Da biste uspešno upravljali projektom, potrebno je da osigurate da projekat bude realizovan na vreme, u okviru planiranog bužeta ispunjavajući dogovoreni opseg i definisane zahteve za kvalitetom.
Sve izgleda veoma jednostavno.
Međutim, da li ste ipak, možda, radili na projektu ili bar čuli za projekat koji nije završen na vreme, ili je koštao previše ili nije ispunio očekivanje klijenta?
Verujem da jeste.
Da bi takvih projekata bilo što manje važno je između ostalog dobro definisati i isplanirati projektni budžet. Budžet projekta, za sve projekte, jedan je od osnovnih ograničavajućih elemenata.
Samo 36% organizacija će verovatno realizovati projekte koji su u budžetu.
Zašto projekti prekoračuju budžet?
Projekti retko idu tačno po planu. Dobar menadžer projekta mora biti u stanju da identifikuje kada budžet varira i da uspešno upravlja tim varijacijama. Projekti mogu premašiti svoj budžet iz više razloga, a prekoračenje troškova može doći bez obzira na fazu projekta u kojoj se nalazite. Iako različiti projekti imaju svoje finansijske izazove, postoji nekoliko ključnih krivaca za prekoračenje budžeta.
Nedovoljno finansiranje
Ako potcenite troškove projekta, to će skoro sigurno dovesti do prekoračenja budžeta ili potpunog neuspeha projekta.
Neizvodljive procene troškova
Tačna procena troškova na mikro nivou je kritična za kreiranje ukupnog i tačnog budžeta. Obavezno proverite tačnost svake pojedinačne procene. Loša procena na mikro nivou kumulativno vodi do loše procene na nivou projekta
Potcenjivanje složenosti projekta
Pobrinite se da svoj projekat razbijete na male delove i detaljno ispitajte svaki element tako da ništa ne bude propušteno. Zato je WBS ključni deo svakog projekta.
Promena obima
Pratite obim projekta tokom celog projekta jer ako dolazi do promene možda ćete morati da zatražite dodatni budžet da biste ga pokrili.
Neispunjeni rokovi
Vreme je novac i često ljudski resursi daju veliki doprinos ukupnom budžetu. Kada rokovi prođu, budžeti su propali. Trebaće vam odličan raspored projekta da biste upravljali vremenskim okvirima.
Nepredviđene okolnosti
Pokušajte da imate rezervni plan koji obuhvata bukvalno sve što se može dogoditi.
Nedostatak iskustva menadžera projekta
Ponekad se prekoračenje budžeta svodi na neiskustvo menadžera projekta. Ako ste novi u upravljanju projektima, potražite uputstva, pronađite mentore i pratite dostupne KPI-jeve projekta.
Šta je budžet projekta?
Budžet projekta je plan koji opisuje finansijske ciljeve kompanije za određenu poslovnu aktivnost (projekat).
On uključuje troškove rada, troškove nabavke materijala i usluga koje se koriste na projektu, operativne troškove, kao i sve ostale stavke za koje je potreban novac.
Projektni budžet su ukupni projektovani troškovi potrebni za završetak projekta tokom određenog vremenskog perioda. Može se prikazati kao plan troškova i potrebno je da ga odobre sve zainteresovane strane na projektu.
Zašto je važan budžet projekta ?
Postoje dva glavna razloga koja objašnjavaju važnost kreiranja budžeta projekta:
- finansiranje projekta i
- kontrola troškova.
FINANSIRANJE PROJEKTA
Brojevi će Vam pomoći da tačno kažete koliko novca je potrebno za završetak projekta i što je podjednako bitno kada i kako ćete obezbediti taj novac. Dakle, u kom periodu vremena vam je potreban i koji su izvori finansiranja projekta, odnosno obezbedjivanja tog novca. Zato pravimo cash flow da bi imali projekciju koliko nas troškova čeka na nedeljnom, mesečnom ili kvartalnom nivou.
Budžet je bitan i da bi mogli da obezbedite zarade ljudima koji rade na projektu, kao i da kupite svu opremu i materijale potrebne za postizanje uspešnog projekta. Važno je i da informišete sve zainteresovane strane na projektu koje imaju veze sa finansiranjem koliko je finansija potrebno da biste dovršili svoj projekat i ispunili ciljeve koje ste zacrtali. Ovo takođe pomaže kompaniji da shvati povrat ulaganja u projekat. Poslovni akteri mogu uključivati eksterne investitore ili interne investitore u vidu vlasnika i top menadžment kompanije.
