Zašto su bitne aktivnosti na kritičnom putu i kako da projekat bude gotov na vreme
Aktivnosti čine projekat, ali ne utiče svaka aktivnost direktno na trajanje ili realizaciju projekta. Neke aktivnosti su kritične i svaka njihova promena uticaće i na ostale aktivnosti ali i na projekat u celini. To je trenutak kada možemo govoriti o kritičnom putu.
Kao dobar projekt menadžer potrebno je da definišete i pratite aktivnosti koje čine kritični put Vašeg projekta.
Šta je tačno metoda kritičnog puta u upravljanju projektima?
Metoda kritičnog puta je tehnika upravljanja projektima koja se koristi za procenu trajanja projekta, prepoznavanja aktivnosti na kritičnom putu i kao takva korisna je za planiranje projekta i planiranje resursa. Suštinska tehnika za korišćenje metode kritičnog puta je konstrukcija modela projekta koji uključuje sledeće:
- Spisak svih aktivnosti potrebnih za završetak projekta
- Veze između aktivnosti
- Procenu trajanja svake od aktivnosti na projektu
Pomoću ovih informacija možete odrediti kritični put identifikovanjem najdužeg niza međusobo zavisnih aktivnosti koje određuju projekat.
Šta je kritični put projekta?
Kritični put se sastoji od najdužeg niza aktivnosti od početka do kraja projekta koje moraju biti završene na vreme da bi se osiguralo da se projekat završi u okviru planiranog roka.
Ukoliko bi se bilo koja od aktivnosti na kritičnom putu završila kasnije, to bi prouzrokovalo kašnjenje projekta.
Na gornjoj slici je najduži niz aktivnosti koje određuju trajanje projekta prikazan crvenom. Taj niz je kritični put. Dakle, kašnjenje aktivnosti na kritičnom putu vodi ka pomeranju datuma završetka projekta. Ako aktivnosti na kritičnom putu „proklizaju“, odmah treba preduzeti korake da bi se projekat vratio na pravi put. Inače, ceo projekat kasni.
Kritični put u osnovi određuje krajnji datum vašeg projekata. Kritični put u upravljanju projektima može sadržati sve važne aktivnosti povezane sa projektom, ali to ne mora biti uvek slučaj. Zapravo, aktivnosti na kritičnom putu nisu i ne moraju uvek biti najvažniji delovi projekta. To nisu uvek one aktivnosti koje su najbitnije klijentu. U isto vreme, biće i onih aktivnosti koje nisu na kritičnom putu, a jesu najbitnije klijentu i direktno određuju uspeh projekta. Suština je da kritične aktivnosti određuju trajanje projekta, a ne zadovoljstvo klijenta.
Razumevanje kritičnog puta uključuje utvrđivanje koje su aktivnosti ključne za pravovremeno završavanje. Međutim, i druge aktivnosti koje leže izvan kritičnog puta takođe mogu biti veoma važne i zahtevati dodatnu pažnju. Da bismo bolje razumeli koje su to kritične aktivnosti projekta, potrebno je razumeti i pojam vremenske rezerve.
Šta je vremenska rezerva?
Postoje dva tipa vremenske rezerve:
- Slobodna vremenska rezerva (Free Slack)
- Ukupna vremenska rezerva (Total Slack)
Slobodna vremenska rezerva je vremenski period u okviru koga aktivnost može da kasni, a da ne dovede do kašnjenja neke druge aktivnosti na projektu.
Ukupna vremenska rezerva je vremenski period u okviru koga se aktivnost može odložiti/kasniti, a da ne dovede do kašnjenja projekta.
Vremenska rezerva pokazuje koliko aktivnost može kasniti, a da ne dovede do kašnjenja projekta
Ako je ukupna vremenska rezerva neke aktivnosti na projektu jednaka nuli onda je to kritična aktivnost. Dakle, kritična aktivnost može da kasni nula dana i zato njeno kašnjenje direktno utiče na kašnjenje projekta. Nasuprot tome, aktivnosti koje nisu kritične mogu da počnu ili da se završe kasnije nego što je planirano, a da to ne utiče na datum završetka projekta. Dakle, datum njihovog početka i završetka može da varira u okviru njihove vremenske rezerve. Tačnije mogu da kasne onoliko kolika im je vremenska rezerva.
