Šta je standardizovani rad?

Šta je standardizovani rad u Lean metodologiji?

Lean metodologija je sistematski pristup poboljšanju efikasnosti i smanjenju gubitaka u poslovanju. U osnovi ove metodologije je koncept standardizovanog rada, koji se odnosi na skup jasno definisanih procesa i procedura koje zaposleni prate kako bi obezbedili dosledne i visokokvalitetne rezultate.

Šta je standardizacija?

Standardizacija se odnosi na proces uspostavljanja pravila koja definišu kako zaposleni treba da obavljaju niz zadataka i uspostavlja uslove za poštovanje ovih pravila.

Pravilno izvedena, ova praksa eliminiše dvosmislenost, gubitke i bezbednosne opasnosti smanjujući šanse da će se propustiti kritični detalji. Proces standardizacije obično uključuje sledeća tri koraka:

1. Odredite ili identifikujte standard.

Potrebno je da identifikujete oblasti u kojima najbolje prakse ili ne postoje ili su neadekvatne.

2. Uspostaviti konsenzus oko predloženog standarda.

Kada definišete standard, prenesite te informacije ostatku tima. Cilj je osigurati da svi razumeju šta je to standard i kako on može da poboljša procese. Pored toga, svako treba da se posveti poštovanju standarda.

3. Potvrdite da je standard razuman i da ga je lako pratiti.

Procenite predloženi standard da biste utvrdili da li je razuman, pravičan i da li se može pratiti. Na primer, možda ćete morati da poboljšate standard da biste razjasnili šta se očekuje u svakom koraku ili da biste pojednostavili određeni zadatak.

Koncept standardizovanog rada

Standardizovani rad je osnovna komponenta lean metodologije. Obuhvatajući i „kada“ i „kako“ i „šta“ u nekom procesu. Standardizovani rad uključuje uspostavljanje standardnih procesa, metoda i redosleda zadataka koje zaposleni prate da bi završili svoj posao. Cilj je da se eliminišu varijabilnost i obezbede dosledni, visokokvalitetni rezultati.

Standardizovani rad definiše ko izvršava zadatak, kada ga obavlja i kako ga izvršava. Dakle, svaki korak u procesu treba definisati i uvek izvoditi na sličan način. Varijacije u procesu će produžiti vreme ciklusa i izazvati probleme sa kvalitetom.

Standardizovani rad je „najefikasnija kombinacija radne snage, materijala i mašina“. Zasnovan je na tri elementa:

• Vreme takta – brzina kojom moramo završiti posao u procesu da bismo zadovoljili potražnju (tempo potražnje kupaca);
• Redosled koraka – precizni glavni koraci koje član tima obavlja u okviru vremena takta za završetak posla.
• Standardna zaliha (inventar) u procesu – minimalna količina zaliha potrebna da se ispuni vreme takta i radni redosled sa minimalnim vremenom čekanja. Minimalna količina zaliha potrebna da bi proces tekao ili funkcionisao nesmetano.

Zašto je važan standardizovan rad?

Standardizovani rad nudi mnoge prednosti i predstavlja temelj za ISO standarde. Pomaže u definisanju posla koji treba obaviti. Definisanjem standarda, u mogućnosti smo da stabilizujemo performanse i obezbedimo osnovu za poboljšanje. Jedan od načina poboljšanja je Kaizen metoda – kontinuirani niz malih poboljšanja.

Stoga je standardizovan rad prvi korak ka poboljšanju. Pomaže nam da učinimo vidljivim rad u procesu i uspostavimo osnovu za poređenje. Ovo nam, zauzvrat, omogućava da istaknemo probleme i praznine koje onda možemo da pokušamo da zatvorimo. Osigurava sigurnost, ispravnost i efikasnost. A to osigurava da imamo najbolji način rada i kvalitet, sa najmanjom količinom otpada uz najnižu cenu.

10 načina na koje standardnizovani rad koristi organizacijama koje ga primenjuju:

I – Osigurava da se sav posao obavlja u skladu sa trenutnom najboljom praksom

Kada postoji standardnizovani rad, svaka osoba koja obavlja zadatak radi ga na način koji je najbolji za to.

II – Pojednostavljuje i ubrzava obuku i prijem

Kada je svaki zadatak dokumentovan i jasno definisan, dovođenje novih zaposlenih i njihovo podizanje brzine je bezbolno. Nema dvosmislenosti, a rezultati su dosledni.

III – Poboljšava kvalitet i povećava zadovoljstvo kupaca

Konzistentnost je suštinski element kvaliteta. Kada se posao radi po standardu, kvalitet je siguran, a kupci dobijaju upravo ono što očekuju.

IV – Smanjuje nedostatke i otpad

Greške i nepotrebno rasipanje često su rezultat rada koji se obavlja bez primene pažljivo konstruisanog standarda.

V – Čini rezultate predvidljivim i merljivim

Ako isti proces ili zadatak daje isti ishod svaki put, možete predvideti rezultate i kontrolisati tok posla i stavki kroz lanac vrednosti. Takođe dobijate osnovne metrike koje se mogu koristiti za merenje budućih poboljšanja.

VI – Pomaže u preciznom finansiranju troškova i cena timova

Otpad, greške i nedosledni rezultati otežavaju određivanje koliko određeni proces košta, a samim tim i koju cenu proizvod mora da dobije da bi bio profitabilan.

VII – Stavlja fokus na proces, a ne na osobu

Kada ljudi obavljaju svoje poslove prema standardnom radu, lako je krivicu za kvarove i greške prebaciti sa osobe na proces. Na kraju krajeva, problemi procesa, a ne problemi ljudi, sprečavaju organizacije da ostvare svoje ciljeve.

VIII – Čini poboljšanje lakšim i bržim

Teško je poboljšati proces koji nije dobro shvaćen ili dosledno primenjen. Kada se standardnizovani rad uspostavi, prilike za poboljšanje postaju očigledne, a postoji jednostavan način da ih primenite.

IX – Olakšava rešavanje problema

tandardnizovani rad ne otklanja sve probleme, ali olakšava njihovo rešavanje jer tačno znate kako trenutno stanje izgleda.

X – Omogućava menadžerima da se fokusiraju na strateške ciljeve

Smanjenje problema, grešaka i nedoslednih ishoda omogućava menadžerima i supervizorima daje višak vremena. Tačnije omogućava im da se usredsrede na zadovoljenje potreba zaposlenih i da dodaju vrednost poslu.

Kada ga koristiti?

Ovaj koncept je dizajniran za proizvodnu industriju i tu se još uvek najviše koristi. Međutim, može se prilagoditi skoro svakom radnom okruženju. Uopšteno govoreći, koristite standardnizovani rad gde:

• Imate procedure koje treba često ponavljati
• Važna je doslednost. Da li je važno da svi rade posao na isti način? U mnogim situacijama, odgovor će biti da. Ako je tako, standardni rad će verovatno biti idealan. Međutim, to možda neće biti vaša najbolja opcija ako zaista nije važno kako se posao obavlja.
• Želite da se stalno usavršavate. Možete podesiti i modifikovati procedure da biste poboljšali kvalitet i efikasnost.

Kako standardizovan rad poboljšava efikasnost?

Standardizovani rad pomaže u poboljšanju efikasnosti eliminisanjem svake nejasnoće u zadatku i pružanjem kontrole kvaliteta. Na primer, možete da završite zadatke na efikasan način sa manje problema sa kontrolom kvaliteta pošto je promene na nivou sistema lakše implementirati. Standardizovan rad takođe povećava produktivnost poboljšanjem kvaliteta usluge i smanjenjem vremena istraživanja i razvoja proizvoda. Manje je verovatno da će problemi biti posledic ljudske greške i možete ih brže rešiti ako se to dogodi.

Ko ima koristi od standardizovanog rada?

Sve strane povezane sa organizacijom imaju koristi od standardizovanog rada — od generalnog direktora preko lidera do potrošača. Konkretno:

• Zaposleni

Operateri i drugi radnici koji se pridržavaju standardnih radnih procedura doživljavaju veće zadovoljstvo poslom i nižu stopu sagorevanja, jer su daleko manje šanse da pogreše ili dožive pogrešnu komunikaciju sa kolegama ili nadređenima. Standardizovan rad takođe može osnažiti zaposlene da identifikuju oblasti za poboljšanje, što može rezultirati osećajem vlasništva i kompetencije u okviru njihove profesije.

• Menadžeri

Bilo da nadgledaju radnike u fabrici, menadžeri koji pomažu u implementaciji standardizovanih radnih procesa otkrivaju da komunikacija postaje lakša. Kada radnici tačno znaju šta da rade tokom svoje smene, menadžeri mogu naći više vremena da se pozabave pitanjima višeg prioriteta koja će pomoći organizaciji u celini. Ako operacije unutar organizacije postanu racionalizovanije, to može pomoći u smanjenju otpada, povećanju proizvodnje i oslobađanju budžetskih sredstava za raspodelu negde drugde. Poboljšana produktivnost je dobra vest za rukovodioce, kao i bolja komunikacija radnika i poboljšane mere bezbednosti.

• Kupci

Kada organizacije imaju standarde koji se odnose na proizvodnju, kvalitet, korisničku podršku, ispunjavanje porudžbina i komunikaciju između odeljenja, kupcima se gotovo uvek garantuje visokokvalitetni proizvodi, efikasna i efektivna usluga i smanjeno vreme čekanja. Kada organizacija može ispuniti ili premašiti očekivanja kupaca, povećava se lojalnost i zadovoljstvo kupaca.

Zaključak

Dakle, kada se standardnizovani rad uspostavi, šta bi trebalo da uradi za vas?

• Obezbeđuje doslednost koja omogućava vašoj kompaniji da planira vreme isporuke. Znate tačno kada i znate tačno šta će izaći. To daje osnovu za poboljšanje. Pošto svi rade proces na isti način, postaje lakše napraviti promene koje ostaju. Osim toga, fizički raspored se može urediti da podrži proces.
• Poboljšava kvalitet. Kada su ulazi konzistentni, konzistentni su i izlazi.
• Poboljšava moral. Očekivanja postaju jasna, čineći odnose između lidera i zaposlenih na prvoj liniji boljim.
• Sprečava nazadovanje. Postaje mnogo teže vratiti se na staro kada se uspostavi standardni rad.
• To čini probleme očiglednim. Kad god postoji greška koja sprečava da standardni rad ne teče glatko, to je lako uočiti.