Upravljanje projektima i programima: ključne razlike i sličnosti

Ovaj tekst ima za cilj da razjasni šta je projekat, a šta program menadžment, kao i koje su razlike i sličnosti između vođenja projekata i programa. Zato, krenimo redom.

Šta je projekat?

Projekat je skup zadataka koje izvršava projektni tim da bi postigao određeni cilj. Projekt menadžeri su zaduženi za nadgledanje životnog ciklusa projekta, koji se sastoji od pet procesnih grupa:

  • Iniciranje projekta
  • Planiranje projekta
  • Realizacija projekta
  • Praćenje i monitoring projekta i
  • Zatvaranje projekta.

Da bi bili izvršeni, projekti zahtevaju resurse kao što su ljudski resursi, mašine (oprema) i materijali, koji se koriste za izvršavanje aktivnosti, proizvodnju rezultata i postizanje prekretnica – ključnih tačaka na projektu.

Dakle, projekat ima definisan budžet, određene datume početka i završetka, kao i ciljeve zbog kojih se pokreće.

Program

Program je vremenski mnogo duži i može se odvijati kontinuirano kako bi se postigli dugoročni poslovni ciljevi.

Program se sastoji iz više srodnih, povezanih projekata koji se odvijaju jedan pored drugog da bi se postigao opšti cilj.

Zašto je važno razumeti razliku između projekata i programa?

Dok su upravljanje programom i upravljanje projektima često povezani, postoje ključne razlike koje ih izdvajaju.

Nerazumevanje razlika između projekata i programa može negativno uticati na performanse organizacije, a otkrivanjem ovih razlika možete transformisati svoj pristup upravljanju sledećim inicijativama:

  • Prilagođeno upravljanje – razlikovanje projekata i programa pomaže u usvajanju odgovarajućih pristupa upravljanja
  • Optimizacija resursa – razumevanje razlika pomaže efikasnoj alokaciji resursa
  • Upravljanje rizikom -diferenciranje poboljšava strategije upravljanja rizikom
  • Angažovanje zainteresovanih strana – prepoznavanje razlike pomaže u razvoju prilagođenih planova komunikacije i angažovanja zainteresovanih strana
  • Procena učinka – razlikovanje projekta i programa je od vitalnog značaja za postavljanje odgovarajućih kriterijuma merenja učinka

Razumevanje razlika između projekata i programa je ključno. Za organizacije koje sprovode programe, važno je razumeti ove razlike kako bi menaderi programa i projekt menadžeri radili na istim organizacionim ciljevima i bili usklađeni na projektima koji podržavaju programske inicijative i strateške prioritete organizacije.

Ključne razlike između projekta i programa

Razlike između projekta i programa mogu se jasno povući na sledećim osnovama:

Privremena aktivnost, koja se sprovodi radi stvaranja posebnog proizvoda ili usluge, koja ima određene ciljeve, naziva se projekat. Skup projekata koji su međusobno racionalno povezani da bi se postigla kombinovana korist, naziva se program.

Projekat je specifičan za sadržaj, koji se fokusira na isporuku traženog rezultata. Program je specifičan za kontekst, koji povezuje različite projekte koji su međusobno povezani kako bi se postigao krajnji cilj organizacije.

Projekat je poseban i traje određeno vreme. S druge strane, program se odvija kontinuirano, traje dosta duže kako bi se postigli dugoročni ciljevi. Projekat se bavi konkretnim rezultatima, dok se program bavi koristima koje se dobijaju od njegove implementacije.

Obim programa je širi u odnosu na projekat, projekat radi na jednoj funkcionalnoj celini, dok program radi na različitim funkcionalnim celinama.

Zadaci koje obavlja menadžer projekta za završetak projekta su tehničke prirode. Dok, zadaci koji se obavljaju u cilju uspešnog sprovođenja programa su strateške prirode.

Postoji generacija specifičnih rezultata koje zahteva projekat. Nasuprot tome, program proizvodi opšte rezultate koji su neophodni za rast i opstanak organizacije na duži rok.

Efikasnost projekta se može meriti procenom kvaliteta proizvoda, blagovremenosti, troškovne efikasnosti, usklađenosti i stepena zadovoljstva klijenata. Dok, da bi se izmerila efikasnost programa, potrebno je proveriti da li on ispunjava potrebe i koristi zbog kojih je sproveden.

Ključne razlike između upravljanja projektom i upravljanja programom

Upravljanje projektom

  • Upravljanje projektom uključuje specifične projekte koji imaju povelju u kojoj se navode očekivanja i detalji, uključujući datum završetka kada se moraju ispuniti rezultati.
  • Zahteva internog menadžera projekta ili eksternog konsultanta za vođenje projekta
  • Fokusira se na rezultate – Projekti su obično operativne prirode, a njihova glavna svrha je da se „stvari završe“
  • Može se razlikovati po stilu u zavisnosti od specifičnog projekta i kulture tima (tj. neki projekti mogu zahtevati tradicionalni pristup vodopada, dok bi drugi mogli imati koristi od agilnijeg stila upravljanja, čak i unutar iste organizacije)
  • Može uključivati projekte koji se vode pod okriljem programa ili nezavisno od programa unutar organizacije

Upravljanje programom

  • Može biti na nivou odeljenja ili na nivou kompanije, u zavisnosti od veličine organizacije i obima programa
  • Obično se fokusira na jedan po jedan dugoročni program koji se izvodi (bilo unutar organizacije ili odeljenja)
  • Zahteva internog menadžera programa za pokretanje programa i praćenje rezultata tokom njegovog trajanja
  • Može se fokusirati na određivanje prioriteta projekata ili inicijativa koje podržavaju strateški pravac organizacije tokom vremena
  • Može uključivati sposobnost organizacije da se transformiše i menja ili zahteva od organizacije da reaguje na okruženje ili industriju u kojoj posluje
  • Fokusiran je na rezultate i metriku uspeha (tj. menadžeri programa će odlučiti o pravim projektima i akcijama koje će pomoći programu i organizaciji da postignu uspeh)
  • Ciljevi upravljanja programom se sastavljaju sa stanovišta visokog nivoa, dok se projekti planiraju kao način za njihovo postizanje. Dakle, upravljanje projektima upravlja naporima jednog tima koji radi na postizanju specifičnih ciljeva dok se programi koriste kad god postoje dugoročni ciljevi koji zahtevaju napor cele kompanije
Projekat i program menadžment

U tabeli možemo videti paralelno karakteristike upravljanja projektom i upravljanja programom i uočiti upravo ključne razlike o kojima govorimo.

Upravljanje projektom  Upravljanje programom  
Fokusiran na kreiranje rezultata  Fokusiran na postizanje strateških ciljeva  
Ima definisan obim  Ima dugoročni cilj – tečni opseg bi bilo neko kontinuirano trajanje  
 
Ima određen rok  Ima labav i fleksibilan vremenski okvir  
Fokusiran na izlaz  Fokusiran na ishod  
Bavi se tehničkim poslovima  Bavi se strateškim zadacima  
Uspeh se definiše završavanjem projekta na vreme i budžetomUspeh definisan isporukom vrednosti  
Ograničena interakcija zainteresovanih  Kompleksna interakcija zainteresovanih strana  
Cilj je da minimizira nedefinisane rizike kroz upravljanje rizikom  Očekuje nedefinisane rizike  
Zahteva detaljan rasporedProgram kao skup projekata čini više povezanih projekata, gde je moguće da će se neki projekti preklapati pa je potrebno da menadžer programa proceni preklapanja i u saradnji sa projekt menadžerima obezbedi nesmetan napredak programa  
Izbegava promenePrihvata promene  
Traži sigurnost  Očekuje se nejasnoća  

Razlika između menadžera projekta i menadžera programa

Šta je menadžer projekta?

Projekt menadžer je odgovoran za uspešnu realizaciju pojedinačnog programa. Oni imaju manju oblast za koju su odgovorni, ali u okviru te oblasti oni su ti koji paze na ceo projektni tim i brinu da se sve odvija kako treba. Oni su takođe ti koji će izveštavati menadžera programa. U okviru projekta, njih će tim izveštavati ili postavljati im pitanja.

Neki od zadataka menadžera projekta mogu uključivati:

  • Ispunjavanje rokova
  • Poštovanje okvira unapred određenog budžeta
  • Delegiranje zadataka članovima tima
  • Dovršavanje zadataka koji se mogu isporučiti
  • Usklađivanje vremena i resursa
  • Izveštavanje menadžeru programa
  • Organizovanje celokupnog tima
  • Procene troškova i projekti budžetiranja
  • Rad sa klijentima kako bi se osigurao obim projekta
  • Praćenje napretka tima
  • Odgovaranje na pitanja i nedoumice članova tima
  • Izrada zadataka i vremenskih rokova
  • Upravljanje ukupnim projektnim rizikom
  • Upravljanje i ažuriranje izveštaja i dokumentacije
  • Pojašnjavanje obima projekta i plana
  • Razvijanje politike i procedure za postizanje opštih ciljeva

Šta je menadžer programa?

Ako zaronimo malo dublje doćićemo do odgovora šta znači biti menadžer programa. Menadžer programa je odgovoran za razumevanje celog programa na kome preduzeće radi i kako će to uticati na poslovanje u celini. Oni su odgovorni za prepoznavanje i evaluaciju svih projekata koji treba da budu ostvareni da bi se taj sveobuhvatni program završio. Kao rezultat toga, oni su ti kojima bi projektni menadžeri trebalo da se obrate za pomoć ili za prijavu nekih neusaglašenosti, nedostataka itd.

Neki od zadataka menadžera programa mogu uključivati:

  • Angažovanje timova
  • Implementacija strategija
  • Nadgledanje saradnje između projektnih timova
  • Definisanje metrika uspeha
  • Procena metrika uspeha
  • Koordiniranje i praćenje napretka projekata
  • Analiziranje politike i ciljeva programa
  • Povezivanje između različitih menadžera projekata
  • Ocenjivanje ukupnog uspeha programa i projekta
  • Razvijanje strategije za kontinuirani napredak programa

Odgovornosti menadžera projekta

Menadžeri projekata, alternativno, nadgledaju rad pojedinačnih projekata u okviru svojih programa. Projekt menadžeri mogu odrediti vreme, budžet, resurse i druge aspekte za završetak projekta u okviru postavljenih programskih smernica. Oni se najviše fokusiraju na izvršenje i upravljanje projektima o kojima potom izveštavaju.

Odgovornosti menadžera programa

Menadžeri programa imaju dužnost da saopšte strategiju programa i njegove ciljeve, istovremeno procenjujući kako će to uticati na poslovanje. Oni postavljaju okvir koji svi ostali zaposleni treba da prate za uspeh u svojim projektima. Menadžeri projekata će zatim slediti ovaj postavljeni okvir i izveštavati menadžere programa o projektima. Ovo omogućava menadžerima programa da prate „širu sliku“ poslovanja u celini umesto da se posebno fokusiraju na određene projekte koji imaju svoje menadžere.

Razlika između menadžera programa i menadžera projekta

Uopšteno gledano, izgleda da i programski i projektni menadžeri dele slične odgovornosti. Ipak, postoje višestruke razlike među ulogama koje oboje imaju u svojoj individualnoj poziciji.

Generalno, menadžeri programa imaju širu ulogu jer se pod njihovim rukovodstvom sprovodi više projekata. Dok menadžeri projekata imaju usku ulogu jer upravljaju jednim projektom.

Menadžeri programa moraju da koordiniraju na nivou preduzeća i upravljaju svojim projektima na makro nivou, dok projektni menadžeri moraju da upravljaju projektom na mikro nivou. Stoga će se alati koji su potrebni za upravljanje odgovornostima takođe razlikovati.

Menadžeri projekta treba da upravljaju članovima tima tokom celog projekta. Dok je dovoljno da menadžeri programa upravljaju samo pojedinačnim projektnim menadžerima.

Menadžer programa treba da ima šire znanje o finansijskim strategijama organizacije. Menadžeri projekta mora da se fokusiraju na upravljanje troškovima odnosno budžetom projekta.

Menadžeri programa rade sa organizacijama kako bi uskladili program sa poslovnom strategijom i fokusirali se na obezbeđivanje povraćaja ulaganja preduzetog programa tako što će se završiti na vreme. Menadžer projekta osigurava da se projekat završi u okviru rasporeda i troškova.

I na kraju možemo izvući i sledeći zaključak koji ističe ključne sličnosti između upravljanja projektom i upravljanja programom.

Da bi se ciljevi postigli i upravljanje projektom i upravljanje programom zahteva efikasno planiranje. Planiranje uključuje definisanje obima, budžeta, vremenskog okvira i resursa potrebnih za postizanje ciljeva projekta ili programa. Takođe, i upravljanje projektom ali i upravljanje programom zahtevaju efikasnu organizaciju resursa koja podrazumeva definisanje uloga i odgovornosti, kreiranje strukture i dodelu resursa.

I na kraju i upravljanje projektom i upravljanje programom zahtevaju efikasno praćenje i kontrolu napretka, identifikovanje problema i preduzimanje korektivnih radnji kako bi se projekat ili program održao na pravom putu i osiguralo da ciljevi budu ispunjeni.


Srodne teme:

Obuka za projektne menadžere