Resursi u MS Projectu | Project Management Srbija

Resursi u MS Projectu

Resursi u MS Projectu

Resursi u MS Projectu

Upravljanje resursima u MS Projectu

Više puta smo govorili o značaju MS Projecta u upravljanju projektima, odnosno benefitima koje priža sa ciljem uspešne realizacije projekta. Jedna od značajnih uloga MS Projecta je u pružanju mogućnosti stvaranja kompletnog i optimalnog plana projekta, kao i praćenja njegove realizacije.„Optimalni“ plan je plan koji ispunjava ciljeve projekta. Projekat ima za cilj postizanje visokog kvaliteta i zadovoljnog klijenta, u okviru planiranog budžeta i postavljenih rokova što je osnova svakog projekta. Na tome se temelji uspešna metodologija za projektni menadžment.

Utvrđivanje da li je vaš plan optimalan može biti donekle subjektivan, ali minimalni zahtevi koje treba da ispunjava optimalni plan su sledeći:

  • Sve faze, podfaze i aktivnosti potrebne za postizanje ciljeva projekta uključeni su u plan projekta
  • Svi resursi su dodeljeni aktivnostima
  • Za svaku aktivnost projekta angažovan je radni resurs sa tačnom procenom potrebnog vremena za njegovo angažovanje

Dakle, da biste procenili koliko je vaš plan realan između ostalog važno je imati stalni uvid u pregled opterećenja resursa, odnosno njegovog angažovanja na projektu. U daljem tekstu ćemo se baviti upravo ovom temom, tačnije pokazaćemo kako vam MS Project može pomoći u proceni opterećenja radnih resursa.

Za početak, da biste osigurali realnu raspodelu opterećenja radnih resursa potrebno je da plan vašeg projekta postigne ravnotežu nekoliko faktora, a to su:

  • Količina posla koju resurs može obaviti u vremenskom periodu
  • Redosled i međusobnu zavisnost aktivnosti na projektu
  • Veštine potrebne za obavljanje određenih aktivnosti
  • Očekivani vremenski okvir za realizaciju projekta
  • Stopa iskorišćenosti resursa

Šta je opterećenost resursa?

Podsetićemo se da su radni resursi ljudi koji su angažovani za obavljanje aktivnosti na projektu.

Kapacitet radnog resursa je određen vrednošću njegovog maksimalnog kapaciteta angažovaja (Max.Units) i kaledara resursa, o čemu smo govorili u našem članku Resursi u MS Projectu. Odnos između kapaciteta resursa i njegovog angažovanja na obavljanju aktivnosti predstavlja opterećenost resursa.

Na osnovu opterećenosti resursa, svaki resurs u određenom trenutku rada na projektu može biti:

Nedovoljo opterećen – resurs je nedovoljno opterećen ako njegovo angažovanje na projektu ne ispunjava maksimalni kapacitet angažovanja (Max.Units), odnosno mnogo je manje angažovan nego što može biti.

Potpuno opterećen – resurs je potpuno opterećen ako njegovo angažovanje ispunjava njegov maksimalni kapacitet angažovanja na projektu. Ako resurs može biti angažovan 8h dnevno, i angažovan je baš 8h dnevno, to znači da je potpuno opterećen.

Preopterećen – najgora varijanta je kada je resurs preopterećen, odnosno kada njegovo angažovanje prelazi njegov maksimalni kapacitet angažovanja na projektu (Max.Units). To znači da će naš resurs u pojedinim delovima projekta biti angažovan više od 8h dnevno koliki mu je maksimalni kapacitet.

Naravno, najidealnija je situacija, a ujedno i cilj svakog menadžera projekta, da svi resursi koji su angažovani za obavljanje aktivnosti projekta u svakom trenutku na projektu budu optimalno angažovani, tj. potpuno opterećeni. Razumljivo je zašto nije dobro imati preopterećene resurse jer to neminovno vodi ka kašnjenju projekta.Vrlo često ni nedovoljno opterećenje resursa na projektu nije sasvim opravdano jer isti resursi nisu iskorišćeni na optimalni način.

Zašto dolazi do preopterećenosti resursa?

Preopterećeost resursa se najčešće dešava kada u kompaniji postoji više projekata za čije aktivnosti su angažovani isti resursi. Do preopterećenosti resursa, takođe, može doći i kada menadžeri projekata žele da ispune nerealna očekivanja sponzora projekta. Prekomerno opterećenje resursa u svakom slučaju nije dobro jer vrši pritisak na resurse i može dovesti do kašnjenja projekta. Takodje, može biti skupo nadokanditi te potrebne sate kroz prekovremeni rad koji se skuplje plaća nego redovni, Tome treba dodati pitanje motivacije i nezadovoljstva zaposlenih zbog lošeg plana projekta i konstantnog trčanja za rokovima.

Zato je važno za sve menadžere projekta da prepoznaju ovakve situacije i razviju strategiju za njihovo rešavanje. Prekomerno agažovanje resursa može se rešiti prilagođavanjem aktivnosti ili zamenom preopterećenog resursa nekim drugim koji je adekvatan za obavljanje dotične projektne aktivnosti.

Situacije koje dovode do preopterećenosti resursa i na koje posebno treba obraćati pažnju tokom trajanja projekta su sledeće:

  • Resurs je angažovan puno radno vreme za obavljanje više istovremenih aktivnosti

Ovo bi značilo da je resurs čije je radno vreme 8 sati dnevo, angažovan da radi istovremeno dve aktivnosti od kojih svaka zahteva dnevnu angažovanost resursa određen broj sati a što je u zbiru više od 8 sati u toku dana

  • Produženo trajanje aktivnosti

Ako se povećava trajanje aktivnosti u odnosu na planirano trajanje, onda se
povećava i količina posla dodeljenom resursu što može dovesti do toga da resurs ima previše posla koji treba da obavi odjednom, što je posledica neplaniranog preklapanja pojedinih aktivnosti

  • Manja raspoloživost resursa, odnosno manji maksimalni kapacitet angažovanja resursa (Max.Units)

Ovakva situacija dešava se kada je maksimalni kapacitet angažovanja resursa sa 100% (ili 8 sati dnevno), smanjen na 50% zbog skraćenog radnog vremena konkretnog resursa.

Kako u MS Projectu pratiti opterećenost resursa?

Pogled Gantt Chart

Podrazumevani prikaz u MS Projectu je prikaz Gantt Chart. Već u ovom prikazu možemo uočiti da se u slučaju pojave preopterećenih resursa
pojavljuje crveni indikator koji nam signalizira da imamo preopterećenje resursa. To se vidi u koloni Indicators koja je obeležena sa „i“ i nalazi se skroz levo u tabelarnom delu prikaza. U našem primeru to je resurs Jelena koja je istovremeno angažovana puno radno vreme na obavljanju aktivnosti Betonski radovi i Armirački radovi. Radi se o aktivnostima koje se obavljaju paralelno u periodu od 29.10. do 11.11. što se može videti na slici.

Preopterećeni resursi

Resource Usage

Ovaj prikaz služi da se vidi detaljno angažovanje resursa na projektu. Ako dodamo i detalje, onda možemo jasno da vidimo gde i koliko su resursi preopterećeni.

Na gornjoj slici se jasno vidi da je resurs R1 odgovoran za realizaciju dve aktivnosti: Akt 1 i Akt 2. S obzirom da aktivnosti idu u isto vreme, jasno se vidi da je naš resurs angažovan po 8h za svaku pojedinačnu aktivnost, odnosno ukupno 16h dnevno. U donjem delu slike je bojama obeleženo njegovo angažovanje. Plava predstavlja njegovo regularno angažovanje, a crvena preotperećenje. Vrlo precizno se vidi ko je preopterećen, gde, na kojim aktivnostima i koliko.

Ovo je signal projekt menadžeru da hitno reaguje kako bi projekat vratio na pravi put.

Team Planner

Jedan od najboljih prikaza u kome se vidi preopterećenje resursa i u kome se preopterećenje može najlakše otkloniti je Team Planner. Kao što se vidi na donjoj slici, na levoj strani ovog prikaza se vidi spisak resursa, na vrhu prikaza je vremenska osa projekta, a na desnoj strani su aktivnosti. Tako da je svaki resurs u jednom redu i pored sebe ima aktivnosti za koje je angažovan, a koje su prikazane na vremenskoj traci.

Team Planner

U levom delu su preopterećeni resursi prikazani crvenom, a u desnom delu su problematične aktivnosti oivičene crvenom. Tako da se odmah vidi koji resurs je preopterećen, na kojim aktivnostima i u kom vremenskom periodu.

Team Planner je nalazi u Microsoft Project Professional verziji, dok ga nema u Standard verziji ovog softvera. Dizajniran je tako da se trake aktivnosti mogu prevlačiti preko ekrana. Na ovaj način možete da prevučete traku koja predstavlja aktivnost i da je prebacite sa jednog resursa na drugi, što menja dodeljeni resurs. Takođe, možete premestiti aktivnosti iz jednog vremenskog perioda u drugi što će postaviti nove datume aktivnosti. Znači, razrešenje preopterećenja resursa se završava u par sekundi.

Optimalno upravljanje resursima zahteva primenu svakog poznatog podatka. Da bi vam upravljanje resursima bilo jednostavnije, brže i efikasnije važno je upoznati se sa svakim od najistaknutijih pogleda u Microsoft Project-u, tako da možete iskoristiti prednosti svakog od njih. To vam daje mogućnost da efikasno procenite da li vam je planiranje projekta bilo dobro i, ako nije, da jednostavno izvršite prilagođavanja projekta kako bi se uspešno vratili na pravi put i završili projekat u skladu sa zahtevima klijenta.


Srodne teme:

Kako se kreiraju, dodeljuju, prate resursi i kako se rešava njihovo preopterećenje na projektu su samo jedan deo naše obuke za ovaj izuzetan softver. Više o samoj obuci možete videti na sledećem linku:

Obuka za MS Project

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *