Upravljanje projektima sa udaljenim timovima – najbolje prakse
Rad sa udaljenim timovima donosi brojne izazove, ali uz prave strategije se mogu postići fantastični rezultati. Ako te je ikada interesovalo kako najbolje organizovati tim na daljinu, kako povećati produktivnost i izbeći komunikacione prepreke koje mogu biti okidač mnogobrojnih konflikta u timu, onda si na pravom mestu! U ovom tekstu ćemo pričati o najdelotvornijim praksama za vođenje udaljenih timova.
Zašto je upravljanje udaljenim timovima drugačije?
Možda već imaš iskustva sa vođenjem timova, ali kada je reč o udaljenom radu, stvari se značajno menjaju. Nije dovoljno samo da znaš najbolju metodologiju za vođenje projekata, nego mnogo više treba da se baviš ljudima. Nemaš luksuz spontanih sastanaka u kancelariji, ne možeš prosto prići nekome i dobiti brzi odgovor, a održavanje timskog duha zahteva dodatni trud, jer prisnost i poverenje se lakše stvara i gradi kada ljudi nisu fizički udaljeni. Međutim, sa pravim alatima i pristupom, može se učiniti da tim funkcioniše kao dobro podmazana mašina, bez obzira na to gde se članovi nalaze i kolika je stvarna fizička distance među njima.
Ključne prakse za uspešno upravljanje projektima sa udaljenim timovima
1. Jasni ciljevi i očekivanja
Udaljeni timovi zahtevaju kristalno jasnu komunikaciju. Nema dvosmislenosti i nedorečenosti u komunikaciji. Kada svaki član zna jasno svoja zaduženja, rokove i odgovornosti na konkretnom zadatku, šanse za nesporazume su minimalne. Znači neophodna je jasna podela uloga i odgovornosti, a ciljevi treba da budu SMART (Specifični, Merljivi, Dostižni, Relevantni, Vremenski ograničeni) da bi svi jasno razumeli šta se od njih očekuje.
Uvek proveri šta članovi tima očekuju od tebe i isto tako reci šta čekuješ do njih. Neizrečena očekivanja mogu da budu uzrok za konflikte.
2. Komunikacija je ključ uspeha
Bez dobre međusobne komunikacije, udaljeni timovi brzo prestaju da funkcionišu. Redovni sastanci, bilo putem video poziva korišćenjem raznih platformi ili kratkih statusnih izveštaja, pomažu da tim ostane povezan. U to ime pomažu Microsoft Teams i Zoom koji jomogućavaju jednostavniju komunikaciju i koordinaciju aktivnosti na projektu.
Zaključak: Jasna i koncizna komunikacija sprečava nesporazume a samim tim smanjuje i šanse za eskalacijom stresnih situacija koje mogu prouzrokovati konflikte između timova kao i unutar samog tima. Sve to povećava produktivnost.
3. Pravilno delegiranje
Delegiranje je umetnost. Kada znaš kako pravilno podeliti zaduženja, tvoj tim može funkcionisati bolje.
4. Rad na timskoj kulturi
Kad radiš sa ljudima koji se ne viđaju uživo, lako je izgubiti osećaj pripadnosti. Teže je zbližiti se sa ljudima i ostvariti prisnost kada su ljudi fizički udaljeni. Zato je važno ulagati u timsku kulturu – organizovati virtuelne kafe, opuštene sastanke, pa čak i online team building aktivnosti.
5. Efikasno upravljanje vremenom
Različite vremenske zone i fleksibilno radno vreme mogu biti izazov. U tome ti mogu pomoći alati kao što su Google Calendar, Trello ili ClickUp da bi svi bili usklađeni i znali kada su dostupni za rad.
6. Korićenje pravih alata
Evo nekoliko alata koji ti mogu olakšati upravljanje udaljenim timovima:
- Slack – za brzu i laku komunikaciju
- Zoom/Teams – za video sastanke
- Asana / Trello – za upravljanje zadacima
- Google Drive – za deljenje dokumenata
- TimeCamp / Toggl – za praćenje radnog vremena
- Microsoft Project, tačnije Project Online – vođenje više projekata između udaljenih timova
7. Redovno praćenje napretka i prilagođavanje strategije
Ne postoji jedinstven i savršen sistem, pa je važno redovno pratiti šta funkcioniše, a šta ne. Ako radiš kao projektni menadžer možeš koristi sastanke 1 na 1 gde ćeš davati povratne informacije članovima tima, a u agilnim projektima imaš retrospektive sprinta za kontinuirano poboljšanje rada tima.
Statistika uspešnog upravljanja udaljenim timovima
Prema istraživanjima, 83% zaposlenih smatra da su jednako ili čak produktivniji kada rade na daljinu.
Takođe, kompanije koje primenjuju fleksibilne radne modele beleže 25% niže operativne troškove.
Međutim, 20% udaljenih radnika navodi da se osećaju izolovano, što ukazuje na potrebu za prisnijom komunikacijom i angažovanjem tima.
Ove brojke jasno pokazuju da dobro upravljanje udaljenim timovima donosi značajne prednosti i može smanjiti troškove na projektu, ali donosi i izazove koje treba prevazići.
Izazovi rada u različitim vremenskim zonama i kako ih prevazići
Kada članovi tima rade iz različitih vremenskih zona, može doći do kašnjenja u komunikaciji, informacije prestaju da budu relevantne u momentu kada dospeju do krajnjeg korisnika, dolazi i do preklapanja sastanaka i smanjenja produktivnosti. Da bi se ti izazovi rešili, važno je:
- Postaviti jasne smene i radno vreme – kako bi svi znali kada mogu očekivati odgovore I kada mogu postaviti pitanja.
- Koristiti asinhronu komunikaciju – putem e-maila, dokumentacije i softvera za praćenje zadataka.
- Planirati sastanke unapred – kako bi svi mogli prisustvovati u optimalno vreme i eventualno na vreme prijavili svoju sprečenost da prisustvuju.
- Fleksibilnost u rokovima – omogućiti razumnu toleranciju za različite vremenske zone.
Primena ovih metoda može značajno unaprediti efikasnost tima i smanjiti nervozu na projektu zbog neusklađenih radnih rasporeda.
Kako motivisati udaljeni tim i zadržati angažovanost?
Motivacija udaljenog tima može biti pravi izazov jer nedostaje neposredna interakcija i fizička prisutnost. Tapšanje po ramenu i neposredne pohvale lično izražene u neposrednoj komunikaciji ne mogu zameniti video i audio pozivi. Evo nekoliko proverenih metoda za povećanje angažovanosti:
- Redovno priznanje i nagrade – pohvali članove svog tima za njihov trud i postignuća.
- Jasne mogućnosti za napredovanje – pruži im priliku da razvijaju veštine i napreduju u karijeri, mogućnost za napredovanje motiviše ambiciozne ljude da se više trude.
- Interaktivne radionice i treninzi – organizuj obuke koje nisu samo edukativne već i zabavne, učini rad zanimljivim a ne samo stresnim za svoje ljude.
- Neformalni razgovori i društveni događaji – omogućavaju članovima da se povežu na ličnom nivou, da pokažu emociju i razumevanje za neke lične probleme kroz koje prolaze članovi tima u privatnom životu, van projekta .
- Postavljanje izazova i ciljeva – kako bi članovi tima imali motivaciju da se usavršavaju.
Sve ove metode za uspešno vođenje tima radimo na našoj obuci Soft skills projektnog menadžera i samo kombinacija ovih metoda i načina može učiniti tim motivisanijim, produktivnijim i posvećenijim ciljevima projekta.
Zašto uspeh projekta zavisi od dobre komunikacije?
Dobra komunikacija je ključ svakog uspešnog projekta. U svakom poslu, između svih ljudi je najbitnije dobro sporazumevanje i dobra komunikacija, a u radu sa udaljenim timovima postaje još važnija. Evo nekoliko razloga zašto komunikacija može odrediti ishod projekta:
- Smanjuje nesporazume – Jasno definisane poruke sprečavaju greške u radu i gubljenje vremena za ispravljanje prouzrokovanih grešaka na projektu.
- Poboljšava saradnju – Transparentna i otvorena komunikacija omogućava timovima da uspešno dele informacije i rešavaju probleme.
- Jača poverenje – Kada su informacije dostupne svima jednako i kada postoji otvoren dijalog, članovi tima se osećaju sigurnije.
- Olakšava donošenje odluka – Kroz otvorene diskusije i razmenu ideja, lakše je doneti I prave odluke.
- Povećava angažovanost – Timski duh i osećaj pripadnosti dolaze iz stalne i kvalitetne komunikacije, osećaj da ste svi okupljeni oko istog cilja povećava potrebu i želju za trudom.
Kako izgraditi poverenje unutar udaljenog tima
Poverenje je temelj svakog uspešnog tima i saradnje unutar istog. Kada članovi rade na daljinu, ono postaje još važnije, a evo nekoliko predloga kako pojačati poverenje unutar tima:
- Transparentnost – Otvoreno deljenje informacija o projektima, postignućima, ciljevima i očekivanjima.
- Doslednost – Ako se obeća nešto, važno je to i ispuniti.
- Redovna povratna informacija – Pozitivne i konstruktivne povratne informacije podstiču sigurnost u tim i smanjuju stres kada članovi veruju da imaju uvek dostupnu podršku kada zapne.
- Timski duh – Organizacija neformalnih sastanaka i druženja jača veze među članovima.
Sada je jasnije kako možeš uticati na remote tim. Predlog je da kreneš malim koracima i odabereš jedan savet i primeniš ga. Kada ti postane sastavni deo rukovođenja, onda implementiraj drugi, pa onda treći i tako redom.