Opcija Task Path i najčešće korišćeni filteri u MS Projectu
U kompleksnim planovima ponekad je teško uočiti odnose između prethodnika i sledbenika, naročito ako jedna aktivnost ima veći broj prethodnika ili sledbenika. Kod tako složenih projekata, analiza Gantt Charta može delovati veoma zahtevno i komplikovano. U ovim situacijama možda ćete poželeti da pronađete dobar i brz način da pregledate odgovarajuću putanju aktivnosti u vašem planu. A pre svega da se pozabavite dobrom praksom za upravljanje projektima.
U analizi rasporeda uobičajeno je pregledati sve aktivnosti koje dolaze pre određenog zadatka, sve prethodnike, kao i sve aktivnosti koje dolaze nakon izabranog zadatka, odnosno sve sledbenike.
Task Path
Microsoft Project ima funkciju za isticanje prethodnika i sledbenika izabrane aktivnosti. Ova funkcija zove se Task Path i daje način za brzu proveru veza između projektnih aktivnosti u vašem planu.
Uočljiva boja za isticanje koja se primenjuje na aktivnosti koje su prethodnici i sledbenici veoma je korisna kada ste usredsređeni na upravljanje celim vremenskim trajanjem povezanih aktivnosti. Ako ne primenjujete formatiranje pomoću svojstva Task Path biće vam veoma teško da odredite putanju povezanih aktivnosti u Gantt grafikonu.
Ovaj članak prikazuje brz savet za isticanje prethodnika i sledbenika bile koje izabrane aktivnosti u planu projekta. Dakle, funkcija Task Path primenjuje formatiranjem Gant dijagrama, odnosno bojenjem aktivnosti prethodnika i sledbenika za izabranu aktivnost.
Isticanje putanje aktivnosti vam omogućava da izaberete bilo koju aktivnost i vidite kompletan lanac prethodnika i sledbenika koji su povezani sa njom. Osim toga, isticanje bojom takođe pravi razliku između prethodnika koji upravljaju rasporedom izabrane aktivnosti i prethodnika koji su povezani, ali mogu slobodno da se kreću bez uticaja na izabranu aktivnost.
Prepoznavanje prethodnika koji direktno utiče na datum početka ili završetka posmatrane aktivnosti je ključno pitanje.
To je ona aktivnost (onaj prethodnik) koja lako može dovesti do pada u vođenju uspešnog projekta. Što bi značilo da ukoliko takva aktivnost kasni, onda dolazi do pomeranja datuma početka odabrane aktivnosti, a to lako može dovesti i do kašnjenja celog projekta. Ovakav prethodnik se u MS Projectu naziva pokretački prethodnik (Driving predecessor).
Slično tome, kada posmatrana aktivnost ima više sledbenika (narednih aktivnosti), to znači da će nekoliko aktivnosti zavisiti od nje. Tačnije datum početka ili završetka nekoliko aktivnosti će potencijalno zavisiti od te jedne aktivnosti. Ovi sledbenici se nazivaju pokretački sledbenici (Driven successors), jer izabrana aktivnost tačno određuje do kog datuma treba da se završi aktivnost sledbenik.
Kako ćete istaći bojom veze između aktivnosti na Gantt Chart-u i prepoznati prethodnike i sledbenike?
Korak 1. Izaberite karticu Format.
Korak 2. Selektujte aktivnost za koju želite da označite prethodnike ili sledbenike. Zatim, na kartici Format odaberite opciju Task Path ( Putanja aktivnosti), a zatim izaberite vrstu aktivnosti koju želite da istaknete u odnosu na određenu posmatranu aktivnost (prethodnike ili sledbenike).
- Predecessors -prethodne aktivnosti koje se povezuju sa izabranom i dolaze ispred nje.
- Driving Predecessors – pokretački prethodnici – aktivnosti koje dolaze pre izabrane aktivnosti i direktno utiču na nju. Kada se pokretački prethodnik pomeri, pomera se i izabrana aktivnost.
- Successors – sledbenici – aktivnosti koje slede izabratu aktivnost, prate je.
- Driven Sucessors – pokretački sledbenici – aktivnosti koje prate izabranu aktivnost i direktno zavise od izabrane aktivnosti. Kada se izabrana aktivnost pomeri, pomera se i aktivnost pokretački sledbenik.
Na sledećoj slici bojom je istaknuta razlika između prethodnika i sledbenika izabrane aktivnosti na Gantt Chart-u.
Posmatrana (izabrana) aktivnost je aktivnost Zemljani radovi, narandžastom bojom prikazane su aktivnosti koje direktno utiču na izabranu aktivnost – Driving Predecessors – pokretački prethodnici. Ljubičastom bojom su prikazane aktivnosti na koje izabrana aktivnost Zemljani radovi direktno utiče – Driven Sucessors – pokretački sledbenici.
Da biste uklonili isticanje putanje aktivnosti na Gantt-u, odaberite opciju Remove Highlighting.
Poret pomenute opcije Task Path, MS Project poseduje brojne funkcije i alatke koje vam mogu olakšati rad u programu. Jedna od tih opcija je i Filter u MS Projectu. U daljem tekstu približićemo vam najčešće korišćene filtere u MS Project-u.
Filteri u MS Projectu
Postoje situacije kada želite da vidite samo određenu vrstu informacija u svom projektu. Na primer, možda ćete želeti da vidite samo ključne tačke – milestones svog projekta, kritične aktivnosti ili da vidite aktivnosti koji nisu započete. Ako vaš projekat ima mnogo aktivnosti i uključuje mnogo resursa, filteri mogu biti veoma korisni za pregled određenog opsega informacija. Filteri vam omogućavaju da prikažete samo informacije koje vas zanimaju i sakrijete ostale.
Možete filtrirati podatke o aktivnostima ili resursima koristeći auto filter, unapred definisane filtere projekta, a ako nijedan od filtera ne zadovoljava vaše potrebe, možete kreirati novi filter ili modifikovati postojeći filter.
Načini za filtriranje informacija u MS Projectu:
- Automatski filteri
- Unapred definisani filteri
- Prilagođeni filteri
Automatski filteri
Da biste uključili Auto Filter potrebno je:
- Na kartici View, u grupi Data, izabrati strelicu za listu filtera, a zatim izaberite Display AutoFilter.
Kada je uključen Auto Filter pojavljuju se strelica na vrhu svake kolone u željenom prikazu. Koristite ih da brzo filtrirate stavke u koloni.
Izaberite strelicu AutoFilter pored naslova kolone koja sadrži informacije koje želite da prikažete, a zatim izaberite vrednost za filtriranje tabele.
Strelica AutoFilter i naslov polja postaju plavi.
Koje kriterijume za filtriranje ćete videti zavisi od tipa podataka koji se nalaze u tabeli, pored ponuđenih opcija postoji i opcija Custom u kojoj možete da odredite sopstveni kriterijum za filtriranje podataka.
Da biste uklonili filtriranje u određenoj koloni, izaberite opciju Clear Filter from naziv kolone.
Da biste isključili AutoFilter, ponovite postupak kao pri uključivanju ove opcije – na kartici View, u grupi Data, izaberite strelicu za listu filtera, a zatim izaberite Display AutoFilter.
Osim opcije AutoFilter koju možete primeniti na svaku vidljivu kolonu, MS Project obuhvata kao što smo već pomenuli i nekoliko ugrađenih filtera – unapred definisanih filtera.
Unapred definisani filteri
Unapred definisani filteri su filteri koji se isporučuju sa MS Projectom. Oni se koriste za brzo filtriranje aktivnosti ili resursa po različitim kriterijumima, kao što su recimo aktivnosti koje nisu još uvek završene ili resursi dodeljeni projektnim aktivnostima.
Ovu vrstu filtera pokrećemo tako što sa kartice View u okviru opcije Filter biramo kriterijum po kome želimo da izvršimo filtriranje.
Koje kriterijume za filtriranje ćete videti zavisi od tipa podataka koji se nalaze u tabeli, kao i od pogleda u kome se nalazite (Task Views ili Resource Views).
Primer: Filtriranje u pogledu Gantt Chart
Da biste primenili filter koji nije na listi, izaberite opciju More Filters
A zatim:
- Da biste izabrali filter za aktivnost, izaberite Task, potom izaberite naziv filtera na listi Filteri, i primenite postavljeni kriterijum za filtriranje – Apply.
- Da biste izabrali filter za resurs, izaberite Resources, potom izaberite naziv filtera na listi Filteri, i primenite postavljeni kriterijum za filtriranje – Apply.
Prilagođeni filteri
Prilagođeni filteri su filteri koje dizajnirate za sopstvene potrebe projekta. Da biste napravili prilagođeni filter potrebno je da na kartici View, u grupi Data izaberite strelicu pored opcije Filter, a zatim izaberite More Filters.
Zatim izaberite Task ili Resources u zavisnosti od tipa filtera koji želite da kreirate. Potom odaberite opciju New. Unesite naziv za svoj novi filter – Name. Izaberite Show in menu ako želite da uključite ovaj filter u listu grupe podataka.
- U koloni And/Or izaberite And da biste prikazali rezultate koji ispunjavaju više od jednog kriterijuma filtera. Izaberite Or da biste prikazali redove koji odgovaraju jednom ili drugom.
- U koloni Name (ime polja) izaberite koje polje želite da filtrirate.
- U koloni Test odlučite kako želite da uskladite ono što ste izabrali za kolonu Name sa kolonom Value (vrednost) u sledećem koraku.
- U koloni Value (vrednost) izaberite vrednost koju želite ili unesite novu.
- Kada završite, sačuvajte postavljeni filter na Save.
Kao što ste videli, MS Project na raspolaganju ima veliki izbor filtera koji će vam olakšati praćenje projekta i prikazati samo one informacije koje vas u tom trenutku interesuju. Zato je MS Project jedan od najboljih svetskih softvera za upravljanje projektima. Ovo je samo jedna od njegovih prednosti i funkionalnosti koje detaljno obrađujemo na obuci za MS Project.