobodan kapacitet.
  • Dodavanje dodatnih resursa – Kada preopterećenje ne može biti eliminisano preraspoređivanjem, možda ćete morati ubaciti dodatne resurse. To može uključivati angažovanje dodatnog osoblja, nabavku dodatne opreme ili produženje radnih sati postojećih resursa.

4. Kontinuirano praćenje i ažuriranje

Kontinuirano praćenje opterećenja resursa tokom trajanja projekta je ključno za pravovremenu identifikaciju problema i preduzimanje odgovarajućih koraka. Redovno ažuriranje statusa zadataka i resursa u MS Project-u pomaže u održavanju tačnih i aktuelnih informacija, što olakšava donošenje informisanih odluka.

U MS Project-u, praćenje opterećenja resursa je kritičan aspekt upravljanja projektima. Kroz pravilno praćenje i analizu opterećenja resursa, možete brzo prepoznati kada su resursi preopterećeni i preduzeti odgovarajuće korake, kao što su redistribucija zadataka, balansiranje opterećenja ili dodavanje dodatnih resursa, kako biste osigurali uspešno izvršenje projekta.


Srodne teme:

Obuka za MS Project


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *