Status projekta – najveća prednost MS Project-a
Često me pitaju šta će mi softver za upravljanje projektima, kada sve držim na papiru ili u Excel tabeli. I to je tačno, može i tako da se radi. Isto tako možeš da množiš i deliš brojeve na papiru, a sa druge strane možeš da koristiš digitron.
Pomoću digitrona si brži i efikasniji.
Pomoću programa Microsoft Project si brži i efikasniji i imaš bolju kontrolu nad projektom.
A ti izaberi, šta ćeš da radiš. Ti odlučuješ.
Za one koji misle da im treba bolja kontrola i veća efikasnost praćenja projekta, ovde ću opisati kako im ovaj softver može pomoći u tome. Navešću onu prednost MS Project-a koja se meni lično najviše sviđa. To je statistika projekta ili status projekta.
STATISTIKA PROJEKTA
U tri klika dobiješ informacije o stanju projekta i odmah možeš da vidiš osnovne informacije o projektu. Odmah vidiš kako stojiš sa projektom, da li će projekat biti gotov na vreme, da li će biti urađen sav planirani posao i da li će troškovi biti u okviru budžeta.
I ne samo to, tu možeš videti koliko je odstupanje od inicijalnog plana, kao i projekciju budućih događaja. Videćeš:
- kada se očekuje kraj projekta (trajanje projekta)
- koliki će biti očekivani troškovi na kraju projekta (troškovi projekta)
- koliko će se raditi na projektu (obim projekta prikazan u radnim satima)
I sve to u tri klika što ću odmah demonstrirati.
PRVI KLIK
Gde god da se nalazimo u MS Project-u, da bi došli do statusa projekta, treba kliknuti na ribon Project.
DRUGI KLIK
Inače, ribon Project služi za podešavanja na nivou celog projekta (ubacivanje podprojekta, veza izmedju projekata, podešavanje kalendara projekta, postavljanje inicijalnog plana, ažuriranje celog projekta i sl.). Kada uđeš u ribon Project, potrebno je kliknuti na dugme Project Information.
TREĆI KLIK
Nakon toga, otvoriće se novi prozor gde treba kliknuti treći i poslednji put, ovoga puta na dugme Statistics.
ANALIZA STATISTIKE
I to je sve. Uz tri klika, dobio si status projekta.
A sada ide analiza statistike. Šta je to što možeš da pročitaš ovde i kako će ti pomoći da pratiš projekat. Krenuću od gornjeg dela statistike koji je obeležen pink pravougaonikom. Taj deo se odnosi na početak i kraj projekta i sadrži četiri parametra na levoj strani pravougaonika: Current, Baseline, Actual i Variance i dve kolone Start i Finish.
O čemu se zapravo radi?
Baseline – ova vrednost pokazuje moj inicijalni plan koji sam snimio pre početka projekta. To je moje početno stanje ili rezultat faze planiranja projekta. To je ono što hoću sa projektom i projekat ću porediti sa ovim baseline vrednostima da bih video da li sam na dobrom putu ili ne. Na slici se vidi da mi je plan bio da projekat počne u ponedeljak, 2.4.2012.godine i da bude gotov u četvrtak, 13.12.2012.godine
Actual – ova vrednost prikazuje ono što se zaista desilo. Ne ono što sam planirao, već realnu situaciju na projektu. Dakle, na slici se vidi da mi je projekat počeo prema planu 2.4.2012.godine i da još uvek nije gotov jer u Finish koloni stoji N/A što znači da nema podataka o tome.
Current – ova vrednost prikazuje buduće stanje. Na osnovu dosadašnjih događaja MS Project pravi proračun budućih događaja i vidi se da je projekat počeo na vreme, ali da će kasniti jer je MS Project izračunao da će biti gotov 13.12.2012.godine.
Variance – ova vrednost prikazuje odstupanje od inicijalnog plana i najbolji je saveznik dobrog projekt menadžera. Ovo je stvar koju najčešće pratim na projektu jer mi govori da li kasnim i koliko. Vidi se na gornjoj slici da će moj projekat kasniti 19,5 dana.
Pored već navedenih parametara, ostaje da objasnim Remaining, Duration, Work i Cost.
Remaining – ova vrednost prikazuje koliko je preostalo od sadašnjeg trenutka na projektu pa do kraja projekta. Može se koristiti za preostalo vreme, troškove ili radne sate.
Pored toga Sveto Trojstvo upravljanja projektima: obim projekata, vreme i troškove projekta ćeš pratiti pomoću parametara: Work, Duration i Cost, gde je:
Duration – trajanje projekta, prikazano u danima
Work – obim projekta, odnosno broj radnih sati na projektu, prikazano u satima
Cost – troškovi projekta, prikazano u dinarima/evrima ili nekoj drugoj valuti.
Na osnovu slike se vidi da je plan (BASELINE) bio da projekat traje 163,5 dana, 2.249,5h i da će koštati 87.908$.
Trenutno (ACTUAL) je prošlo 89,9 dana, urađeno je 1396,9h i potrošeno 60.903$.
Preostalo je (REMAINING) još 93,1 dan, 1.148h rada i 38.783$, što znači da će projekcija budućih događaja biti sledeća:
- projekat će mi trajati 183 dana
- uradiću 2.544,9h
- potrošiću 99.686,25$
Ili još bolje, ako sve ovo pogledam kroz varijansu sagledaću projekat na pravi način. Odstupanje od inicijalnog plana ili varijansa se računa po formuli
ODSTUPANJE = CURRENT – BASELINE
Dakle, na osnovu toga mogu da vidim sledeće:
- projekat će trajati 19,5 dana više nego što sam planirao (183-163,5 dana)
- radiće se 295,4 sati više nego što sam planirao (2.544,9-2.249,5h)
- potrošiću 11.778,25$ više nego što sam planirao (99.686,25-87.908)
I sve ove podatke, kao što vidiš, sam dobio u samo tri klika. Naravno, potrebno je znati pročitati ih, ali i to nije neki proble, kao što si video.
Ako to možeš da dobiješ pomoću papira ili Excel-a, svaka čast. A ako ne, onda je MS Project pravo rešenje.
U slučaju da želiš da dobijaš slične tekstove direktno u inbox, odmah se prijavi.