Kako da vratite projekat na pravi put? | Project Management Srbija

Kako vratiti projekat na pravi put?

Kako vratiti projekat na pravi put?

Kako vratiti projekat na pravi put?

Menadžer projekta mora biti u stanju da razvije terminski plan projekta. Međutim, veština izrade rasporeda, odnosno terminskog plana projekta ponekad nije dovoljna zbog čestih zahteva za promenama koje dolaze od sponzora. Vrlo često ti zahtevi se svode na smanjenje ukupnog trajanja projekta.

Čak i najbolji menadžeri projekata ponekad zaostaju na projektu. Njihova prednost u odnosu na ostale menadžere projekata je što oni znaju kako da projekat vrate na pravi put, odnosno kako da uštede vreme na svom projektu. Mnogo je razloga koji Vas mogu dovesti u situaciju kada je potrebno da komprimirate raspored Vašeg projekta.

Aktivnost kojoj je prošao rok

Neki od tih razloga su:

  • Vaš projekat je morao da se odloži pa je sada potrebno vratiti ga po rasporedu
  • Rukovodstvo može tražiti sažimanje rasporeda, što se često događa kada su potrebna nova sredstva za novu priliku
  • Nerealan raspored
  • Nedostupnost obećanih resursa
  • Pojava neidentifikovanih rizika
  • Viša sila
  • Klijent želi da projekat završite ranije
  • Postoji prilika da dobijete još jedan projekat ukoliko tekući projekat završite pre planiranog roka
  • Želite ranije plasirati proizvod zbog konkurencije

Šta je kompresija termin plana?

Kompresija termin plana odnosi se na tehnike koje se koriste kada menadžer projekta želi da skrati trajanje projekta bez promene obima projekta.

Može se koristiti kada projekat zaostaje u odnosu na inicijalni plan i treba to nadoknaditi ili je potrebno završiti projekat pre nego što je prvobitno planirano. Dve tehnike pomoću kojih možete skratiti trajanje projekta uz zadržavanje obima projekta su:

  • Fast Tracking i
  • Crashing.

Razumevanje ovih tehnika i njihova primena u kompresiji rasporeda može biti veoma korisna, bilo u profesionalnoj ili ličnoj sferi. Razumevanje ovih koncepata je sastavni deo najbolje svetske metodologije za upravljanje projektima.

Šta je Fast Tracking?

Fast Tracking je tehnika u kojoj se paralelno izvode faze ili aktivnosti koje bi se obavljale uzastopno koristeći originalni, osnovni plan projekta. Drugim rečima,

Fast Tracking znači da se aktivnosti izvode istovremeno, umesto da se čeka da se svaki deo završi odvojeno.

Ova tehnika može se primeniti samo na aktivnostima koje se zaista mogu preklapati u cilju smanjenja trajanja. Potrebno je, dakle, da realno identifikujete aktivnosti na kritičnom putu koje imaju potencijal da se izvode delimično ili potpuno paralelno sa drugim aktivnostima na kritičnom putu.

Na prvi pogled možda ne izgleda kao da bi se bilo koja aktivnost mogla raditi paralelno, ali kreativno razmislite o tome kako biste mogli da delujete. Tamo gde aktivnosti imaju različite resurse, možda biste mogli jednu da započnete pre ove druge aktivnosti. Ako aktivnosti zavise jedna od druge, možete izvršiti procenu rizika da biste videli koliko brzo možete da započnete drugu aktivnost. Čak i pod uslovom da zavisna aktivnost nije u potpunosti završena. Tamo gde rizik nije previše visok, lako bi se moglo upravljati raspoređivanjem aktivnosti nekoliko dana van rasporeda.

Proverite raspoređivanje resursa nakon što izmenite raspored, kako biste bili sigurni da Vaše promene nisu preopteretile jedan tim ili pojedinca.

Tehniku Fast Tracking treba uzeti u razmatranje kada se planira raspored projekta jer ona, obično, ne podrazumeva dodatne troškove. Ova tehnika jednostavno preuređuje aktivnosti u prvobitnom rasporedu.

Iako primena ove tehnike  možda neće rezultirati povećanjem troškova, može dovesti do povećanja rizika pa treba dodatna analiza rizika na projektu, jer aktivnosti koje se sada paralelno izvode mogu dovesti do potrebe da se projekat preuredi. Prerađivanjem projekta može se izgubiti još više vremena. Kao menadžer projekta, moraćete da odmerite prednosti i nedostatke tehnike Fast Tracking da biste shvatili da li će biti korisno preuzeti povećan rizik.

Šta je Crashing?

Crashing je tehnika koja se koristi kada Fast Tracking tehnika nije uštedela dovoljno vremena na rasporedu projekata.

Ova tehnika uključuje:

  • Dodavanje dodatnih resursa aktivnostima na krtičnom putu projekta
  • Odobravanje prekovremenog rada
  • Zamena postojećih resursa sa resursima veće produktivnosti
  • Podsticaji odnosno benefiti za ubrzanja aktivnosti koje se nalaze na kritičnom putu

Tehnika Crashing podrazumeva i vršenje analize troškova i rasporeda kako bi se utvrdilo na koji način se postiže najveća vrednost kompresije uz najmanje povećanje troškova. Ova metoda može znatno da dovede do povećanja troškova s obzirom da se projektu dodaje više resursa.

Tehnika Crashing funkcioniše samo ako će dodatni resursi zaista smanjiti trajanje aktivnosti na kojima su angažovani i dovesti projekat do bržeg završetka.

Treba imati na umu da po završetku svih mogućih skraćivanja kritičnih aktivnosti, treba pregledati i nekritične aktivnosti. Ako se kritični put pomerao nakon skraćivanja kritičnih aktivnosti, nekritične aktivnosti mogu postati kritične.

Zašto se tehnike kompresije rasporeda primjenjuju na kritični put?

Raspored projekta se zasniva na kritičnoj putanji, najdužem nizu aktivnosti koje određuju datum završetka projekta. Kritični put možete ručno odrediti ili možete iskoristiti različite softverske alate koji će vam pomoću prilikom vođenja projekata. Suština je da skraćivanjem kritičnog puta skraćujemo projekat. Smajivanje trajanja aktivnosti koje nisu na kritičnom putu ni na koji način neće smanjiti trajanje projekta.

Ako želite da smanjite trajanje samog projekta, potrebno je da smanjite trajanje aktivnosti koje čine kritični put projekta.

Razlika između tehika Fast Tracking i Crashing

Nekoliko je jasnih i važnih razlika između ove dve tehnike kompresije vremena projekta:

Kod tehnike Fast Tracking aktivnosti se premeštaju kako bi se izvodile delimično ili u potpunosti paralelno, dok tehnikom Crashing dodajete dodatne resurse aktivnostima kako biste ih ranije završili

Tehnika Fast Tracking nužno ne povećava troškove, dok tehnika Crashing dovodi do povećanja troškova na projektu

Sa druge strane tehnika Fast Tracking povećava rizike, dok primena tehnike Crashing ne znači nužno i značajno povećanje rizika

Nameće se pitanje kada treba koristiti Fast Tracking  a kada koristiti Crashing tehniku? Realnost upravljanja projektima je da obično postoji potreba za sažimanjem rasporeda projekta i isporukom proizvoda, usluge ili rezultata projekta brže od procenjenog (planiranog). Međutim odgovor na pitanje kada koju od ovih tehnika koristiti, naravno, nije moguće sasvim jednostavno dati. Zavisi od Vaše trenutne situacije i tekućih zahteva.

Fast Tracking se prvo razmatra jer nema povećanih troškova. Međutim, postoji povećan rizik. Sa druge strane posao se uglavnom brže završava kad na njemu radi više ruku. Ako možete sebi da priuštite da dodate više ljudi u projekat, onda je to dobar način da ubrzate stvari.

Na primer, ako klijent želi da projekat bude završen ranije i spreman je da plati, pogodno je koristiti tehniku Crashing. Uopšteno, možete uvek početi sa tehnikom Fast Tracking da biste skratili raspored. Sa druge strane tehniku Crashing možete koristiti ako odlaganje projekta može uticati na imidž vaše kompanije.

ZAKLJUČAK

  • Koristite Fast Tracking tehniku kada se aktivnosti mogu preklapati da bi se smanjilo njihovo trajanje,
  • Koristite Crashing tehniku na onim aktivnostima projekta gde se ubacivanjem dodatnih resursa može smanjiti trajanje aktivnosti.

U svakom slučaju, pažljivo koristite ove tehnike jer se bavite kritičnim aktivnostima. Svaki pogrešan korak može negativno uticati na Vaš projekat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *