Planiranje projekta

Planiranje projekta

Kao za sve stvari u životu, tako i za projekte, planiranje je osnova svega. Nema dobrog projekta, bez dobrog planiranja. Ako tu napravite greške, kasno je da posle korigujete. Teško ćete ispraviti projekat. Zato je potrebno posvetiti dosta vremena planiranju projekta.

Zbog kompleksnosti planiranja, cilj ovog članka je da razmotrimo jednostavan i praktičan pristup planiranju projekta i da vam pružimo praktične i korisne savete koji će vam pomoći da uspešno vodite vaše projekte.

Uspešno upravljanje projektima obuhvata sublimaciju nekoliko bitnih činjenica. Da biste svoj zadatak sproveli na najkvalitetniji način i bili vrhunski projektni menadžer neophodno je da ozbiljno i detaljno bavite planiranjem projekta i da unapred sastavite plan realizacije projekta i odredite procenu rizika.

Kakvo ti je planiranje, takva ti je i realizacija!

 

U kom delu dijagrama želite da budete?

 

Zašto je planiranje projekta važno? 

Pitate se zašto vaši projekti ne ispadaju onako kako ste očekivali?

Promena prioriteta, loša komunikacija i netačne procene troškova i vremenskog okvira su neki od najčešćih razloga za neuspeh projekta. Sa pravim planom projekta, možete se izdići iznad takvih izazova i pretvoriti svoj projekat u veliki uspeh! Evo nekoliko značajnih razloga koji će vas uveriti u važnost planiranja projekta.

Efikasno planiranje projekta vam omogućava da:

  • Postavite ostvarljive ciljeve
  • Definišite kristalno jasan tok rada projekta·
  • Postavite jasne uloge i odgovornosti
  • Definišite prioritete zadataka i zavisnosti
  • Tačno pratite napredak projekta
  • Upravljajte projektnim rizicima
  • Dozvolite članovima tima da komuniciraju transparentno

 

Planiranje projekta i pisanje projekt menadžment planova je jedan veoma ozbiljan posao i možda najteži deo svakog projekta. Možda smatrate da projekat može doživeti uspeh i bez prethodno dobro definisanog i napisanog projektnog plana, ali je to nemoguće. Iskustva govore mnogo drugačije.

Iskustva govore da se dve trećine projekta završi neuspešno, a glavni razlozi za to su:

  • Malo planiranja i
  • Nedovoljna ili loša komunikacija na projektu
  • Neiskusan projekt menadžer
  • Pogrešno izabran projektni tim
  • Odsustvo korisnika, odnono njihovog neuključivanja u projekat

 

Ukoliko se angažujete i dobro analizirate sve što je neophodno da bi se potencijalni problemi na projektu rešili na najbolji način, onda ćete mnogo olakšavate posao i sebi i svojim saradnicima.

Na taj način, faktor iznenađenja u toku projekta svodite na minimum i možete brže i bolje reagovati jer ste već u toku pisanja planova sagledali sve opcije. Pored toga, predvideli ste preventivne i korektivne akcije u slučaju nailaska tih potencijalnih problema.

Vi, kao rukovodilac projekta treba da usvojite jedan univerzalni šablon za upravljanje projektima, odnosno planiranje svakog budućeg projekta. Naravno, taj šablon treba prilagoditi svakom pojedinačnom projektu, u zavisnosti od vrste i obima istog.

 

Šta obuhvata planiranje projekata?

Ako pogledamo najbolju praksu projektnog menadžmenta (PMI metodologija), onda možemo uočiti da planiranje projekata obuhvata puno različitih elemanata i da ne postoji jedan projektni plan, već više njih. Primer projektnog plana, tačnije projektnih planova, obuhvata sledeće:

