Šta je menadžer rizika na projektu?

Kada započnete proces planiranja projekta, jedna od prvih stvari o kojima treba da razmislite je šta svemože poći naopako. Zvuči negativno, ali pragmatični menadžeri projekata znaju da je ova vrsta razmišljanja preventivna. Problemi će se neizbežno pojaviti i potrebna vam je strategija ublažavanja da biste znali kako da upravljate rizicima prilikom planiranja projekta.

Šta je upravljanje rizikom na projektima?

Upravljanje rizicima na projektu je proces identifikovanja, analize i reagovanja na bilo koji rizik koji se javlja tokom životnog ciklusa projekta kako bi se pomoglo projektu da ostane na pravom putu i ​​ispuni svoj cilj. Upravljanje rizicima nije samo reaktivno, trebalo bi da bude deo procesa planiranja kako bi se utvrdio rizik koji bi se mogao desiti na projektu i kako bi se utvrdio način kontrolisanja tog rizika ako se zaista dogodi.

Rizik je sve što bi potencijalno moglo da utiče na vremenski okvir, učinak ili budžet vašeg projekta.

Rizici su potencijalni, a u kontekstu upravljanja projektom, ako postanu stvarnost, onda se klasifikuju kao „pitanja“ koja se moraju rešiti planom odgovora na rizik. Rizik se odnosi na „pitanje“ koje može uticati na poslovanje ili plan organizacije. Efekat može biti i pozitivan. Pozitivan uticaj može koristiti organizacijama i biti profitabilan. Očigledno, problemi nastaju kada rizici izazivaju neželjene efekte. Sposobnost preuzimanja rizika je druga stvar, a najbolja strategija za suočavanje sa potencijalnim rizicima je da se minimiziraju šanse za ozbiljnu povredu.

Vrste projektnih rizika

Rizici na projektu mogu uticati na vreme i resurse potrebne da se projekat dovede do kraja. Rizici mogu biti interni (unutar kontrole projektnog tima) ili eksterni (van kontrole projektnog tima).

Neke vrste rizika i primeri koji se mogu desiti na projektu su sledeći:

• Finansijski rizici kao što su porast troškova, netačne budžetske prognoze, povećanje radne snage i materijala, niska prodaja i izazovi u obezbeđivanju finansiranja.
• Strateški rizici proističu iz grešaka u strategiji, kao što je odabir metodologije upravljanja projektom koja ne funkcioniše za projekat, ulaganje napora na održavanje kulture kompanije kojoj je potrebno ažuriranje, velika fluktuacija zaposlenih ili ulaganje u tehnologiju koja je teška ili skupa za korišćenje.
• Rizici učinka su rezultat propuštenih rokova, kašnjenja, nedefinisanih ciljeva i KPI-ja članova tima, korišćenja nedovoljnog ili zastarelog istraživanja tržišta i povećanja obima, kada se početni ciljevi proširuju ili udaljavaju od prvobitnih namera projekta.
• Spoljni rizici se javljaju van kontrole projektnog tima, kao što su promene zakona i propisa, nestabilnost tržišta, loše vremenske prilike, propušteni rokovi dobavljača, štrajkovi radnika, vandalizam ili šteta i problemi u lancu snabdevanja.
• Pozitivni rizici (prilike) su neočekivani, ali imaju pozitivan efekat na vaš projekat, kao što je završetak zadataka ranije nego što se očekivalo ili ispod budžeta, nadmašivanje prvobitnih ciljeva, povećanje efikasnosti sa novim alatom ili korist od promene politike poslovanja.

Važno je razumeti uobičajene procese upravljanja rizikom i strategije za smanjenje rizika kako biste mogli da projekat dovedete do uspešnog ishoda. Proces upravljanja rizikom će vam pomoći da planirate i predvidite rizike, a strategije ublažavanja će vam dati alate da se nosite sa rizicima na projektu  ako se dogode.

Ko je odgovoran za upravljanje rizikom?

Kada je u pitanju upravljanje rizikom, jedno od čestih pitanja je:

– Ko je odgovoran da obezbedi mere za zaštitu organizacije od potencijalne štete?

U mnogim slučajevima najveća odgovornost je na menadžeru rizika. Međutim, postoje i drugi ključni igrači koji takođe moraju biti uključeni da bi se napravio uspešan plan upravljanja rizikom. Članovi izvršnog tima su obično odgovorni za ukupno strateško planiranje. Kao takvi, oni moraju biti uključeni u proces upravljanja rizicima kako bi se osiguralo da su rizici identifikovani i da se njima upravlja na način koji je u skladu sa strateškim ciljevima organizacije.

Upravni odbor je takođe odgovoran da obezbedi da se organizacija pridržava najboljih praksi upravljanja rizikom. To mogu da urade zahtevanjem izveštaja o statusu upravljanja rizicima, kao i prisustvom na sastancima na kojima se razgovara o rizicima.

Takođe je važno imati Komitet za rizik, koji se sastoji od viših menadžera koji su odgovorni za određene oblasti poslovanja. Ova grupa pomaže da se identifikuju i procene rizici koji mogu uticati na njihove oblasti.

U ovom tekstu detaljnije ćemo govoriti o menadžeru rizika na projektu, njegovoj ulozi, obavezama i odgovornostima.

Šta je menadžer rizika?

Definisano što jednostavnije, specijalista za upravljanje rizicima – risk manager je pojedinac koji preuzima odgovornost za identifikaciju, kontrolu i konačno smanjenje rizika sa kojima se organizacija suočava. Upravljanje rizikom igra centralnu i kritičnu ulogu u ukupnom upravljanju poslovanjem, sa širokim implikacijama. Akcije menadžera rizika imaju direktan uticaj na finansijske performanse, efikasnost, učinak, zdravlje i bezbednost, konkurentnost, stabilnost i ukupan uspeh projekta ali i same kompanije.

Menadžer rizika pruža sveobuhvatan pregled projektnih rizika i mogućnosti i njihovih strategija za ublažavanje (za potencijal) i koristi mogućnosti za podršku odlukama. Menadžeri rizika predstavljaju ključne igrače u upravljanju rizicima na projektima. Većina menadžera rizika obezbeđuje usklađenost sa procedurama i procesima. Konkretno, oni su odgovorni za analizu profila rizika.

Profesionalne strategije upravljanja rizikom se sastoje od pet osnovnih elemenata, a to su:

• Identifikacija rizika – Pre svega, menadžer rizika mora da izvrši opsežnu procenu poslovanja i iz interne i iz eksterne perspektive. Ovo omogućava menadžerima rizika da identifikuju svaki relevantan rizik, koji u jednoj ili drugoj meri predstavlja pretnju. Svaki rizik se mora uzeti u obzir u skladu sa njegovom ozbiljnošću i verovatnoćom pojave, kako bi se na odgovarajući način odredio prioritet.
• Alokacija vlasništva – Menadžeri rizika se tada moraju fokusirati na vlasništvo nad rizikom, što znači ko ima kontrolu nad rizikom ili je odgovoran za njegov nadzor. Osim toga, moraju dobro da razmisle o posledicama svakog rizika i o tome šta se mora preduzeti u slučaju njegovog nastanka. Ovo efektivno znači kreiranje akcionog plana za suočavanje sa svakom pretnjom sa kojom se posao suočava.
• Planiranje kontrolnih mera – Ovo je praćeno sveobuhvatnim razmatranjem svake identifikovane pretnje, kako bi se odredio najpogodniji pristup za njeno kontrolisanje, smanjenje ili potpuno eliminisanje. Neke pretnje se mogu preneti na druge, neke svedene na minimum u pogledu verovatnoće pojave na nulu, a druge jednostavno moraju biti prihvaćene takve kakve jesu i pažljivo praćene.
• Implementacija strategije – Kada su prva tri koraka iskorišćena za kreiranje sveobuhvatne strategije upravljanja rizicima, dolazi vreme da se ona sprovede u delo. Ovo je proces koji često podrazumeva promene operativnih procedura na celoj lokaciji i uključivanje svakog člana radne snage. Menadžeri rizika blisko sarađuju sa višim menadžmentom tokom celog procesa.
• Procena i unapređenje – Efikasno upravljanje rizikom mora se posmatrati kao stalan i dinamičan proces – a ne kao jednokratno administrativno polje koje treba označiti. Proces procene i evaluacije mora da se nastavi neograničeno, omogućavajući menadžeru rizika da identifikuje oblasti za poboljšanje, kritične tačke u trenutnoj strategiji i gde se ona pokazala najuspešnijom.

Menadžer rizika takođe ima dodatne funkcije kao što su:

• Menadžer rizika je odgovoran za sprovođenje procene rizika kako bi se identifikovali potencijalni rizici i prilike koje bi mogle uticati na projekat. Oni koriste različite alate i tehnike za obavljanje ovih procena, koje im pomažu da utvrde verovatnoću i uticaj svakog rizika.
• Potencijalni rizici i mogućnosti se procenjuju da bi se utvrdila njihova verovatnoća i uticaj. Zatim se razvijaju planovi ublažavanja kako bi se smanjili potencijalni uticaji ovih rizika i prilika. Menadžer rizika pregleda i odobrava planove, strategije i izveštaje za procenu i upravljanje rizikom. Ovo osigurava da se u planiranju projekta uzmu u obzir svi rizici i mogućnosti .
• Menadžer rizika je odgovoran za nadgledanje budžeta za upravljanje rizicima i raspodelu sredstava za različite aktivnosti za smanjenje rizika. Ovo uključuje identifikovanje rizika koji zahtevaju dodatno finansiranje i opravdavanje ove potrebe višem rukovodstvu.

Svest o riziku je važan deo posla menadžera rizika. Oni rade na tome da svi u projektnom timu budu svesni potencijalnih rizika i znaju kako da ih ublaže. Menadžer rizika takođe komunicira sa drugim zainteresovanim stranama kako bi ih informisao o statusu rizika.

Izveštavanje o riziku je još jedna ključna funkcija menadžera rizika. Oni kreiraju izveštaje koji dokumentuju ukupni rizik projekta i prate napredak aktivnosti ublažavanja. Oni takođe izveštavaju o ključnim indikatorima rizika.

Uloga menadžera rizika je da:

• Obezbedi metodologiju za identifikaciju i analizu finansijskog uticaja gubitka na organizaciju, zaposlene, javnost i okruženje
• Ispita upotrebu realnih i isplativih mogućnosti za uklanjanje rizika
• Pripremi budžete za upravljanje rizikom i osigura i alocira troškove šteta
• Obezbedi uspostavljanje i održavanje evidencije uključujući polise osiguranja, potraživanja i iskustva u gubitku
• Pomogne u pregledu ugovora

Odgovornosti menadžera rizika na projektu uključuju, ali nisu ograničene na:

• Uključivanje zainteresovanih strana da identifikuju rizike
• Uključivanje zainteresovanih strana da procene rizike
• Pomoć vlasnicima rizika da razviju planove odgovora na rizik
• Uveravanje da vlasnici rizika prate rizike koji su im dodeljeni
• Osiguravanje da vlasnici rizika izvrše planove odgovora na rizik u odgovarajuće vreme
• Omogućavanje pregleda rizika i revizije rizika
• Rad sa Odeljenjem za rizik ili Odeljenjem za upravljanje rizicima preduzeća, ako ih ima, kako bi osigurao da su procesi rizika usklađeni sa politikom rizika organizacije

Menadžer projekta treba da izradi plan upravljanja rizikom, a menadžer rizika treba da izvrši plan. Ako menadžer rizika nije određen, za ove aktivnosti je odgovoran projektni menadžer ili menadžer programa.

Koje veštine su potrebne da postanete menadžer rizika?

Ako ste menadžer rizika, potrebno je da temeljno razumete i radite sa različitim odeljenjima u kompaniji i da razvijete dobar odnos sa njima.

Ovo su neke od specifičnih veština koje su potrebne uspešnom menadžeru rizika:

• Dovoljno znanja o modelima procene rizika
• Svest o statističkim alatima i procedurama revizije i izveštavanja
• Sposobnost praćenje i testiranje rizika
• Fokus i pažnja na sitne detalje
• Izuzetne verbalne i komunikacijske veštine
• Veština i sposobnost upravljanja vremenom i organizacione veštine
• Izuzetne pregovaračke i diplomatske veštine

Osim što poseduju ove ključne veštine da postanu menadžeri rizika, profesionalci treba da se obuče i unaprede tako što će učestvovati u široko priznatim kursevima upravljanja rizicima na projektu  kako bi stekli konkurentsku prednost na tržištu rada i takođe da imaju holističko razumevanje upravljanja rizicima preduzeća. Važnost upravljanja projektnim rizikom ne treba olako shvatiti.

Više od 50% organizacionih projekata propadne zbog ignorisanja ili loših procedura upravljanja rizicima, dok preko 85% kasni jer projektni rizici nisu dati prioritet.

Stoga, menadžeri projekata treba da istraže različite vrste rizika i njihov uticaj na uspeh projekta. Pravilno upravljanje projektnim rizikom osigurava da su poslovni rizici i izazovi obuzdani jer su pod kontrolom i neprekidnim praćenjem. Rano prepoznavanje rizika projekta i mera za ublažavanje, drastično povećava šanse za uspeh projekta.