Notifikacije u Project Online okruženju | Project Management Srbija

Notifikacije u Project Online okruženju

Notifikacije u Project Online okruženju

Notifikacije u Project Online okruženju

Kako aktivirati notifikacije u Project Online okruženju?

Jedna od neposrednih prednosti prelaska na Project Online je da su svi projekti organizovani na jednoj lokaciji, da je dodeljivanje zadataka članovima tima i dobijanje ažuriranja zadataka od članova tima pojednostavljeno. Project Online je logička nadogradnja MS Project-a, najboljeg softvera za upravljanje projektima.

Može se desiti da članovi projektnog tima propuste novi zadatak koji im je dodeljen ili propuste tačan datum početka izvođenja zadatka, odnosno propuste da započnu aktivnost.

Project Online omogućava korisnicima da konfigurišu upozorenja i podsetnike kako bi im stigao e-mail u slučaju promena u njihovim zadacima/projektima. Takođe, Project Online omogućava menadžerima projekta da konfigurišu upozorenja i podsetnike koja će im stizati na e-mail, a tiču se članova tima.

Dakle, Project Web App se može podesiti da šalje obaveštenja putem e-pošte, pomažući akterima projekta da budu u toku sa onim što se dešava na projektu. Kada su obaveštenja uključena, korisnici mogu da odluče koja obaveštenja žele da šalju putem Project Web App.

Kako uključiti obaveštenja?

Da biste uključili obaveštenja potrebno je pre svega:

  • U Project Web App-u izabrati Settings (ikona zupčanika) > PWA Settings.
  • U okviru Operational Policies izabrati Additional Server Settings.
Additional Server Settings
  • U okviru Notifications Email Settings  (na dnu stranice), potvrditi izbor u polju za potvrdu Turn on notifications, a zatim izabrati Save.

Drugo, potrebno je odlučiti koji skup korisnika treba da bude u mogućnosti da prilagodi upozorenja i obaveštenja o podsetnicima. Recimo menadžerima projekata bi trebalo dozvoliti da konfigurišu svoja upozorenja i obaveštenja, kao i upozorenja za članove tima, a članovima tima samo da konfigurišu svoja upozorenja i obaveštenja.

Kako ćemo to podesiti?

  • PWA > Server Settings > Security… Manage Group, izaberite bezbednosnu grupu koju želite da izmenite.

Zatim, definišite dozvole prema vašim potrebama i zahtevima:

Manage Personal Notifications – upravljanje ličnim obaveštenjima

Omogućava korisniku da pristupi stranici Manage My Alerts and Reminders – upravljanje upozorenjima i podsetnicima i da podesi obaveštenja koja želi da mu stižu na e-mail. Dakle, svako će za sebe da podesi koja obaveštenja želi da dobija.

Manage Resource Notifications – upravljanje obaveštenjima o resursima

Omogućava korisniku da pristupi stranici Manage My Resources’ Alerts and Reminders – upravljanje upozorenjima i podsetnicima mojih resursa. To znači da svako može da podesi da li želi da mu stižu obaveštenja za ljude kojima je neposredni rukovodilac i koja tačno obaveštenja želi da dobije.

Dozvola za upravljanje obaveštenjem o resursima se dodeljuje svakom menadžeru resursa koji treba da dobija obaveštenja o promenama taskova/projekata svojih ljudi. Kada se ove dozvole postave, korisnici te bezbednosne grupe mogu da upravljaju upozorenjima i podsetnicima za svoje ljude.

Manage My Alerts and Reminders – upravljanje sopstvenim upozorenjima i podsetnicima

Na stranici Manage My Alerts and Reminders – upravljanje sopstvenim upozorenjima i podsetnicima, korisnik može da uključi ili isključi obaveštenja o zadacima i podsetnike, uključujući izveštaje o statusu.

Ovde možemo podesiti da budemo obavešteni preko e-maila za različita dešavanja u vezi aktivnosti, npr.

  • kada dobijemo novi task – I receive a new task assignment in my project ili
  • kada postojeći task bude modifikovan – My project tasks are modified.
My Alerts and Reminders

Takođe, možemo uključiti podsetnik za različite situacije. Npr. možemo podesiti sistem da nam pošalje podsetnik dva dana pre početka aktivnosti ili jedan dan pre očekivanog roka za realizaciju aktivnosti.

Isto to možemo podesiti za praćenje rada članova tima i definisati da nam sistem šalje podsetnike za njihove aktivnosti. To se radi klikom na link

Manage My Resources’ Alerts and Reminders.

Na stranici Manage My Resources’ Alerts and Reminders, upravljajte upozorenjima i podsetnicima vaših članova tima. Korisnik, obično je to menadžer projekta koji vodi određeni projekat ili menadžer resursa sa dozvolom za angažovanje resursa, može da uključi ili isključi upozorenja i podsetnike o zadacima svojih članova tima, zahtevima za angažovanje resursa koji čekaju odobrenje, izveštaje o statusu itd.

My Resources’ Alerts and Reminders

Evo nekoliko primera podešavanja koje možemo da namestimo u ovoj kartici. Ako želite da znate kada:

  • Neko dodaje novi zadatak – U okviru My Team Members Tasks treba čekirati opciju Submit New Tasks and Assignments.
  • Neko daje zadatak nekom drugom ili preuzima zadatak od njega – U okviru My Team Members Tasks treba čekirati opciju Reassign Tasks.
  • Neko ažurira zadatak – U okviru My Team Members Tasks treba čekirati opciju Update Tasks.
  • Ako neko podnosi izveštaj o stanju – u okviru My Resources Status Repors – izveštaji o statusu mojih resursa izaberite Submit a status report – pošalji izveštaj o statusu.

Možemo zaključiti da je jedan od glavnih benefita Project Online okruženja, to što možete vrlo jednostavno podesiti prava pristupa i konfigurisati obaveštenja i upozorenja. Na taj način će svako videti samo ono što treba da vidi, na vreme biti obavešten i u toku sa dešavanjima na projektu. Ovaj benefit kao i ostale benefite Project Online okruženja detaljno obrađujemo na našoj obuci za Project Online.

Obuka za Microsoft Project Online.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *