Kanban metodologija | Project Management Srbija

Kanban metodologija

Kanban metodologija

Kanban metodologija

Kanban

Kanban je okvir koji potpada pod Agilnu metodologiju. Razvio ga je krajem četrdesetih godina prošlog veka inženjer i biznismen Taiichi Ohno, za Toyotu, automobilsku industriju u Japanu. Stvoren je kao jednostavan sistem planiranja, čiji je cilj bio optimalni nadzor i upravljanje radom i zalihama u svakoj fazi lean proizvodnje.

Ključni razlog za razvoj Kanban metodologije bila je neadekvatna produktivnost i efikasnost Toyote u poređenju sa američkim automobilskim rivalima. Sa Kanban metodologijom, Toyota je postigla fleksibilan i efikasan sistem kontrole proizvodnje, koji je povećao produktivnost, istovremeno smanjujući trošak sirovina, poluproizvoda i gotovih proizvoda.

Vremenom je Kanban postao efikasan način upravljanja u raznim proizvodnim sistemima. Kanban je jedan od najjednostavnijih okvira koji se koristi, jer omogućava menadžerima projekata da efikasno upravljaju i prate svoje projekte.

Šta je Kanban metodologija?

Izvođenje posla na brz i efikasan način veoma često može biti veliki izazov. Kanban metodologija predlaže pristup upravljanja sa kontinuiranim poboljšanjem bez preopterećenja razvojnog tima koji se fokusira na produktivnost i efikasnost.

Ovim ilustrativnim pristupom napredak celog projekta može se lako razumeti na prvi pogled.

Kanban sistem idealno kontroliše čitav lanac vrednosti od dobavljača do krajnjeg potrošača. Na ovaj način pomaže u izbegavanju problema snabdevanja i prekomernog skladištenja robe u različitim fazama proizvodnog procesa. Kanban metodologija zahteva kontinuirano praćenje procesa. Posebno treba posvetiti pažnju kako bi se izbegla uska grla koja mogu usporiti proizvodni proces. Cilj je postići veću produktivnost sa nižim rokovima isporuke.

Kanban metoda je postupak za postepeno poboljšanje onoga što radite, bilo da se radi o razvoju softvera, zapošljavanju, marketingu i prodaji, nabavci itd.

U stvari, skoro svaka poslovna funkcija može imati koristi od primene principa Kanban metodologije.

Specifična karakteristika Kanban okvira među različitim Agilnim metodologijama je njegova kompatibilnost sa postojećim organizacionim postavkama. Za razliku od drugih popularnih okvira, Kanban veruje u uvođenje vrlo malih, ali značajnih promena u postojeću postavku. Ovaj pristup posebno odgovara tradicionalnijim organizacijama gde se hijerarhija i uloge funkcionalnih menadžera smatraju posebno važnim.

Kanban board – Kanban tabla

Kanban metodologija zasniva se na korišćenju Kanban board-a. To je alat koji vizualizuje čitav projekat kako bi se jednostavno pratio tok projekta. Kroz ovaj grafički pristup, novi član ili spoljni entitet može da razume šta se trenutno događa, koji su zadaci završeni a koji zadaci se tek treba realizovati u budućnosti.

Kanban sistemi su jednostavni po dizajnu i fleksibilni po prirodi. Jednostavnim definisanjem koraka procesa u kolone i dokumentovanjem radnih zadataka karticama možete početi da iskušavate prednosti Kanban metodologije.

Lepota Kanban table je u jednostavnosti i sposobnosti da projekat prikažu na praktičan način. Svaka kolona je faza u projektu, tako da članovima tima i menadžeru daje pregled na prvi pogled. Timovi mogu da vide na kojim zadacima su dodeljeni da rade, a menadžeri mogu da prate napredak zadataka na projektu.

Dakle, osnovni elementi Kanban board-a su sledeći:

  • Kolone –  koje predstavljaju definisane korake u procesu
  • Kartice –  koje predstavljaju radne zadatke koji se kreću kroz proces

Kanban board ukazuje na:

  • trenutne zadatke koji se izvršavaju
  • zadatke koje treba obaviti u budućnosti
  • zadatke koji su završeni

Podeljene kolone su međusobno povezane i zadaci se postepeno povlače iz krajnje leve kolone (budući zadaci) u krajnju desnu kolonu (izvršeni zadaci). Kanban sistem meri radni ciklus koji se završava principom Work in Progress (WIP). WIP ima određena ograničenja i unapred definisani specifični status.

Ograničavanje WIP-a radi održavanja doslednih standarda jedan je od osnovnih principa koji upravljaju Kanban metodologijom. Za sam tim je izuzetno važno da tekuće zadatke izvršava po propisanom redosledu.

WIP ograničenja

Kanban metodologija zahteva stroga ograničenja obima nedovršenog posla u bilo kom trenutku. Timovi dodeljuju ograničenje broju kartica u bilo kojoj koloni aktivnog rada. Kada je ograničenje ispunjeno, nijedan novi rad ne može ući u kolonu dok se zadatak ne dovrši i premesti u sledeću kolonu. Ovaj sistem pomaže timovima da identifikuju uska grla i podstiče članove timova da se okupe kako bi ih ispravili.

Kanban kolone

Kao što je gore već pomenuto, kolone se nalaze na tabli i predstavljaju način za razbijanje različitih faza u toku projekta. Kartice su organizovane pod naslovima kolona i prevlače se u sledeću kolonu desno da bi se naznačilo gde su u proizvodnom ciklusu ili toku rada.

Kartice Kanban

Kanban kartice se postavljaju na Kanban tabli i svaka predstavlja individualni zadatak. Svaka kartica je ispunjena informacijama vezanim za taj zadatak, poput njenog naziva i kratkog opisa. Ovako prikazani zadaci će takođe biti dodeljeni članovima projektnog tima koji će biti odgovorni za izvršenje zadatka do krajnjeg roka.

Dakle, na prednjoj strani Kanban kartice potrebno je uneti detalje koji olakšavaju svakom ko posmatra tablu da razume ključne detalje tog projektnog zadatka.

Kanban metodologija

A ti detalji su:

  • Naziv – koji ukazauje na to o kom se projektnom zadatku radi
  • Dodela kartice – ko radi na tom zadatku
  • Tip kartice – o kakvom se poslu radi
  • Datum dospeća – da li postoji definisan rok dospeća za taj radni zadatak

Detaljnije informacije Kanban kartice su:

  • Opis kartice – šta je tačno uključeno u konkretni projektni zadatak. Koji je cilj ili željeni krajnji rezultat.
  • Prilozi ili datoteke – da li postoje dokumenti, veze ili vizuelni elementi koji su korisni za dovršavanje ovog radnog zadatka
  • Istorija komentara – šta je tim dodao

Principi i prakse Kanban metodologije

Kanban metodologija prati niz principa i praksi za upravljanje i poboljšanje poslovnih procesa kao jedna evoluciona metoda koja promoviše postepena poboljšanja procesa organizacije. Ako sledite ove principe i prakse, moći ćete uspešno da koristite Kanban za maksimiziranje prednosti vašeg poslovnog procesa. Uspećete da poboljšate protok, smanjiti vreme ciklusa, povećate vrednost za kupca, sa većom predvidljivošću, a sve je to presudno za apsolutno svako poslovanje u današnje vreme.

Četiri osnovna principa Kanban metodologije:

  • Pokrenite postojeći tok posla
  • Pristanite na postepene promene
  • Poštujte trenutne uloge, odgovornosti i nazive poslova
  • Podstaknite liderstvo na svim nivoima

Pokrenite postojeći tok posla

Kanban metoda snažno naglašava da ne menjate postojeće postavke ili procese odmah. Kanban metodologija se mora primeniti direktno na trenutni tok posla. Sve potrebne promene mogu se dešavati postepeno tokom određenog vremenskog perioda tempom koji vama odgovara.

Pristanite na postepene promene

Kanban metodologija vas podstiče na male postupne promene, umesto na radikalne promene koje bi mogle dovesti do otpora u timu i organizaciji.