Dakle, uzmimo za primer aktivnost koja traje tri dana, recimo od 16.marta do 18.marta i ima vremensku rezervu od dva dana. Ti planirani datumi se zovu rani početak (16.mart) i rani završetak (18.mart).
S obzirom da je vremenska rezerva dva dana, ista aktivnost može da krene sa dva dana zakašnjenja, tj. da traje od 18. do 20.marta i da nema uticaja na kašnjenje projekta. Njen kasni početak je 18.mart, a kasni završetak 20.mart. To znači dok god su ispoštovani ovi kasni datumi, projekat će biti gotov na vreme. Dakle, dok god aktivnost kasni u okviru svoje vremenske rezerve, neće biti kašnjenja projekta i projekat će biti gotov na vreme.
Ako hoćete da projekat bude gotov na vreme, sve što je potrebno je obezbediti da aktivnosti na kritičnom putu budu gotove na vreme!
Odnosno da aktivnosti koje nisu na kritičnom putu kasne u okviru svojih vremenskih rezervi!
Kako je vreme ograničavajući činilac projekta i gotovo da ne postoji projekat koji nema krajnji rok, prepoznavanje i praćenje kritične putanje na projektu moćan je alat svakog projekt menadžera.
U toku trajanja projekta, može doći do promene kritičnog puta. Promene u kritičnom putu tokom trajanja projekta nisu neuobičajene i mogu biti rezultat različitih faktora koji utiču na dinamiku i tok projekta. Evo nekoliko ključnih razloga koji mogu dovesti do promene kritičnog puta:
- Promena trajanja aktivnosti, odnosno aktivnosti koje se završavaju pre ili posle planiranog datuma završetka
- Izmene u rasporedu aktivnosti, odnosno promena odnosa ili veza između aktivnosti na projektu
- Nedostatak ili promene u resursima, poput nedostatka osoblja, materijala ili finansijskih sredstava, može dovesti do kašnjenja u aktivnostima, što opet može izmeniti kritični put.
- Promene u zahtevima projekta – ako se tokom trajanja projekta promene zahtevi ili ciljevi projekta, to može zahtevati dodatne aktivnosti ili promene u postojećim aktivnostima, što može uticati na kritični put.
- Nepredviđene okolnosti – nepredviđene situacije poput prirodnih katastrofa, tehničkih problema ili promena u zakonodavstvu mogu izazvati prekide u projektu i dovesti do promene kritičnog puta.
- Optimizacija resursa – ponekad se tokom projekta primenjuju strategije za optimizaciju resursa, poput dodatnog zapošljavanja ili redistribucije resursa. Ovo može promeniti vreme trajanja aktivnosti i samim tim uticati na kritični put.
Promene u kritičnom putu zahtevaju pažljivo praćenje i upravljanje od strane menadžera projekta. Važno je identifikovati uzroke promena i preduzeti odgovarajuće korake kako bi se minimizirali njihovi negativni uticaji na projekat. Praćenje kritičnog puta tokom celokupnog trajanja projekta ključno je za uspešno upravljanje vremenom i resursima.
Međutim, kada Vaš projekat ima veliki broj aktivnosti, planiranje kritičnog puta može postati zamorno.
Srećom, MS Project je specijalizovani softver za upravljanje projektima i raspolaže ovim informacijama za Vas. Ako odvojite malo vremena i prođete naš trening za MS Project, vrlo brzo i lako ćete naučite kako da pristupite tim informacijama sa Vašeg softvera, U svakom trenutku ćete imati potpunu kontrolu nad Vašim projektom.
Kako nam MS Project pomaže da uočimo i pratimo aktivnosti na kritičnom putu?
Već smo pričali o velikim prednostima MS Project-a koje se, između ostalog, odnose na to što se sve promene vide u realnom vremenu i što se i kritična putanja preračunava u realnom vremenu. Kao project menadžer koristeći MS Project ili Primaveru možete u svakom trenutku videti koje su aktivnosti na kritičnom putu. Možete blagovremeno reagovati kako bi projekat bio realizovan na vreme. Postoji više načina pomoću kojih možemo uočiti i istaći ove aktivnosti u MS Projectu. Neki od njih su:
– Formatiranje kritičnih aktivnosti u prikazu Gantt Chart – u pogledu Gantt Chart možete prikazati aktivnosti koje čine kritičnu putanju, kao i one koje imaju određenu vremensku rezervu
– Prikaz kritičnih aktivnosti, vremenske rezerve i kasnih početaka i završetaka kroz različite poglede u MS Project-u
– Filtriranje – filtriranje kao nači da prema zadatom kriterijumu izdvojite željene podatke daje mogućnost jednostavnog prikaza aktivnosti koje čine kritiči put projekta
– Highlight – highlight je način da umesto sakrivanja detalja koji ne zadovoljavaju kriterijume, podaci projekta koji zadovoljavaju kriterijume budu istaknuti žutom bojom
– Network Diagram – Mrežni dijagram je još jedan pogled koji je od pomoći za razumevanje kritičnog puta. Mrežni dijagram je klasični dijagram koji prikazuje aktivnosti i njihove odnose.
Glavne prednosti korišćenja metode kritičnog puta su:
- Metoda vizualizuje projekte u jasnom grafičkom obliku
- Definiše najvažnije aktivnosti za tačan završetak projekta
- Štedi vreme i pomaže u upravljanju rokovima
- Pomaže u poređenju planiranog sa stvarnim statusom projekta
- Identifikuje sve kritične aktivnosti na koje je potrebno obratiti dodatnu pažnju
- Čini veze jasnim i transparentnim
- Pomaže u proceni rizika
Aktivnosti na kritičnom putu zahtevaju pažljivo upravljanje, i njihov monitoring je sastavni deo kontrole projekta. Takodje, kritični put služi za pravovremeno otkrivanje rizika. Analiza zasnovana na kritičnom putu može biti o presudnog značaja za uspeh projekta i poštovanje rokova.
Koristeći ovu metodu, možete lako prepoznati i razlikovati važne od manje važnih aktivnosti i usmeriti svoje napore na optimizaciju Vašeg rada.
ZAKLJUČAK – Zašto je važno pratiti kritični put na projektu?
Kritični put je srž efikasnog upravljanja projektima i predstavlja ključni koncept koji omogućava menadžerima projekta da uspešno planiraju, prate i kontrolišu vreme izvršavanja projekta. Evo nekoliko razloga zašto je važno pratiti kritični put na projektu:
- Osigurava vremensku usklađenost
Kritični put identifikuje niz aktivnosti koje su ključne za završetak projekta u zadatom vremenskom okviru. Praćenjem kritičnog puta, menadžeri projekta mogu osigurati da se te ključne aktivnosti izvršavaju u planiranom roku, čime se osigurava vremenska usklađenost projekta.
- Identifikuje rizike
Praćenje kritičnog puta omogućava menadžerima projekta da identifikuju potencijalne rizike i prepreke koje mogu uticati na završetak projekta u planiranom roku. Na taj način, bolje upravljaju rizicima na projektu te mogu preduzeti odgovarajuće mere kako bi se rizici minimizirali ili otklonili pre nego što postanu ozbiljni problemi.
- Omogućava upravljanje resursima
Kritični put pruža jasnu sliku o tome koje aktivnosti zahtevaju najviše resursa i pažnje. Praćenjem kritičnog puta, menadžeri projekta mogu efikasno upravljati resursima, usmeravajući ih tamo gde su najpotrebniji kako bi se osiguralo da se ključne aktivnosti izvršavaju u skladu sa planom.
- Smanjuje kašnjenja
Identifikacija kritičnog puta omogućava menadžerima projekta da prepoznaju aktivnosti koje mogu uzrokovati kašnjenja u celokupnom projektu. Praćenjem kritičnog puta, mogu se preduzeti preventivne mere kako bi se smanjila mogućnost kašnjenja ili kako bi se brzo reagovalo u slučaju da se pojave problemi.
- Poboljšava komunikaciju
Kritični put pruža jasan i koncizan plan za završetak projekta. Praćenjem kritičnog puta, članovi tima imaju jasnu sliku o prioritetima i vremenskim okvirima, što poboljšava komunikaciju i saradnju unutar tima.
U suštini, praćenje kritičnog puta na projektu omogućava menadžerima projekta da budu proaktivni, efikasno upravljaju vremenom i resursima, identifikuju potencijalne rizike i osiguraju uspešan završetak projekta u planiranom roku. To je ključni alat koji pomaže u postizanju ciljeva projekta i zadovoljstva klijenata.
Srodne teme: