Da li ti je poznata sledeća situacija, kreneš da planiraš projekat u MS Projectu i sve je izgledalo uredno – datumi, trajanja, zadaci, zavisnosti? A onda, kako je projekat odmicao, sve se počelo pomerati, i nisi više znao/la šta je bilo planirano, a šta je realno? E pa, baš zbog toga postoji baseline.
Priznajem, često se dešava da ljudi ignorišu značaj baseline. Deluje kao neka tehnička stvar koja je više za “profi korisnike”. A onda, u sred haosa koji mogu nastati kod velikih projekata, postane jasno: bez baseline-a nemaš meru. Nemaš orijentir. Samo lutanje kroz datume i taskove.
Zato je važno da ti, iz mog iskustva, korak po korak pokažem kako pravilno koristiti baseline u MS Projectu, i kako ti to može bukvalno spasiti projekat.
Šta je baseline i zašto je bitan?
Baseline je tvoj zvaničan plan – zamrznuta verzija rasporeda koju koristiš da upoređuješ sa stvarnim tokom projekta. On ti daje odgovor na najvažnije pitanje:
- Da li idemo po planu – ili kasnimo?
- Da li ćemo projekat završiti u okviru planiranog budžeta?
Kada jednom postaviš baseline, možeš jasno videti koliko odstupaš od početnog plana, koji su zadaci u problemu, i gde treba da reaguješ.
Kada treba da postaviš baseline?
Zamisli baseline kao snimak ekrana pre nego što pritisneš “Start”. Treba ga postaviti odmah nakon što zaključaš plan, ali pre nego što se počne sa realizacijom. Ako kreneš bez toga – džaba kasnije analize jer nemaš referentnu tačku. Kada imaš jasno određeno trajanje projekta, početak i kraj, kao i isplaniran ukupan trošak na projektu vreme je da snimiš svoj početni plan.
Kako ti baseline pomaže tokom projekta (i zašto je tvoj najbolji saveznik)
Znaš onaj osećaj kad misliš da sve ide okej – ali ti u stomaku nešto govori da „kasnimo“, iako svi govore da je sve u redu? Ili suprotno – osećaš pritisak, a zapravo ste ispred plana, samo to niko ne zna sa sigurnošću? E, baš tu se baseline pokazuje kao najjači alat..
Kad jednom imaš baseline, prestaješ da barataš sa “mislim”, “verujem”, “izgleda mi” – i prelaziš na: “Prema planu trebalo je ovo uraditi, a uradili smo ono.” I to menja sve.
1. Pruža ti referentnu tačku
Bez baseline-a, svaki plan je kao pomerljiva meta. Ne znaš da li si na pravom putu jer nemaš s čime da uporediš trenutnu situaciju. Sa baseline-om, imaš jasno definisanu polaznu tačku – kako je projekat trebalo da izgleda. To ti omogućava da svaku promenu sagledaš objektivno.
2. Otkriva ti odstupanja dok su još mala
Problemi u projektu se retko javljaju odjednom. Oni puze polako, kroz sitna kašnjenja, pomeranja resursa, neodlučnost u komunikaciji. Bez baseline-a, te promene deluju bezopasno. Sa baseline-om, vidiš ih odmah – jer možeš da uočiš kada je planirani datum završetka prešao u crvenu zonu.
To ti omogućava da reaguješ na vreme:
- Preusmeriš resurse
- Skratiš trajanje kritičnih aktivnosti
- Povećaš frekvenciju praćenja za rizične tačke
U suštini – dobijaš mogućnost da vodiš projekat proaktivno, a ne reaktivno.
3. Jača tvoju poziciju pred timom i klijentom
Baseline ti doslovno može „sačuvati glavu“ na sastancima sa klijentima. Umesto da objašnjavaš zašto nešto kasni, samo pokažeš: “Prema planu, ovaj zadatak je trebalo da traje 5 dana. Počeli smo na vreme, ali zbog XYZ okolnosti, završeno je sa 3 dana zakašnjenja.”
Kada imaš baseline:
- Imaš dokaz za svako odstupanje
- Ne zavisiš od sećanja ili osećaja
- Gradiš poverenje jer pokazuješ podatke, ne utiske
Čak i kad stvari ne idu idealno, ako možeš da pokažeš da si sve ispratio, analizirao i predvideo – tvoji saradnici te vide kao profesionalca.
4. Omogućava ti realnu retrospektivu
Završetak projekta bez baseline-a je kao kraj utakmice bez rezultata. Ne znaš šta si dobro uradio, a šta treba da popraviš sledeći put. Baseline ti omogućava da sagledaš:
- Koji su zadaci uvek kasnili?
- Koji resursi su najopterećeniji?
- Gde su bila najveća odstupanja između plana i realnosti?
- Koje faze su bile najrizičnije?
To je ono što pravi razliku između PM-a koji se stalno iznova bori sa istim greškama – i onog koji uči, optimizuje i raste sa svakim projektom. Uspešan PM radi na sebi, raditi ovaj posao bez kontinuirane edukacije i usavršavanja dovodi do nezadovoljavajućih rezultata. Zato je bitno da pored moćnog alata ovladaš i teorijom, jer teorije + alat = uspešan projekat.
Ukoliko želiš da radiš na sebi i da se upoznaš sa dokazano najboljom metodologijom projektnog menadžmenta, onda klikni na link Upravljanje projektima.
