Kao poslovni lider, znate da morate poboljšati određene oblasti svog poslovanja da biste postigli više ciljeve. Ali razumevanje mape puta o tome kako doći do toga zahteva razumevanje šta nedostaje vašim operacijama da biste to uradili.
Kako znate šta da skratite, popravite, proširite ili promenite da biste svoje poslovanje podigli na sledeći viši nivo?
Možda imate mnogo nagađanja o tome šta se dešava, a vaš tim može imati različita mišljenja o tome kako da ciljevi budu ispunjeni. Umesto da se krećete u mraku, gap analiza vas vodi kroz detaljno ispitivanje gde se vaša organizacija trenutno nalazi i gde želite da bude kako biste mogli da delujete na osnovu činjenica, a ne pretpostavki, da biste dostigli svoj potencijal.
Šta je gap analiza?
Gap analiza, analizu nedostataka, analizu potreba Ii procenu potreba je proces koji kompanije koriste da uporede svoj trenutni učinak sa željenim, očekivanim učinkom. Tako otkrivaju nedostatke i mogućnosti za poboljšanje.
Ova analiza se koristi da bi se utvrdilo da li kompanija ispunjava očekivanja i da li efikasno koristi svoje resurse.
Gap analiza je sredstvo pomoću kojeg kompanija može prepoznati svoje trenutno stanje – merenjem vremena, novca i rada i uporediti ga sa svojim ciljnim stanjem. Definisanjem i analizom ovih praznina, menadžerski tim može da napravi akcioni plan za pomeranje organizacije napred i popunjavanje praznina u učinku.
Vrlo često posledica gap analize je pokretanje projekta pa je ujedno i važan element projektnog menadžmenta.
Šta gap analiza može učiniti za vas?
Gap analiza meri stvarne u odnosu na očekivane rezultate da bi se identifikovale neoptimalne ili nedostajuće strategije, procesi, tehnologije ili veštine. Koristite rezultate analize nedostataka da biste preporučili radnje koje vaša kompanija treba da preduzme da bi ispunila svoje ciljeve. Na osnovu toga se određuje na čemu treba da rade kako bi poboljšali učinak ili rezultate i brže krenuli na pravi put. Kompanije takođe mogu da koriste proces gap analize da bi podigle performanse pojedinca ili tima i pogledale atribute kao što su kompetencija zadatka, nivo učinka i produktivnost.
Za razliku od procene rizika, koja ima tendenciju da bude okrenuta budućnosti, gap analiza ispituje trenutno stanje.
Takođe možete posmatrati gap analizu kao sredstvo za upoređivanje učinka sa potencijalom. Drugim rečima, koliko su osoba, grupa ili proizvod pali od svog kapaciteta? Da li resursi nisu zadovoljili potrebe?
Gap analiza je proces koji, kada se primeni na druge poslovne procese, postaje proces izveštavanja koji se koristi za poboljšanje. Kada se primeni na proizvodnju, gap analiza može bolju raspodelu resursa sa njihovog trenutnog nivoa alokacije ka optimalnom nivou. Ti resursi mogu biti vreme, novac, materijalni ili ljudski resursi.
Zašto kompanije vrše gap analizu?
Kompanije vrše gap analizu kako bi identifikovale razliku između mesta gde se nalaze i mesta gde žele da budu. U upravljanju projektima, razlika između načina na koji kompanija obavlja zadatak ili aktivnost i idealnog načina na koji bi to moglo da se izvrši naziva se C∆V (izgovara se „C delta-V“), ili trenutna vizija praznina. Razlika između cilja za metriku i stvarne metričke performanse naziva se A∆T (izgovara se „A delta-T“), ili stvarni ciljni jaz.
U nastavku su navedeni neki razlozi zbog kojih bi kompanija mogla da izvrši gap analizu:
Benchmarking: Poređenje rezultata sa spoljnim kriterijumima. Na primer, IT kompanija možda želi da vidi gde se nalazi u odnosu na kriterijume performansi u industriji. Odnosno gde je u odnosu na konkurenciju.
Analiza portfelja: Ispitujući svoj portfolio proizvoda kako bi potražili nove mogućnosti prodaje, kompanija može koristiti analizu nedostataka da identifikuje nove proizvode za prodaju. U suprotnom smeru, oni takođe mogu da traže postojeće proizvode koji se ne prodaju dobro, da koriste analizu nedostataka da otkriju zašto, a zatim da ih promovišu (npr. da ih više promovišu u marketing kamanjama), promene ih da bi bolje zadovoljili potrebe kupaca ili ih uklone iz portfelja.