Poštujte trenutne uloge, odgovornosti i nazive poslova

Za razliku od drugih metoda, Kanban sam po sebi ne nameće nikakve organizacione promene. Dakle, nije potrebno menjati postojeće uloge i funkcije koje se možda dobro izvode. Tim će zajednički identifikovati i primeniti sve potrebne promene. Ova tri principa pomažu organizacijama da prevaziđu tipični emocionalni otpor i strah od promena koji obično prate bilo kakve inicijative za promene u organizaciji.

Podstaknite liderstvo na svim nivoima

Kanban metodologija podstiče kontinuirano usavršavanje na svim nivoima organizacije i po ovoj metodologiji lideri ne moraju poticati samo od viših menadžera. Ljudi na svim nivoima mogu pružiti ideje i pokazati vođstvo za sprovođenje promena kako bi kontinuirano poboljšavali način na koji isporučuju svoje proizvode i usluge.

Osnovne prakse Kanbana

Ako ste odlučili da Kanban metodologiju uključite u svoj stil upravljanja projektom, pregledajte ova četiri koraka kako biste bili sigurni da ovaj tok posla povećava efikasnost vašeg tima.

Izradite eksplicitne politike procesa

Kanban metodologija deluje samo ako svi u timu znaju kako funkcioniše. Jednom kada definišete WIP ograničenja, učinite ih vidljivim na tabli. Uverite se da svi članovi tima razumeju kako se posao provlači kroz tablu i utvrdite očekivanja za rešavanje uskih grla.

Upravljanje protokom

Nemojte jednostavno vizualizovati svoj tok posla – upravljajte njime. Definišite važne metrike, kao što je koliko je vremena potrebno da se stavka kreće kroz ploču i koristite ove metrike za poboljšanje procesa. Kada vidite uska grla, preduzmite korake da ih sprečite u budućnosti. Aktivno se bavite informacijama koje dobijate na Kanban board-u, umesto da ih pasivno posmatrate.

Koristite petlje povratnih informacija

Odlučite se za redovne intervale za pregled podataka na vašoj Kanban tabli. Podesite pregled u određeno vreme (na primer, svake dve nedelje), kao i kad god se na ploči pojave problemi, poput uskih grla. Redovne povratne informacije osiguravaju stalno poboljšanje.

Poboljšajte saradnju

Kanban metodologija se u velikoj meri oslanja na rad članova projektnog tima. Zato sarađujte sa svojim timom na rešavanju problema i rešavanju uskih grla. Ovo vam pomaže da poboljšate procese na načine koje menadžer sam možda ne bi uzeo u obzir i održava članove tima uloženim u to da stvari funkcionišu.

Vrednosti Kanban metodologije

Kanban metodologija je dizajnirana da vam pomogne da optimizujete tok posla i iskoristite puni kapacitet vašeg tima.

Timovi koji primenjuju Kanban za poboljšanje usluga koje pružaju mogu se pohvaliti sledećim vrednostima:

  • Transparentnost – Otvoreno razmenjivanje informacija korišćenjem jasnog i svima prihvatljivog jezika poboljšava protok poslovne vrednosti.
  • Ravnoteža – Različiti aspekti, gledišta i sposobnosti moraju biti uravnoteženi kako bi se postigla efikasnost.
  • Saradnja – Kanban metodologija je stvorena da poboljša način na koji ljudi rade zajedno.
  • Fokus na kupca – Kanban sistem ima za cilj optimizaciju toka vrednosti za kupce koji su van sistema, ali mogu biti interni ili eksterni u odnosu na organizaciju u kojoj sistem postoji.
  • Tok posla – rad je kontinuirani ili epizodni tok vrednosti.
  • Liderstvo Liderstvo kao sposobnost podsticanja drugih da deluju primerima, rečima i razmišljanjem, potrebno je na svim nivoima kako bi se ostvarilo kontinuirano poboljšanje i donela vrednost.
  • Razumevanje – Individualno i organizaciono poznavanje polazne tačke neophodno je za napredak i poboljšanje.
  • Dogovor – Svi koji su uključeni u sistem posvećeni su poboljšanju i slažu se da se zajednički kreću ka ciljevima poštujući i uvažavajući razlike u mišljenjima i pristupu.
  • Poštovanje – Ova metodologija podstiče razumevanje, vrednovanje i pokazivanje obzira prema ljudima.

Kontinuirano poboljšanje

Cilj Kanban metodologije je poboljšanje procesa tima. Tim se povremeno sastaje kako bi razgovarao o promenama koje treba izvršiti, a sastanak se vodi na osnovu podataka prikazanih na Kanban tabli .

Kada se redovno održavaju, ovi sastanci pomažu timu da kontinuirano ispravlja i prilagođava svoj proces. Ovo poboljšava tok rada bez pravljenja iznenadnih ili dramatičnih promena, obezbeđujući jednostavnu primenu Kanbana u skoro bilo kom timu.

Po čemu se Kanban razlikuje od Scrum-a?

I Kanban i Scrum fokusiraju se na rano i često objavljivanje softvera. I jedna i druga metodologija zahtevaju visoko saradničke i samoupravne timove. Postoje, međutim, razlike između ova dva pristupa:

KANBAN SCRUM
Nema propisanih uloga Unapred definisane uloge – scrum master, vlasnik proizvoda i scrum tim  
Kontinuirana isporuka Vremenski sprint
Rad se „vuče“ kroz sistem (jednodelni tok)   Rad se “izvlači” kroz sistem u serijama (zaostatak u sprintu)  
Promene se mogu izvršiti u bilo kom trenutku   Nije dozvoljena nijedna promena u srednjem sprintu  
Vreme ciklusa   Brzina
Pogodnije u operativnim okruženjima sa visokim stepenom varijabilnosti prioriteta   Pogodnije u situacijama kada se rad može dati po prioritetima u grupama koje se mogu ostaviti same  

Kanban se sastoji od vizualizacije vašeg rada, ograničavanja nedovršenog rada i maksimiziranja efikasnosti ili protoka. Kanban timovi se fokusiraju na smanjenje vremena potrebnog za projekat od početka do kraja. To rade pomoću Kanban table i neprekidno poboljšavaju svoj tok posla.

Scrum timovi se obavezuju da će isporučiti radne pakete kroz određene intervale koji se nazivaju sprinti. Njihov cilj je stvoriti petlje učenja kako bi brzo prikupili i integrisali povratne informacije kupaca. Scrum timovi usvajaju određene uloge, kreiraju posebne artefakte i održavaju redovne sastanke kako bi se stvari kretale napred.

Koju agilnu metodologiju upravljanja projektima treba da koristite?

Nije iznenađujuće što odgovor na ovo pitanje zavisi od vašeg projektnog tima i njegovih ciljeva. Da biste se lakše odlučili, postavite sebi ova dva pitanja.

  • Koje ciljeve imam za svoj tim?

Iako svaka metodologija ima isti cilj završetka projekta, njihovi sekundarni ciljevi čine ih zaista različitim. Vaši ciljevi mogu vam pomoći da odlučite koja vam metodologija najbolje odgovara.

Utvrdite šta najviše želite za svoj tim. Ako jednostavno želite da radite brže, isprobajte Scrum. Ako želite da poboljšate svoj proizvodni proces, koristite Kanban. Ako vaši projekti zahtevaju linearni tok rada, primenite Waterfall. Ako niste sigurni, istražite druge Agile opcije i postavite sebi sledeće pitanje.

  • Koje ćemo se metodologije zapravo držati?

Razlike u metodologijama upravljanja projektima bitne su samo ako metodologiju koristite dosledno. Bez WIP ograničenja, na primer, Kanban je samo još jedna složena Agilna metodologija.

Na osnovu ovoga možemo zaključiti da najbolja metodologija upravljanja projektima za vaš tim je ona koju ćete savršeno i dosledno izvršiti. Korišćenjem pojedinačnih delova metodologije samo ćete izgubiti blagodati koje su metodologiju uopšte popularizovale. Dakle, iako sigurno možete prilagoditi metodologije za upotrebu svog tima, najbolje je da koristite metodologiju kako je predviđeno, prilagođavajući samo po potrebi.

Organizacija, kultura i dinamika tima često određuju koja metoda najbolje odgovara