  • Planiranje integracije
  • Planiranje obima projekta, tj. onoga što treba uraditi na projektu
  • Planiranje vremena, odnosno rasporeda, veza između aktivnosti, trajanja aktivnosti, odogovornih osoba za realizaciju
  • Planiranje troškova – definisanje budžeta projekta, ko će pratiti troškove, kada će se vršiti kontrola istih
  • Planiranje kvaliteta projekta – šta je kvalitet, ko će ga meriti, kada, kako, sa kojom metrikom
  • Planiranje ljudskih resursa ili formiranje tima i određivanje njihovih uloga i odgovornosti na projektu
  • Planiranje komunikacije sa timom, menadžmentom, sponzorom, izveštavanje, sastanci
  • Planiranje rizika na projektu – koji su rizici na projektu, ko je odgovoran za njihovo praćenje, kojim redosledom će se pratiti, šta ćemo raditi kada se dese i kako ćemo smanjiti njihov uticaj na projekat, odnosno kako ćemo smanjiti verovatnoću da se dese
  • Planiranje nabavki na projektu
  • Planiranje načina kako ćemo upravljanja zainteresovanim stranama i kako ćemo ih držati na našoj strani kako bi podržavali projekat. I na kraju kako ćemo ih motivisati.

Kao što vidite, planiranje projekta nije ni malo jednostavan zadatak jer treba pokriti sve oblasti projekta. Svaka oblast znanja treba da ima svoj plan jer uspešna realizacija svih segmenata projekta, zavisi od dobrog i detaljnog sagledavanja svake pojedinačne oblasti.

Svaki plan treba da bude realan i ostvarljiv. Svi članovi tima treba da veruju da mogu da ga ostvare. I samo tada i jedino tada se plan prosleđuje sponzoru na usvajanje. U suprotnom, dok god članovi tima ne veruju u njegov uspeh, treba raditi na korekciji plana i motivaciji tima. Jasno je da kada svi misle i veruju da mogu do uspešnog projekta, onda će se maksimalno truditi, zalagati i dati sve od sebe da do toga dođe.

Treba napomenuti da je proces planiranja iterativan. Može da se radi u nekoliko iteracija, sve dok ne dobijemo planove koji nam odgovaraju u potpunosti i pomoću kojih ćemo ostvariti ciljeve projekta u zadatim vremenskim i budžetskim ograničenjima.

Evo nekoliko koraka koje treba da sledite u procesu planiranja projekta kako bi realizacija vašeg projekta bila uspešna.

 

1. Korak – Ciljevi projekta

Projekat je uspešan kada zadovoljite potrebe zainteresovanih strana. Kao prvi korak važno je identifikovati zainteresovane strane na vašem projektu. Nije uvek lako odrediti zainteresovane strane na projektu, pa ćemo navesti neke od primera zainteresovanih strana, a to su:

  • Sponzor projekta
  • Rukovodilac projekta
  • Projektni tim
  • Top menadžment
  • Klijent koji je inicirao projekat
  • Korisnici rezultata projekta
  • Izvođači radova
  • Dobavljači
  • Protivnici projekta

Kada shvatite ko su zainteresovane strane na projektu, potrebno je otkriti njihove želje, potrebe i očekivanja. Najbolji način je sprovođenje intervjua sa zainteresovanim stranama. Nakon što obavite sve intervjue i imate sveobuhvatnu listu potreba, odredite prioritete. Iz liste prioriteta napravite skup lako merljivih ciljeva. Kada napravite skup ciljeva, trebalo bi ih zabeležiti kroz projektni plan.

Nejasni ili nerealni ciljevi projekta su ključni razlozi zašto projekti ne uspevaju. Prva stvar koju možete da uradite da biste izbegli greške je da razgovarate sa svim zainteresovanim stranama na projektu i definišete jasne, specifične i dostižne ciljeve. Postavljanje projektnih ciljeva je najkritičniji deo planiranja u upravljanju projektima. Stoga je od suštinskog značaja da pažljivo procenite očekivanja vaših zainteresovanih strana pre definisanja ciljeva projekta. Da biste bolje razumeli svoj projekat, razgovarajte o ovim pitanjima sa zainteresovanim stranama:

  • Šta je cilj vašeg projekta?
  • Koji su glavni ciljevi koje treba postići?
  • Koji su rokovi za svaki cilj?
  • Koliko biste želeli da budete uključeni u projekat?
  • Kako izmeriti uspeh vašeg projekta kada se završi?

Ako vaš plan projekta daje odgovore na ova pitanja, onda radite u pravom smeru. 

 

2. Korak – Projektni razultati

Koristeći ciljeve koje ste definisali u prethodnom koraku, sledeći korak je planiranje njihove implementacije. Napravite listu stvari koje projekat treba da postigne da bi ispunio te ciljeve. Navedite kada i kako realizovati i isporučiti svaku stavku.