Profit: Ako predviđeni procenat profita nije dostignut, kompanija može da koristi gap analizu da bi utvrdila šta je pošlo naopako i da li je bilo u planiranju ili izvršenju. Da li je organizacija plaćala troškove materijala veće od očekivanih ili je morala da snizi cene zbog neočekivane konkurencije?
Procesi: Analiza praznina može pomoći da se otkriju nedostaci procesa, tako da stvarni ishodi odgovaraju očekivanim ishodima.
Indikatori učinka: Analiza nedostataka se takođe može primeniti na ključne indikatore učinka kao što su akvizicija novih kupaca, prosečna količina porudžbine ili povraćaj ulaganja (ROI).
Koje su prednosti analize nedostataka?
Gap analiza vas primorava da razmislite o svojoj trenutnoj situaciji, vašem željenom budućem stanju, osnovnim uzrocima jaza između to dvoje i akcionom planu za premošćavanje tog jaza na veoma strukturiran i jasan način.
Ali pored toga, ova analiza predstavlja okvir za saradnju na kreiranju strateškog plana i zajedničkog plana izvršenja koji je vidljiv i usklađen sa svim zainteresovanim stranama. Kada je više ljudi uključeno u strateško planiranje i izvršenje, njihovi različiti pristupi ponekad mogu biti u sukobu.
Gap analiza (analiza praznina) se takođe može koristiti kao način za analizu istorijskih performansi. Kada prvi put pokrenete proces analize praznina, eksplicitno ćete uhvatiti trenutni učinak vašeg poslovanja (u kvalitativnom i kvantitativnom obliku). Dakle, sledeći put kada to uradite, imaćete merilo sa kojim možete da uporedite svoj najnoviji učinak sa efikasno postavljenim ciljevima.
Slučajevi i primeri upotrebe analize nedostataka
Dakle, sve zvuči odlično. Ali, kada je najbolje vreme za prolazak kroz proces analize praznina? Gap analiza je najkorisnija kada treba da:
- Napravite novu strategiju za svoj tim i želite da razumete gde se trenutno nalazite
- Odredite prava područja fokusa da biste postigli svoje poslovne ciljeve
- Razvijete novi proizvod razumevajući jaz između vaše trenutne ponude i onoga što kupci žele
- Saznate zašto ne ispunjavate važne KPI i strateške ciljeve
- Razvijete strategiju upravljanja promenama, ali prvo morate da identifikujete praznine između trenutnog i željenog stanja
- Identifikujte mogućnosti za poboljšanje trenutnih procesa ili tokova posla
- Pripremite se za reviziju i pokažite kako proaktivno rešavate sve nedostatke
- Pripremite strateški plan i odredite prioritet raspodele resursa
- Napravite organizacione promene, kada se struktura kompanije promeni, to može pomoći u pronalaženju oblasti neusklađenosti ili praznina u istraživačkim veštinama, znanju ili resursima koje treba rešiti
- Upravljate učinkom, može pomoći da se pronađu oblasti u kojima zaposleni, timovi ili odeljenja ne rade onako dobro kao što bi mogli i da se razviju planovi za poboljšanje učinka i produktivnosti
- Analiza nedostataka pomaže u pronalaženju oblasti za poboljšanje vaših procesa, proizvoda ili usluga
- Pomaže da se razviju dobri planovi za zatvaranje jaza između onoga što žele da rade i onoga što rade
- Pomaže u postavljanju prioriteta i efektivnoj raspodeli resursa
- Ukazivanje na oblasti u kojima organizacije treba da budu više usklađene pomaže da se obezbedi usklađenost sa pravilima i propisima
- Ovo može pomoći u poboljšanju performansi, povećanju efikasnosti i smanjenju troškova
- Poboljšava donošenje odluka i omogućava kompanijama da donose pametne izbore pružanjem uvida zasnovanih na podacima
- Identifikujući praznine na tržištu ili potrebe kupaca, može pronaći mogućnosti za rast i širenje
- Efikasnost inicijativa za poboljšanje tokom vremena može se pratiti pomoću toga da se proceni napredak
Ovo su, naravno, samo neki slučajevi gde gap analiza dolazi do izražaja. Pogodna je za sve kompanije i sve tipove analiza.
Kako izvršiti gap analizu
Sledeći šablon za analizu praznina korak po korak vodi vas kroz to kako da identifikujete razliku između stvarnosti i vaših aspirativnih poslovnih ciljeva, što vam olakšava otkrivanje gde postoji prostor za rast. Ovaj šablon se može primeniti na celu organizaciju ili svaki pojedinačni proces.
Identifikujte oblast za poboljšanje
Prvi korak je da razumete gde želite da primenite model analize praznina i šta želite da izvučete iz njega. Odatle možete proceniti koju vrstu analize praznina želite da primenite na situaciju.
Možda želite da poboljšate efikasnost postojeće operacije, u kom slučaju gap analiza u performansama može pomoći. Možda pokušavate da utvrdite da li treba da zaposlite više osoblja. U tom slučaju, iskoristili biste analizu praznina u ljudstvu.
Analizirajte trenutno stanje
Kada identifikujete gde je potrebna analiza praznina i svrhu te analize, možete da pregledate gde ste danas. Gledajući trenutno stanje, određujete svoju početnu liniju za poboljšanje.
Na primer, ako dobijate pritužbe kupaca na sporo vreme odgovora, saznajte koje je to trenutno vreme za koje kupac dobija odgovor.
Prikupite sve relevantne poslovne informacije i dokumentujte sve faktore koji su doprineli stvaranju trenutnog stanja. Budite konkretni i detaljni u ovoj dokumentaciji kako biste pomogli u analizi. Na primer, ako izjava o radu postavlja određene zakonske zahteve koji doprinose trenutnom stanju, zabeležite taj detalj.
Takođe, imajte na umu koji su faktori korisni, a koji izgleda da štete poslovanju. Ovo vam omogućava da odredite gde možete da poboljšate kada definišete buduće stanje u sledećem koraku.
Definišite krajnji cilj
Nakon što ste razumeli gde se trenutno nalazite, vreme je da definišete merljive ciljeve kojima treba težiti. Ovo je krajnje stanje do kojeg optimizujete svoje poslovanje. Jedan od načina da odredite svoje idealno buduće stanje je da pogledate industrijske standarde ili nivo koji postavlja konkurencija. Prednost ovog pristupa je u tome što znate da je to ostvarivo kada kompanija otkloni svoje nedostatke.
Drugi pristup je da pogledate istorijske podatke za vašu kompaniju. Ako svake godine povećavate prodaju za 10%, ali ona iznenada pada na 8%, krajnji cilj bi mogao biti da se prodaja vrati na nivo od 10% ili više.
Takođe možete koristiti povratne informacije zaposlenih ili kupaca da biste razumeli krajnje stanje koje treba da kreirate. Na primer, kupci bi vam mogli reći da vašim ponudama nedostaje ključna karakteristika, tako da cilj može biti razvoj te funkcije.
Razumite jaz
Pogledali ste trenutno stanje. Definisali ste buduće stanje. Sada, uporedite to dvoje da biste razumeli jaz koji pokušavate da zatvorite. Možda je jaz mali, poput nekoliko manjih podešavanja postojećeg procesa, ili može uključivati velike organizacione ili operativne promene, što zahteva proces upravljanja promenama. Ovo je vreme da shvatite koje prepreke pokušavate da prevaziđete.
Dokumentujte sve izazove u trenutnom procesu koji se moraju prevazići da biste došli do krajnjeg stanja. Obratite pažnju na to koja su značajna pitanja za koja će biti potrebno vreme i koja se mogu brzo rešiti. Ova lista definiše kako izgleda praznina, što će biti od pomoći za sledeći korak.
Odredite plan akcije
Sada je vreme da se odredi plan akcije za premošćivanje praznina. Sada kada ste obavili naporan posao iz prethodnih koraka, ovaj korak se usredsređuje na sastavljanje preporuka i dobijanje podrške od relevantnih zainteresovanih strana.
Sa jasnoćom koje prepreke koje treba prevazići, mora da osmisliti rešenja za svaku. Obavezno prikupite povratne informacije o svojim rešenjima kako biste bili sigurni da postoji podrška u celoj organizaciji.
Neki alati za analizu nedostataka koji mogu pomoći da vaše nalaze pretvorite u akcioni plan uključuju SWOT analizu (snage, slabosti, prilike, pretnje), koja vam pomaže da organizujete problematična područja, kao i preporuke, i ishikawa dijagram (dijagram riblje kosti), koji vam omogućava da mapirate osnovne uzroke problema.
Dakle, gap analiza je način da pregledate svoje trenutne strategije da biste videli šta funkcioniše, a šta je još potrebno. I da preduzmete odgovarajuće korake da savladate dotični jaz.