Šta je SIPOC dijagram
SIPOC dijagram je alat koji se koristi u upravljanju procesima i poboljšanju kvaliteta kako bi se vizualizovao i razumeo proces na visokom nivou. Akronim SIPOC označava:
S – Suppliers (Dobavljači): Ko isporučuje ulaze za proces?
I – Inputs (Ulazi): Koji su ulazi u proces?
P – Process (Proces): Koji su glavni koraci procesa?
O – Outputs (Izlazi): Koji su izlazi iz procesa?
C – Customers (Kupci/Korisnici): Ko su korisnici izlaza iz procesa?
Koristeći SIPOC dijagram, tim može jasno videti sve ključne komponente procesa i lakše identifikovati gde se mogu javiti problemi ili gde postoji prostor za poboljšanje.
SIPOC dijagram u upravljanju projektima
SIPOC dijagram u upravljanju projektima je alat koji se koristi za definisanje i dokumentovanje svih relevantnih elemenata projekta na visokom nivou. Koristi se da se osigura da su svi ključni aspekti projekta uzeti u obzir pre nego što projekat započne.
Šta se dobije korišćenjem ovog dijagrama?
Jasnoća i razumevanje – Omogućava timu da jasno razume sve aspekte projekta, uključujući ko su ključni dobavljači, koji su glavni ulazi, kako će se proces odvijati, koji su očekivani izlazi i ko će koristiti te izlaze.
Komunikacija – Pomaže u komunikaciji između članova tima i zainteresovanih strana, osiguravajući da svi imaju isto razumevanje procesa i očekivanja.
Identifikacija problema – Omogućava identifikaciju mogućih problema ili prepreka u ranoj fazi, pre nego što se projekat započne.
Planiranje resursa – Pomaže u identifikaciji resursa potrebnih za projekat, uključujući ljude, materijale i finansije.
Kako koristiti SIPOC dijagram u upravljanju projektima?
I – Definisanje granica projekta
Jasno definišite početak i kraj projekta. Ovo uključuje definisanje obima projekta.
II – Identifikacija elemenata SIPOC dijagrama
- Dobavljači (Suppliers) – Identifikujte sve dobavljače koji pružaju ulaze za projekat. To mogu biti interni ili eksterni dobavljači.
- Ulazi (Inputs) – Navedite sve ulaze potrebne za realizaciju projekta. Ovo uključuje resurse kao što su materijali, informacije, alati, itd.
- Proces (Process) – Definišite ključne korake ili aktivnosti koje će se odvijati tokom projekta.
- Izlazi (Outputs) – Identifikujte sve proizvode ili rezultate koji će biti isporučeni kao rezultat projekta.
- Korisnici (Customers) – Navedite sve koji će koristiti ili imati koristi od izlaza projekta. Ovo mogu biti krajnji korisnici, klijenti ili druge zainteresovane strane.
III – Vizualizacija SIPOC dijagrama
Kreirajte tabelu ili dijagram sa pet kolona za svaki element SIPOC akronima.
Popunite kolone sa identifikovanim informacijama.
IV – Analiza i poboljšanje
Koristite dijagram za identifikaciju mogućih problema ili prilika za poboljšanje u projektu.
Diskutujte sa timom o mogućim rešenjima i planirajte kako implementirati te promene.
Kako napraviti SIPOC dijagram za projekat?
Koraci za kreiranje SIPOC dijagrama su na neki način ugrađeni, ali nećete raditi s leva na desno kao što biste očekivali jer ovo nije linearna reprezentacija procesa. Pratite dole navedene korake za najlakši način da kreirate SIPOC tabelu.
Napravite tabelu sa pet kolona
Prikažite svoju SIPOC tabelu negde gde i drugi imaju pristup da biste podstakli saradnju. Bela tabla za brisanje, tabla ili pametna tabla su sve dobre opcije, jer se stavke mogu izbrisati, prepisati ili dodati po potrebi. Označite svaku kolonu jednim slovom u SIPOC-u.
Navedite korake procesa
Preporučuje se da počnete slovom P u SIPOC-u i prođete kroz tabelu nakon što uspostavite proces. Takođe se preporučuje da imate liste od četiri do sedam koraka kako tabela ne bi postala previše zamršena.
Lista ključnih izlaza
Desno od kolone procesa je mesto gde navodite odgovarajuće izlaze. Ima smisla da sledeće uradite izlaze i da radite donekle unazad jer je lakše dodeliti inpute i dobavljače kada već imate postavljen krajnji rezultat.
Napišite primaoce rezultata ili kupce
Sledeći je poslednji deo SIPOC-a, a to je pisanje ko je na kraju svakog izlaza. Može biti isto za sve izlaze, ili svaki može imati različitog kupca ili primaoca.
Unesite ulaze
Drugo slovo u SIPOC-u, ali predposlednji korak u procesu su ulazi. Pozivajući se na gornji primer, u ovom odeljku navodite sve resurse koje obezbeđuju dobavljači. To mogu biti materijali ili čak ljudi ako je to ono što vaš projekat zahteva.
Navedite dobavljače
Na kraju, ali ne i najmanje važno, vreme je da navedete svoje dobavljače. To su ljudi ili kompanije koje obezbeđuju resurse za vaše inpute. Obavezno navedite svakog dobavljača po ulazu kako biste dobili potpunu sliku.
Da li bi trebalo da koristite SIPOC za upravljanje projektima?
Možda ćete biti u iskušenju da koristite SIPOC tabelu za svaki proces kroz koji vaše poslovanje prolazi, ali postoje slučajevi kada korišćenje jedne tabele jednostavno nije najbolja opcija. Postoje vrlo jasne upotrebe za SIPOC, a to su:
Pružanje pregleda – Predstavljanje SIPOC tabele ljudima koji nemaju osnovno znanje o procesu pomoći će da se pruži pregled procesa kako bi mogli da budu upoznati sa onim što se dešava.
Reorganizacija ili rekonstrukcija – Ako doživljavate smanjenje obima, prilagođavanje vašeg SIPOC-a tako da odražava te promene i predstavljanje tog ažuriranog grafikona zaposlenima omogućiće svima da budu u toku.
Redizajniranje – Ponekad usput shvatite da proces jednostavno ne funkcioniše ili je vaša organizacija promenila način na koji projekti funkcionišu. Korišćenje SIPOC tabele je organizovan način za redizajn.
Za šta se koristi SIPOC dijagram?
SIPOC dijagrami se često koriste u lean menadžmentu kao deo metodologije poboljšanja procesa Six Sigma. Six Sigma ima za cilj da minimizira nedostatke i nedoslednosti u krajnjem proizvodu – iz tog razloga, dobro funkcioniše da poboljša proizvodnju ili bilo koji proces povezan sa iskustvom korisnika. Osnovna komponenta Lean Six Sigma je DMAIC proces koji označava definisanje, merenje, analizu, poboljšanje i kontrolu. SIPOC dijagram dolazi u igru tokom faze „definisanja“ DMAIC procesa.
Ali čak i ako ne vodite Six Sigma projekat ili koristite Lean menadžment, SIPOC dijagram i dalje može biti koristan.
- U okviru Six Sigma okvira, SIPOC dijagram igra ključnu ulogu u fazi definisanja DMAIC (definisanje, merenje, analiza, poboljšanje, kontrola) metodologije.
- Kreiranjem SIPOC dijagrama, projektni timovi mogu jasno razumeti obim procesa koji se istražuje, identifikovati ključne zainteresovane strane i uskladiti ciljeve projekta sa zahtevima kupaca od samog početka.
- SIPOC dijagram je vrsta mape procesa koja pruža pregled procesa na visokom nivou. Za razliku od detaljnih mapa procesa koje zadiru u granularne korake i tačke odlučivanja, SIPOC dijagram nudi pojednostavljen, ali sveobuhvatan prikaz toka procesa. Ovo ga čini idealnim alatom za brzo prenošenje suštine procesa zainteresovanim stranama i omogućavanje zajedničkog razumevanja među članovima tima.
Pregled procesa na visokom nivou
Obuhvatanjem dobavljača, ulaza, koraka procesa, izlaza i kupaca u jedan dijagram, SIPOC pruža holistički pogled na proces koji se razmatra. Ova perspektiva visokog nivoa omogućava timovima da identifikuju potencijalna uska grla, neefikasnosti ili oblasti za poboljšanje bez da se zaglave u preteranim detaljima.
SIPOC dijagram služi kao polazna tačka za dalju analizu i optimizaciju procesa .
Primer SIPOC dijagrama u upravljanju projektima
| Dobavljači (Suppliers) | Ulazi (Inputs) | Process (Proces) | Outputs (Izlazi) | Customers (Kupci/Korisnici) |
| IT tim | Softverski alati | Razvoj softverskog rešenja | Funkcionalna aplikacija | Krajnji korisnici |
| Marketing tim | Marketinški materijal | Kreiranje marketinške kampanje | Marketinška kampanja | Klijenti |
| Finansijsko odeljenje | Budžet | Upravljanje budžetom projekta | Finasnijski izveštaji | Menadžment |
| HR odeljenje | Radna snaga | Angažovanje radne snage | Tim za projekat | Projektni menadžer |