Za ovo je neophodno znati tri stvari:

  • Rezultate projekta
  • Vremensku liniju projekta
  • Projektne resurse

Unapred definisani rezultati projekta, vremenski okvir i resursi će postaviti ton za osmišljavanje prikladnog i povoljnog plana za projekat. Pre kreiranja plana projekta, proverite da li ste pokrili i procenili svaki aspekt. Ovo osigurava da vam ništa ne promakne. Takođe, ključno je opsežno istraživanje. Dakle, važno je priznati sledeće aspekte pre nego što počnete da kreirate plan.

  • Da li su vaši ciljevi i prekretnice dobro definisani u skladu sa rokovima?
  • Da li ste jasni sa očekivanjima i potrebama vašeg krajnjeg korisnika?
  • Koliko je trenutno tržište konkurentno?
  • Kakva je potražnja?
  • Po čemu je vaš projekat poseban na tržištu?
  • Na koje rizike možete naići tokom projekta koji je u toku i nakon njegovog završetka? 

Zatim u plan projekta dodajte rezultate sa predviđenim datumom isporuke.

 

3. Korak – Raspored projekta

Napravite listu aktivnosti koje treba obaviti za svaki isporučeni proizvod koji ste identifikovali u prethodnom koraku. Potrebno je definisati potrebne aktivnosti isplanirati i proceniti: budžet, osoblje, kao i druge resurse. Dakle, za svaku aktivnost važno je odredite sledeće:

  • Količinu posla potrebnu za izvršenje aktivnosti
  • Proceniti vreme koje će vam biti potrebno za izvršenje svake od aktivnosti
  • Pronaći zavisnosti između aktivnosti i prilagoditi ih rasporedu
  • Resurse koje je potrebno angažovati (dodeliti) kako bi se aktivnost realizovala

 

4. Korak – Potrebni resursi

Plan za dati projekat treba obavezno da obuhvata analizu svih neophodnih resursa koje koristite u projektu. Prvi korak bi mogao biti da unapred odredite način na koji ćete okupiti osoblje, kao i način na koji ćete komunicirati sa njima.

Kada tačno znate šta treba uraditi, ko će to učiniti i koliko vremena traje svaki posao koji treba završiti, možete da razradite ceo raspored projekta. Iako je teorijski jednostavno, ovo je verovatno jedno od najtežih područja u čitavom procesu planiranja projektima.

U ovom trenutku planiranja možete koristiti neki od softverskih alata za kreiranje rasporeda projekta, kao što je MS Project ili Primavera. Unesite sve aktivnosti, njihovo trajanje, međusobne veze i resurse koje ćete koristi na aktivnostima, odnosno resurse koji će biti zaduženi da izvrše projektnu aktivnost.

Uobičajan problem na koji možete naići je da vam sponzor nametne rok završetka projekta koji nije realan prema vašim procenama. Opcije koje imate u ovoj situaciji su da:

  • Pregovarajte o roku. Tražite opravdano produženje datuma završetka projekta. Ovo morate dokazati. Dakle, produženje rokova se traži argumentovano, uz detaljno planiranje vremena i čvrste dokaze da je nemoguće završiti projekat u traženom vremenu. I to se dokaže preciznim Gantom i realnim procenama trajanja aktivnosti.
  • Zaposlite dodatne resurse. To može povećati troškove projekta, što treba objasniti sponzoru. Nemoguće je promeniti jednu dimenziju projekta, bez uticaja na drugu. Dakle, nemoguće je ubrzati projekat, uraditi sve planirano i sa traženim kvalitetom, a bez povećanja troškova. Nema te opcije da projekat bude brži, kvalitetniji, a jeftiniji.
  • Smanjiti obim projekta. To može uticati na smanjenje zadovoljstva klijenta jer mu neće biti isporučeno baš sve što je tražio.

 

Koristite detaljni raspored projekta kako biste opravdali korišćenje neke od ovih opcija.

 

5. Korak – Definišite uloge i odgovornosti 

Definišite uloge i odgovornosti svakog člana tima u organizaciji. Imati kristalno jasne dužnosti pomaže članovima tima da ostanu odgovorni i efikasno ispunjavaju svoje odgovornosti. Hajde da pogledamo ključne igrače tima i njihove uloge u izvođenju uspešnog projekta: 

 

6. Korak – Uspostavite jasne kanale komunikacije 

Održite početni sastanak pre nego što bilo koji plan projekta izađe na izvršenje. Na ovom sastanku, okupite sve zainteresovane strane i članove tima da razgovaraju o tome kako bi projekat mogao da se nastavi u svojim predstojećim fazama. Ovaj sastanak je od suštinskog značaja za izgradnju poverenja i odnosa između članova tima. Teme o kojima treba da razgovarate tokom početnog sastanka uključuju: 

  • Vizija i misija projekta
  • Ciljevi
  • Benefiti koje projekat donosi samoj organizaciji
  • Očekivanja, uloge i odgovornosti različitih članova tima
  • Procena budžeta
  • Ciklus izveštavanja – informisanje zainteresovanih strana o napretku projekta
  • Projektno fakturisanje

I, što je najvažnije, razgovarajte o sredstvima za komuniciranje promena koje se dešavaju u projektu u realnom vremenu. 

 

7.    Praćenje napretka i sprovođenje procene rizika Rizici se mogu ili ne moraju pojaviti, ali morate biti spremni da upravljate rizicima. Kao najbolju praksu, trebalo bi da uradite procenu rizika da biste znali šta može poći naopako u svakoj fazi i da imate plan za ublažavanje rizika. Na osnovu zadataka koje ste dodelili članovima tima, zatražite njihov uvid u vezi sa rizicima koje treba da razmotrite. Neke uobičajene oblasti rizika uključuju:

  • Nedostupnost resursa (finansijskih, fizičkih i osoblja)
  • Česta odlaganja projekta
  • Promene u obimu projekta
  • Neuspeh tehnologije ili komunikacije 

 

8. Korak – Podrška planovima

Ovaj korak se bavi planovima koje bi trebalo napraviti kao deo procesa planiranja. Oni se mogu direktno uključiti u plan projekta. Planovi kojima se treba posebno baviti i uključiti ih u plan projekat su planovi za svaku pojedinačnu oblast, a mi ćemo ovde pomenuti samo tri od njih, čisto da bi bolje razumeli na šta se tačno odnosi planiranje svake pojedinačne oblasti.

 

PLAN LJUDSKIH RESURSA

Identifikujte pojedince i organizacije sa vodećom ulogom na projektu. Za svaki ljuski resurs opišite ulogu i odgovornost. Važno je da plan tačno definiše uloge i odgovornosti  članova budućeg tima. Podela odgovornosti na projektu je od izuzetnog značaja jer je vrlo bitno da se tačno zna ko je zadužen za koju aktivnost na projektu. Zato prilikom pisanja plana morate pažljivo i do detalja razmotriti i unapred definisati svačiju odgovornost i zaduženje.

Ako to poredimo sa fudbalskom utakmicom, golman mora da zna da je golman i da mu je mesto izmedju stativa, a napadaču u napadu. Ne bi valjalo da je obratno jer će naš tim zasiguno izgubiti, kako u utakmici, tako i na projektu.

 

PLAN KOMUNIKACIJE

Napravite dokument koji pokazuje ko će biti informisan o projektu i kako će dobiti informacije. Najčešći mehanizam je nedeljni ili mesečni izveštaj o statusu, koji opisuje kako se projekat izvodi, postignute prekretnice i posao koji ste planirali za naredni period.

Napravite šemu sastanaka (datum, tema, prisutni) sa kojom ćete upoznati angažovane na projektu, kako bi na samim sastancima dobili informacije o razvoju projekta i time obezbedili praćenje i kontrolu projekta na najbolji mogući način

Plan treba da obuhvata i detaljan opis i način saradnje sa svim učesnicima na projektu. Kada imate sve detaljno isplanirano, mnogo je lakše pratiti i kontrolisati projekat , a upravljanje projektima postaje mnogo jednostavnije. Velike su šanse, da će vaš projekat završiti u okviru one jedne trećine uspešnih projekata.