KONTROLA TROŠKOVA
Drugi deo važnosti budžeta projekta je u tome što predstavlja instrument za kontrolu troškova projekta. Dobro isplaniran budžet pruža osnovu za kontrolu projekta. Budžet je Vaš plan, koji služi kao osnov za merenje Vašeg učinka, jer prikupljate stvarne troškove nakon što je projekat pokrenut.
Sa projektnim budžetom, kompanija ima jasan pogled na to koliko će svaka aktivnost koštati. Imajući to u vidu, možete uporediti stvarne troškove svake aktivnosti u okviru projekta i procenjeni budžet kako biste utvrdili da li je projekat preko budžeta, ispod budžeta ili u okvirima planiranog budžeta.
Sposobnost da se to vidi tokom napredovanja projekta pomaže menadžeru projekta da utvrdi da li je potrebno da unese neke izmene u projekat kako bi se osiguralo da projekat ne skrene sa pravog puta, odnosno ostane u planiranim okvirima troškova. Ako ne utvrdite budžet, možete potrošiti više nego što vam je potrebno za određeni projekat, što može negativno uticati na ostatak Vašeg poslovanja.
Dakle da rezimiramo!
Budžet projekta je značajan dokument na svakom projektu. Na osnovu njega se meri uspeh projekta jer je cilj svakog projekta da se realizuje u okviru zadatog, planiranog budžeta. Dakle, obezbeđuje referentnu vrednost prema kojoj treba da se meri napredak i donose informisane odluke u slučaju odstupanja od plana. U daljem tekstu je indikativna lista različitih prednosti procesa budžetiranja projekta.
- Bolje planiranje i donošenje odluka oko alokacije resursa, određivanje prioriteta aktivnosti i mogućih načina za kontrolu troškova
- Pruža jasne smernice za projektni tim i pruža vidljivost finansijskih zahteva svim zainteresovanim stranama
- Proces omogućava projektnom timu da identifikuje rizike i neizvesnosti i razvije delotvoran odgovor i planove za ublažavanje
- Osigurava optimizovano korišćenje resursa uspostavljanjem granica i ograničenja troškova
- Takođe pruža referentnu vrednost prema kojoj se prati učinak projekta
Kako napraviti projektni budžet?
Stvaranje budžeta projekta varira od kompanije do kompanije, kao i od projekta do projekta. Bez obzira da li je Vaš projekat veliki ili mali i bez obzira koliko resursa i aktivnosti uključuje, imajte na umu ove elemente prilikom kreiranja budžeta za vaš projekat:
- Procena troškova aktivnosti
- Indirektni troškovi
- Promenljivi troškovi
- Jednokratni troškovi
- Vremenski raspored projekta
1. Procena troškova aktivnosti
Obavezno utvrdite troškove svake pojedinačne aktivnosti u okviru Vašeg projekta. Na taj način, ako pređete preko budžeta, moći ćete da kažete koja je aktivnost rezultirala povećanjem troškova. Troškovi aktivnosti mogu obuhvatati sledeće troškove:
- angažovanja ljudi (ljudski resursi – projektni tim)
- angažovanje podizvođača
- nabavka materijala,
- fiksne troškove (takse, dozvole)
- kao i ostale finansijske troškove koji se vezuju za određene aktivnosti
2. Indirektni troškovi
Indirektni troškovi su troškovi koji ne nastaju kao direktna posledica Vašeg projekta, već kao posledica više projekata ili operatvnih aktivnosti koje sprovodi vaša firma. Recimo, troškovi zakupa poslovnog prostora u kome radite, komunalije, struja, voda, intetnet, mobilni telefoni i sl. Dakle, ovi troškovi će postojati čak i da ne radite ni na jednom projektu. Na vama je odluka da li ćete i u kojoj meri uvrstiti ove troškove u budžet projekta.
3. Promenljivi troškovi
Utvrdite troškove koji mogu varirati tokom projekta. Na primer, možda ćete imati potrebu za većom količinom potrošnih materijala u prvim mesecima projekta, dok će se u kasnijem periodu potreba za materijalima i njihova potrošnja smanjiti.
4. Jednokratni troškovi
U toku projekta moguće je imati trošak koji će biti napravljen samo jednom. Na primer, Vaš projekat može zahtevati kupovinu novog softvera ili novih mašina. Ovo je vrsta jednokratnog troška.
5. Raspored projekta
Važno je znati kako se troškovi raspoređuju na aktivnosti projekta. Na ovaj način možete upravljati troškovima grupisanjem određenih troškova ili planiranjem povećanja troškova tokom određenog meseca.
Procena troškova
Postoje različiti načini za procenu troškova projekta. U zavisnosti od načina na koji Vaša kompanija pristupa planiranju, moguće je da koristite neke od sledećih modela procene:
- Procena odozdo na gore (bottom-up)
- Procena odozgo na dole (top-down)
- Analogna procena
- Parametarska procena
- Procena iz tri tačke (three points estimate)
Krenimo redom da sagledamo prednosti i nedostatke svake od ovih metoda procene troškova.
1. Procena odozdo na gore – procenite pojedinačne delove projektnog plana
Procena odozdo na gore jedan je od najboljih i skoro bezgrešnih načina za pripremu budžeta projekta. Predviđa procenu pojedinačnih delova projekta, kao što su aktivnosti, podfaze i faze, kao i njihovo sumiranje da bi se dobio konačni trošak projekta. Očigledna korist upotrebe ove metode je ta što možete lako da pratite u kom trenutku projekta prelazite planirani budžet. Prednost pristupa budžetiranju odozdo na gore je i njegova tačnost, uz pretpostavku da niste zaboravili nijednu aktivnost, a samim tim i njene troškove.
Imajući tačan plan i sve troškove izložene pred sobom, možete videti stvarni napredak projekta. Loša strana ovog pristupa je u tome što je potrebno dosta vremena da se spustimo do najsitnijih detalja projekta. Ako ste sigurni da znate svaki delić projekta, procena odozdo prema gore je pravi izbor.
2. Procena odozgo na dole – definišite ukupan trošak projekta, a zatim ga podelite na faze, podfaze i aktivnosti na projektu
Procena odozgo na dole je suprotna gore opisanom pristupu. Započinje se sa ukupnim budžetom projekta i uključuje njegovo razbijanje na manje delove kako bi se ti troškovi dodelili fazama, podfazama i aktivnostima. Procena odozgo na dole može biti korisna za primenu u ranim fazama projekta da bi se utvrdilo da li klijent obezbeđuje dovoljan iznos novca za isporuku projekta. Inače, glavni nedostatak ovog pristupa je ležernost kada su u pitanju procene. Budžet teško može da se utvrdi pre nego što shvatite obim posla i imate plan projekta.
Ovaj pristup treba da bude više od samog nagađanja ukupnog iznosa na kojem će se temeljiti ceo projekat. U stvari, potrebno je objasniti kako će se posao izvoditi i struktuirati u okviru budžeta dodeljenog za svaku fazu projekta. Prednost budžetiranja odozgo na dole je ta što se fokusira na dostizanje projekta u okviru dodeljenog budžeta i vodi efikasnosti i smanjenju skupih praksi.
Nedostatak je to što se pretpostavlja da osoba koja određuje budžet ima dovoljno znanja i veština da napravi razumnu procenu troškova. Ako to nije slučaj, može doći do sukoba kada članu tima bude dodeljen nerealan i nedovoljan budžet za završetak svoje radne faze na projektu. U stvari, postoji rizik da se namerno niski budžeti stvore uz lažno uverenje da će to podstaći uštedu.
3. Analogna procena – analizirajte podatke u sličnim projektima da biste utvrdili troškove
Ako niste sasvim novi u svetu projektnog menadžmenta, onda ste sigurno upoznati sa dobrom praksom upravljanja projektima. Verovatno ste već imali iskustva sa sličnim projekata pa možete reći šta deluje, a šta ne. Koristeći analognu procenu, možete se pouzdati u podatke o budžetu i najbolje prakse iz prethodnih projekata kako biste formirali mišljenje o budžetu Vašeg novog projekta. Uvek postoje sličnosti između projekata, ali to ne znači da treba donositi odluke zasnovane samo na njima. Svaki projekat je jedinstven.
U slučaju da ranije niste upravljali projektima, možete da dobijete i podatke iz različitih spoljnih anketa, tražeći grube brojke. Podrazumeva se da se ne možete slepo oslanjati na analognu procenu, jer ona nije tako tačna i pouzdana, kao što je procena odozdo na gore. Ali prednost analognog procenjivanja je u tome što je vrlo brza i posebno korisna kada postoje ograničene informacije o projektu.
4. Parametarska procena – koristi karakteristike projekata u matematičkom modelu za procenu troškova projekta
Za razliku od analogne procene, parametarski pristup je tačniji. Potrebne su varijabile troškova ili tačni podaci iz određenih delova projekta sličnih onom koji pokrećete. Procena se donosi na osnovu jediničnih troškova angažovaih resursa, nivo stručnosti angažovanih kadrova, složenosti i veličine poduhvata. Primenjujući ih na trenutni projekat, donosite više odluka na osnovu podataka.
Prednost ovog postupka je u tome što je tačniji od analogne procene jer koristi više od jednog skupa podataka i koristi statistički odnos između istorijskih podataka i promenljivih.
5. Procena u tri tačke – uzmite najbolje, najgore i najverovatnije procene slučajeva da biste uradili prosek
Procena u tri tačke jedna je od najosjetljivijih i pragmatičnijih tehnika jer uzima u obzir prosek zasnovan na najboljim, najgorim i najverovatnijim scenarijima budžeta i podstiče Vas da razmišljate iz više perspektiva. Tako možete shvatiti realnu procenu troškova. Dobra strana tehnike procene u tri tačke je u tome što možete smanjiti pristrasnost, nesigurnost procene, odnosno rizik od prekoračenja budžeta i na kraju ispuniti očekivanja. Nema značajnih nedostataka procene u tri tačke. Ponekad je potrebno duže da se kreira budžet pomoću ovog pristupa, ali na kraju, to je vredno uloženog truda.
Kako zadržati svoje projekte u planiranom budžetu?
Budžeti obezbeđuju referentnu vrednost pomoću koje možete da kontrolišete svoje projekte i obezbedite da se oni uspešno izvršavaju u smislu troškova. Možete preduzeti više koraka kako biste osigurali da projekti ostanu u okviru budžeta. Neki od tih koraka su:
1. Uverite se da kreirate razuman i realan budžet uzimajući u obzir sve zahteve projekta i povezane indirektne troškove. Procena troškova treba da se uradi na odgovarajućem nivou detalja kako biste mogli da iskoristite prednosti kritičnih aspekata. U gornjem delu teksta smo pričali o tehnikama procene troškova koje vam mogu povećati tačnost procene.
2. Uverite se da ste dali prioritet najkritičnijim aktivnostima tokom izrade budžeta.
3. Bez obzira koliko je vaš plan dobar, svaki projekat nailazi na nepredviđene situacije. Stoga, uverite se da ste uzeli u obzir nepredviđene situacije na vašem projektu i da imate dovoljno rezervi za rešavanje takvih nepredviđenih situacija. Dakle, analizirajte rizike na projektima i predvidite sredstva za njihovo smanjenje ili eliminisanje.
4. Upravljajte rizicima proaktivno kako biste bili sigurni da ne trošite svoj budžet na neplanirane događaje. Razvijte robustan komunikacioni plan uzimajući u obzir sve zainteresovane strane kako biste probleme mogli rano da prepoznate.
5. Uverite se da se na projektu ne dešava promena obima. Promena obima će uticati na cenu što rezultira prekoračenjem troškova.
6. Koristite alat za upravljanje projektima i praćenje budžeta kako biste uvek bili u toku sa potrošnjom i napretkom. Vidljivost će vam omogućiti da preduzmete proaktivne korake u slučaju bilo kakvih odstupanja. Pored toga, takvi alati mogu značajno pomoći u praćenju korišćenja resursa i vremena u slučaju varijabilnih troškova.
ZAKLJUČAK
Posvetite dovoljno vremena planiranju projekta. Pažljivo i detaljno se posvetite definisanju i planiranju budžeta projekta pre nego što krenete sa samom realizacijom. To vreme koje ste uložili na planiranje vratiće vam se kroz uštedu vremena u realizaciji i ispravljanju grešaka na projektu. Zato s pravom kažu:
Jedan minut u planiranju je deset minuta u realizaciji
Napomena:
Detaljno planiranje budžeta radimo na našem