Zašto će ti MS Project olakšati projekte? | Project Management Srbija

Zašto će ti MS Project olakšati projekte?

Zašto će ti MS Project olakšati projekte?

Zašto će ti MS Project olakšati projekte?

Zašto je MS Project softver koji treba koristiti ako želite efikasno upravljanje projektima?

 

Da biste bili dobar menadžer projekta apsolutno je neophodno da imate dobro znanje o upravljanju projektima. Ali da li je to zaista i dovoljno?

Posebno, kada je u pitanju upravljanje dugotrajnim, složenim i komplikovanim projektima, upravljanje projektima sa velikim brojem međusobnih zavisnosti u kombinaciji sa čestim gubicima/zamenama resursa, nedostacima u kapacitetima resursa i raznim zahtevima za izveštavanje. U takvim slučajevima ćete primetiti da čak i najiskusniji menadžeri projekta ulažu previše vremena i energije u ručno planiranje, praćenje i kontrolu aktivnosti.

 

Excel i upravljanje projektima

Koliko često ste videli projekt menadžera kako se trudi da koristeći Excel upravlja informacijama o projektu? Pokušava da u Excelu vodi datume početka i završetka akvinosti projekta ili da snima stepen realizaciju aktivosti. Iako je Excel odličan program koji krajnjim korisnicima može u velikoj meri koristiti u proračunima, vizualizaciji podataka i stvaranju proračunskih tabela, ipak se može sa sigurnošću reći:

Primena Excela za upravljanje projektima je ograničena.

 

Razumljiva je primena Excela jer vrlo često se pridržavamo onog što nam je poznato. Retko kada razmišljamo o tome koliko nam dragocenog vremena i energije odnosi. Danas skoro svaki menadžer poznaje i koristi Excel. Međutim, ne treba zaboraviti da samo dobar menadžer ima nekoliko ključnih menadžerskih veština, kao što su:

  1. Kritičko razmišljanje
  2. Strateško vođstvo
  3. Zdravo odlučivanje i
  4. Prilagodljivost 

Dobar menadžer projekta koristi ove svoje kvalitete i prepoznaje trenutak kada mu je potrebna veća kontrola i efikasnost tokom vremenski osetljivih projekata. Oseća potrebu za boljom organizacijom, osvajanjem poslova i postizanjem rezultata. Možemo se složiti da jeste primamljivo pokrenuti projekti plan u Excelu, jer vam pruža poznato Office okruženje. Daje vam mogućnost da brzo nabrojite sve svoje aktivnosti na projektu, da ih uredite kako želite pa čak i kreirate nešto što podseća na prikaz Gantt Chart-a.

Međutim, problem nastaje sa promenama koje prate vaš projekat. Kada se javi potreba za:

  • žongliranjem između više projekata,
  • određivanjem kritičnog puta projekta, odnosno aktivnosti koje ne smeju da kasne jer će njihovo kašnjenje prouzrokovati kašnjenje projekta
  • dodelom resursa različitim aktivnostima projekta,
  • međusobnim uslovljenostima više projekata (upravljanje portfolijom projekata
  • analizom opterećenja resursa kako na jednom, tako i na više projekata
  • upravljanjem budžetom,
  • praćenjem napretka projekta
  • praćenjem odstupanja projekta u odnosu na početni plan

 

U takvim slučajevima javlja se potreba za MS Project-om. 

 

Zašto je dobro koristiti MS Project za upravljanje projektima?

 

MS Project će vam pomoći da:

  • upravljate projektnom dinamikom – vremenskim rasporedom projekta
  • definišete kritični put
  • efikasno upravljate resursima
  • efikasno upravljate budžetom
  • objedinite planove
  • brzo i efikasno pravite izveštaje

 

I Napravite i upravljate rasporedom projekta

MS Project će vam pomoći da brzo i efikasno listu zadataka sa kojom ste radili pretvorite u faze, podfaze, aktivnosti i ključne tačke vašeg projekta, što će definisati obim projekta i olakšati održavanje hijerarhije WBS (work breakdown structure). Važan korak u izradi efektivnog i transparentnog plana projekta je procena vremenskog trajanja svake od aktivnosti, kao i postavljanje veze između aktivnosti kako bi se uspostavio njihov zavisni odnos. Ukoliko dođe do bilo kakve promene u planu, MS Project će automatski podesiti vremenski raspored povezanih aktivnosti.

Uz MS Project nemate više potrebe da ručno unosite trajanje aktivnosti i datume, proveravate da li je neka od aktivnosti zakazana u vreme neradnih dana (vikenda ili praznika), MS Project će sa apsolutnom tačnošću to učiniti umesto vas.

Korišćenjem MS Project-a, kada se dese promene u vašem planu, moći ćete da ažurirate svoj plan projekta i on će odmah prikazati sve relevantne datume. Ovo će vam omogućiti da donesete bolje informisane odluke o tome koje korektivne akcije treba preduzeti i na taj način imaćete efikasniji i ažurniji raspored projekta.

 

II Definišete kritični put projekta

Svako proklizavanje ili neuspeh bilo koje od aktivnosti koja je na kritičnom putu uzrokovaće da se projekat završi kasije nego što je planirano. To svakako nije dobro.

Crvene aktivnosti su na kritičnom putu

MS Project reaguje na svaku promenu u planu projekta i automatski preračunava kritičnu putanju, na taj način nam omogućava da na vreme reagujemo kako projekat ne bi skrenuo sa pravog puta. Dok bi u Excelu bili potrebi brojni i komplikovani proračuni da bi se odredio ukupan raspored kritičnog puta, u MS Project-u kritični put se lako može videti kroz istakute trake na dijagramu, filtere, grupe ili formatiranja.

 

III Efikasno upravljate resursima

U MS Project-u resurse možete deliti između projekata koristeći zajednički skup resursa. Svaki resurs može imati svoj kalendar koji definiše kojim danima i u kojim smenama je resurs dostupan. Stope resursa koriste se za izračunavanje troškova dodeljivanja resursa koji se sabiraju i sumiraju na nivou resursa.

Svaki resurs može se angažovati za obavljanje više aktivnosti u više različitih projekata ali se i svakoj aktivnosti može dodeliti veći broj različitih resursa. Microsoft Project planira rad na osnovu raspoloživosti resursa kako je definisano u kalendarima resursa.

Ovo bi bio jedan veoma glomazan proces u Excelu koji uključuje kreiranje i povezivanje više različitih radnih listova.

 

IV Efikasno upravljate budžetom

Budžeti su jedna od najvažnijih stavki u kontroli vaših projekata. Put ka uspehu za bilo koji projekat zavisi od toga koliko se dobro krećete u okviru predviđenih budžeta. MS Project pomaže vam da utvrdite budžet rada (planiran u odnosu na stvarni), tako da sve aktivnosti projekta mogu biti obavljene u skladu sa tim.

 

Analiza troškova po resursima

 

V Objedinite planove

MS Project takođe omogućava menadžerima projekata da rade na više projekata na istoj platformi, što olakšava posao sa različitim projektima u istoj kompaniji ili timu. U osnovi, kada radite sa mnogo različitih planova projekata, možete ih kombinovati da biste formirali jedan glavni plan koji ćete koristiti. Ovo je izuzetno korisno za menadžere projekata, posebno kada se nađu u situaciji da upravljaju većim brojem projekata na kojima rade isti resursi ili koriste istu opremu i materijale.

Svaki aspekt pojedinačnog projekta se može prilagoditi tako da formira glavni projekat (portfolio), bilo da se radi o raspoređivanju resursa, planiranju projekata ili praćenju napretka. Čak je i izveštavanje olakšano, što može biti korisno tokom sastanaka i prezentacija.

 

VI Ispunite različite potrebe za izveštavanjem

MS Project ima različite mogućnosti prezentovanja projektnih podataka zainteresovanim stranama u skladu sa njihovim zahtevima.U MS Project-u postoji mnogo ugrađenih prikaza, a moguće je i kreirati prilagođene prikaze. Svaki od prikaza usredsređen je na aktivnosti, resurse i detalje angažovanja. Neki od prikaza uključuju:

 

  • Gantt Chart – Prikazuje datume početka i završetka aktivnosti i očekivana trajanja u vidu tabele na levoj strani prikaza, kao i grafičko predstavljanje svake aktivnosti u vidu trake na grafikonu sa desne strane prikaza. Gantt-ova tabela je podrazumevani format prikaza i princip izveštaja u Project-u.

 

  • Network Diagram (Mrežni prikaz) – Prikazuje polja sa projektnim aktivnostima i odnose između njih. Ovaj prikaz je pogodan ako želite da prikažete odnose i hijerarhiju između aktivnosti, umesto njihovog vremenskog trajanja.

 

  • Kalendarski prikaz – Prikazuje aktivnosti projekata u formatu kalendara. Traka aktivnosti koja predstavlja aktivnost obuhvata dane ili nedelje u kojima je aktivnost zakazana.

 

MS Project sadrži široku paletu ugrađenih izveštaja. Ali i mogućnost da, ukoliko oni ne zadovoljavaju vaše potrebe za izveštavanjem, kreirate i prilagođene izveštaje. Možete, prilagođavati izveštaje – kombinovati informacije o aktivnostima i resursima ili obuhvatiti samo informacije koje želite, kako biste zadovoljili interesovanja svih zainteresovanih strana na projektu.

Takođe, možete sačuvati prilagođene šablone izveštaja za korišćenje na drugim projektima. I uvek možete od početka kreirati potpuno nove izveštaje.

 

Unesite promenu i poboljšajte vaše upravljaje projektima

Krajnje je vreme da Excel pošaljete u penziju i da se okrenete savremenim alatima.

Prelazak sa Excel-a na sistemski organizovano upravljanja projektima pomoću MS Projecta može doneti veliku razliku u produktivnosti vašeg projektnog tima.

Informacije postaju transparentne, greške se smanjuju, manje vremena se troši na suvišnu komunikaciju među članovima tima, jer se odgovornost za ažuriranje projekta raspodeljuje na tim. Svi dobro znaju svoj deo posla, a veća produktivnost znači bolji projekat i srećniji tim.

Još jednom da zaključimo, MS Project će vam pomoći u: 

  • Planiranju
  • Praćenju napredovanja na projektu
  • Prepoznavanju konfliktnih situacija
  • Podešavanju i generisanju profesionalnih izveštaja

MS Project je specijalizovani softver za upravljanje projektima i zato treba istražiti i koristitit sve prednosti koje on pruža.

 


Srodne teme:

Obuka za MS Project