MS Project – formatiranje Gantt dijagrama

Ako ste imali poteškoća sa čitanjem Gant dijagrama, bilo zato što ste imali premalo ili previše linija mreže, možda biste želeli da se upoznate sa brojnim funkcijama mrežnih linija koje su vam dostupne.

Mrežne linije bi trebalo da olakšaju čitanje Gantt dijagrama koji je jedan od ključnih dokumenata svakog procesa o čemu smo pisali na strani vodič za upravljanje projektima

Na primer, pomažu vam da uočite dan kada aktivnost počinje ili vam pomažu da uskladite traku Gant dijagrama sa odgovarajućim zadatkom u tabeli aktivnosti. Mrežne linije postaju posebno važne kada želite da pregledate zadatke na Gantogramu ili kada želite da odštampate raspored kako bi drugi akteri mogli da ga pregledaju raspored.

U ovom tekstu  pokazaćemo vam kako da prikažete mrežne linije u Microsoft Project-u koje čine Ganttov grafikon lakšim za razumevanje i čitanje.

Projekat u primeru je ažuriran do srede, 27. jula. Projekat bez karakterističnih linija mreže prikazan je na slici 1.

Kao što se može primetiti, linije mreže bi značajno pomogle da se Gantov grafikon učini lakšim za čitanje. Da biste pristupili funkcijama mrežnih linija, kliknite desnim tasterom miša na Gantt grafikon i izaberite Gridlines (mrežne linije), slika 2.

Za potrebe našeg primera odabraćemo prikazivanje nekih karakterističnih linija mreže.

Postavljanje mrežnih linija za prikaz datuma početka, očekivanog datuma završetka projekta, kao i statusnog datuma

Na Gantt grafikonu možemo, između ostalog, prikazati, na primer, tačkastim linijama datum početka projekta i trenutno očekivani datum za završetak projekta, slika 3.

Da biste to postigli, potrebno je da kliknete desnim tasterom miša u prazan prostor Ganttovog grafikona i odaberete Gridlines, a zatim za prikaz linija početnog datuma odaberite Project Start, odnosno Project Finish za prikaz linija očekivanog datuma za završetak projekta. Nakon toga odaberite tip i boju linije prikaza i potvrdite klikom na OK.

Kao rezultat dobićemo prikaz Ganttograma kao na slici 4.

Ponekad nam može biti potrebno i značajno da na Ganttogramu prikažemo liniju za statusni datum. U našem primeru, izabrali smo da linija koja pokazuje statusni datum bude puna linija plave boje. Do rezultata dolazite tako što kliknete desnim tasterom miša u prazan prostor Gantt grafikona i odaberete Gridlines, a zatim za prikaz linije statusnog datuma odaberite Status Date. Zatim odaberite tip i boju linije prikaza i potvrdite klikom na OK.

Slika 5. Postavljanje linije mreže za statusni datum projekta

Rezultat je Ganttogram prikazan na slici 6.

Statusni datum, u ovom primeru,  prikazan punom plavom linijom, postavljen je na dan zatvaranja posla u sredu, 27. 07.

 

Postavljanje mrežnih linija Ganttovih redova – Gantt Rows

Da biste olakšali ekstrapolaciju traka Ganttovog grafikona pojedinačnog zadatka (aktivnosti) na povezane podatke tabele zadataka odnosno aktivnosti, postavite Ganttove redove da prikazuju, na primer, isprekidanu liniju u svakom redu, slika 7.

Funkcija Ganttovih redova u Microsoft Project-u je dobra za poravnavanje traka Gantovog dijagrama sa povezanim imenom aktivnosti i drugim tabelarno prikazanim detaljima.

Postavljanje mrežnih linija za prikaz dnevnih i nedeljnih vremenskih intervala na Gantt Chart-u

Ključ za obeležavanje nedeljnih i dnevnih vremenskih perioda na Gantogramu je potvrda da su jedinice vremenske skale srednjeg nivoa postavljene na nedelje, a jedinice vremenske skale donjeg nivoa na dane. Ove jedinice vremenskog okvira mogu se, prema potrebi, prilagoditi vašem određenom rasporedu.

Nekada je potrebno i korisno da svaki vremenski period od nedelju dana, kao i dane u nedelji prikažemo na Ganttogramu linijama različite boje. U našem primeru, nedeljni vremenski period označen je crvenom linijom, a svaki dan isprekidanom narandžastom linijom. Trik je u tome da se zna da se kolona srednjeg nivoa – Middle Tier Column, slika 8, odnosi na nedelje.

Dok se kolona donjeg nivoa odnosi se na dane (Bottom Tier Column) što je prikazano na slici 9.

Rezultat prethodnih podešavanja

Naš konačni, Gantt grafikon, uključujući liniju datuma početka projekta i liniju koja prikazuje očekivani datum završetka projekta, liniju statusnog datuma, linije Ganttovog reda, nedeljne linije i dnevne linije, prikazan je na slici 10.

 

Postoje brojne funkcije u dijalogu Gridlines programa Microsoft Project. Korisno je znati na šta se odnosi svaka linija u dijalogu Gridlines. Koristeći ove funkcije Gridlines, mogu se lako identifikovati datumi početka projekta i predviđeni datumi završetka projekta.

Pored prikazivanja mrežnih linija, o čemo smo pisali u ovom tekstu, moguće je izmeniti formatiranje skoro svakog elementa u Gantt grafikonu. Možete koristiti i alatku za crtanje koja omogućava da direktno nacrtate objekte u delu za grafikon u Gantt Chart-u ili unesete tekst, a zatim povežete sa bilo kojim elementom Gantt grafikona. O ovim mogućnostima i funkcijama MS Project-a možete čitati u nekom od naših narednih tekstova.

Ovde smo pomenuli samo neke od brojnih mogućnosti, dok je detaljniji pristup formatiranju Gantt dijagrama deo naše MS Project obuke.