 

PLAN UPRAVLJANJA RIZICIMA

Pored ove vrste analize, treba planom razmotriti sve eventualne poteškoće, rizike i komplikacije sa kojima se možete sresti, kako bi ih uspešnije i za kraće vreme rešili. Upravljanje rizikom je važan deo upravljanja projektima. Iako se često neopravdano zanemaruje, važno je identifikovati što više rizika za vaš projekat i biti spreman ako se dogodi nešto loše. Evo nekoliko primera uobičajenih projektnih rizika:

 

  • Procena vremena i troškova previše optimistična
  • Pregled i povratne informacije kupaca su prespori
  • Neočekivano smanjenje budžeta
  • Nejasne uloge i odgovornosti
  • Nemate informacije od zainteresovanih strana
  • Nedovoljno jasno razumevanje potreba zainteresovanih strana
  • Akteri koji menjaju zahteve nakon započinjanja projekta
  • Akteri koji dodaju nove zahteve nakon započinjanja projekta
  • Loša komunikacija što rezultira nesporazumima, problemima sa kvalitetom
  • Nedostatak resursa

Rizici se mogu pratiti pomoću jednostavnog dnevnika rizika. Dodajte svaki identifikovani rizik u svoj dnevnik rizika, zapišite šta ćete raditi u slučaju da se dogodi i šta ćete učiniti da se to ne dogodi. Redovno pregledavajte svoj dnevnik rizika dodajući nove rizike koji se javljaju tokom trajanja projekta. Zapamtite, ako ignorišete rizike, oni neće nestati.

 

Projekat je kao lavirint, a vaš plan je put za uspešan izlaz iz lavirinta.

 

Nemojte zaboraviti na rizike na projektu. Bavite se i njima i svaki sastanak na kome se priča o napretku projekta, odnosno o njegovom statusu, treba da ima svoj deo koji će biti posvećen praćenju aktuelnih rizika i identifikaciji novih. Bez obzira što su scope, time i cost glavni aspekti svakog projekta, planirajte sve aspekte projekta jer ćete samo na taj način doći do uspešne realizacije.

Nakon što ispratite sve gore navedene korake, imaćete ispred sebe dobar projektni plan(ove). Ne zaboravite da ažurirate svoj plan kako projekat napreduje i kontinuirano merite napredak u odnosu na plan.

 

Alati koji se koriste u planiranju projekta 

Alati za planiranje projekta mogu biti ručni (olovke i papir), ali je svakako bolje koristiti specijalizovane softverske alate: Microsoft Project ili Primaveru.

Softver za planiranje projekta vam pomaže da pratite i upravljate svojim projektom od početka do kraja. Može vam pomoći da planirate svoj projekat, dodelite zadatke, pratite napredak i još mnogo toga. Projektni softver je postao sofisticiraniji a uz korišćenje tehnologije oblaka omogućava svakome da pristupi projektnim podacima bilo gde. Evo nekih zadataka u planiranju koje možete da obavite pomoću softvera za upravljanje projektima jednostavnije i brže:

  • Dajte prioritete, organizujte i dodelite odgovornosti koristeći Gant dijagram
  • Napravite vremensku liniju projekta
  • Pratite svoj napredak, troškove i resurse
  • Prilagodite vremenske okvire i održavate fleksibilan raspored kada se pojave prepreke
  • Podelite planove projekta sa relevantnim stranama
  • Pripremite izveštaje
  • Ažurirajte projekat u odnosu na trenutnu situaciju na terenu 

 

Sada je jasno koliko je ovo značajna oblast, pa zato i naš trening za upravljanje projektima posvećuje posebnu pažnju planiranju projekata jer bez dobrog planiranja, nema ni dobre egzekucije.

 


PREPORUKA ZA VIŠE DETALJA O UPRAVLJANJU PROJEKTIMA

Ultimativni vodič za upravljanje projektima


 

ZAKLJUČAK

Nebitno je da li se radi o planiranju softverskih ili građevinskih projekata, suština je ista. Pažljivo i detaljno planiranje je obaveza. Obaveza je i analiza rizika i smanjenje negativnih događaja pre nego što počne projekat. Tek kada su svi zadovoljni planom i uvereni u njegovu uspešnu realizaciju, možemo reći da je proces planiranja priveden kraju. Svi treba da veruju da je projekat realan i ostvarljiv.

Još je lakše planiranje i upravljanje projektima pomoću specijalizovanih alata, tj. softvera za upravljanje projektima. Jedan od najpoznatijih i najčešće korišćenih softvera je sigurno MS Project koji vam prilično olakšava posao. Za dodatne informacije o ovom softveru, pročitajte tekst:

Zašto je upravljanje projektima lakše uz MS Project 

 


Svidja vam se tekst? Podelite ga sa prijateljima putem društvenih mreža i ostavite komentar u nastavku.