Upravljanje vremenom

Često jurite okolo, a ništa ne postižete?

Imate problem sa upravljanjem sopstvenim vremenom jer osećate da ništa ne možete da uradite na vreme?

Vidite da vas vreme strašno pritiska i stvara presiju jer stalno kasnite sa rokovima?

Niste jedini i zato je ovaj trening polazna tačka za vaš napredak u karijeri. Mora da krenete od sebe i svoje osobine sa čijom promenom ćete doživeti najveći napredak. Napredak na ličnom i poslovnom planu. A to je svakako upravljanje vremenom. Ko ovlada vremenom, vlada sobom i drugima.

Šta je upravljanje vremenom?

Upravljanje vremenom je sposobnost pojedinca da postavi i ostvari ciljeve u određenom vremenskom periodu.

Ova sposobnost je nešto sa čime možete da se rodite, što je retkost, ili što je mnogo verovatnije da čujete i vidite kako upravljati vremenom i da osetite prednosti tog novog načina razmišljanja, te da ga usvojite i primenjujete u životu. Bilo kod realizacije ličnih, bilo poslovnih ciljeva.

A promena će biti očigledna. Drastična.

Efikasno upravljanje vremenom je nešto po čemu se best-in-class menadžer razlikuje od onog prosečnog. Najuspešniji menadžeri imaju svoju metodu ili svoj način upravljanja vremenom. Imate utisak da urade mnogo više nego obični menadžeri. Prosto ste zbunjeni koliko efikasno rade i šta sve stignu da urade u toku svog radnog vremena. A to možete i vi da naučite. Jer se UČI.

Oni znaju da razlikuju bitne od nebitnih stvari, hitne od onih koje to nisu. Znaju da ne mogu sve sami da rade, pa ono što je bitno rade sami, ali vole da delegiraju i drugima. Umeju da kažu ne, i da neke stvari izbace iz svog plana jer tako imaju više vremena za ono što je bitno.

Oni znaju da donesu najbolju odluku jer svakog trenutka donosimo oduke o našem vremenu, kako ćemo i šta ćemo raditi. Upravljanje vremenom je kao neka vrsta glasanja. Ako glasamo za jednu aktivnost i kažemo DA, onda smo nekoj drugoj aktivnosti rekli NE. Stalno glasamo i treba pažljivo da izaberemo za šta ćemo glasati u životu jer ćemo to dobiti.

Vreme je isto za sve nas, nezavisno od toga ko smo i čime se bavimo. Svakoga dana imamo iste šanse jer svi imamo 24 sata na raspolaganju, 168 sati nedeljno, 8760 sati godišnje. Na nama je kako ćemo ih iskoristiti.

Za 57 godina života imamo 500.000 sati na raspolaganju. Pola miliona sati, pa to je dovoljno da nešto uradimo sa svojim životom, zar ne?

“Dobro organizovano vreme je najsigurniji znak dobro organizovanog uma.” – Sir Ajzak Pitman

Zašto time management trening?

Tehnički, život nam je mnogo lakši nego što je bio našim roditeljima Mnogo teškog, dosadnog ili fizičkog posla rade mašine, kompjuter i sl. Ali iz nekog razloga, umesto da imamo više vremena, mi smo sve zaposleniji, zar ne? I kako stvari stoji svkoga dana smo sve više i više zaposleni.

Kako je to moguće? Jednostavno. Sada ima mnogo više mogučnosti, mnogo više stvari koje nam skreću pažnju. Kradu naše vreme. Broj mogućnosti raste iz dana u dan i zato raste i broj “ukradenih” sati.

I zato nam svakoga dana nam nedostaje sat ili dva. Pokušavamo različitim tehnikama upravljanja vremenom, pravljenjem taskova, dodeljivanjem prioriteta. Čak primenjujemo multi tasking i radimo dve-tri stvari istovremeno kako bi bili brži i gubili manje vremena.

Postoji priča o čoveku koji je rešio da živi ispunjeniji život i počeo je više da vodi računa o svom vremenom. Obišao je grad i kupio hiljade klikera.

Svaki kliker je predstavljao jedan dan.

Kada je sakupio dovoljno klikera za sve dane do kraja svog života, stavio ih u jednu veliku kutiju. Svako veče bi uzeo jedan kliker iz kutije, otišao bi do bašte iza kuće i svom silinom bi bacio kliker na drugi kraj bašte jer je protraćio taj dan. Bilo je i dana kada bi uzeo kliker, pogledao ga i učinio bi mu se kao najlepši kliker na svetu, toliko lep da nije želeo da ga baci.

Taj dan je maksimalno iskoristio.

Upravo to je suština. Pravilno koristite vreme kako bi imali ispunjeniji i kvalitetniji život, kako bi ostvarili svoju viziju i svoje ciljeve. Počnite efikasno da koristite svoje vreme jer to je jedina stvar koja ne može da se vrati.

Zato postavite sebi pitanje:

-Kako želite da provedete svoje vreme, a kako ga sada provodite?

Biti izvanredan u organizovanju vremena ne znači biri radoholik, već naprotiv. Efikasno upravljanje vremenom znači imati više vremena za bavljenje bitnim stvarima. Stvarima koje volite.

Upravljanje vremenom vodi ka upravljanju životom.

Zato treba vodite računa o vremenu, jer je to bogatstvo koje se ne obnavlja. Uvek se setite i pogledajte ova pitanja koje Vam mogu olakšati upravljanje vremenom

Kako koristite vreme (u bilo kome aspektu života)?
Kako možete smanjiti ili ukloniti osećaj da Vas rokovi/vreme pritiskaju?
Kako se izbor aktivnosti koje radite u toku dana reflektuje na Vaše ciljeve?
Šta ste naučili o sebi kada se radi o upravljanu vremenom?
Da li je Vaš dan kliker koji treba baciti ili zadržati?
Da li često jurite okolo i ništa ne možete da uradite na vreme?
Kako biste proveli ostatak svog života?

Upravljati vremenom znači vladati vlastitim vremenom i radom umesto dopustiti da oni vladaju Vama. Dobra organizacija vremena dovodi do bolje efikasnosti, manje stresa, manje izgubljenog vremena i uspešnijeg života.

Potrebno je postaviti jasne vrednosti i ciljeve. Ciljevi moraju biti uvek u funkciji vrednosti.

Da biste istrajali na putu ostvarenja svojih ciljeva potrebno je da preduzmete ova četiri koraka:

napravite plan
odredite prioritete
napravite listu aktivnosti
delegirate
recite NE

Pa krenimo redom.

I Napravite plan

Planiranje je priprema za ostvarenje cilja.

Ne planirajte 100% vremena – predvidite vreme za neočekivane aktivnosti.

Ukoliko imate plan, imaćete osećaj da u većoj meri posedujete kontrolu nad svojim životom.

Napravite raspored obaveza, kako biste smanjili konflikte i izbegli obavljanje zadataka u poslednjem trenutku.

II Odredite prioritete

Upravljanje vremenom je sposobnost odlučivanja o prioritetima.

Neke aktivnosti su važnije od drugih pa je veoma bitno da lista Vaših prioriteta sadrži one koje su zaista od značaja za ostvarenje Vašeg cilja.

„Najvažnije je od svega da Vaša najvažnija aktivnost ostane najvažnija“ – Stephen Covey

Sve aktivnosti možemo podeliti na hitne i važne. Ključ za dobro upravljanje vremenom je razumevanje razlike između hitnog i važnog.

Hitne su one za koje smatramo da traže trenutno reagovanje. Obično su vidljive, požuruju nas ali često i nisu važne.

Važne aktivnosti su one koje doprinose ostvarenju Vaših ciljeva, Vaše misije.

III Napravite listu aktivnosti

Napravite listu sa aktuelnim zadacima po stepenu prioriteta.

Zadatke sa Vaše „To Do“ liste možete podeliti u grupe na sledeći način:

Grupa A – Hitne i važne aktivnosti koje treba obaviti odmah, bez odlaganja
Grupa B – Važne, ali manje hitne aktivnosti se odose na planiranja, usavršavanja, to su aktivnosti kojima ulažemo u budućnost
Grupa C – Nisu važne, ali su hitne aktivnosti koje treba odložiti ili delegirati

IV Delegirajte

Delegiranje je jedan od moćnih alata upravljanja vremenom. Mnogi ljudi ne koriste ovu metodu jer smatraju da će im dodatno oduzeti vreme i koštati truda, ali je ovo zapravo jedan od najboljih načina da se oslobodite nepotrebnog stresa i energiju trošite na važne zadatke. Za one koji vole da kontrolišu, sama pomisao na delegiranje zadataka, verovatno će izazvati uznemirenost.

Delegiranje nije znak slabosti, već znak inteligencije. Pronađite pouzdane i kompetentne saradnike i podelite im neke od odgovornosti.

Zašto delegirati?

Dobijanje na vremenu
Korišćenje resursa saradnika
Razvoj i motivacija saradnika
Manji nivo stresa

V Recite NE

Postoji još jedna grupa aktivnosti. To su one aktivnosti koje nisu ni važne, a ni hitne, one kojima se treba odupreti, NE RADITI – aktivnosti koje Vam „kradu vreme“.

Oslobodite se loših navika koje Vam oduzimaju korisno vreme – naučite da kažete „NE“

Planirajte rokove – postavljanje rokova omogućiće Vam da budete fokusiraniji na zadatak i efikasniji u njegovom izvršavanju.

Plairajte vreme za kratki predah – nagomilavanje stresa može loše da utiče na Vaš pokušaj da se dobro organizujete

Vremenom se može upravljati ako se svi poslovi obavljaju onda kada su plairani i ako im se posvećuje onoliko vremena koliko je planirano.

Da biste konačno držali svoj život u svojim rukama neophodno je da efikasno upravljate vremenom. To je veština koja se uči i koja se neguje. Gore su navedene samo neke osnovne tehnike, a više detalja ćete dobiti na samoj obuci za time management.