Teorija koja se na njoj usvoji je osnova za tvoj napredak i nešto što će te sigurno izdvojiti iz mase i izdići iznad proseka, kada je u pitanju projektni menadžment.
5. Olakšava ti izveštavanje
Ako imaš baseline, izveštaji postaju brzi i jasni. Možeš da pokažeš:
- Koliko je aktivnosti završeno na vreme
- Gde su bila najveća odstupanja
- Koliko je projektno vreme (ili budžet) probijeno
- Da li je ukupni projekat još uvek u okviru predviđenog okvira
To su podaci koje menadžment voli. Umesto da im šalješ “osećaj”, ti im daješ konkretne brojke – a to gradi tvoju reputaciju kao pouzdanog i sistematičnog voditelja projekta.
Moj savet ti je jednostavan – nemoj da baseline koristiš samo zato što “tako treba”. Koristi ga kao alat za vidljivost, kontrolu i odlučivanje. Kad ga jednom staviš u službu projekta – postaćeš onaj PM koji ne paniči, ne nagađa, i zna tačno gde stoji sa projektom.
Mogu li da postavim više baseline-a?
Da! MS Project ti dozvoljava do 11 različitih baseline-a. Na primer, možeš imati jedan inicijalni, a zatim dodatne za veće promene. Ali pazi – nemoj da baseline koristiš kao „undo“. On treba da bude referenca, ne alat za ispravljanje grešaka.
Kako da znaš da li si dobro postavio baseline?
Možda zvuči čudno, ali postaviti baseline i postaviti ga kako treba – nisu ista stvar.
Evo čekliste koju koristim svaki put kad postavljam baseline – i preporučujem da je i ti koristiš:
- Da li su svi zadaci uneti i kompletirani?
- Da li si rešio sve zavisnosti (prethodnici/naslednici)?
- Da li su na svim zadacima na kojima je potrebno dodati resursi (ako ih koristiš)?
- Da li si proverio/la radne kalendare i neradne dane?
- Da li si odabrao/la Set Baseline for Entire Project, a ne samo selektovane taskove?
Ako sve ovo štima – onda znaš da si baseline postavio/la kako treba i da mu možeš verovati.
Šta se dešava ako ne koristiš baseline?
Znam, imaš mnogo obaveza, tim te vuče na sve strane, i pomisliš: “Ma pratiću sve u realnom vremenu, nema potrebe da komplikujem.” I onda – padneš u zamku u kojoj se svako našao u vođenju projekata. Bez baseline-a, gubiš mnogo više nego što misliš:
- Nemaš referencu – pa ne znaš koliko zapravo kasniš
- Ne možeš objektivno da meriš napredak
- Nemaš osnovu za Earned Value Management
- Teško se pravdaš pred klijentima, timom ili menadžmentom
- Gubiš mogućnost retrospektive i učenja na greškama
U praksi to izgleda ovako: neko ti kaže da projekat kasni, ti to osetiš, ali nemaš kako da pokažeš koliko i gde. Bez brojki, nema autoriteta. A kad imaš baseline – svaki izveštaj postaje tvoj saveznik.
Napredni saveti za rad sa više baseline-a
Ako radiš na kompleksnim projektima ili projektima koji traju mesecima, baseline ćeš morati da osvežiš ili zameniš – jer plan nikad ne ostane potpuno isti. MS Project ti omogućava da koristiš više baseline-a – i to može da ti bude ogromna prednost. Evo kako ja to koristim u praksi:
Kada koristiti dodatne baseline-ove?
- Kada se menja opseg projekta (scope change)
- Kada se pravi replaniranje zbog nepredviđenih okolnosti
- Kada klijent zahteva novu fazu sa različitim rokovima
- Kada želiš da pored trenutnog plana zadržiš i istoriju svih prethodnih
Uvek vodi beleške (u notes polju ili van projekta) o tome zašto si postavio novi baseline. To će ti biti zlata vredno kada budeš radio izveštaj ili analizu u retrospektivi.
Najčešće greške i kako da ih izbegneš?
- Postavljati baseline pre nego što je plan završen – loša ideja.
- Zaboraviti da uporedjuješ podatke – pa baseline stoji, a ti radiš naslepo.
- Prepravljati baseline umesto da koristiš dodatni – gubi se istorija.
Neka tvoj baseline radi za tebe, a ne obrnuto jer baseline je tvoj oslonac. Ako želiš da vodiš projekat profesionalno, baseline nije opcija – to je osnova. On ti daje pregled, kontrolu i autoritet. Ljudi te neće pitati „zašto kasnimo?“ jer ćeš ti već imati odgovor – sa jasnim brojkama i grafikonima.
Ako ti je ovaj vodič bio koristan, zamisli koliko bi mogao da naučiš na stručnoj obuci iz MS Projecta, gde radimo baš ovakve stvari – i još mnogo više.
- Radimo na pravim primerima iz prakse
- Učiš kako da koristiš ovaj moćni alat na pravi način
- Dobijaš podršku i nakon obuke
Da li znaš da preko 70% planera uopšte ne koristi baseline – a ti sad znaš zašto je bitan i zašto moraš da znaš da ga pravilno postaviš i koristiš? To je tvoja prednost. Prijavi se danas i nauči kako će ti softver pomoći da vodiš projekte koji se završavaju na vreme i u budžetu. Pravi projekti ne čekaju, a ni tvoja karijera ne bi trebalo da čeka!
Za više detalja klikni na: