Šta je projektni tim?
Projektni tim ima jedan jedini zadatak, a to je realizacija ciljeva projekta.
Projektni tim je sastavni deo svakog projekta i sastoji se od:
- menadžera projekta,
- osoblja za upravljanje projektima, tj. odgovornih za realizaciju aktivnosti i
- drugih članova tima koji možda nisu direktno povezani sa realizacijom projektnih aktivnosti, ali obavljaju poslove koji se odnose na projekat (projektna dokumentacija, arhiviranje, finansije, izveštavanje, analiza rizika i slično).
Upravljanje projektnim timom je vrlo bitan segment projektnog menadžmenta i može umnogome da utiče na uspešnu realizaciju projekta pa je zato bitno posvetiti dovoljno pažnje ovoj oblasti. Projektni tim čine ljudi iz različitih sektora sa preciznim poznavanjem oblasti projekta ili sa potrebnom veštinom koja je neophodna za obavljanje aktivnosti na projektu. Struktura i karakteristike projektnog tima obično variraju, ali uloga projektnog menadžera kao vođe tima ostaje stalna. Međutim, količina i priroda ovlašćenja koje rukovodilac projekta ima nad članovima mogu se razlikovati i prvesntveno zavise od autoriteta koji poseduje projekt menadžer, ali još više od načina organizacije same firme.
U slučaju projektno organizovane firme, projekt menadžer ima najveća ovlašćenja. U slučaju funckionalne organizacije, sama firma je podeljena po sektorima gde direktori sektora imaju svoje zaposlene koji mogu da učestvuju i na projektima. Tada su ovlašćenja podeljena izmedju projekt menadžera i direktora sektora. U tom slučaju članovi projektnog tima imaju “dva šefa”, jednog u projektu, a drugog prilikom svakodnevnih operativnih aktivnosti.
Menadžer projekta
Menadžer projekta igra glavnu ulogu u projektu i odgovoran je za njegov uspeh i kvalitet. Njegov je posao da osigura da će se projekat odvijati i završiti u zadatom vremenskom okviru i utvrđenom budžetu. Dužnosti i odgovornosti menadžera projekta:
- Izrada plana projekta
- Upravljanje rezultatima u skladu sa postavljenim planom
- Vođenje i upravljanje projektnim timom
- Odlučivanje o metodologiji koja se koristi u projektu
- Uspostavljanje rasporeda projekta i određivanje svake faze projekta
- Raspodela zadataka članovima projektnog tima
Osnovni zadatak menadžera projekta je da koordinira i usmerava aktivnosti članova tima do realizacije projekta. Menadžer projekta pruža smernice timu i preuzima odgovornost za rezultate timskog rada. Značajna uloga menadžera projekta uključuje razvoj i ohrabrivanje tima kroz obuku, vođenje, motivaciju, prepoznavanje, nagrađivanje i ostale aktivnosti koje podstiču članove tima na izvršavanje potrebnih aktivnosti.
Članovi projektnog tima
Članovi projektnog tima uglavnom su ljudi koji aktivno rade na različitim fazama projekta. Oni mogu biti interno osoblje ili spoljni konsultanti i mogu raditi u punom ili skraćenom radnom vremenu. Njihove uloge mogu se razlikovati zavisno od projekta. Važno je da svaki član tima razume svoje obaveze i odgovornosti pre nego što se započne rad na projektu. Članovi tima su ljudi sa različitim veštinama, posvećeni ukupnoj svrsi koje rade zajedno.
Saradnici na projektu
Saradnik projektnog tima je osoba ili organizacija koja učestvuje u timskom radu, ali zapravo nije uključena u obavljanje zadataka i izvršavanje odgovornosti projektnog tima. Saradnici pomažu u unapređenju projekta davanjem vrednih predloga, stručne procene i konsultacija. Oni nisu odgovorni za rezultate projekta. Projektni tim može imati različite odgovornosti i zaduženja na raličitim aktivnostima, u zavisnosti od projekta na kome radi. Dobra organizacija projektnog tima podrazumeva pravilno postavljanje odgovornosti i dužnosti tima, uzimajući u obzir konkretne ciljeve projekta.
Evo nekoliko uobičajnih odgovornosti i obaveza projektnog tima:
- Stvaranje ispravne i realne slike o količini i obimu dodeljenog posla
- Definisanje potrebnih resursa za realizaciju projekta
- Ispunjavanje planiranih zadataka
- Povećanje nivoa angažovanja po zadatku i aktivnostima, ako je potrebno
- Izvršavanje dodeljenih zadataka u okviru ograničenja obima, kvaliteta, vremena i troškova
- Obaveštavanje menadžera projekta o svim pitanjima i eventualnim problemima koji se javljaju u toku rada na projektu
- Informisanje menadžera projekta o napretku projekta
- Proaktivno komuniciranje i saradnja sa ostalim članovima tima
- Izražena inicijativa posebno članova tima koji rade na projektu kao stručnjaci u određenim oblastima
Narednih 5 koraka vode stvaranju uspešnog projektnog tima:
I KORAK – FORMIRANJE TIMA
Prvi korak je formiranje tima za upravljanje projektima. Najbolji projektni timovi uključuju učesnike na svim nivoima, od menadžera do ostalih članova tima. Najvažniji element sastava tima je uspostavljanje tima koji efikasno sarađuje. Veštine saradnje i komunikacije dve su od najvažnijih ličnih veština koje se zahtevaju od svih članova. Sposobnost i spremnost da se prepoznaju i vrednuju različite uloge i doprinosi članova tima je od suštinske važnosti. Svaki tim treba da reši probleme, utiče na njih, na ponašanje i vrednosti i u skladu sa namerom da uspe. Ljudi koji imaju različite zahteve za uspeh u grupi imaju veoma različita ponašanja, a sukobi mogu biti proizvod njihove interakcije. Razvoj tima na samom početku projekta trebalo bi da znači razvoj komunikacionih veština, kao i prepoznavanje i vrednovanje različitih ponašanja, vrednosti i ličnih veština potrebnih za uspeh tima.
II KORAK – OLAKŠAVANJE EFIKASNE KOMUNIKACIJE
Korisna, blagovremena i verodostojna komunikacija presudna je za održavanje jedinstvenog timskog okruženja i postizanje uspeha projekta. Sve informacije o projektu treba se dosledno prenositi tokom svake faze projekta, tako da su svi članovi tima jednako informisani. Takođe bi trebalo koristiti i razne komunikacione medije. Članovi tima različito će reagovati na pisane (e-mail, tekst, beleške itd.), verbalne (telefon, licem u lice, itd.) metode komunikacije. Potrebno je zakativati i povremene sastanke kako bi se podstakle tekuće diskusije i osiguralo da se rezultati završe u vremenskom okviru projekta.
III KORAK – PODSTICANJE NA SARADNJU
Menadžeri projekata moraju shvatiti važnost kolaborativnog planiranja i postavljanja ciljeva. Ovo zajedničko postavljanje ciljeva omogućava članovima tima da postignu pojedinačni uspeh, istovremeno doprinoseći ukupnim ciljevima projekta. Saradnja je sredstvo koje: eneriše najkreativnija rešenja, dobija najveću podršku članstva i ostvaruje najveći iznos ličnog rasta. Odgovornost menadžera projekta je da upravlja razvojem tima kako bi se osiguralo uspostavljanje integrisanog tima.
IV KORAK – PRIHVATANJE I UPRAVLJANJE PROBLEMIMA
Treba napomenuti da okupljanje grupe ljudi ne mora nužno predstavljati tim, posebno ne efikasan tim. Menadžeri projekata imaju stalni izazov da olakšaju odnose i komunikaciju među ljudima koji rade na istom projektu. Sukobi unutar tima mogu se manifestovati na mnogo različitih načina, ali dobar menadžer projekta prepoznaće takve situacije i preduzeće mere da do sukoba ne dođe. Uprkos situacijama koje bi mogle doprineti projektnim izazovima, otvorenim i efikasnim komuniciranjem o ciljevima i očekivanjima tima, ove barijere se mogu prevazići.
V KORAK – SISTEM PRIZNANJA I NAGRADA
Sistem priznavanja i nagrađivanje pomoći će da se ojača važnost ključnih rezultata projekta i fokusira tim na važne aspekte projekta. Kada se dostignu ključni milestonovi projekta, treba ih saopštiti članovima projektnog tima i zainteresovanim stranama. Nagrade mogu doći u različitim oblicima. Treba ih uspostaviti i saopštiti na početku projekta, jer mogu uticati na druga područja projekta, kao što su troškovi i vreme.
Tim za upravljanje projektom mora jasno da razume zahteve i rezultate projekta, kao i da bude svestan ukupne strategije firme, vizije i ciljeva projekta i što je nabitnije da bude svestan razloga pokretanja projekta (business case). Da bi projekat bio uspešan, potreban je veliki napor od strane projektnog tima. Uloge i odgovornosti dodeljene članovima tima mogu biti male ili velike, ali na kraju krajeva, svaka uloga i odgovornost su važni jer upravo to čini kolektivni napor tima. Taj napor pokreće projekat na putu ka uspehu i zato naša obuka za projekt menadžere posebnu pažnju posvećuje ovoj oblasti. Tu dodatno razradjujemo:
- plan angažovanja ljudskih resursa
- način formiranja tima
- razvoj tima
- komunikaciju sa timom
- strategije upravljanja timom (stakeholderima)
- motivacione faktore
Srodne teme: Ultimativni vodič za upravljanje projektima