Projekat Blogomanija ili kako uspesno organizovati IT konferenciju | Project Management Srbija

Projekat Blogomanija ili kako uspesno organizovati najvecu regionalnu IT konferenciju

Projekat Blogomanija ili kako uspesno organizovati najvecu regionalnu IT konferenciju

Projekat Blogomanija ili kako uspesno organizovati najvecu regionalnu IT konferenciju

Projekat Blogomanija

 

Blogomanija je završena na Kopaoniku pre dve nedelje. Prašina se slegla, a jaki utisci su ostali. Ako pričamo o ciframa, onda Blogomanija izgleda ovako

Blogomanija 2013

  • 900 učesnika iz cele SFRJ
  • 80 predavača
  • 4 hotela u kojima su bili smešteni učesnici
  • 3 sale za predavanje
  • otvaranje je na socijalnim mrežama propraćano sa neverovatnih 744 posta  na sat

 

Zbog svega ovoga, odlučili smo da napravimo intervju sa Ivanom Minićem, izvršnim direktorom Blogomanije, i da saznamo kako Blogomanija izgleda iznutra, odnosno kako upravljati projektom kao što je Blogomanija.

Ako vas interesuje kako uspešno organizovati najveću regionalnu IT konferenciju, onda pročitajte odgovor u nastavku.

Iako većina ljudi zna šta je Blogomanija, hajde da je predstavimo onima koji, možda, nisu čuli za nju. Dakle, kako bi ti, kao izvršni direktor Blogomanije, predstavio samu konferenciju.

Blogomanija je regionalna konferencija koja se svake godine bavi nekim internet fenomenom. Prve godine je fokus bio na blogu i blogovanju kao vidu izražavanja na internetu, a druge godine smo govorili o sadržaju na internetu u svim oblicima u kojima se može pojaviti, sa akcentom na tome kako da ga što bolje kreiramo, što uspešnije plasiramo, kako da budemo kvalitetniji.

Ivan Minić, izvršni direktor Blogomanije

 

Kako sam bio na Blogomaniji i kao predavač i kao učesnik, mogu reći da je Blogomanija bila uspešno realizovan projekat. A nema mnogo uspešno realizovanih projekata. Zato bih voleo da malo zavirimo u samu organizaciju Blogomanije sa aspekta upravljanja projektima. Prvo da li ste imali neku tehničku/softversku podršku, odnosno da li ste koristili neke softerske alate za upravljanje projektima?

Ne u klasičnom smislu. Iako generalno koristimo u poslu Active Collab za ovaj projekat nam nije bio potreban – ali koristili smo aktivno Google Docs, Facebook Grupe, Wooforms i slično.

 

Svaki projekat ima neke ciljeve. Koji su bili ciljevi Blogomanije?

Dugoročni cilj: Podizanje kvaliteta sadržaja na našem internetu, podizanje kvaliteta i nivoa kreativnosti u marketinškim aktivnostima, PR aktivnostima i slično.

Kratkoročni cilj: Skupiti sve relevantne ljude iz ovih oblasti na jedno mesto u prijatnoj atmosferi i omogućiti ljudima da pokažu šta umeju, i stvoriti atmosferu za dobar networking.

Bina

 

Znamo da je Blogomanija trajala od 28.11 do 1.12.2013.godine na Kopaoniku. Međutim to je ono što je vidljivo učesnicima, a nas zapravo zanima koliko je trajao projekat i kada je zaista počeo? 

Sve je počelo prvih dana oktobra, tako da je projekat realizovan oko dva meseca, što je optimalno vreme. Bilo bi komotnije i prijatnije da je u pitanju bilo 3 ili 4 meseca.

Kopaonik u vreme Blogomanije

 

Recite nam nešto o projektnom timu. Koliko je ljudi bilo u timu i jel možete ukratko da predstavite njihove uloge i odgovornosti? 

Nadam se da nikoga neću izostaviti:

Zoran Torbica Direktor konferencije Da obezbedi inicijalne budžete
Ivan Minić Izvršni direktor Da osmisli sav sadržaj i organizuje ljude
Vitomir Ognjanović Tehnički direktor Mađioničar koji je učinio da se sve desi
Vladimir Aleksić Finansije Organizator najvažnije sporedne stvari
Miloš Maksimović Odnosi sa javnošću Kompletni odnosi s javniošću + vodio program
Srđan Radić Koordinator programa Ključni čovek za realizaciju programa
Cvijeta Radović Koordinator programa Stvorila i organizovala program za dame
Ivan Ćosić Art direktor Zaslužan za dizajn I brending bine
Ivan Agbaba Marketing menadžer Bavio se sponzorima I aktivacijama na licu mesta
Krsto Arsenijević Social Media Bavio se društvenim medijima u ime Blogomanije
Sandra Simonović Copywriter I content kreator Pisala tekstove I sadržaj za potrebe organizacije
Mina Smiljanić Asistent Pomagala oko PR I bavila se smeštajem
Ivana Drecun Asistent Pomagala oko organizacije I volontera
Djordje Pivnicki Video Bavio se video materijalima koje smo koristili
Stefan Djaković Foto Fotograf I pomoćnik u organizaciji
Djordje Djoković Foto Fotograf I pomoćnik u organizaciji
Stefan Danilović Foto Fotograf I pomoćnik u organizaciji
Strahinja Todorović Volonter
Aleksandar Vujičić Volonter

Bojana Bulić

Volonter

Ljubica Hajdin

Volonter

Katarina Radivojević

Volonter

Jovana Kovačević

Volonter

Jelena Popović

Volonter

Aleksandra Mitrović

Volonter

Zorana Radivojević

Volonter

Ana Palurović

Volonter

Nina Đoković

Volonter

Vlada Cerić

Prijatelj

 

Svaki projekat ima čuveni trougao zavisnosti: trajanje (time), ciljevi (scope) i budžet (cost). Koliki je bio budžet Blogomanije?

Budžet ne mora biti ogroman, i u našem slučaju nije bio. Mnogi troškovi se dobrim pregovaranjem mogu smanjiti, a kada postoji dovoljno dobre volje kod ljudi, i najveći trošak, a to su honorari, ne mora biti strašan.  Takođe, infrastruktura na lokaciji je jako bitna, kao i postojanje tehničkih sponzora.

Rećiću samo da za ovakvu konferenciju treba mnogo manje novca nego što na prvi pogled izgleda, ali je potrebno jako mnogo truda i energije uložiti u pregovore.

 

Kako ste uspeli da okupite toliko učesnika iz cele bivše SFRJ? Jel to neka potreba učesnika konferencije da se izbrišu sve granice i sva dešavanja iz prošlosti i da se nastavi tamo gde smo stali pre devedesetih.

Lično sam uvek bio utiska da se za nas, normalne ljude sa ovih prostora, nikada nisu ni desile te neke strašne stvari koje bi nas podelile. Zločina i ružnih stvari je bilo, ali to je rat nekih drugih ljudi. Mislim da nas i teška ekonomska situacija i brojni izazovi upućuju jedne na druge, mi smo samo stvorili poligon.

Glavna sala

 

U sklopu toga ide i pitanje da li nas internet zbližava?

Kako ko odluči. Nekoga zbližava, nekoga otuđuje. Sve je tu, a svako uzme ono što traži. I niko nema prava da se ljuti oko izbora koji pravi.

 

Kako ste sinhronizovali sva predavanja i predavače, s obzirom da je bilo vrlo malo kašnjenja predavanja, a satnica je bila više nego zbijena. Sama predavanja su trajala 20-30min. i paralelno su se odvijala u dve, odnosno tri prostorije.

Još jedan izazov koji nismo planirali. Naime, program je trebao biti kraći, tako je planirano. Paralelne sesije se relativno lako hendluju ako u svakoj imaš čoveka. I tu je bilo propusta, jer smo dela volontera morali da se odreknemo ne bismo li pomogli sponzorima, ali i to se reši. Najveći izazov je naterati ljude da ne probijaju svoje termine previse, a najlakši način je tajmer na bini.

Kakva je bila komunikacija u timu, na koji način: e-mail, telefon, sastanci, FB grupa…?

Sve. Dimni signali. Pogledi. Glavni ljudi organizacije znaju se godinama, mislim da nam se i otkucaji srca sihnronizuju kad smo u istoj prostoriji. Pre konferencije imali smo dva izleta da vidimo situaciju i premerimo binu, došli smo na lice mesta tri dana ranije i to je bilo dovoljno. Najveći izazov je zapravo imati sve pri sebi, jer ako ste nešto zaboravili, nije baš lako otići i dokupiti.

 

Jeste li imali plan komunikacije? Znači, unapred definisan način komunkacije i planirana dinamika same komunikacije?

Opet kažem, ne u klasičnom smislu. Kroz posao koji inače radimo svakako smo u stalnom kontaktu.

 

Jel bilo konflikta na projektu i kako ste ih rešavali?

Jedna od najvrednijih stvari u našoj organizaciji je jasna hijerarhija i nesumnjiv autoritet. Takodje, sujeta je isključena. Mi smo pre svega prijatelji koji želimo isti cilj, pa tek onda sve ostalo. I svako zna u čemu je ko najbolji, kao i sopstvene kvalitete i mane. Zato pobeđujemo.

 

Kako ste se borili protiv stresa?

Još se borimo. Imamo sreće da su pojedini ljudi u organizaciji takvi da izuzetno smirujuće deluju na ostale. Negde sam i sam takav. Recimo da je to deo odrastanja.

Anti-stres program

 

Da li ste analizirali rizike na projektu i koji su bili najveći?

Najveća briga svakog od nas bili su vremenski uslovi i nedovoljno dobar rad interneta na konferenciji.

 

Šta je bilo najlakše, a šta najlakše na projektu?

Najlakše i najlepše je bilo praviti program i dodatne sadržaje. Planirati, uklapati dobre stvari jedne sa drugima. Osmišljavanje brendinga. Kreativne stvari. Sa ovakvim ljudima, to je zaista divno.

Najteže i najzahtevnije je operativno sprovođenje u delo svega onoga što smo zamislili.

 

Koliko ste zadovoljni realizacijom projekta?

Vrlo. Moglo je naravno i bolje. I biće, sledeći put. Ali generalno, velika većina planova je realizovana i to je urađeno na vrlo kvalitetan način.

 

Šta ste naučili na projektu, tj. koje su vaše naučene lekcije za sledeću Blogomaniju

Naučili smo razne konkretne stvari. Kako rešiti konkretne probleme koje smo imali. Svaki naredni događaj je priča za sebe. Kako se mesto održavanja svaki put menja, izazovi su drugačiji, ali verujem da sve ono kroz šta smo prošli do sada pravi veliku bazu znanja koja omogućava da bolje sagledamo svaki novi izazov.


I za kraj jedna pozitivna misao da napunimo baterije do sledeće Blogomanije.

Skupite hrabrosti da pitate i tražite. Jedino tako možete da saznate i dobijete.

 


Srodne teme:

Kako je Roki Balboa došao na Blogomaniju?

Vodič za upravljanje projektima

 

Podelite ovaj tekst sa prijateljima jer dobre stvari treba deliti.