Komunikacija i projekat
Kada je reč o upravljanju projektima, mala greška ponekad može koštati ceo projekat. Među greškama sa ozbiljnijim posledicama je i nedostatak komunikacije sa zainteresovanim stranama (stakeholderima) na projektu.
Svi akteri projekta igraju veliku ulogu u profilu rizika posla i u zavisnosti od njihovog ponašanja mogu biti pozitivne ili negativne posledice po projekat. Iako ne uvek direktno, akteri projekta utiču na različite procese kao što su definisanje zahteva, identifikovanje rizika i upravljanje rasporedom, tako da njihova međusobna saradnja i dobar odnos mogu biti od velike koristi. To se posebno odnosi na zainteresovane strane na projektu, jer kada imate podršku najvišeg rukovodstva, to automatski smanjuje probleme pri izboru najboljeg tima za vaš projekat, nabavci potrebnog materijala i obezbeđivanju svih potrebnih resursa.
Očigledno je da je u srcu ovoga pravilna i efikasna komunikacija.
Efikasna komunikacija pomaže u izgradnji poverenja, uzajamnog razumevanja i formira jake i zdrave odnose unutar tima pa i same organizacije.
Poverenje smanjuje troškove poslovanja, potpuno razumevanje zahteva za uspešan završetak projekta smanjuje rizik od neuspeha a jaki odnosi sa ključnim zainteresovanim stranama doprinose efikasnijem rešavanju problema a samim tim i efikasnijem upravljanju projektom.
Opšta definicija komunikacije je razmena ili distribucija informacija od jedne osobe do druge. Lako je shvatiti čitav koncept šta je komunikacija i kako to učiniti. Međutim, pravi izazov leži u izvršenju komunikacije i koliko ona može biti efikasna za određeni projekat, bez obzira u kom polju se nalazi.
Da li smo uvek svesni načina na koji komuniciramo?
Nažalost, ponekad sami menadžeri projekata nisu svesni da loše komuniciraju, a znamo da uspeh ili neuspeh projekta zavisi upravo od toga. Razumevanje korena neefikasne komunikacije, posebno sa zainteresovanim stranama, i njenog uticaja presudno je za shvatanje potrebe i pronalaženje odgovarajućeg načina za razvoj nekog komunikacionog plana koji poboljšava situaciju. Možda mislite da se aktuelnim situacijama dobro bavite i ne nalazite problem u komunikaciji, ali loša komunikacija ponekad može biti čak i gora od nikakve komunikacije, pa je neophodno da je prepoznate i pokušate da je promenite.
Nedostatak komunikacije ili loša komunikacija dovodi do nerazumevanja u toku rada, slabog povrata ulaganja, pa čak i do gubitka prihoda. Ukratko, nivo komunikacije može sadržati ili uspeh ili neuspeh određenog projekta.
Istraživanje koje je sproveo Institut za upravljanje projektima (PMI) pokazalo je da je neefikasna komunikacija u trećini slučajeva najviše doprinela neuspehu projekta.
Zabrinjavajuće je otkriće da je 56% budžeta dodeljenih projektima u riziku zbog loše komunikacije.
Kada se govori o komunikaciji na projektu, ona ne treba da se svede na jednostavno izdavanje izveštaja o ažuriranju statusa projekta s vremena na vreme. Komunikaciju treba smatrati ključnim sredstvom gde su uključene sve zainteresovane strane kako bi se jasno identifikovale i u potpunosti shvatile njihove potrebe. Trebalo bi da posluži za bolje razumevanje onoga što je potrebno kao informacija zainteresovanim stranama. Takođe sa druge strane od stakeholdera treba prikupiti važne informacije za uspešnu realizaciju samog projekta. Jednostavno, menadžer projekta se treba aktivno baviti upravljanjem komunikacijom na projektu.
Loša komunikacija može biti skupa greška. Zašto?
Nedostatak komunikacije ili loša komunikacija sa zainteresovanim stranama na projektu, kao i sa projektnim timom može izuzetno uticati na uspeh vašeg projekta. To vrlo često rezultira:
Nedostatkom timskog rada
Angažovanje najboljih ljudi na projektu je samo prvi korak. Radna efikasnost se sastoji od zajedničkih umova koji objedinjuju ideje i koncepte kako bi se rešavali problemi. Nedostatak komunikacije automatski će dovesti do neadekvatnog timskog rada. Ljudi moraju ne samo da razgovaraju, već i da čuju ono što njihove kolege imaju da kažu i podele.
Lošom raspodelom posla među zaposlenima
Kada imate tim, pitanje je kako ćete ih rasporediti na projektnim aktivnostima. Da bi projekat bio uspešan, svi članovi tima moraju biti na istoj strani. To znači da bi raspodela posla trebalo biti nesmetana, odnosno da svaki član tima jasno razume svoje obaveze i odgovornosti na projektu. Da razume ciljeve i svrhu pokretanja projekta.
Što se tiče komunikacije, i dobre i loše informacije za tim i projekat su korisne. Članovi projektnog tima bi trebalo da dobijaju informacije o dobrim stvarima ali i izazovima koji se dešavaju na projektu kako bi svojim idejama i predlozima učestvovali u postizanju zajedničkog cilja i uspeha. Svaki podatak i svaku informaciju treba predstaviti kako bi se strateški odvojili procesi rada.
Članovima tima koji ne znaju ili ne razumeju svoje uloge i odgovornosti
Loša komunikacija ne dovodi samo do problema među zainteresovanim stranama, takođe članovi istog tima mogu biti zbunjeni šta se od njih očekuje. Kada komunicira sa članovima svog tima, vođa tima možda neće izričito navesti kakva je uloga članova tima. U ovom slučaju nedostatak odgovarajuće komunikacije može dovesti do zabune i nepotrebnih odlaganja u poslu. Problemi sa projektom će se pojaviti onda kada član tima ne zna šta se tačno od njega očekuje i ne izvrši zadatak pravilno.
Previranjima u timu
Nedostatak komunikacije ne rezultira samo nedostatkom timskog rada, takođe dovodi do stresa i nerazumevanja među članovima tima. Stres na poslu je normalan, posebno kada većina nas ima rokove koje moramo da ispoštujemo i zadatke koje moramo da ispunimo. Treba težiti tome da se nivo stresa smanji, što je moguće samo ako se otvoreno razgovara o problemima koji nas optrerećuju. Nedostatak komunikacije znači da zaposleni radije zadržavaju bilo dobre ili loše misli za sebe, umesto da ih dele sa drugima.
Mnogo je faktora koji mogu uticati na ovo. Ponekad je odnos među zaposlenima minimalan, ali postoje slučajevi kada je raspodela posla pogrešna. Bez obzira koji je razlog stresa, može se rešiti efikasnom komunikacijom.
Različitim očekivanjima
Bilo koji oblik komunikacije uključuje razumevanje poruke koja se šalje. Mogli bismo reći da je dobra komunikacija kada se poruka shvati onako kako je i poslata.
Prilikom vođenja projekta, važno je da zainteresovane strane budu obaveštene o bilo kojoj promeni očekivanja. Ako menadžeri projekata ne komuniciraju efikasno, moglo bi doći do značajne razlike u očekivanjima koja će na kraju uticati na krajnji ishod projekta.
Lošom produktivnošću
Problemi se mogu pojaviti i kada menadžer projekta ne obaveštava zainteresovane strane ili članove projektnog tima na vreme o važnim detaljima na projektu. Uticaj određenih kritičnih elemenata projekta može se primetiti samo kada ostane malo vremena. Možda postoje zahtevi u poslednjem trenutku koji se zbog tehničkih detalja ne mogu ispuniti. Menadžer projekta ne samo da treba da komunicira na vreme, već to mora činiti i proaktivno.
Akterima i članovima tima su potrebne pravovremene i kvalitetne informacije kako bi efikasno radili. Ukoliko to ne postoji i njihova produktivnost će biti manja od očekivane.
Nezadovoljnim klijentima
Problemi u komunikaciji imaju domino efekat. Nedostatak komunikacije dovodi do nedostatka timskog rada. Nedostatak timskog rada rezultira visokim stresom. Sa članovima tima koji su pod stresom, korisnička podrška ili usluga mogu postati nezadovoljavajući za klijenta.
- Možemo zaključiti da loša komunikacija na projektu sigurno dovodi do:
- Ograničene ili nikakav posvećenosti članova projektnog tima projektu
- Nerazumevanja tačnih očekivanja zainteresovanih strana o tome šta se smatra uspehom projekta
- Sporova između projektnog tima, menadžera projekta i zainteresovanih strana ili između različitih grupa zainteresovanih strana
- Stakeholdera koji mogu negativno voditi kampanju protiv projekta
- Neuspelog projekta
Istraživanja su pokazala da kada je komunikacija neefikasna, projekti su manje uspešni.
Organizacije sa takvom komunikacijom prijavljuju znatno manje projekata koji ispunjavaju prvobitne ciljeve, a završavaju se na vreme i u okviru budžeta. Kada nedostaje komunikacija između menadžera projekata i zainteresovanih strana na projektu, poslovanje se ne sinhronizuje sa zahtevima projekta.
Uspeh strateških inicijativa oslanja se na pravilnu komunikaciju, a organizacije koje su uspostavile značajnu komunikaciju imaju pet puta veću verovatnoću da će pokazati snažne performanse nego organizacije sa minimalnim nivoom komunikacije.
Dakle, ova greška može vas koštati novca, dragocenog vremena i stope uspešnosti projekta.
Naravno, postoji rešenje!
Da bi se vaša komunikacija odvijala bez problema i pomogla vam da nesmetano postignete svoje ciljeve, evo nekoliko strategija koje možete koristiti dok radite na realizaciji projekta:
- Stvorite detaljne planove i postavite ključne prekretnice za koje ćete tražiti odobrenje od najvišeg rukovodstva tokom faza planiranja projekta i realizacije projekta
- Postavite jasna, sažeta očekivanja i osigurajte da ih sve zainteresovane strane jasno i nedvosmisleno razumeju
- Razgovarajte sa zainteresovanim stranama na projektu o njihovim zahtevima za izveštavanjem o informacijama, učestalosti i načinu interakcije
- Stvorite metodologiju izveštavanja o statusu projekta, koja će se distribuirati redovno i prema prethodno utvrđenoj dinamici
- Osigurajte da su zainteresovane strane uvek informisane o projektnim rizicima i potencijalnim uticajima
To znači da sa ključnim zainteresovanim stranama treba graditi odnos tokom projekta, kao i da treba definisati i dogovoriti neka osnovna pravila u smislu najprikladnijeg plana komunikacije. Naravno, još na početku projekta.
Da biste bili uspešni, biće vam potrebna dobro osmišljena komunikaciona strategija prilagođena projektu.
Srodne teme: