Resursi u MS Projectu

Već smo ranije govorili o značenju i značaju resursa u upravljanju projektima. Ovaj tekst će vam pomoći da razumete jednu od najvećih prednosti Microsoft Projecta, a to je efikasno upravljanje resursima.

Pre nego što kreirate resurse u Microsoft Project-u, morate razumeti kako oni utiču na vaš projekat.

Šta je resurs?

Resurs je sredstvo koje pomaže u realizaciji projekta, bilo da je to sredstvo osoba, deo opreme, materijal ili finansijski trošak.

Resursi se odnose na ljude koji su uključeni u projekat, na opremu i materijale koji se koriste i kao i troškove povezane sa projektom. Za izvršavanje projektnih aktivnosti potrebni su resursi. Optimalno raspoređivanje resursa je ključ uspešnog upravljanja projektima.

Vrste resursa u MS Project-u

Za potrebe planiranja resursa, MS Project prepoznaje ove tri vrste resursa:

• RADNI RESURSI (ljudski resursi i oprema)
• MATERIJALNI RESURSI
• TROŠKOVNI RESURSI

Radni resursi

Radni resursi podrazumevaju ljude i opremu koji su potrebni da bi se aktivnosti na projektu realizovale.

Njihovo angažovanje na projektnim aktivnostima se mere kroz vreme. Angažovanje može biti izraženo u satima, danima, nedeljama ili mesecima i predstavlja vreme koje će dotični resursi raditi na toj aktivnosti kako bi je priveli kraju.

Treba imati na umu važne razlike između ljudi i opreme kao resursa. Ljudski resursi imaju ograničeno radno vreme kao što je 6 sati, 8 sati ili 12 sati. Oprema kao resurs ima različite radne mogućnosti od na primer 2 sata, 8 sati ili 24 sata. Mogu imati i prekide u održavanju. Takođe, može biti i više ljudskih resursa koji koriste istu opremu ili jedan uređaj može da radi na većem broju aktivnosti.

Materijalni resursi

Materijalni resursi su materijalna dobra koja se troše u toku obavljanja aktivnosti na projektu.

Materijali imaju jediničnu cenu, imaju količinu. Ne troše radno vreme, odnosno njihovo angažovanje se ne meri vremenom, već količinom utrošenog materijala. Primeri materijalnih resursa su: čelik, drvo, beton, pumpe, kablovi i sl.

Troškovni resursi

Troškovni resursi se dovode u vezu sa finansijskim troškovima vezanim za neku aktivnost projekta.

Upotreba troškovnih resursa omogućava vam da odredite odgovarajuću cenu, kao što je putovanje, seminar ili zabava, svaki put kada koristite resurs. U troškovne resurse spadaju različiti fiksni troškovi, različite takse i slično. Takođe i podizvođači možemo voditi kao troškovne resurse.

Pošto smo definisali tipove resursa u MS Project-u, potrebo je napraviti i listu resursa koju ćemo koristiti. Primer jedne liste resursa u MS Project-u je prikazan na slici.

Svojstva resursa u MS Project-u   

Ljudski resursi

Nakon dodavanja imena i tipa resursa, možete koristiti druga svojstva resursa kao što su:

• maksimalni kapacitet angažovanja,
• standardna cenu rada,
• cena prekovremenog rada
• ili cenu po angažovanju

Jedan aspekt efikasnog rada sa resursima je upravljanje radnim vremenom bilo kog resursa koji ima ograničenu dostupnost za vaš projekat. Kada kreirate resurse, potrebno je naznačiti njihovu dostupnost na projektu, odnosno gde je i koliko zauzet na projektu. Pored toga treba definisati i maksimalni kapacitet resursa za obavljanje zadataka za koji je angažovan. U prevodu da li resurs može da radi puno radno vreme na toj aktivnosti ili sam par sati dnevno.

U slučaju da resurs angažujemo za obavljanje dve ili više aktivnosti koje se odvijaju paralelno i da se očekuje njegovo maksimalno angažovanje, takav resurs će biti preopterećen. Prednost MS Projecta je što će indikatorom upozoriti na ovakvu situaciju, pa veoma jednostavno i brzo možemo uočiti da li dolazi do preopterećenja nekog od resursa koji rade na projektu.

Za više srodnih resurse koji čine određenu kategoriju (npr. majstori, stolari, monteri, elektičari i slično) možemo da napravimo generički resurs. Recimo možemo reći da imamo pet majstora i sve ih voditi kao generički resurs Majstori. U ovom slučaju prepterećenja resursa dolazi kada angažujemo više od pet majstora koliko ih imamo na rapolaganju. Svaki resurs ima standardu cenu rada, odnosno cenu angažovanja za obavljanje aktivosti. Cenu rada možemo uneti na osnovu više vremenskih odrednica (minuti, sati, dani, nedelje, meseci).

Resurs dodajemo aktivnosti i tada MS Project izračunava trošak angažovanja resursa za konkretnu aktivnost. Trošak se izračunava tako što vrednost dodeljenog rada toj aktivnosti množi sa cenom rada tog resursa.

Pored ili uporedo sa cenom standardnog rada, za resurs se može odrediti i cena po angažovanju. Ova cena ne zavisi od trajanja aktivnosti, niti od obima posla koji resurs treba da obavi. Na neki način predstavlja honorar koji MS Project dodeljuje svakoj aktivnosti za koju se angažuje resurs kome smo kao svojstvo popunili kolonu Cost/Use

Materijalni resursi

U MS Project-u možemo pratiti količinu i brzinu potrošnje materijalih resursa, kao i troškove koji odatle proizilaze. Troškovi se računaju na osnuv jedinične cene materijalnog resursa pomnoženog sa utrošenom količinom.

Troškovni (Cost) resursi

Kao što smo već rekli, ovo su najčešće neki dodatni, fiksni troškovi koji ne spadaju ni u ljudske, niti u materijalne resurse. Takodje i angažovanje podizvođača po principu “ključ u ruke” spada u troškovne resurse. Njihova vrednost se direktno dodeljuje kao trošak same aktivnosti.

Jedna aktivnost može da ima više ljudskih/radnih resursa, materijalnih, troškovnih, kao i bilo koju kombinaciju ovih resursa.

Zašto je planiranje resursa od suštinske važnosti?

Planiranje resursa i upravljanje resursima pomažu kompaniji da postignu optimizaciju resursa i njihovo efikasno korišćenje. Svake kompanija teži da postigne svoje ciljeve sa što manje napora. Ako znate šta vam je potrebno da projekat bude uspešan imaćete efikasno planiranje i ekonomično korišćenje raspoloživih resursa. To vam MS Project može omogućiti.

Kada dodelite resursa svom projektu, možete koristiti razne prikaze, izveštaje i alate koje MS Project poseduje. To će vam pomoći da vidite da li je bilo koji resurs preopterećen i u kom trenutku tokom projekta. Takođe možete videti da li u tom trenutku imate ljude koji su slobodni pa možete da ih dodate projektu ili da izvršite zamenu preopterećenih resursa. Možete čak da evidentirate resurse koji rade na više projekata u vašoj organizaciji i osigurate da se oni efikasno koriste.

Drugi aspekt efikasnog rada sa resursima je razumevanje kako broj resursa koji dodelite da radi na aktivnosti utiče na trajanje te aktivnosti. Drugim rečima, ako imate određenu količinu posla koju treba obaviti, ali malo ljudi koji to obavljaju, ta aktivnost će trajati duže, nego ako je na raspolaganju veći broj ljudi.

Naravno, jasno je i da resursi dodaju troškove projektu. Svako njihovo angažovanje košta i direktno utiče na konačni budžet projekta. Sve ovo: kreiranje aktivnosti, resursa, dodela resursa projektnim aktivnostima, kreiranje budžeta i mnogoe druge stvari radimo na našoj najtraženijoj obuci.

Više informacija na Obuka za MS Project