Program menadžment

Osnovna jedinica projektnog menadžmenta je projekat – privremeni napor preduzet da se kreira jedinstven rezultat. Upravljanje projektima je osnova projektnog menadžmenta i detaljno je objašnjeno kroz vodič za upravljanje projektima. Ovde ćemo se baviti višom instancom, koja je program menadžment.

Šta se podrazumeva pod pojmom program menadžment?

Program podrazumeva skup povezanih aktivnosti i projekata, kojima se upravlja na koordiniran način i sa takvom strukturom koja obezbeđuje adekvatne rezultate i benefite. Ako radite na programu, bilo kao projekt menadžer (vodite deo programa) ili kao program menadžer (vodite ceo program) znate da program nije svrha sam sebi. Program omogućava lakše upravljanje srodnim projektima i bolju koordinaciju i iskorišćenost projektnih resursa.

Najviša instanca projektnog menadžmenta, viša i od program je portfolio. Portfolio menadžment predstavlja upravljanje programima, projektima i povezanim aktivnostima radi realizacije strateških ciljeva kompanije.

Programi su praktičan način za povezivanje srodnih aktivnosti/projekata u jednu celinu, odosno pospešivanje timskog rada. Ideja je jedinstvena i zajednička – da vaš rad doprinese strateškim ciljevima kompanije. Upravljati projektom, kao i upravljanje programom znači zapravo upravljanje resursima i troškovima jer vam daje mogućnost manipulisanja prioritetima u okvirima rada. Program menadžment ima “veću sliku” od projekt menadžera koji vode pojedine projekte u okviru programa pa zna međusobne prioritete projekata i shodno tome može da radi preraspodelu resursa, ne u samom projektu što radi projekt menadžer, već uzmeđu projekata. Sve sa ciljem uspešne realizacije programa. Na ovaj način se lakše upravlja rizicima na projektu jer uklanjanje uzroka nastanka jednog rizika programa može ukloniti rizike za više projekata. 

Struktura programa

Sada kada smo razjasnili definicije projekta, programa i portfolija, mnogo je jasnije kako se program uklapa u ovu priču i u kakvoj je vezi sa ostalim činiocima. Dakle, program je skup projekata i operativnih aktivnosti koje kada se realizuju doprinose opštem cilju organizacije. Sam program može biti samostalni, nezavisni (standalone) ili može biti deo više strukture, tj, portfolija. Može da sadrži samo nekoliko projekata ili može da sadrži zaista veliki broj projekata. Sve ovo se najbolje vidi na donjoj slici. Potrebna je razvijena interna komunikacija i timski duh jer dobro upravljanje programom i projektima zahteva intenzivnu i kontrolisanu  komunikacija na projektima. 

Vrste programa

Postoje tri različite vrste programa:

1. Vizionarski programi
2. Programi u nastajanju
3. Obavezni programi

Svaki od njih je specifičan, vodi se na drugačiji način i ima posebu ulogu koja menja način upravljanja i rada tima.

I VIZIONARSKI PROGRAM

“Imam viziju…”

Program vođen vizijom sastoji se u tome da stariji rukovodioci imaju specifičnu ideju o tome kako žele da organizacija izgleda kada posao bude završen. Dakle, potiče od vizije višeg menadžmenta.

Ovi programi imaju tendenciju da postanu programi transformacije koji donose organizacione ili kulturne promene kao što su restruktuiranje ili fundamentalno menjanje pricipa poslovanja (digitalna transformacija, poslovanje bez papira i slično).

U ovoj vrsti programa postoji podrška višeg rukovodstva. Logično, realizuje se njihova vizija. Iako je očigledno da je za uspešnu realizaciju projekata potrebna podrška rukovodstva, to nije baš uvek slučaj. Jedan od glavnih razloga zašto projekti ne uspeju je baš nedostatak podrške top menadžmenta. Zato je vrlo bitno što ovde, standardno, postoji ta podrška. Menadžment osmišljava ideju o budućem stanju poslovanja na strategijskoj osnovi, a program je praktičan način da se tamo stigne. Određuje se broj projekata potrebnih za postizanje ciljeva, imenuje program menadžer koji je vrhu programa, kao i projekt menadžeri koji upravljaju pojedinim komponentama porgrama, odnosno projektima. 

Karakteristika ovog tipa programa je da postoji snažna posvećenost viziji. Organizacija se menja jer ceo top menadžement stoji iza programa. Direktna posledica toga je da svi zaposleni podržavaju program, jer točak se zakotrljao, voz je krenuo i nema nazad. Nema drugog rešenja jer će se program svakako realizovati. Sa njima ili bez njih. Voz promena se neumitno kreće i zato svi rado uskaču u njega.

Ovde se javlja jedan drugi izazov. Promena je realtivno laka za upravljanje jer je svi žele, ali programski tim mora posebnu pažnju da posveti analizi stakeholdera, odnosno pronalaženju protivnika programa. Ti protivnici neće biti posvećeni programu na pravi način, već suprotno i mogu negativno da utiču na njegovu realizaciju. Teško ih je identifikovati jer ne žele glasno da kažu da su protiv odluke top menadžmenta. Zato ovde iniciranje programa mora biti vrlo pažljivo odrađeno.

II PROGRAMI U NASTAJANJU

Ovo je možda najteži tip programa, programi koji ne počinju kao programi već vremenom prelaze u jedan takav. To se dešava zbog zahteva biznisa gde se inicira niza projekata koji nisu povezani ili su vrlo slabo povezani. Vremenom, ljudi uviđaju da se bore da obezbede slične resurse i da postoje izvesna preklapanja u rezultatima, odnosno izlazima projekata. Kao rezultat toga, pojavljuje se programski okvir tako da se sve može spojiti pod jedinstvenu lidersku strukturu uz bolju koordinaciju, komunikaciju i korišćenje resursa.

Jedan od najvećih izazova na ovoj vrsti programa je pronalaženje načina za usklađivanje projekata. Počinje sa pristojnim softverom za planiranje projekta, što daje uvid šta, kako i što je još bitnije, kada se realizuju aktivnosti za svaki pojedinačni projekat. Onda se može pristupiti planiranju aktivnosti, njihovih međusobnih veza, potrebnih resursa i troškova za stvaranje programa kao zajedničke strukture za upravljanje.

Problem se može javiti pri pokušaju da se standardizuju način rada, odnosno upravljanja projektima, kao i način izveštavanja za veliki broj projekata koji su već u toku. Takođe, pri pokušaju promene načina na koji ljudi  već rade i u određenoj meri slobodu rada koju su nekada imali, može se stvoriti otpor od strane timova za vođenje projekata.

Fokus menadžera programa trebalo bi da je na okupljanju ljudi kako bi uvideli korist od rada kao programski tim. U ovom slučaju veoma je važno izgraditi snažan programski tim, odozdo prema vrhu. Jedan od načina je koristiti programsku šemu za definisanje uloga i odgovornosti unutar programa. Neki od alata koji se mogu iskoristiti su:

• Tekstualni opis uloga i odgovornosti
• RACI/RASIC matrica – tabelarni prikaz uloga i odgovornosti
• Organizaciona (hijerarhijska) šema programa i projekata
• RBS – Resource Breakdown Structure
• …

III OBAVEZNI PROGRAMI 

Na kraju, postoji treća kategorija programa – obavezni program. Gotovo uvek postoji nešto što spada u ovu kategoriju koja se može dešavati u bilo kom trenutku. Sama organizacija nema mogućnost . Na primer, nova zakonska regulativa može generisti više različitih stvari o kojim preduzeće treba da bude svesno. To mogu biti odvojeni projekti ali pošto se pravni resursi i budžet održavaju centralno lakše je upravljati tim projektima kao program za praćenje ukupne pozicije za usklađenost kompanije.

Primer obaveznog programa bio bi GDPR. Kompanije su morale da implementiraju promene kroz HR, upravljanje dokumentima, IT, marketing i usluge za korisnike. Ishodi projekata u obaveznim programima verovatno će biti nove politike, ažuriraće uslove, sprovoditi procesne izmene u skladu sa propisima.

Još jedan primer ovog obaveznog programa je u slučaju internacionalnih kompanija. Vrlo često iz same centrale stiže godišnji plan obaveznih projekata (mandatory projects) koje dotično predstavništvo u Srbiji mora da ispuni kako bi se sinhronizovalo sa poslovanjem matične kompanije. Ili kako bi se uskladilo sa rastom matične kuće. Zbog lakše koordinacije svi ovi projekti se vode iz jedne tačke, kao treći tip programa, tj. obavezni program.  

Dakle, postoji tri tipa programa. U zavisnosti od toga koji od njih se najviše uklapa u vaš način poslovanja, izaberite onaj pravi program, ili kombinaciju više njih. I zapamtite, birajte pažljivo i mudro. Vaš cilj je da ostvarite najveće benefite primenom ovih programa.