5 saveta za kreiranje liste aktivnosti
Project Management Srbija je posvećen upravljanju projektima. A kako su taskovi ili aktivnosti osnova svakog projekta, rešili smo malo da se pozabavimo njima.
Taskovi su osnova organizacije vremena, kako upravljanja soptvenim vremenom tako i upravljanja vremenom na projektu (time management). Bez taskova bilo bi mnogo teže ispoštovati projektni plan i zadate vremenske okvire.
Zato treba malo više pažnje posvetiti taskovima. Kako bi se lakše snalazili sa taskovima, daćemo Vam pet saveta za kreiranje liste taskova:
#1 Radite sa timom
Kako su aktivnosti sastavni deo WBS-a i kako je jedna od glavnih preporuka za izradu WBS-a da ga radite sa timom, tako važi i za aktivnosti. Aktivnosti radite sa timom.
Između ostalog, vi ste “samo” project manager, niste najpametniji u timu, niti imate najviše tehničkog znanja i iskustva da bi mogli da ispravno predvidite trajanje svake aktivnosti. Zato vam treba tim, stručno mišnjenje tima, koje sa prikupljenim istorijskim podacima o samoj aktivnosti i njenom trajanju na prethodnim projektima, dovodi do vrlo preciznog predviđanja trajanja same aktivnosti.
#2 Grupišite taskove
Dakle srodni taskovi, odnosno taskovi koji su povezani treba da budu grupisani u faze. Naslov faze treba da bude precizan i da jasno definiše cilj tih povezanih aktivnosti. Taskove ubacite u neki softver za upravljanje projektima radi lakšeg praćenja i kontrole realizacije.
#3 Odredite prioritete taskova
Nisu svi taskovi podjednako bitni. Onima koji su bitniji i koji se nalaze na kritičnom putu, treba posvetiti mnogo više pažnje i nadzora. Ti taskovi su većeg prioriteta i mora da se završe na vreme. Kašnjenje ovih taskova dovodi do kašnjenja celog projekta. A to ne želite da dozvolite, zar ne? Zato ovim taskovima sa većim prioritetom dajte iskusnije, kvalitetnije resurse. I kontolišite ih, češće proveravajte njihov napredak.
Isto važi i za privatni život. Kada pravite To-do listu dnevnih aktivnosti, jel krenete redom da ih izvršavate ili im prvo dodelite prioritete pa krenete od onih sa najvećim prioritetom, tj. od onih najbitnijih. Sigurno je da prvo odredite prioritete. Zašto bi upravljanje projektima bilo drugačije!
#4 Držite sve liste taskova na jednom, centralnom mestu.
Ako imate jednu listu aktivnosti u svesci, jednu na računaru u Excel-u, jednu u Microsoft Outlook-u, jednu u nekom softveru za upravljanje projektima, onda ćete imati problem sa sinhronizacijom. I potencijalni problem sa gubitkom podataka. Neka sve liste budu na jednom mestu. Svi članovi projektnog tima treba da pristupaju istoj listi aktivnosti gde god da sui na kojm god uredjaju da rade.
#5 Obeležite završene aktivnosti
Kada dođete do kraja neke aktivnosti, stavite do znanja da je aktivnost gotova i da ste je uspešno realizovali. Svaka uspešno realizovana aktivnost je povod za jedno malo slavlje. Nagradite sebe i svoj tim za svaku uspešno realizovanu aktivnost jer će te na taj način biti jači kao pojedinci i kao tim. Kako ćete obeležiti završenu aktivnost zavisi od vas samih. Neki vole da prešvrljaju aktivnost, neki da promene status aktivnosti u Završena, neki da izbrišu celu aktivnost iz liste. Postoje mnogi načini, a jedno je sigurno. Kada je aktivnost uspešno završena i precrtana ostaje osećaj pobede koji nam daje snagu da nastavimo dalje i pređemo na sledeću aktivnost.
Srodne teme: